Häufig gestellte Fragen

Die eMundus-Lösung besteht aus Online-Bereichen , die unseren Kunden vorbehalten sind und der Bearbeitung von Bewerbungen dienen, sowie aus öffentlichen Online-Bereichen, die für alle zugänglich sind. In diesen öffentlichen Bereichen präsentieren wir die angebotenen Schulungsprogramme, für die sich Interessierte bewerben können.

Für jedes Programm gibt es einen „Bewerben“-Button. So bewerben Sie sich:

• Er wird die Seite aufrufen, auf der die Schulung detailliert beschrieben ist
• Er klickt auf den Button „Anwenden“ und wird auf eine Anmelde-/Kontoerstellungsseite weitergeleitet
• Nach dem Einloggen gelangt er zum Antragsformular, das aus auszufüllenden Feldern und Feldern zum Anhängen der erforderlichen Dokumente besteht

Bewerber können das Formular zwischenspeichern und ihre Angaben speichern, um die Bewerbung später fertigzustellen. Dazu müssen sie sich lediglich erneut anmelden, um auf das begonnene Formular zuzugreifen. Für die Einreichung der Bewerbung müssen alle Pflichtfelder ausgefüllt und die erforderlichen Dokumente beigefügt sein (es ist auch möglich, nur ein Dateiformat, z. B. PDF, zuzulassen). Nach dem Absenden der Bewerbung erhalten die Bewerber eine Bestätigungs-E-Mail an die in ihrem Konto hinterlegte Adresse.

Die verschiedenen Benutzerprofile (Kandidat, Administrator, Manager, Koordinator, Gutachter, externer Partner) ermöglichen den Zugriff auf Bereiche, Funktionen und Dateien und schränken die Rechte entsprechend den in unserem Kundenmanagementprozess definierten Benutzerrollen ein.

Es ist außerdem möglich, den Zugriff weiter einzuschränken, indem Benutzergruppen mit demselben Benutzerprofil erstellt werden. Dies ermöglicht Folgendes:

• Ein Koordinator von Dienst 1 hat möglicherweise keinen Zugriff auf Antragsdateien, die Dienst 2 betreffen
• Ein Koordinator des Dienstes 2 hat möglicherweise keinen Zugriff auf Antragsdateien, die den Dienst 1 betreffen

Diese Einstellung lässt sich für einen Benutzer mit einem „Administrator“-Profil oder einem „Manager“-Profil leicht ändern und im Laufe der Zeit anpassen (nur diese beiden Profile haben Zugriff auf diesen Teil).

In diesem Fall handelt es sich um das Profil „Administrator“, das den Zugriff auf alle Rechte und die Verwaltung der Rechtevergabe ermöglicht.

Die eMundus-Lösung beinhaltet eine Komponente, mit der Nutzer unkompliziert einen Dokumentenbereich innerhalb der Plattform erstellen können. Ein Vorteil ist die optionale Integration externer Speicherdienste wie Dropbox und/oder Google Drive. Ein in Dropbox oder Google Drive hochgeladenes Dokument wird automatisch aus dem Dokumentenbereich der eMundus-Plattform abgerufen. Umgekehrt funktioniert dies ebenfalls: Ein auf die Plattform hochgeladenes Dokument kann automatisch an Dropbox und/oder Google Drive gesendet werden.

Die eMundus-Lösung ermöglicht das Extrahieren von Daten in verschiedenen Formaten (Excel/CSV, PDF, ZIP), sowohl einzeln (in einem Ordner) als auch in großen Mengen, wodurch unsere Kunden die Möglichkeit erhalten, Tausende von Ordnern in wenigen Sekunden zu extrahieren.

Die eMundus-Lösung integriert statistische und grafische Funktionen in einem Dashboard und bietet Kunden so einen umfassenden Überblick über ihre Aktivitäten. Je nach Bedarf können Diagramme in verschiedenen Formen dargestellt werden: Balkendiagramme, Kreisdiagramme, Kiviat-Diagramme (Radar-/Sterndiagramme), Liniendiagramme usw. Mithilfe von Filtern lassen sich die Diagramme anpassen, beispielsweise durch Ändern von Kriterien oder eines Zeitraums. Die angezeigten Diagramme können mit nur zwei Klicks exportiert oder gedruckt werden.

Die eMundus-Lösung ist vollständig über das Web zugänglich. Da wir der Überzeugung sind, dass nichts im Besitz einer einzelnen Instanz bleiben sollte, stellen wir den Quellcode unserer Lösung frei zur Verfügung (Open Source). Der Quellcode ist vollständig reversibel, sodass Dritte die Plattform pflegen und weiterentwickeln können.

Die eMundus-Plattform kann mit anderer Software kommunizieren und Daten aus ihren verschiedenen Bereichen an diese senden. Die Kommunikation zwischen den beiden Softwareprogrammen ist in beide Richtungen möglich (eMundus sendet Informationen).

eMundus bietet eine White-Label-Online-Plattform , die umfassende Arbeitsbereiche und Funktionen zur Automatisierung wiederkehrender Aufgaben, zur Zusammenarbeit und zur Vernetzung von Organisationen vereint – Funktionen, die Unternehmen benötigen, um ihr gesamtes Bewerbermanagement-System zu beschleunigen und zu optimieren. Dazu gehören:

• ein öffentliches Portal zur Präsentation offener Programme für Kandidaten
• einen Einreichungsbereich sowie ein speziell gestaltetes Formular zur Erfassung der gewünschten Informationen, die manchmal programmspezifisch sind.
• Ein Bereich, der nur einer begrenzten Anzahl von Nutzern zugänglich ist, um die Kampagne zu verwalten , Benutzerkonten anzulegen, Benutzerprofile zu definieren, E-Mail-Vorlagen zu erstellen und die Regeln für den automatischen E-Mail-Versand durch die Plattform zu verwalten...
• ein Bewertungsbereich , der auch einem bestimmten Benutzertyp (mit einem Bewertungsprofil) zugänglich ist, um die vollständig eingegangenen Bewerbungsdateien einzeln oder in Gruppen zu kommentieren und zu bewerten.
• ein Entscheidungsfeld zur Eingabe der endgültigen Entscheidung der Jury in jedem bewerteten Fall
• Ein Dashboard für den schnellen Zugriff auf und die Anzeige von wichtigen Statistiken und Analysen in Form von Grafiken, die als Diagrammberichte ausgedruckt und in verschiedenen Formaten (Excel/CSV, PDF, ZIP) exportiert werden können.
• ein Dateiarchivierungsbereich​

Die eMundus-Plattform ermöglicht es einem Kunden somit:

• den Programmen  Sichtbarkeit verleihen
• sein Image und die Kandidatenerfahrung
• der Verarbeitungs- und Entscheidungszeiten
• in Kontakt bleiben . So können Sie eine oder mehrere Personen unabhängig von ihrem Benutzerprofil automatisch an eine Änderung erinnern oder sie darüber informieren.

Je nach Bedarf und um den Funktionsumfang zu erweitern, können zusätzliche Funktionen : Erstellung von Fotoverzeichnissen, Online-Zahlung, elektronische Signatur, automatische Generierung und Anpassung eines Standarddokuments, Implementierung einer LDAP-Verbindung, Terminbuchung für Vorstellungsgespräche, automatische Übertragung und Speicherung verarbeiteter Dateien in einem externen Archivierungsbereich...

Ein CRM-System für Hochschulen ist eine Software, die speziell auf die Bedürfnisse von Hochschulen und Forschungseinrichtungen zugeschnitten ist. Es zentralisiert die Verwaltung der Interaktionen mit verschiedenen Ansprechpartnern wie Bewerbern, Studierenden, Alumni, Partnerunternehmen und anderen Institutionen. Zu den wichtigsten Vorteilen zählen ein optimiertes Rekrutierungs- und Zulassungsmanagement (Automatisierung von Bewerbungen, Einschreibungen und Auswahlverfahren), ein verbessertes Weiterbildungsmanagement, eine einfachere Nachverfolgung von Praktika und Karrierewegen, die Zentralisierung und Nutzung von Partnerschaften (mit Hochschulen, Unternehmen, Alumni und Stiftungen), das Management von Sponsoring und Fundraising (z. B. Ausbildungsbeiträge, Spenden) sowie die Förderung der akademischen Forschung (Management von Partnerschaften, Budgets und geistigem Eigentum). Ein CRM-System bietet außerdem Multi-Channel-Kommunikationstools für die effektive Interaktion mit verschiedenen Zielgruppen, ein gemeinsames Adressbuch für eine 360°-Sicht auf die Kontakte und anpassbare Dashboards für das strategische Management der Hochschule (z. B. Rentabilität von Veranstaltungen, Umsatzverteilung, Herkunft der Studierenden).

Diese Funktion steht einigen unserer Kunden zur Verfügung und wird von ihnen genutzt. Basierend auf einem vom Kunden bereitgestellten Word-Dokument integrieren wir die Vorlage in die Plattform und passen sie an die Branding-Richtlinien des Kunden an. Diese Vorlage umfasst:

• feste Elemente
• Dynamische Elemente ; Variablen, die eine automatische Anpassung des Dokuments ermöglichen.
• ein auszufüllender Bereich : Das Dokument kann auch einen auszufüllenden Abschnitt enthalten, um einem Benutzer der Organisation die Möglichkeit zu geben, Informationen manuell einzugeben.

Es ist möglich, viele Standarddokumente zu integrieren, beispielsweise um dem Antragsteller je nach Fortschritt der Bearbeitung seines Antrags unterschiedliche Standardbriefe zuzusenden.

Das Bewerbungsverfahren variiert je nach Nationalität, Wohnsitzland, Sekundarschulabschluss und angestrebtem Studienniveau. Es gibt im Wesentlichen drei Verfahren: „Études en France“ (obligatorisch für Studierende mit Wohnsitz in einem der 69 Nicht-EU-Länder), Parcoursup (für das erste Studienjahr, insbesondere für europäische oder nicht-europäische Studierende mit einem französischen AEFE-Abitur oder die an Hochschulen studieren möchten, die nicht unter das DAP fallen) und die Vorzulassungsbewerbung (DAP) (obligatorisch für ausländische Studierende aus nicht-europäischen Ländern, die sich für das erste Studienjahr eines Bachelor-Studiengangs oder eines Architekturstudiums einschreiben möchten und kein Abitur an einer französischen AEFE-Schule erworben haben). Zu den allgemeinen Schritten gehören das Informieren über das für Ihre Situation geltende Verfahren auf der Website von Campus France, das Einhalten der spezifischen Zeitpläne für jedes Verfahren (Parcoursup: Anmeldungen von Mitte Januar bis Mitte März, DAP: Anmeldungen von Oktober bis Mitte Dezember, Mon Master: Bewerbungen von Ende Februar bis Ende März), das Zusammenstellen einer Online-Bewerbungsdatei auf den entsprechenden Plattformen (Etudes en France, Parcoursup, Mon Master, CampusArt) und der Abschluss Ihrer Anmeldung bei der Gastinstitution nach der Zulassung, einschließlich der administrativen und akademischen Aspekte und der Zahlung der Anmeldegebühren.

Wir verwenden ein Git-Repository für die Programmdateien, das alle Aktualisierungen unserer Plattform enthält. Im Rahmen des Wartungsvertrags gewährleisten wir die Bereitstellung neuer Versionen sowie die Verwaltung von Sicherheitsupdates und Patches. Aktualisierungen im Zusammenhang mit regulatorischen Vorgaben (z. B. DSGVO ) sind in unsere Standardversion integriert.

Die über die eMundus-Lösung erfassten Daten werden entweder auf eMundus-Servern (mit Sitz in Frankreich) oder auf den Servern des Kunden gespeichert.
eMundus empfängt die von den Antragstellern übermittelten Daten und führt mittels algorithmischer Verarbeitung eine Konformitätsprüfung bestimmter Dokumente (Reisepass, Personalausweis, Visum, Lichtbildausweis) durch, um sicherzustellen, dass es sich tatsächlich um die angeforderten Dokumente handelt und dass deren Format korrekt ist.

Um Ausfälle zu vermeiden, Backups unserer Webordner und Datenbanken auf unseren Servern (gemietet vom Anbieter SoYouStart) erstellt. Die Backups werden mit AES-256 verschlüsselt (dem von der französischen Cybersicherheitsbehörde ANSSI empfohlenen Verschlüsselungsalgorithmus) und gemäß einer Datenaufbewahrungsrichtlinie (7-Tage-Backup, 4 Backups pro Monat, 12 Backups pro Jahr für jeden Kunden) gespeichert. Alle unsere Systeme sind gesichert und verwenden keine Passwörter für den Login. Wir verwenden ausschließlich RSA-Verschlüsselungsschlüssel mit einer Länge von 2048 bis 4096 Bit.

Im Folgenden finden Sie einige Details zu den implementierten Sicherheits- und Vertraulichkeitsmaßnahmen

• Der physische Zugang zur Verarbeitungsanlage ist geschützt (gesichertes Gebäude)
• Es wird ein Benutzerauthentifizierungsprozess (Passwort) implementiert
• Verbindungsprotokollierung wird durchgeführt
• Eine Firewall filtert den Zugriff auf den Server
• Die Verbindung zur Plattform ist über ein SSL-Zertifikat verschlüsselt
• Die Backups sind verschlüsselt
• Der Backoffice-Zugriff ist auf Serverebene gesichert
• Riskante IP-Adressen werden gesperrt
• Wird ein Hacking-Versuch eines Benutzers erkannt, wird dieser Benutzer automatisch gesperrt

eMundus ist nicht für die Speicherung und Löschung von Anwendungsdaten verantwortlich, die von unseren Kunden genutzt werden. Es wird lediglich eine verschlüsselte Datensicherung durchgeführt, um die Wiederherstellung verlorener Daten zu gewährleisten. Diese Sicherung erfolgt einmal täglich und wird maximal ein Jahr lang aufbewahrt. Wir halten uns strikt an unsere DSGVO-Richtlinien .

Anwesenheitslisten, die beispielsweise Vor- und Nachnamen der Teilnehmer, den Schulungskurs und das Datum enthalten, können von der Plattform täglich automatisch im PDF-Format generiert werden. Ein Schulungsleiter oder anderer Benutzer muss sich lediglich in sein eMundus-Konto einloggen und kann mit wenigen Klicks eine oder mehrere Anwesenheitslisten ausdrucken.

Softwarelösungen für das Recruiting im Hochschulbereich bieten vielfältige Funktionen zur Gewinnung, Einstellung und Bindung von Studierenden. Sie ermöglichen die Pflege von Kandidatenbeziehungen, die Erstellung ansprechender Karriereseiten, die Organisation von Recruiting-Veranstaltungen (Messen, Tage der offenen Tür), die Optimierung des Online-Bewerbungsprozesses, die Automatisierung personalisierter Kommunikation (E-Mails, SMS) während des gesamten Prozesses, die Durchführung vorprogrammierter Assessments und die automatische Erstellung von Angebotsbriefen. Diese Tools beinhalten zudem Analysemodule zur Verfolgung der Produktivität von Recruitern, der Aktivitäten von Dienstleistern und Kennzahlen der Recruiting-Pipeline, oft mit integrierten Dashboards für den Echtzeit-Datenzugriff. Ziel ist es, die Effizienz des Recruiting-Prozesses zu steigern, Bewerbungsabbrüche zu reduzieren und ein besseres Candidate Experience zu bieten.

Diese Funktion wird häufig von unseren Kunden angefragt, die Kandidaten oft anhand spezifischer Fähigkeiten (Allgemeinwissen, programmspezifisches Wissen, Sprachkenntnisse usw.) beurteilen möchten. Kandidaten müssen diesen Fragebogen vor dem Absenden ihrer Bewerbung ausfüllen. Nach dem Ausfüllen und der Bestätigung des Fragebogens werden die Antworten automatisch der Bewerbung in der Benutzeroberfläche des Kunden hinzugefügt und von der Plattform automatisch analysiert, um eine Punktzahl zu ermitteln. Es ist möglich, jedem Kriterium eine Gewichtung zuzuweisen.

Die Lösung ermöglicht es Ihnen, eine maximale Antwortzeit entweder pro Frage oder pro Fragebogen festzulegen. Unsere eMundus-Lösung bietet zahlreiche Funktionen .

Die eMundus-Lösung wurde entwickelt, um Organisationen maximale Autonomie bei der Verwaltung ihrer Aktivitäten auf der Plattform zu ermöglichen. So können Kunden ihre Bereiche verwalten, neue Kampagnen starten und Formulare erstellen. Jede Dienstleistung beinhaltet eine -Schulung für alle am Kampagnenmanagement beteiligten Personen (Administratoren, Manager, Evaluatoren, Partner usw.). Die Teilnehmerzahl ist unbegrenzt. Die Schulung findet im Rahmen der Leistungserbringung statt, um einen reibungslosen Übergang und die problemlose Einführung des Tools zu gewährleisten.

Die von uns in unsere Anwendung integrierten Drittanbieteranwendungen (Bibliotheken, Frameworks usw.) werden regelmäßig aktualisiert, und wir gewährleisten die einwandfreie Funktion unserer Plattform. Sollte die Integration einer Anwendung aus dem Informationssystem des Kunden die einwandfreie Funktion unserer Plattform oder den reibungslosen Datenaustausch beeinträchtigen, berechnen wir den Zeitaufwand.

Für jedes Feld können spezifische Validierungsbedingungen/Regeln definiert werden, wie z. B. eine maximale Zeichenanzahl, eine Kombination aus Buchstaben und Zahlen, Pflichtfelder usw

Emundus zeichnet sich durch seine Spezialisierung auf den Hochschulbereich, seine Open-Source-Architektur mit hoher Flexibilität und vielfältigen Anpassungsmöglichkeiten sowie sein umfassendes Management des gesamten Bewerbungsprozesses (von der Einreichung bis zur endgültigen Entscheidung) aus. Zu den weiteren Stärken zählen die Verwaltung von Förderbekanntmachungen (über Studierendenbewerbungen hinaus), die Optimierung für internationale Bewerbungen (vereinfachte Benutzeroberfläche, papierloses Verfahren) und die Erweiterbarkeit, um den spezifischen Bedürfnissen jeder Hochschule gerecht zu werden. Emundus setzt auf zentralisierte Anwendungen für einfachen Zugriff, hohe Datensicherheit, intelligente Aufgabenautomatisierung (Validierung, Benachrichtigungen), Echtzeit-Tracking, ein optimiertes Bewerbererlebnis und signifikante Kosteneinsparungen durch papierlose Prozesse.

Sie können für jeden beliebigen Zeitraum, z. B. nach Jahr oder Quartal, eine zusammenfassende Liste nach „Sektor“ erstellen. drei Segmenttypen zur Verfügung: nach Programm, nach Jahr (oder Zeitraum) und nach Kampagne. Die Filter passen sich dann den in der Anwendung angeforderten Informationen an.

Die eMundus-Plattform bietet zahlreiche Funktionen , die je nach Bedarf aktiviert werden können, darunter auch die Online-Zahlung. Es ist möglich, einen individuellen Zahlungsbetrag festzulegen, der sich nach den Angaben des Bewerbers richtet (z. B. je nachdem, ob der Bewerber ein Stipendium erhält oder nicht). Dieser Betrag kann zur Deckung der Bewerbungsgebühren verwendet werden. Bewerber können diese Funktion auch zur Zahlung von Anmelde- oder Wiedereinschreibungsgebühren nutzen.

Wir führen üblicherweise eine Ferndemonstration unserer Lösung per Bildschirmübertragung durch. Buchen Sie diese Demo .

Das hängt natürlich alles von der Komplexität des Projekts ab. Für grundlegende Anforderungen können wir eine Plattform innerhalb von zwei Wochen bereitstellen. Da die Bereitstellung des Bewerbungsbereichs in der Regel Priorität hat, konzentrieren wir uns darauf und liefern ihn innerhalb einer Woche. Während unser Kunde also die ersten Bewerbungen sammelt, arbeiten wir an den anderen Bereichen, die er später nutzen wird (Auswertung, Entscheidungsfindung, Berichterstellung, Dashboard).

Bewerbungsmanagementlösungen für Hochschulen erleichtern die Bearbeitung internationaler Bewerbungen auf vielfältige Weise. Sie bieten weltweit zugängliche Online-Bewerberportale, über die internationale Studierende ihre Bewerbungen und Unterlagen digital einreichen können. Dadurch entfallen postalische Fristen und Kosten. Die Benutzeroberfläche ist oft mehrsprachig, und der Bewerbungsprozess ist papierlos, was ihn für internationale Bewerber deutlich vereinfacht. Diese Plattformen können zudem spezifische Funktionen für die Verwaltung internationaler Dokumente (Formate, Übersetzungen), die Kommunikation über verschiedene Kanäle in unterschiedlichen Zeitzonen und die Echtzeit-Verfolgung von Bewerbungen integrieren. So wird die Erfahrung sowohl für internationale Bewerber als auch für die Zulassungsteams verbessert.

Dies ist eine der Funktionen der eMundus-Plattform. Sie ermöglicht Bewerbern ein vollständig digitales Bewerbungserlebnis (vom Ausfüllen bis zum Einreichen der Bewerbung, inklusive Gebührenzahlung und Unterzeichnung der Dokumente). Für Bewerber wird der gesamte Bewerbungsprozess dadurch deutlich vereinfacht, da er komplett papierlos abläuft. Die Nutzung dieser Funktion trägt zur Steigerung der Bewerberzufriedenheit und zur Verbesserung des Images des Unternehmens bei.

Die eMundus-Plattform beinhaltet einen Bewertungsbereich . Jede vollständige Bewerbung durchläuft die Bewertungsphase. Gemäß den festgelegten Regeln können Dateien automatisch einem bestimmten Gutachter zur Bewertung zugewiesen werden, sobald sich der Status der Datei auf „Zu bewerten“ ändert (eine Änderung, die beispielsweise von dem Manager initiiert wird, der die Informationen und Dokumente geprüft und die Datei als vollständig und konform eingestuft hat).

In einem dafür vorgesehenen Bereich können ein oder mehrere Gutachter eine Anwendung anhand der vom Kunden festgelegten Kriterien bewerten. Sind mehrere Gutachter an der Bewertung derselben Anwendung beteiligt, kann jedem Kriterium eine Punktzahl mit unterschiedlicher Gewichtung zugewiesen werden. Die Gesamtpunktzahl wird von der Plattform automatisch durch Addition der Punktzahlen für die einzelnen Kriterien berechnet.

Die Bewertungen können bei Bedarf geteilt oder ausgeblendet werden, sodass die einzelnen Bewertungen für andere Gutachter nicht sichtbar sind. Die endgültige Entscheidung kann anschließend in einem dafür vorgesehenen Bereich, beispielsweise während einer Ausschusssitzung, eingetragen werden.

Die eMundus-Lösung ermöglicht das Extrahieren von Daten in verschiedenen Formaten (Excel/CSV, PDF, ZIP), sowohl einzeln (in einem Ordner) als auch in großen Mengen, wodurch unsere Kunden die Möglichkeit erhalten, Tausende von Ordnern in wenigen Sekunden zu extrahieren.

Es ist möglich, einen Kommentarbereich zu einer Datei zu erstellen, der während des gesamten Prozesses (vor, während und nach der Bewertung) für alle Benutzerprofile (außer dem Kandidatenprofil) aktiv ist. Allerdings können nicht alle Benutzer Kommentare hinzufügen (falls dies vom Auftraggeber gewünscht ist). Der Kommentarbereich kann auch nur in bestimmten Phasen (z. B. nur während der Bewertung) aktiviert und/oder sichtbar gemacht werden.

Das eMundus-Team zukünftigen Plattformnutzern eine Schulung Vorkenntnisse . Bei Problemen wenden Sie sich einfach an das eMundus-Team. Wir helfen Ihnen schnellstmöglich weiter.

Die Plattform kann automatisch personalisierte E-Mails mit auf das jeweilige Ereignis zugeschnittenen Nachrichten (z. B. Benachrichtigung über eine Förderzusage). Das Tool kann außerdem ein signiertes Vorlagendokument erstellen und der E-Mail anhängen. Per E-Mail können auch zusätzliche Dokumente angefordert und/oder ein eingereichter Antrag vervollständigt werden, um die Registrierung abzuschließen. Beispielsweise könnte ein separater Bereich eingerichtet werden, in dem alle neu ausgewählten Stipendiaten nach dem Auswahlverfahren weitere Informationen bereitstellen können. Die URL dieser Seite könnte dann in die automatische Benachrichtigungs-E-Mail aufgenommen werden.

Ja .
Standardmäßig ermöglicht die Plattform die Einrichtung eines Bewertungsrasters für die Beurteilungsphase und eines Entscheidungs-/Juryrasters für die Jury, die auf Grundlage der vom Gutachter eingereichten Stellungnahme die endgültige Entscheidung in einem Fall trifft. Einige unserer Kunden nutzen nur eine Phase; in diesem Fall trägt der Gutachter die endgültige Entscheidung in der Regel selbst ein. Daher ist es je nach Ihrem Prozess möglich, nur eine dieser beiden Phasen zu verwenden. Ein Raster, ob für die Beurteilung oder Entscheidung, ist anpassbar. Das bedeutet, dass es je nach Bedarf Dropdown-Listen, Optionsfelder, Freitextfelder und Bewertungsfelder (z. B. von 1 bis 5) enthalten kann. Gibt es beispielsweise vier Bewertungskriterien mit jeweils einer Bewertung von 1 bis 5, berechnet die Plattform automatisch eine Gesamtpunktzahl von 1 bis 20, die am Ende des Bewertungsrasters angezeigt wird. Falls einige Kriterien wichtiger sind als andere, können diese gewichtet werden. Die Plattform zeigt dann am Ende des Rasters den automatisch berechneten gewichteten Durchschnitt an.

Ein Gutachter kann intern oder extern sein. Sie können für eine Person mit dem Profil „Gutachter“ auf der Plattform ein Benutzerkonto erstellen (diese muss sich dann ab ihrem ersten Besuch bei jedem Besuch anmelden, um auf die ihr zugewiesenen Dateien zuzugreifen). Falls Sie jedoch vor dem Zugriff eines Gutachters auf alle Informationen in seinen zugewiesenen Dateien eine Erklärung zur Vermeidung von Interessenkonflikten und zur Vertraulichkeit benötigen (in Form von Kontrollkästchen und einem Bestätigungsbutton, nicht als elektronische Signatur), bieten wir das Add-on „Expertenmodul“ an. Wir unterscheiden daher zwischen einem Standardgutachter und einem Expertengutachter, den wir intern als Experten bezeichnen. Für einen Experten ist im Gegensatz zu einem Gutachter kein separates Konto erforderlich. Um die Unterstützung eines Experten anzufordern, wählen Sie einfach die ihm zuzuweisenden Dateien aus und senden Sie ihm über die Plattform eine Experteneinladung per E-Mail an seine E-Mail-Adresse. Der Experte erhält dann eine E-Mail mit dem von Ihnen gewählten Text und einem Link zur Plattform. Durch Klicken auf diesen Link gelangen sie zu einer Seite, die ohne Anmeldung zugänglich ist und Informationen zu den ihnen zugewiesenen Fällen enthält. Im Falle eines Interessenkonflikts können sie einen, mehrere oder alle Fälle ablehnen. Auf dieser Seite müssen sie folgende Informationen angeben:

• seine Entscheidung (annehmen oder ablehnen) für jeden der ihm zugewiesenen Fälle
• sein Vorname, sein Nachname und seine E-Mail-Adresse

Sobald diese Seite ausgefüllt ist, muss der Nutzer sie bestätigen. Dadurch wird sein Experten-Benutzerkonto auf der Plattform erstellt. Anschließend kann er alle ihm zugewiesenen Dateien einsehen und Feedback geben. Nach der Kontoerstellung sendet die Plattform ihm automatisch eine E-Mail mit einem zufällig generierten Passwort. Mit diesem Passwort kann er sich später erneut anmelden, falls er seine Bewertungen nicht gleich beim ersten Mal abschließt.

Die eMundus-Lösung umfasst ein Benachrichtigungs- und automatisiertes E-Mail-Versandsystem. Es gibt verschiedene Arten von Benachrichtigungen:

• Automatische Benachrichtigung bei Ereignissen : Sobald sich der Status des Antrags ändert, wird automatisch eine E-Mail an den Antragsteller gesendet. Dieser E-Mail kann automatisch ein Standarddokument oder ein personalisiertes Dokument angehängt werden.
• Automatische Erinnerung : Bewerber, die beispielsweise erst mit dem Ausfüllen ihrer Bewerbung für ein Programm begonnen haben, erhalten automatisch eine E-Mail. Diese E-Mail informiert sie darüber, dass ihnen je nach Bewerbungsfrist nur noch 1/2/5/10/15/... Tage bleiben, um ihre Angaben zu vervollständigen und die Bewerbung einzureichen.
• Manuelle Vorgehensweise : Der Plattformadministrator, der die eingegebenen Informationen und eingereichten Dokumente gemäß dem internen Validierungsprozess prüft, stellt fest, dass ein Dokument nicht den Vorgaben entspricht. Er kann daraufhin die Datei des Antragstellers auswählen und eine E-Mail mit einer auf der Plattform gespeicherten Vorlage versenden, um den Antragsteller über das Problem zu informieren. Mit wenigen Klicks kann der Administrator die passende dynamische E-Mail-Vorlage auswählen, das eingereichte Dokument anhängen und ein Beispiel eines konformen Dokuments hinzufügen. Tritt dieses Problem bei mehreren Dateien auf, kann der Administrator diese auch alle auswählen und dieselbe Nachricht (mit dem eingereichten Dokument und einem Beispiel eines konformen Dokuments im Anhang) gleichzeitig an alle Antragsteller senden.

Es ist möglich, jeder Datei einen Informationsteil hinzuzufügen, Felder hinzuzufügen oder zu entfernen und bei Bedarf Einschränkungen für jedes Feld festzulegen.

Die Open-Source-Natur einer Lösung wie Emundus bietet Hochschulen mehrere entscheidende Vorteile. Erstens bietet sie mehr Flexibilität und Anpassungsmöglichkeiten als proprietäre Lösungen. So kann die Hochschule die Plattform an ihre spezifischen Bedürfnisse und internen Prozesse anpassen, ohne durch die Standardfunktionen kommerzieller Software eingeschränkt zu sein. Zweitens erleichtert sie die Integration in die bestehende IT-Infrastruktur der Hochschule, da der Quellcode zugänglich und veränderbar ist. Drittens können langfristig Kosten gesenkt werden, da keine proprietären Lizenzgebühren anfallen, obwohl Kosten für Implementierung, Wartung und Anpassung entstehen können. Schließlich bietet sie der Hochschule mehr Autonomie, da sie für die Entwicklung und Wartung der Plattform nicht vollständig von einem einzigen Anbieter abhängig ist.

Ja, das ist möglich! Mit dem Kampagnenmanager können Sie alle Anrufe für Projekte planen, indem Sie die wichtigsten Phasen und Termine definieren.

Ein Benutzerclient kann Folgendes archivieren:

• Jeder Ordner auf der Plattform wird archiviert, indem der entsprechende Ordnerstatus ausgewählt wird. In diesem Fall ist der archivierte Ordner für Benutzer außer dem Administrator, der ihn in einem separaten Bereich der Plattform zeitlich unbegrenzt einsehen kann, nicht mehr sichtbar. Um die DSGVO einzuhalten, muss der Dateninhaber weiterhin eine angemessene Aufbewahrungsfrist gewährleisten
• und/oder durch Export der Daten im ZIP-Format zur Archivierung außerhalb der Plattform. Für dieses Archivierungsprinzip gilt die gleiche Regel im Hinblick auf die DSGVO-Konformität

Ja.

Standardmäßig können Sie Folgendes platzieren/integrieren:

• Ihr Logo im Header (oben links) (das TCHOOZ-Logo im Footer bleibt weiterhin vorhanden)
• Ihr Favicon (Bild, das im Browsertab angezeigt wird)
• Sie können Ihr Banner anbringen oder sich entscheiden, gar keins anzubringen
• Ihre Farben, die in den Aktionsschaltflächen verwendet werden sollen

Falls Sie eine individuelle Homepage oder sogar eine komplette Kommunikationswebsite benötigen, können wir diese Arbeiten als Zusatzleistung für Sie übernehmen (die Kosten werden nach Erfassung Ihrer Bedürfnisse individuell festgelegt).

Alle angezeigten Texte können vom Kunden bearbeitet werden. In der Fußzeile können Sie Ihre Kontaktdaten anstelle meiner eintragen.

Wie Sie in dieser Demonstration sehen werden, ist derzeit nur eine Kampagne geöffnet. Sie können jedoch beliebig viele Kampagnen gleichzeitig starten. Mit einem Klick auf den Kampagnenblock gelangen Sie zu einer Seite mit weiteren Informationen, auf der Sie Details hinzufügen und Dokumente (z. B. Regeln und Vorschriften) zum Download bereitstellen können. Erstellen Sie ein Konto auf dieser Plattform, um den Kandidatenbereich und das Bewerbungsformular einzusehen. Das gezeigte Formular dient lediglich als Beispiel; Sie können Ihr eigenes erstellen.

Ein Kunde hat Zugriff auf alle Bewerbungen, die ein Kandidat seit der Einführung der eMundus-Plattform eingereicht, angenommen oder abgelehnt hat. Auch alle an diesen Kandidaten gesendeten E-Mails sind einsehbar. Darüber hinaus kann die Historie der Benutzeraktionen an einer Datei eingesehen werden (Datum des Öffnens der Datei und der zuständige Benutzer, Datum der Änderungen und der zuständige Benutzer, Art der Änderungen usw.).

Ja.

Die von unseren Kunden in ihrer EMUNDUS-Plattform eingerichteten Formulare (jede Plattform verfügt über einen Formulargenerator, mit dem ein Kundenbenutzer mit einem "Plattformmanager"-Profil alle gewünschten Formulare erstellen kann) bestehen typischerweise aus Seiten mit auszufüllenden Feldern und einer Seite, auf der die Kandidaten die angeforderten Dokumente hochladen können, wobei jedes Dokument, wie alle auszufüllenden Felder, obligatorisch oder optional sein kann.

Ja . Alle Daten können extrahiert werden. Ihnen stehen verschiedene Exportoptionen zur Verfügung, sowohl für einen einzelnen ausgewählten Ordner als auch für mehrere Ordner:

1. Im PDF-Format: die vollständige Antragsdatei: Sie finden in einem einzigen Dokument nacheinander das ausgefüllte Formular und die beigefügten Dokumente
2. Im Tabellenformat: alle vom Kandidaten in seinem Formular eingegebenen Daten (also alle Daten außer den beigefügten Dokumenten)
3. Im ZIP-Format: Diese ZIP-Datei enthält so viele Unterordner, wie Sie vor dem Export Kandidatendateien auf der Plattform ausgewählt haben. Jeder Unterordner, der einem einzelnen Kandidaten zugeordnet ist, enthält ein PDF-Dokument des Antragsformulars sowie jeweils ein PDF-Dokument aller vom Kandidaten beigefügten Dokumente.

Bei der Auswahl eines CRM- oder Bewerbermanagementsystems sind mehrere Aspekte entscheidend. Es ist wichtig zu prüfen, ob die Lösung speziell auf die Bedürfnisse des Hochschulwesens zugeschnitten ist und Funktionen für Zulassung, Studierendenverwaltung, Alumni-Beziehungen, Partnerschaften und Forschung bietet. Die Integration in die bestehenden IT-Systeme der Hochschule ist unerlässlich. Benutzerfreundlichkeit für Administratoren und Nutzer (Bewerber, Studierende, Mitarbeiter) ist für eine erfolgreiche Implementierung von größter Bedeutung. Auch die Flexibilität und Skalierbarkeit der Lösung, um den zukünftigen Anforderungen der Hochschule gerecht zu werden, sind wichtig. Datensicherheit, Datenschutz für Bewerber und Studierende sowie die Möglichkeit zur Aufgabenautomatisierung zur Effizienzsteigerung sollten ebenfalls berücksichtigt werden. Schließlich ist es ratsam, sich nach dem Ruf des Anbieters und der Qualität des Kundensupports zu erkundigen sowie die Gesamtbetriebskosten inklusive Implementierung, Schulung, Wartung und eventueller Anpassungen zu prüfen.