Schul-CRM: 5 bewährte Methoden für eine optimale Nutzung

Die Einführung eines CRM-Systems an Ihrer Hochschule ist ein umfangreiches Projekt, das sorgfältige Planung erfordert. Welche Ziele und Anforderungen müssen definiert werden? Wie wählen Sie das richtige Tool aus und schulen Ihre Teams? Welche Best Practices optimieren die Datenqualität und die tägliche Nutzung? Entdecken Sie unsere 5 wichtigsten Tipps für eine erfolgreiche CRM-Implementierung und ein effektives Management Ihrer Aktivitäten in den Bereichen Recruiting, Marketing und Unternehmenskommunikation.

Zusammenfassung :

1. Definieren Sie die Ziele und Bedürfnisse klar

2. Auswahl eines für Hochschulen geeigneten CRM-Systems

3. Schulen und unterstützen Sie die Teams

4. Datenqualität optimieren

5. CRM-Nutzung messen und optimieren

Definieren Sie die Ziele und Bedürfnisse klar

Analysieren Sie bestehende Prozesse

Um Verbesserungspotenziale zu identifizieren, ist es unerlässlich, die aktuellen Abläufe der Schule abzubilden:

1. Listen Sie die verschiedenen Schlüsselprozesse auf (Registrierungen, Bewerbungsverfolgung, Zulassungsmanagement usw.)

2. Beschreiben Sie für jeden Prozess die einzelnen Schritte, die beteiligten Personen und die verwendeten Werkzeuge detailliert. Dies ermöglicht einen klaren Überblick über den aktuellen Ablauf.

3. Die Identifizierung von Engpässen, zeitaufwändigen Aufgaben und potenziellen Fehlern ist entscheidend. Die Teams nach ihren täglichen Herausforderungen zu befragen, ist für diese Analyse von unschätzbarem Wert.

4. Um den Fortschritt objektiv messen zu können, sollten für jeden Prozess Leistungsindikatoren (Bearbeitungszeit, Fehlerrate, Zufriedenheit der Kandidaten usw.) definiert werden.

Diese Kartierung bildet eine solide Grundlage für die gezielte Auswahl von Verbesserungen, die im Zuge der Implementierung des CRM-Systems vorgenommen werden sollen, in Übereinstimmung mit den strategischen Prioritäten der Schule.

Die verschiedenen Abteilungen einbeziehen

Um die Bedürfnisse effektiv zu definieren, ist es unerlässlich, alle am CRM-System beteiligten Abteilungen einzubeziehen, beispielsweise die Zulassungsstelle, das Marketing und die Unternehmenskommunikation. Jede Abteilung hat spezifische Anwendungsbereiche und Erwartungen an das Tool.

Die Einbindung zahlreicher Stakeholder kann die Anforderungserhebung jedoch verkomplizieren und sogar zu widersprüchlichen Anforderungen führen. Daher sind Priorisierung und Schlichtung unter Berücksichtigung der strategischen Ziele des CRM-Projekts erforderlich.

Entscheidend ist die Ernennung eines Projektmanagers, der die Bedürfnisse der verschiedenen Abteilungen koordiniert und zusammenführt. Regelmäßige Workshops ermöglichen eine kollaborative und kohärente Entwicklung des Projektplans und führen zur Definition klarer und gemeinsamer Spezifikationen.

Auswahl eines für Hochschulen geeigneten CRM-Systems

Wesentliche Merkmale

Ein CRM-System für Hochschulen muss wichtige Funktionen enthalten, um den spezifischen Bedürfnissen des Sektors gerecht zu werden:

• Bewerbungsmanagement: Die Bearbeitung des gesamten Bewerbungsprozesses, vom Eingang der Bewerbung bis zur endgültigen Zulassungsentscheidung. Das CRM-System muss die zentrale Speicherung von Bewerberdaten sowie die Verwaltung von Nachfassaktionen und der Kommunikation ermöglichen.

• Eventmanagement: Planung und Überwachung von Studentenmessen, Tagen der offenen Tür, Seminaren usw. Das CRM muss die Organisation, Registrierung und Nachbereitung der Teilnehmer für diese wichtigen Veranstaltungen im Rahmen der Studentenrekrutierung erleichtern.

• Unternehmensbeziehungsmanagement: Pflege von Kontakten und Partnerschaften mit Unternehmen, die für die berufliche Integration von Studierenden (Praktika, Ausbildungen, Anstellung) unerlässlich sind. Das CRM-System sollte die Entwicklung und den Erhalt dieser Beziehungen über einen längeren Zeitraum ermöglichen.

• Studierendenbeziehungsmanagement: Die Studierenden werden während ihres gesamten Studiums, von der Immatrikulation bis zum Abschluss, verfolgt. Das CRM-System muss akademische Daten, Noten und Fehlzeiten zentralisieren, um ein umfassendes Bild jedes einzelnen Studierenden zu ermöglichen.

Skalierbarkeit und Integrationen

Bei der Auswahl eines CRM-Systems für eine Schule erweisen sich bestimmte Eigenschaften als entscheidend:

1. Skalierbarkeit: Ein CRM-System muss sich an neue Anforderungen anpassen und mit dem Unternehmen wachsen. Dadurch werden die Kosten für die Migration zu einem neuen System vermieden und die notwendige Flexibilität für die Erfüllung sich wandelnder Bedürfnisse gewährleistet.

2. Integration: Die Integrationsfähigkeit mit anderen bestehenden Schulsystemen erleichtert die Datenzentralisierung. Dies gewährleistet die Konsistenz der zwischen den Abteilungen ausgetauschten Informationen und steigert somit die betriebliche Effizienz.

Schulen und unterstützen Sie die Teams

Individueller Trainingsplan

Um einen maßgeschneiderten CRM-Schulungsplan auf Basis individueller Profile zu erstellen:

1. Ermitteln Sie die Rollen und Verantwortlichkeiten der einzelnen Benutzertypen (Administratoren, Vertriebsmitarbeiter, Marketing, Kundendienst usw.)

2. Ermitteln Sie anhand ihrer täglichen Aufgaben, in welchem ​​Umfang sie über CRM-Kenntnisse verfügen und welche spezifischen Bedürfnisse sie haben.

3. Die Nutzer werden in Niveaugruppen (Anfänger, Fortgeschrittene, Experten) eingeteilt, um Inhalt und Tempo der Schulung anzupassen.

4. Definieren Sie für jede Gruppe spezifische Lernziele, die sich auf die für ihre Tätigkeit wesentlichen Funktionalitäten konzentrieren.

5. Die Lehrformate (Präsenzunterricht, E-Learning, praktische Workshops, individuelles Coaching) sollten variiert werden, um den Vorlieben aller gerecht zu werden.

Botschafter ernennen

Die Einbindung von Vertretern aus jeder Abteilung in das CRM-Projekt ist für eine erfolgreiche Einführung unerlässlich. Diese Vertreter werden innerhalb ihrer Teams als Botschafter des Tools fungieren.

Als wahre Experten und Treiber des Wandels werden sie in der Lage sein:

• Melden Sie die spezifischen Bedürfnisse ihrer Abteilung

• Sie unterstützen ihre Kollegen dabei, Verantwortung zu übernehmen

• Sicherstellen der Kommunikation mit dem Projektteam

Das Ergebnis: gesteigerte Nutzerbindung und einfachere Implementierung im gesamten Unternehmen. Zögern Sie nicht, diese Schlüsselrolle hervorzuheben, um Ihre engagiertesten Mitarbeiter für diese Aufgabe zu begeistern.

Datenqualität optimieren

Eingaberegeln definieren

Um eine zuverlässige und nutzbare CRM-Datenbank zu gewährleisten, ist es unerlässlich, präzise Dateneingaberegeln festzulegen:

• Standardisieren Sie Formate: Verwenden Sie einheitliche Formate für wichtige Felder wie Telefonnummern, E-Mail-Adressen und Postleitzahlen. Dies erleichtert zukünftige Suchvorgänge und Segmentierungen.

• Legen Sie bestimmte Felder als Pflichtfelder fest: Definieren Sie einen Mindestumfang an Informationen, die für die Erstellung eines Kontakt- oder Firmendatensatzes erforderlich sind. Dadurch werden Duplikate und unvollständige Datensätze vermieden.

• Nutzen Sie vordefinierte Dropdown-Listen: Bieten Sie für geeignete Felder (Branche, Berufsbezeichnung, Kontaktstatus usw.) vordefinierte Werte über Dropdown-Listen an. Dies reduziert Dateneingabefehler und erleichtert die Datenanalyse.

Ein Benutzerhandbuch, das diese bewährten Vorgehensweisen erläutert, und regelmäßige Schulungen gewährleisten, dass diese Regeln von allen Mitarbeitern täglich korrekt angewendet werden, um qualitativ hochwertige CRM-Daten zu erhalten.

Reinigen Sie die Basis regelmäßig

Um eine zuverlässige und nutzbare CRM-Datenbank langfristig zu gewährleisten, sollten Sie regelmäßig Datenbereinigungsmaßnahmen durchführen:

• Entfernen Sie Duplikate: Mehrfach gespeicherte Kontakte oder Unternehmen stiften Verwirrung. Nutzen Sie automatische Duplikatsbereinigungstools oder gehen Sie bei komplexen Fällen manuell vor.

• Archivieren Sie inaktive Kontakte: Legen Sie Profile, die seit längerer Zeit nicht mehr interagiert haben, beiseite, ohne sie zu löschen. So können Sie die Größe Ihrer aktiven Datenbank reduzieren und gleichzeitig die Historie erhalten.

• Ergänzen Sie die fehlenden Informationen: Profile mit leeren Feldern verringern die Reichweite Ihrer Maßnahmen. Schließen Sie diese Lücken durch gezielte Suchen, die direkte Kontaktaufnahme mit bestimmten Profilen oder mithilfe von Formularen.

Durch regelmäßige Datenbereinigung mit konkreten Zielen verbessern Sie schrittweise die Gesamtqualität Ihrer CRM-Datenbank. Ihr Ziel: verlässliche Daten für fundierte Entscheidungen!

CRM-Nutzung messen und optimieren

Relevante KPIs definieren

Um die Effektivität Ihres CRM-Systems zu bewerten, sollten Sie folgende Kennzahlen verfolgen:

• Nutzungsrate: Messen Sie den Prozentsatz der aktiven Nutzer an den eingesetzten Lizenzen. Eine niedrige Rate deutet auf Schulungsbedarf oder eine Unzulänglichkeit des Tools hin.

• Datenqualität: Regelmäßige Datenbankprüfungen verhindern, dass Sie Entscheidungen auf Basis fehlerhafter Informationen treffen. Überwachen Sie den Anteil vollständiger und deduplizierter Datensätze.

• Vertriebsproduktivität: Analysieren Sie die Entwicklung der Anzahl qualifizierter Leads, Verkaufschancen oder Verträge, die über das CRM generiert wurden. Ziel: Wachstumstreiber identifizieren.

• Kundenzufriedenheit: Beurteilen Sie mithilfe von Umfragen, die über das CRM-System versendet werden, die wahrgenommene Qualität Ihrer Kundenbeziehung und antizipieren Sie die Risiken einer Kundenabwanderung.

Nutzerfeedback einholen

Um Ihr CRM-System kontinuierlich zu verbessern, ist es unerlässlich, die Erfahrungen derjenigen zu berücksichtigen, die es täglich nutzen: Ihre Mitarbeiter. Richten Sie spezielle Kanäle ein, um deren Feedback – ob positiv oder negativ – zu sammeln.

Regelmäßige Zufriedenheitsumfragen geben Ihnen einen Überblick über die Nutzung des Tools und helfen Ihnen, Schwachstellen zu identifizieren. Ergänzen Sie diese Umfragen durch Einzelinterviews, um spezifische Themen genauer zu beleuchten und Verbesserungsvorschläge zu sammeln.

Aus technischer Sicht liefert die Analyse von CRM-Nutzungsdaten (Akzeptanzraten, meistgenutzte Funktionen, Nutzerpfade usw.) wertvolle Erkenntnisse. Dieses Feedback aus der Praxis dient zusammen mit Ihren ursprünglichen Zielen als Leitfaden für die zukünftige Entwicklung Ihres Tools und stärkt dessen geschäftlichen Nutzen.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Implementierung eines CRM-Systems für Ihre Hochschule ein bedeutendes Projekt ist, das sorgfältige Planung erfordert. Es ist unerlässlich, Ihre Ziele und Bedürfnisse im Vorfeld klar zu definieren, ein auf Ihre spezifischen Anforderungen zugeschnittenes Tool auszuwählen und Ihre Teams während des gesamten Übergangs zu schulen und zu unterstützen. Durch die Optimierung der Datenqualität und die tägliche Nutzung des CRM-Systems maximieren Sie den Nutzen dieser Investition. Mit einem CRM-System wie Emundus vereinfachen und optimieren Sie die Verwaltung Ihrer Bewerbungs- und Zulassungsprozesse und bieten Ihren Studieninteressierten und Studierenden ein personalisiertes Erlebnis. Dies führt zu höherer Rentabilität und Wachstum für Ihre Hochschule.