Gestire le candidature per i programmi di formazione continua è una sfida strategica per le istituzioni. Per offrire un'esperienza di candidatura fluida e ottimizzare la selezione dei candidati, è essenziale strutturare i processi, digitalizzare i flussi di lavoro ed effettuare analisi approfondite dei dati. Ecco cinque strategie che i responsabili delle ammissioni possono implementare per migliorare la gestione delle candidature.

Riepilogo :

1. Chiarire il processo di ammissione
2. Digitalizzare la gestione dei file
3. Formare e coinvolgere il team
4. Analizzare i dati per migliorare
5. Promuovere la diversità dei profili

1- Chiarire il processo di ammissione

A. Definire i passaggi chiave del processo

Un processo di ammissione chiaro e strutturato facilita l'orientamento dei candidati e consente un'elaborazione più efficiente delle domande. Gli istituti devono definire con precisione i passaggi chiave del processo, dalla presentazione alla decisione finale.

Comunicando in modo trasparente i criteri di selezione, promuovono un clima di fiducia e aiutano i candidati a presentare candidature pertinenti. Strumenti come sistemi di convalida in tempo reale o moduli di autovalutazione possono inoltre facilitare il filtraggio delle candidature e ottimizzare l'efficienza di elaborazione.

Ad esempio, Excelia ha implementato e configurato una piattaforma di gestione delle candidature internazionali con pagamenti online per semplificare il processo per i candidati stranieri.

Comunicare i criteri di valutazione

La trasparenza sui criteri di valutazione delle candidature è essenziale per creare fiducia. Comunicando chiaramente i requisiti accademici e professionali, nonché le competenze richieste, le istituzioni consentono ai candidati di comprendere meglio le aspettative e di preparare candidature efficaci.

L'implementazione di un sistema di convalida in tempo reale per questi prerequisiti facilita lo screening delle candidature e garantisce la completezza dei fascicoli. Ai candidati possono essere offerti anche moduli di autovalutazione per aiutarli a identificare i programmi più adatti al loro profilo e ai loro obiettivi.

Garantire criteri di valutazione equi e trasparenti per l'elaborazione delle domande rafforza la fiducia nel processo di ammissione.

2- Digitalizzare la gestione dei file

Centralizzare i dati con un sistema di tracciamento

L'adozione di strumenti digitali come i sistemi di tracciamento dei candidati consente di centralizzare i dati in un'unica piattaforma, garantendo così una migliore organizzazione e tracciabilità.

La digitalizzazione facilita anche l'automazione di attività amministrative ripetitive, come l'invio di conferme di ricezione, il follow-up dei documenti mancanti e la notifica delle decisioni ai candidati. Questa automazione consente ai team di concentrarsi su attività di maggior valore, offrendo al contempo ai candidati un'esperienza fluida e reattiva.

Mines-Telecom , ad esempio, ha implementato e configurato una piattaforma di gestione delle applicazioni per i suoi apprendisti, centralizzando così il monitoraggio delle applicazioni.

Automatizzare le attività amministrative

L'automazione delle attività di elaborazione delle candidature rappresenta un notevole risparmio di tempo per i team addetti alle ammissioni. Gli strumenti di prequalificazione consentono di filtrare le candidature in base a criteri predefiniti e di identificare rapidamente i profili più pertinenti.

L'integrazione di flussi di lavoro automatizzati ottimizza la gestione delle candidature in ogni fase: conferme di ricezione, promemoria per documenti mancanti, notifica delle decisioni, ecc. Questi sistemi garantiscono un follow-up regolare con i candidati, senza richiedere ai team di svolgere attività ripetitive e di basso valore.

3- Formare e coinvolgere il team

A. Sviluppare le competenze del team

Un team addetto alle ammissioni formato sulle migliori pratiche di gestione delle candidature è fondamentale per un'elaborazione di alta qualità delle candidature. È necessario organizzare sessioni di formazione per sviluppare le competenze del personale nei metodi di preselezione, nella conduzione dei colloqui, nella valutazione dei profili e nella padronanza degli strumenti digitali utilizzati.

Questo sviluppo di competenze implica anche la condivisione regolare di feedback ed esperienze tra i membri del team. Confrontare i punti di vista e identificare le migliori pratiche sul campo contribuisce ad arricchire il metodo operativo comune e a migliorare la coerenza nella gestione dei casi.

B. Promuovere la collaborazione tra le parti interessate

Il processo di ammissione alla formazione continua coinvolge numerosi soggetti interessati che devono lavorare insieme: responsabili del programma, commissioni di selezione, servizi di supporto, ecc. L'istituzione di spazi collaborativi per condividere informazioni e interagire sulle domande facilita il coordinamento di tutti questi attori.

Gli strumenti di gestione dei colloqui di ammissione, ad esempio, consentono di centralizzare le valutazioni dei candidati da parte di diverse commissioni e di condividere il feedback per una decisione collaborativa. Il coinvolgimento degli stakeholder chiave in ogni fase rafforza la coesione e l'allineamento del team di ammissione nel suo complesso.

4- Analizzare i dati per migliorare

A. Monitorare gli indicatori chiave di prestazione

L'analisi regolare dei dati delle domande è essenziale per gestire l'andamento del processo di ammissione. Il monitoraggio di indicatori come il numero di domande ricevute, il tasso di conversione nelle diverse fasi, i tempi di elaborazione e la diversità dei profili consente una valutazione oggettiva dei risultati.

Questi dati concreti aiutano i manager a identificare le aree prioritarie di miglioramento, consentendo loro di concentrare i propri sforzi sugli ostacoli e di misurare l'efficacia delle azioni correttive intraprese per ottimizzare l'esperienza dei candidati.

B. Raccogliere e utilizzare il feedback dei candidati

Oltre al monitoraggio quantitativo, la dimensione qualitativa è essenziale per il miglioramento continuo del processo di ammissione. Raccogliere feedback dai candidati, ammessi o meno, sulla loro esperienza di candidatura è una preziosa fonte di spunti.

È possibile condurre sondaggi per determinare il livello di soddisfazione in ogni fase e identificare eventuali punti critici. Confrontando questo feedback con un'analisi del comportamento degli utenti sugli strumenti di candidatura online, è possibile perfezionare i processi e anticipare le aspettative dei candidati.

Sciences Po Paris, ad esempio, ha implementato e configurato una piattaforma di ammissione per i suoi corsi estivi, integrando un sistema per raccogliere feedback dai candidati per migliorare continuamente il processo.

5- Promuovere la diversità dei profili

A. Definire una strategia di approvvigionamento inclusiva

Attrarre profili diversificati è una sfida importante nei processi di ammissione alla formazione continua. È necessario definire una strategia di sourcing inclusiva per individuare questi talenti eterogenei, attivando diverse leve.

Ad esempio, sviluppare partnership con istituzioni e associazioni mirate consente di accedere a bacini di talenti tipicamente sottorappresentati. Offrire webinar e sessioni specifiche per questo pubblico è anche un modo efficace per generare candidature più diversificate.

B. Adattare la comunicazione al pubblico di destinazione

Per tradurre questa diversificazione in applicazioni concrete, anche la comunicazione deve essere adattata ai diversi target di riferimento. Ciò implica la personalizzazione di messaggi e canali in base ai profili, per un approccio su misura.

Mettere in risalto le testimonianze di studenti con background diversi crea modelli di riferimento stimolanti e condivisibili per tutti. Rappresentare la diversità in tutti i materiali di comunicazione istituzionale invia inoltre un forte segnale di apertura verso tutti i profili, al di là dei prerequisiti accademici.

"Implementare strategie per attrarre una popolazione studentesca diversificata. Ciò include collaborazioni con organizzazioni comunitarie e campagne di sensibilizzazione."

6- Conclusion

Semplificando il processo di ammissione, digitalizzando l'elaborazione delle domande e conducendo analisi approfondite dei dati, gli istituti di formazione continua possono migliorare significativamente la gestione delle candidature. Ciò consente loro di offrire un'esperienza di candidatura fluida e personalizzata, riducendo al contempo il carico amministrativo per i propri team.

E se un giorno l'analisi predittiva dei dati delle candidature ci consentisse di anticipare le aspettative e i comportamenti dei candidati in modo ancora più accurato, per un'esperienza davvero personalizzata?