Methodik und Funktionsweise eines CRM-Systems für die Hochschulbildung

Ein CRM-System (Customer Relationship Management) ist ein unverzichtbares Werkzeug für Hochschulen, die ihre Beziehungen zu Studierenden, Unternehmen und Partnern optimieren möchten. Als zentrales Element ihrer Strategie zentralisiert ein CRM im Bildungsbereich Daten, automatisiert wichtige Prozesse wie die Studierendenrekrutierung und die Studienverlaufsplanung und bietet eine umfassende 360°-Sicht auf jede Interaktion. Dieser Artikel erläutert die grundlegenden Prinzipien eines CRM-Systems für den Hochschulbereich, seine wichtigsten Funktionen und die Vorteile, die es Universitäten und Wirtschaftshochschulen hinsichtlich Effizienz, Personalisierung und Management bietet.

Zusammenfassung :

1. Grundprinzipien eines CRM-Systems im Bildungsbereich
2. Hauptmerkmale eines CRM-Systems im Hochschulbereich
3. Vorteile und Nutzen für Bildungseinrichtungen

Grundprinzipien eines pädagogischen CRM

Datenzentralisierung

Ein CRM-System im Bildungsbereich erfasst alle Informationen zu Kandidaten, Studierenden und Partnern in einer zentralen Datenbank. Jede Person verfügt über ein vollständiges Profil, das jederzeit abrufbar ist. Diese Zentralisierung minimiert das Risiko von Datenverlust.

Somit verfügt jede Abteilung über einen globalen Überblick über ihre Kontakte, was eine effektivere Kommunikation und Nachverfolgung ermöglicht.

Studentenlebenszyklusmanagement

Ein CRM-System speziell für Hochschulen ermöglicht es Ihnen, den gesamten Studienverlauf – von der Bewerbung bis zum Abschluss – zu verfolgen. Sobald ein Bewerber mit der Hochschule interagiert, beispielsweise über ein Online-Formular, werden seine Daten im CRM-System erfasst.

Die Institution kann dann auf Grundlage des Hintergrunds des Kandidaten personalisiert mit ihm kommunizieren: Informationen über das gewünschte Ausbildungsprogramm, wichtige Fristen, anstehende Veranstaltungen usw. Sobald der Kandidat zugelassen und eingeschrieben ist, werden alle seine Daten im CRM zentral gespeichert: Kontaktdaten, akademische Leistungen, Noten, Praktika, Projekte, internationale Austauschprogramme usw.

Dies ermöglicht eine umfassende und individuelle Betreuung jedes Studierenden während seines gesamten Studiums. Interaktionen mit der Verwaltung und den Dozenten werden ebenfalls erfasst. Nach dem Abschluss treten die Studierenden dem Alumni-Netzwerk bei. Das CRM-System unterstützt die Aufrechterhaltung der Kontakte zu den Alumni durch Netzwerkaktivitäten, gezielten Informationsaustausch, Einladungen zu Veranstaltungen und vieles mehr.

Hauptmerkmale eines CRM-Systems im Hochschulbereich

Management von Rekrutierungskampagnen

Ein speziell für den Hochschulbereich entwickeltes CRM-System ermöglicht die effiziente Planung und Verwaltung von Marketingkampagnen zur Gewinnung neuer Kandidaten.

Bereits in der Planungsphase der Kampagne zentralisiert das CRM alle relevanten Informationen: Zielgruppen, Zeitplan, genutzte Kanäle, Budget usw. Es erleichtert die Zusammenarbeit der für die Rekrutierung zuständigen Teams.

Sobald die Kampagne gestartet ist, bietet das CRM eine Echtzeitüberwachung der auf den verschiedenen Kanälen durchgeführten Aktionen: E-Mail-Kampagnen, soziale Netzwerke, Veranstaltungen usw. Es misst Öffnungs-, Klick- und Konversionsraten in jeder Phase.

Am Ende der Kampagne generiert das CRM umfassende Berichte, die eine detaillierte Analyse der Ergebnisse und die Berechnung des Return on Investment ermöglichen. Diese Daten sind von unschätzbarem Wert für die Optimierung zukünftiger Rekrutierungsmaßnahmen.

Bewerbungs- und Registrierungsverfolgung

Ein CRM-System speziell für den Hochschulbereich bietet wichtige Funktionen zur effizienten Verwaltung des gesamten Zulassungsprozesses:

• Erstellung und Anpassung von Online-Antragsformularen

• Überwachung des Fortschritts der Anträge in jeder Phase

• Automatische Kandidatensegmentierung auf Basis verschiedener Kriterien

• Personalisierte Nachfassaktionen an Kandidaten per E-Mail oder SMS

Sobald der Kandidat akzeptiert ist, ermöglicht Ihnen das CRM Folgendes:

• Erstellung von Registrierungsdokumenten und Verträgen

• Verfolgen Sie die Zahlungen der Studiengebühren

• Erstellen Sie die Schülerakte, die dann im Laufe des Studiums erweitert wird

Dank zentralisierter und automatisierter Verwaltung arbeiten die Teams effizienter bei der Bearbeitung von Bewerbungen und Anmeldungen. Personalisierte Nachbetreuung stärkt das Interesse potenzieller Studierender und erhöht die endgültigen Einschreibungsquoten.

Schulverwaltung

Die Betreuung von Studierenden während ihres gesamten Studiums stellt Hochschulen vor eine zentrale Herausforderung. Ohne geeignete Instrumente ist es schwierig, den Überblick über Studienfortschritte, absolvierte Praktika oder Projekte jedes einzelnen Studierenden zu behalten.

Um diesem Bedarf gerecht zu werden, bieten CRM-Systeme für den Hochschulbereich spezielle Module zur Verwaltung von Studierendendaten. Diese Module zentralisieren alle Daten zum Studienfortschritt: Zeugnisse, Dozentenbewertungen, Praktikumsberichte, Dissertationen usw. Diese Informationen stehen der Verwaltung und den Lehrenden in Echtzeit zur Verfügung.

Automatisierte Dashboards und Berichte erleichtern die Überwachung von Studierendengruppen. Sie bieten einen umfassenden Überblick über die Ergebnisse und ermöglichen die schnelle Identifizierung von Studierenden mit Lernschwierigkeiten, sodass gezielte Unterstützung angeboten werden kann. Dank dieser Tools können Hochschulen den Studienerfolg ihrer Studierenden effektiver steuern.

Unternehmens- und Alumnibeziehungen

Die Pflege enger Beziehungen zu Partnerunternehmen und Alumni ist eine zentrale Herausforderung für jede Hochschule. CRM bietet spezielle Funktionen, um diese Beziehungen langfristig zu verwalten und zu vertiefen.

Dank einer zentralen Datenbank ermöglicht das CRM die Speicherung aller relevanten Informationen über Partnerunternehmen: Interaktionshistorie, angebotene Praktikums- und Ausbildungsplätze, Engagement im Hochschulleben, Zahlung der Ausbildungsabgabe usw. Diese Daten sind für alle relevanten Abteilungen (Studierendenservice, Unternehmensbeziehungen, Karriereberatung usw.) zugänglich, um eine reibungslose Koordination der Maßnahmen zu gewährleisten.

Die Alumni-Verfolgung wird ebenfalls vereinfacht. Das CRM speichert die Kontaktdaten, Karrierewege und Netzwerkaktivitäten der Absolventen. Integrierte Tools ermöglichen die gezielte Ansprache der Alumni-Community: Newsletter, Einladungen zu Veranstaltungen, Anfragen für Vorträge von Studierenden usw.

Dieses proaktive Management der Beziehungen zu Unternehmen und Alumni mittels CRM stärkt Synergien und trägt zum Ruf der Institution bei. Es ist ein strategischer Hebel zur Entwicklung von Partnerschaften, zur Optimierung der Karriereplanung von Studierenden und zum Aufbau eines lebendigen Alumni-Netzwerks.

Vorteile und Nutzen für Betriebe

Verbesserung der Studierendenrekrutierung

Ein CRM-System ermöglicht es Ihnen, Rekrutierungskampagnen zu optimieren und die Anzahl der Anmeldungen durch verschiedene Schlüsselmechanismen zu erhöhen:

• Die Zentralisierung von Kandidatendaten in einer einzigen Datenbank erleichtert die gezielte und personalisierte Kommunikation

• Die Automatisierung der Bewerbungsverfolgung optimiert den Zulassungsprozess vom Erstkontakt bis zur Registrierung

• Die genaue Erfassung jeder Interaktion mit Kandidaten ermöglicht es uns, deren Verhalten zu analysieren und die Rekrutierungsmaßnahmen anzupassen

• Detaillierte Berichte helfen dabei, den Kampagnenerfolg zu messen und Investitionen anzupassen

Personalisierung des Studentenerlebnisses

Ein speziell für den Hochschulbereich entwickeltes CRM-System ermöglicht die Personalisierung der Interaktionen mit jedem einzelnen Studierenden während seines gesamten Studiums:

• Ab dem Zeitpunkt der Bewerbung erfasst er zentral die Informationen des potenziellen Kunden (Kontaktdaten, gewählte Ausbildung, Bildungsniveau usw.), um die Kommunikation anzupassen.

• Sobald ein Student immatrikuliert ist, erfasst das CRM-System alle seine Daten (Kurse, Noten, Praktika, Projekte usw.) zur individuellen Betreuung. Die Kommunikation mit der Verwaltung und den Professoren wird für eine umfassende Übersicht protokolliert.

• Integrierte Tools ermöglichen die Planung personalisierter Kommunikation in jeder wichtigen Phase: Versenden gezielter Informationen, automatisierter Follow-ups, Einladungen zu Veranstaltungen usw.

• Nach dem Studienabschluss hilft das CRM dabei, eine besondere Verbindung zu jedem Absolventen aufrechtzuerhalten, die auf dessen Profil, Karriereweg und Engagement im Alumni-Netzwerk basiert.

Optimierung administrativer Prozesse

Die Automatisierung bestimmter administrativer Aufgaben führt zu erheblichen Effizienzsteigerungen:

• Reduzierung des Zeitaufwands für sich wiederholende und wenig wertschöpfende Aufgaben

• Verringertes Risiko menschlicher Fehler durch automatisierte Dateneingabe

• Beschleunigung von Prozessen wie der Antrags- und Registrierungsbearbeitung

• Dadurch wird den Teams Zeit verschafft, sich auf strategischere Missionen zu konzentrieren

Durch die Auslagerung ehemals manueller Aufgaben wie dem Versenden von Bestätigungen und Erinnerungen oder dem Erstellen von Dokumenten an CRM-Software sparen Verwaltungsabteilungen wertvolle Zeit. Dadurch können sie sich auf die individuelle Betreuung von Studierenden oder die Entwicklung neuer Projekte konzentrieren, was zu einem verbesserten Service führt.

Strategisches Management der Institution

Wie ein aktueller Bericht des Ministeriums für Hochschulbildung hervorhebt, „muss die Leitung von Institutionen auf einer gründlichen Datenanalyse basieren, um strategische Entscheidungen zu treffen.“ Genau das ermöglicht ein CRM-System speziell für den Hochschulbereich.

Durch die zentrale Erfassung aller Studierendendaten, von der Bewerbung bis zum Abschluss inklusive des Studienfortschritts, bietet CRM Managern einen umfassenden Überblick über das Unternehmen. Individuell anpassbare Dashboards ermöglichen es ihnen, wichtige Kennzahlen wie Konversionsraten, Einschreibungsquoten und Vermittlungsquoten zu verfolgen.

Diese konsolidierten und in Echtzeit aktualisierten Daten sind für die Entscheidungsfindung von unschätzbarem Wert. Sie ermöglichen die Identifizierung der attraktivsten Ausbildungsprogramme, die Messung der Effektivität von Rekrutierungskampagnen, die Optimierung der Ressourcenzuweisung und die Anpassung des Serviceangebots an die Bedürfnisse von Studierenden und Partnerunternehmen. All dies sind strategische Elemente zur Stärkung der Attraktivität und Wettbewerbsfähigkeit der Einrichtung.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass ein spezialisiertes CRM-System für den Hochschulbereich ein strategisches Instrument zur Optimierung der Beziehungen zu Studierenden, Partnern und Alumni darstellt. Durch die Zentralisierung von Daten und die Automatisierung zentraler Prozesse wie Rekrutierung, Studienverlaufsüberwachung und Alumni-Netzwerkmanagement ermöglicht es personalisierte Unterstützung und zielgerichtete Kommunikation in jeder Phase des Studiums. Als zentrales Element des Informationssystems bietet ein CRM-System im Bildungsbereich konkrete Vorteile hinsichtlich operativer Effizienz, strategischem Management und Studierendenerfahrung. Dies sind unbestreitbare Vorteile zur Stärkung der Attraktivität und Wettbewerbsfähigkeit von Hochschulen im Kontext zunehmenden Wettbewerbs und der digitalen Transformation. Wie die von Emundus angebotenen Lösungen ist ein auf die Herausforderungen des Hochschulwesens zugeschnittenes CRM-System unerlässlich für die Ausbildung und Förderung der Talente von morgen.