Die Gewinnung von Top-Talenten ist für Schulen, die sich im Wettbewerb behaupten wollen, von strategischer Bedeutung. Durch die Optimierung ihres Rekrutierungsprozesses und den Einsatz innovativer Softwarelösungen für das Bewerbermanagement können sie eine starke und attraktive Arbeitgebermarke aufbauen. Diese Tools verbessern nicht nur die betriebliche Effizienz, sondern schaffen auch ein reibungsloses und ansprechendes Bewerbererlebnis. Hier sind einige Best Practices zur Stärkung Ihrer Arbeitgebermarke durch optimiertes Bewerbungsmanagement.

Zusammenfassung

1. Erstellen Sie ein personalisiertes, interaktives Kandidatenportal, um sich von anderen abzuheben

2. Eine persönliche Beziehung zu potenziellen Talenten pflegen

3. Mobilisierung von Studierenden und Alumni als Botschafter

4. Bieten Sie originelle Rekrutierungsveranstaltungen an, um potenzielles Potenzial aufzudecken

1- Erstellen Sie ein personalisiertes, interaktives Kandidatenportal, um sich von anderen abzuheben

intuitive Online-Antragsformulare

Um die besten Studierenden zu gewinnen, ist ein reibungsloser und personalisierter Bewerbungsprozess unerlässlich. Dazu gehört die Implementierung intuitiver Online-Bewerbungsformulare, die sich an das Profil des Bewerbers und den gewünschten Studiengang anpassen. Indem nur die wichtigsten Informationen wie Zeugnisse, Noten und Berufserfahrung erfasst werden, wird der Prozess für den Bewerber vereinfacht.

Diese kontextbezogenen Formulare führen Studierende Schritt für Schritt durch ihren Antrag. Unterstützung bei der Dateneingabe, Konsistenzprüfungen und klare Anweisungen in jeder Phase geben den Bewerbern Sicherheit und minimieren Fehler oder Auslassungen. Ziel ist die vollständige Digitalisierung des Prozesses, um die Notwendigkeit umständlicher Papieranträge zu beseitigen.

Nehmen wir als Beispiel einen Studierenden, der sich für einen Masterstudiengang im Bereich Management bewerben möchte. Das Online-Formular fragt nach dem Bachelor-Abschluss, den Zeugnissen aller drei Studienjahre sowie nach Praktikums- oder Werkstudentenerfahrung. Dropdown-Menüs und vorausgefüllte Felder beschleunigen die Dateneingabe. Bei Unstimmigkeiten erscheint eine Warnmeldung, die bei der Korrektur hilft. Die erforderlichen Dokumente können problemlos digital angehängt werden.

Echtzeitverfolgung des Anwendungsfortschritts

Neben der reinen Erleichterung des Bewerbungsprozesses selbst ist es unerlässlich, Studierende in Echtzeit über den Stand ihrer Bewerbung zu informieren. Automatische Benachrichtigungen in jeder wichtigen Phase, wie z. B. Eingang der Bewerbung, Bestätigung der Zulassungsvoraussetzungen oder Einladung zu Auswahlgesprächen, geben den Bewerbern Sicherheit und fördern ihr Engagement.

Ein personalisiertes Bewerberportal ermöglicht es Studierenden, jederzeit den Status ihrer Bewerbung, anstehende Fristen und erforderliche Dokumente oder zusätzliche Informationen einzusehen. Diese proaktive Nachverfolgung verbessert die Bewerbung und stärkt die wahrgenommene Qualität der Hochschule. Die Bewerbererfahrung wird so zu einem entscheidenden Wettbewerbsvorteil in einem Umfeld starker Konkurrenz zwischen den Studiengängen.

Sciences Po Paris hat beispielsweise eine Zulassungsplattform für seine Sommerschulen entwickelt und konfiguriert. Bewerber werden in Echtzeit über den Status ihrer Bewerbung, fehlende Dokumente und Fristen informiert. E-Mail- und SMS-Benachrichtigungen erinnern sie an die nächsten Schritte. Über ein integriertes Nachrichtensystem können sie direkt mit dem Team in Kontakt treten und Fragen stellen.

Um den Bewerbungsprozess für Studierende zu vereinfachen, sollten folgende bewährte Vorgehensweisen umgesetzt werden:

1. Reichen Sie Ihre Bewerbung zu 100 % online ein, auf allen Geräten (Mobiltelefon, Tablet, PC)

2. Die Felder werden mit bereits bekannten Daten vorausgefüllt, um die Dateneingabe zu vereinfachen

3. Zeigen Sie einen Fortschrittsbalken an und speichern Sie die Informationen bei jedem Schritt

4. Integrieren Sie einen Chatbot, der häufig gestellte Fragen rund um die Uhr beantwortet

5. Gewährleisten Sie Echtzeit-Transparenz über den Anwendungsstatus

6. Benachrichtigen Sie den Kandidaten per E-Mail und/oder SMS über jeden Schritt im Bewerbungsprozess

7. Digitalisieren Sie Belege mithilfe vordefinierter Formate, Größen und Qualitäten

8. Die Datei darf so lange geändert oder ergänzt werden, wie die Frist noch nicht abgelaufen ist

2. Automatisieren Sie administrative Aufgaben, um die Effizienz zu steigern

Multichannel-Veröffentlichung von Schulungsangeboten

Mit einer Rekrutierungssoftware können Sie die Erstellung und Verbreitung von Weiterbildungsangeboten über verschiedene Kanäle zentralisieren: die Website der Einrichtung, spezialisierte Jobbörsen, soziale Netzwerke usw. Vorkonfigurierte Anzeigenvorlagen nach Kurstyp beschleunigen die Veröffentlichung und gewährleisten einheitliche Botschaften.

Diese automatisierte, mehrkanalige Verbreitung erhöht die Sichtbarkeit des Programms deutlich und zieht eine größere Anzahl qualifizierter Bewerber an. Die Institution erreicht dadurch ein breites Spektrum an qualifizierten Studierenden in Frankreich und international und optimiert ihre Rekrutierungsbemühungen.

Mines-Telecom hat beispielsweise eine Bewerbungsmanagement-Plattform eingeführt und konfiguriert, um Auszubildende zu gewinnen. Dank vorab geplanter Veröffentlichungskampagnen auf ausgewählten relevanten Jobbörsen und sozialen Netzwerken erreicht die Schule die Zielgruppe. Die Stellenangebote werden nach Ablauf der Bewerbungsfrist automatisch entfernt.

Automatisierte Sortierung von Bewerbungen nach vordefinierten Kriterien

Angesichts der Flut an Bewerbungen, mitunter mehreren Hundert für bestimmte Studiengänge, wird die manuelle Sortierung für Zulassungsteams schnell zeitaufwendig und fehleranfällig. Recruiting-Software ermöglicht es ihnen, Vorauswahlkriterien (Abschluss, Notendurchschnitt, Schlüsselqualifikationen usw.) festzulegen, um Profile automatisch zu filtern und die am besten geeigneten Kandidaten zu identifizieren.

Dieses automatisierte Bewertungssystem spart Teams wertvolle Zeit, indem es ungeeignete Bewerbungen direkt nach Eingang aussortiert. So können sie sich auf die detaillierte Prüfung qualifizierter Kandidaten konzentrieren. Diese objektive Vorauswahl verringert zudem das Risiko, vielversprechende Kandidaten in der Vielzahl der Bewerbungen zu übersehen.

Nehmen wir den Fall einer renommierten Business School, die über 500 Bewerbungen für ihren Masterstudiengang Management erhält. Anhand vordefinierter Bewertungskriterien im Bewerbermanagementsystem (ATS) (Bildungsniveau, Notendurchschnitt, Englischtest, außerschulische Aktivitäten usw.) vergibt die Software für jede Bewerbung eine Punktzahl. Nur Kandidaten, die die festgelegte Mindestpunktzahl erreichen, werden für die weitere Prüfung ausgewählt.

Hier finden Sie eine Übersicht nützlicher Funktionen zur Optimierung der Anwendungsauswahl:

3. Effektive Zusammenarbeit zur Beschleunigung der Antragsbearbeitung

Die Bearbeitung einer Bewerbung involviert oft mehrere Beteiligte: Studienberater, Zulassungskommissionen, Verwaltung usw. Eine Software zentralisiert alle Daten und Dokumente der Bewerbung, sodass autorisierte Mitarbeiter jederzeit darauf zugreifen können. Nie wieder verlorene Excel-Dateien oder Papierdokumente!

Dank dieses einheitlichen und sicheren Zugangs kann jeder Informationen einsehen, Bewertungen abgeben und Kommentare teilen – alles absolut vertraulich. Die 360°-Sicht auf den Bewerbungsprozess erleichtert die Kommunikation zwischen den Beteiligten und beschleunigt die gemeinsame Entscheidungsfindung. Zeitaufwändige Besprechungen zur Fallbearbeitung gehören der Vergangenheit an.

Excelia hat beispielsweise eine Plattform zur Verwaltung internationaler Bewerbungen eingeführt und konfiguriert. Verwaltungsteams, Programmmanager und Auswahlkommissionen haben Zugriff auf einen gemeinsamen und sicheren Bereich. Sie können Dokumente prüfen, Kommentare hinzufügen, Bewertungen vergeben und über ein spezielles Nachrichtensystem kommunizieren. Dies ermöglicht einen schnelleren und effizienteren Zulassungsprozess.

Kollaborative Arbeitsabläufe und Teambenachrichtigungen

Neben der zentralen Datenverwaltung ermöglicht die Rekrutierungssoftware die Definition von Arbeitsabläufen, die auf die spezifischen Anforderungen der Zulassung von Bachelor- und Masterstudiengängen zugeschnitten sind. Jeder Schritt, vom Eingang der Bewerbung bis zur endgültigen Zulassungsentscheidung, ist so abgestimmt, dass die Zusammenarbeit zwischen den Beteiligten optimiert wird.

Benachrichtigungen informieren die jeweils zuständige Person über die Zuweisung einer Aufgabe, inklusive Priorität und Frist. Diese einheitliche Antragsverfolgung beugt Fehlern und Engpässen vor und ermöglicht es den Teams, Bearbeitungsfristen einzuhalten. Dank des umfassenden Überblicks über laufende Zulassungen können Führungskräfte potenzielle Engpässe erkennen und Ressourcen bei Bedarf umverteilen.

Stellen Sie sich eine Universität vor, die Hunderte von Bewerbungen gleichzeitig bearbeitet. Dank der im Bewerbermanagementsystem (ATS) konfigurierten Workflows wird, sobald eine Bewerbung eingereicht ist, automatisch eine Aufgabe erstellt und dem Zulassungsbüro zur ersten Prüfung der Zulassungsvoraussetzungen innerhalb von 48 Stunden zugewiesen. Nach der Bestätigung wird die Bewerbung automatisch an die zuständigen Studienberater zur Bewertung weitergeleitet. Jeder Berater erhält eine Erinnerung, falls die Aufgabe nicht fristgerecht erledigt wurde. Der Bewerber wird in jedem Schritt informiert.

Um die Zusammenarbeit im Zulassungsprozess zu stärken, muss ein Bewerbungsmanagement-Tool Funktionen wie die folgenden beinhalten:

• Individuell gestaltete Bereiche für jedes Benutzerprofil (Verwaltung, Lehre, Jury usw.)

• Eine einheitliche Sicht auf den Gesamtfortschritt und den Fortschritt der einzelnen Kandidaten

• Sicherer Datenzugriff mit anpassbaren Rechten

• Ein integriertes Nachrichtensystem zum Austausch von Informationen über Dateien

• Anpassbare Benachrichtigungen, die Sie auf zu erledigende Aufgaben aufmerksam machen

• Eine leistungsstarke Suchmaschine zur einfachen Kandidatensuche

• Visuelle Indikatoren für die Bearbeitungszeiten in jeder Phase

4. Die Leistungsfähigkeit der Zulassungsprozesse messen, um sie kontinuierlich zu verbessern

Um ihre Zulassungsstrategie effektiv zu gestalten, muss eine Hochschule die Wirksamkeit ihrer Maßnahmen präzise messen können. Software bietet zuverlässige und in Echtzeit aktualisierte Dashboards und Kennzahlen, um den Fortschritt der Bewerbungen in jeder Phase des Prozesses zu verfolgen.

Bearbeitungszeiten für Bewerbungen, Konversionsraten nach Rekrutierungskanal, Kosten pro Zulassung … Diese detaillierten Statistiken helfen, Verbesserungspotenziale zu erkennen und die Anstrengungen dort zu konzentrieren, wo sie die größte Wirkung erzielen. Die Bewertung des Return on Investment der ergriffenen Maßnahmen wird dadurch einfacher, was eine bessere Entscheidungsfindung ermöglicht.

Nehmen wir als Beispiel eine Business School, die eine gezielte Social-Media-Kampagne durchführt, um ein neues Masterprogramm bei internationalen Studierenden zu bewerben. Dank des in das Bewerbermanagementsystem (ATS) integrierten Dashboards kann sie wöchentlich die Anzahl der durch diese Kampagne generierten Bewerbungen, die Kosten pro Lead, die Zulassungsquote usw. verfolgen. Bei unzureichender Performance kann sie reagieren und ihre Strategie schnell anpassen.

Umfragen unter den Kandidaten zur Beurteilung ihrer Erfahrung

Die beste Möglichkeit, die Bewerbererfahrung zu verbessern, besteht nach wie vor darin, die am stärksten betroffenen Personen nach ihrer Meinung zu fragen! Software ermöglicht es, Zufriedenheitsfragebögen nicht nur an zugelassene Studierende, sondern auch an diejenigen zu versenden, deren Bewerbung abgelehnt wurde.

Das Sammeln und Analysieren dieses Feedbacks ist von unschätzbarem Wert, um die Vorgehensweise an die spezifischen Erwartungen der Zielgruppe anzupassen. Es zeigt den Studierenden außerdem, dass ihre Meinung zählt und bindet sie in einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess ein. Dies ist ein wertvolles Gut, um das Bild einer Institution zu entwickeln, die zuhört und zukunftsorientiert handelt.

Stellen Sie sich eine Ingenieurhochschule mit einem langen und komplexen Bewerbungsprozess vor. Durch systematische Befragungen der Bewerber nach ihrer Zulassung stellt die Hochschule fest, dass viele beinahe aufgegeben hätten, frustriert von den zahlreichen Schritten. Sie schlägt vor, den Bewerbungsprozess zu vereinfachen und die Fristen transparenter zu gestalten. Dies sind konkrete Maßnahmen, um den Prozess zu optimieren und vielversprechende Kandidaten nicht zu verlieren!

Hier finden Sie eine Übersicht der wichtigsten Daten, die Sie zur Messung der Leistung Ihres Zulassungsverfahrens erfassen sollten:

Durch die Kombination eines analytischen Ansatzes mit qualitativem Feedback können Institutionen einen umfassenden Überblick über ihre Rekrutierungsleistung gewinnen und ihre Anstrengungen auf die wirkungsvollsten Maßnahmen konzentrieren.

Abschluss:

Bewerbermanagement-Software wie Emundus entwickelt sich zu einem unverzichtbaren Werkzeug für Hochschulen und ermöglicht ihnen, die Gewinnung, Auswahl und den Verbleib von Studierenden zu optimieren. Durch die Automatisierung zeitaufwändiger Aufgaben, die Verbesserung der Teamzusammenarbeit und die Bereitstellung eines personalisierten Bewerbererlebnisses trägt sie zu einer qualitativ hochwertigeren und effizienteren Rekrutierung bei. Dies ist ein wertvoller Vorteil in einer Zeit, in der der Wettbewerb zwischen den Studiengängen zunimmt und die Erwartungen der Studierenden sich in Richtung zunehmender Digitalisierung und Reaktionsfähigkeit entwickeln.