Warum benötigt eine Universität ein CRM-System?

Angesichts des zunehmenden Wettbewerbs zwischen Hochschulen müssen Universitäten heute einen kundenorientierten Ansatz verfolgen, um Studierende zu gewinnen, zu binden und langfristige Beziehungen zu ihren verschiedenen Partnern aufzubauen. Die Implementierung eines CRM-Systems (Customer Relationship Management) wird daher zu einer zentralen strategischen Notwendigkeit für Universitäten. Dieses Tool ermöglicht es ihnen, Daten zu zentralisieren, Prozesse zu optimieren und die Kommunikation zu verbessern, um die Erwartungen ihrer Zielgruppen besser zu erfüllen. Entdecken Sie die wichtigsten Anwendungsfälle und Vorteile eines CRM-Systems für Universitäten.

Zusammenfassung:

1. Die Herausforderungen eines CRM-Systems für eine Universität
2. Die wichtigsten Anwendungsfälle eines CRM-Systems an Universitäten
3. Die konkreten Vorteile eines CRM-Systems für eine Universität

Die Auswirkungen eines CRM auf eine Universität

Auswahl eines CRM-Systems, das auf die spezifischen Bedürfnisse von Universitäten zugeschnitten ist

Die Auswahl eines CRM-Systems für eine Universität erfordert sorgfältige Überlegung. Es ist unerlässlich, den Projektumfang und die spezifischen Bedürfnisse der Institution im Vorfeld klar zu definieren. Dies ermöglicht die Identifizierung der wesentlichen Funktionen, die die CRM-Lösung bieten muss.

Ein weiterer entscheidender Punkt ist die Integrationsfähigkeit des CRM-Systems in das bestehende Informationssystem. Das Tool muss mit anderen verwendeten Anwendungen, wie beispielsweise der Studierendenverwaltungssoftware, kommunizieren und Daten austauschen können. Eine gute Integration fördert die Akzeptanz in den Teams und verhindert die Bildung von Datensilos.

Schließlich ist zu berücksichtigen, dass jede Universität ihre Besonderheiten hat: mehrere Standorte, mehrere Komponenten, vielfältige Studiengänge... Das gewählte CRM muss ausreichend flexibel und anpassbar sein, um sich diesem einzigartigen Kontext anzupassen, ohne bestehende Prozesse zu beeinträchtigen.

Teams von den Vorteilen des Datenaustauschs überzeugen

Die Zustimmung von Teams zur gemeinsamen Datennutzung in einem universitären CRM-System kann auf Widerstand stoßen. Nutzer befürchten möglicherweise, die Kontrolle über „ihre“ Kontakte zu verlieren oder dass vertrauliche Informationen zu weit verbreitet werden.

Um diese Hindernisse zu überwinden, ist es unerlässlich, die Teams frühzeitig in das Projekt einzubinden. Workshops, in denen zukünftige Nutzer ihre Bedürfnisse und Bedenken äußern können, helfen dabei, Regeln für die gemeinsame Nutzung und den Zugriff auf Daten festzulegen und somit eine vertrauensvolle Atmosphäre zu schaffen.

Eine klare Governance, die Definition der Rollen aller Beteiligten und der Datenmanagementprozesse schafft Sicherheit in den Teams. Regelmäßige Kommunikation und Schulungen sollten die konkreten Vorteile des CRM-Systems erläutern und die Anwender beim Erlernen des Tools unterstützen, um gute Gewohnheiten im Informationsaustausch zu etablieren.

Implementieren Sie eine Datenmanagementstrategie

„Das CRM muss die in der Europäischen Union geltende Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) einhalten.“ Dieser von einem CRM-Experten hervorgehobene Punkt ist von entscheidender Bedeutung. Die personenbezogenen Daten von Studierenden und Partnern müssen gemäß den Bestimmungen der DSGVO erhoben, gespeichert und verwendet werden; andernfalls drohen empfindliche Strafen.

Neben den regulatorischen Aspekten ist es entscheidend, im Vorfeld eine Strategie für den Datenimport in das neue CRM-System festzulegen: Welche Daten sollen aus den alten Systemen migriert werden und bis zu welcher Datenhistorie? Diese Entscheidungen beeinflussen die Qualität der Datenbank. Schließlich müssen im Rahmen der Governance die Zugriffsrechte auf potenziell sensible oder vertrauliche Daten entsprechend den Benutzerprofilen definiert werden. All dies geschieht unter Förderung einer Kultur des Informationsaustauschs, die für den reibungslosen Betrieb des CRM-Systems unerlässlich ist

Die wichtigsten Anwendungsfälle eines universitären CRM-Systems

Rekrutierungs- und Zulassungsmanagement

Der Bewerbungs- und Zulassungsprozess kann für Universitätsteams schnell komplex und zeitaufwendig werden. Die manuelle Nachverfolgung jeder Bewerbung, die Kommunikation mit den Bewerbern und die Weiterleitung von Dokumenten an die verschiedenen Abteilungen nehmen viel Zeit in Anspruch.

Ein speziell für die Personalbeschaffung entwickeltes CRM-System ermöglicht die Automatisierung eines Großteils dieser Aufgaben. Sobald ein Kandidat ein Online-Formular ausfüllt, werden seine Daten zentral im CRM-System gespeichert. Es lassen sich Workflows einrichten, die automatisch Follow-up-E-Mails versenden, zusätzliche Dokumente anfordern oder die Bewerbung an die zuständigen Personen weiterleiten.

Das CRM bietet einen umfassenden Überblick über den Status jeder Bewerbung. So können Teams Prioritätsfälle schnell erkennen und bei Bedarf mit Kandidaten Kontakt aufnehmen. Dank der Zeitersparnis durch die Automatisierung wiederkehrender Aufgaben können sie sich auf den Aufbau starker Beziehungen zu Top-Talenten konzentrieren.

Durch die Optimierung des gesamten Zulassungsprozesses trägt CRM zu einem positiven und unverwechselbaren Bewerbererlebnis bei. Dies ist ein entscheidender Vorteil, um in einem wettbewerbsintensiven Umfeld Top-Studierende zu gewinnen.

Fortschrittsverfolgung der Schüler

Die Nutzung eines CRM-Systems zur akademischen Nachverfolgung und Studierendenbetreuung bietet zahlreiche Vorteile:

• Es ermöglicht die Zentralisierung aller Daten und Interaktionen im Zusammenhang mit dem akademischen Werdegang des Studenten: Noten, Fehlzeiten, Termine mit der Verwaltung, Austausch mit Dozenten usw. Alle diese Informationen sind für die verschiedenen Beteiligten schnell und einfach zugänglich.

• Es können Warnmeldungen eingerichtet werden, um leistungsschwache Schüler schnell zu identifizieren und Fördermaßnahmen einzuleiten. Das CRM erleichtert die Zusammenarbeit zwischen Lehr- und Verwaltungsteams.

• Der Student profitiert von individueller Betreuung. Alle Interaktionen werden im CRM-System erfasst, was eine schnellere Reaktion und eine Berücksichtigung seines Profils und seiner spezifischen Bedürfnisse ermöglicht. Regelmäßige Folgetermine können vereinbart werden.

• Am Ende ihres Studiums speichert das CRM die Historie des Studienverlaufs, die im Rahmen der Beziehungen zu Alumni und zur Analyse der Erfolgsfaktoren genutzt werden kann.

Alumni-Beziehungen

Die Pflege des Kontakts zu Alumni ist für eine Universität unerlässlich. Ein CRM-System ermöglicht Ihnen Folgendes:

• Zentralisierung der Kontaktdaten und Profile der Alumni

• Senden Sie ihnen regelmäßig Newsletter mit Neuigkeiten aus der Schule

• Laden Sie sie zu speziellen Veranstaltungen ein (Netzwerkabende, Konferenzen usw.)

• Bieten Sie ihnen Möglichkeiten zur Mitwirkung (Erfahrungsberichte, Mentoring, Ausbildungssteuer usw.)

Diese kontinuierliche Beziehung stärkt die Bindung der Alumni an ihre Hochschule. Sie werden so zu wertvollen Botschaftern, die die Hochschule in ihrem Netzwerk weiterempfehlen. Das Alumni-Netzwerk bietet Studierenden zudem hervorragende Möglichkeiten für Praktika und den Berufseinstieg. Ein CRM-System ist daher ein wichtiges Instrument, um die Alumni-Gemeinschaft zu aktivieren und langfristig zu binden.

Management von Unternehmenspartnerschaften

CRM ist ein wertvolles Werkzeug für das effektive Management von Beziehungen zu Partnerunternehmen. Es ermöglicht Ihnen, alle wichtigen Informationen über diese Partner zentral zu verwalten: Kontaktdaten, Interaktionsverlauf, Personalbedarf, Feedback zu eingestellten Studierenden usw.

Dank dieser konsolidierten Daten kann die Universität mit jedem Unternehmen individuell kommunizieren. So kann sie ihnen beispielsweise regelmäßig Studierendenprofile zukommen lassen, die ihren Einstellungskriterien entsprechen. Die Nachverfolgung dieser Interaktionen im CRM-System ermöglicht es zudem, Zufriedenheitsbereiche und Verbesserungsvorschläge der Unternehmen hinsichtlich der studentischen Kompetenzen zu identifizieren. Diese Informationen sind von unschätzbarem Wert für die bedarfsgerechte Anpassung von Programmen.

Das CRM bietet zudem einen umfassenden Überblick über Unternehmenspartnerschaften. Berichte lassen sich mit wenigen Klicks erstellen, um die Anzahl der pro Unternehmen und Branche eingestellten Studierenden zu analysieren und so die Leistung der Universität im Hinblick auf die Beschäftigungsfähigkeit ihrer Absolventen konkret zu messen. Dies ist ein unbestreitbarer Vorteil zur Stärkung ihres Images und ihrer Attraktivität.

Die konkreten Vorteile eines CRM für eine Universität

Zentralisierung und Organisation von Daten

Ein CRM-System ermöglicht es Ihnen, alle wichtigen Daten zu Studierenden, Partnern und Absolventen in einer zentralen Datenbank zu speichern. Informationen sind nicht mehr über Tabellenkalkulationen oder voneinander unabhängige Datenbanken verstreut.

Dank dieser Zentralisierung sind die Daten für alle autorisierten Nutzer, unabhängig von ihrem Standort, leicht zugänglich. Jeder Nutzer hat somit einen umfassenden Überblick über die Schüler und kann mit ihnen auf Basis aller relevanten Informationen interagieren.

Verbesserung der internen und externen Kommunikation

Ein CRM-System optimiert die interne und externe Kommunikation erheblich. Durch die zentrale Speicherung aller Informationen zu Studierenden, Absolventen und Partnern erhält jede Abteilung einen umfassenden Überblick und ermöglicht so relevante und personalisierte Interaktionen.

Um dieses Potenzial voll auszuschöpfen, ist jedoch die Zustimmung des gesamten Teams unerlässlich. Es kann zu Widerständen gegen den Informationsaustausch kommen. Klare Richtlinien, die Zugriffsrechte anhand von Benutzerprofilen definieren, sind notwendig, um ein Klima des Vertrauens zu schaffen.

Durch die Anpassung an die neue Kultur wird CRM zu einem echten Katalysator für Kommunikation. Es ermöglicht Ihnen, die richtige Botschaft zur richtigen Zeit an die richtige Person zu senden – sei es für Recruiting, Kursverwaltung oder Alumni-Beziehungen. Die Kommunikation wird effizienter und wirkungsvoller.

Optimierung administrativer Prozesse

Die manuelle Bearbeitung administrativer Prozesse wie Registrierungen, Dateiverfolgung und Nachfassaktionen kann für Teams schnell sehr zeitaufwendig werden. Das Eingeben und Aktualisieren von Daten sowie die Übermittlung von Informationen nehmen viel Zeit in Anspruch und beeinträchtigen so wichtigere Aufgaben.

Die durch CRM ermöglichte Automatisierung spart wertvolle Zeit. Online-Formulare werden direkt in die Datenbank eingetragen, Workflows benachrichtigen in jeder Phase die richtigen Personen, und Folge-E-Mails werden automatisch versendet. Dadurch werden Prozesse beschleunigt und optimiert, und das Fehlerrisiko sinkt. Teams können sich so wieder auf die individuelle Betreuung der Studierenden konzentrieren.

Unterstützung für Management und Entscheidungsfindung

Ein universitäres CRM-System zentralisiert eine große Menge wichtiger Daten: Informationen über Studierende und ihre akademischen Werdegänge, Interaktionen mit Partnerunternehmen, die Leistung von Marketingkampagnen usw. Diese Rohdaten sind jedoch nur dann wertvoll, wenn sie analysiert und auf relevante Weise präsentiert werden, um die Entscheidungsfindung zu unterstützen.

Hier spielen die Reporting-Funktionen des CRM ihre Stärken voll aus. Mit wenigen Klicks lassen sich wichtige Kennzahlen extrahieren: Konversionsrate von Interessenten zu Studierenden, Anzahl der abgeschlossenen Praktikums- und Ausbildungsverträge, E-Mail-Öffnungsraten usw.

Diese Dashboards bieten einen prägnanten Überblick über die Leistung der Institution in ihren wichtigsten Bereichen. Sie ermöglichen die schnelle Identifizierung von Stärken und Verbesserungspotenzialen. Wenn beispielsweise die Beschäftigungsquote von Studierenden in bestimmten Branchen sinkt, können Maßnahmen ergriffen werden, um die Partnerschaften mit Unternehmen in diesen Bereichen zu stärken.

CRM wird somit zu einem echten Entscheidungsinstrument, das den Managementteams Einblick in die für das strategische Management der Universität wesentlichen Kennzahlen verschafft. Dadurch können sie fundierte Entscheidungen treffen und die Leistung optimieren!

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass ein CRM-System für Universitäten und Hochschulen, die ihre Beziehungen zu Studierenden, Partnerunternehmen und Alumni optimieren möchten, unverzichtbar geworden ist. Durch die Zentralisierung von Daten und die Automatisierung von Prozessen spart ein CRM wertvolle Zeit und verbessert die Kommunikation in jeder Phase des Studiums. Es bietet eine 360°-Sicht für personalisierte Unterstützung und ein optimales Bewerber- und Studierendenerlebnis – entscheidende Vorteile im zunehmenden Wettbewerb zwischen den Hochschulen. Dank seiner fortschrittlichen Funktionen vereinfacht ein CRM-System wie das von Emundus angebotene die Bewerbungs- und Zulassungsprozesse und liefert gleichzeitig wertvolle Entscheidungshilfen zur Steigerung der Hochschulleistung.