Domande di iscrizione degli studenti: suggerimenti chiave per facilitare il processo
Un processo di ammissione fluido è essenziale per qualsiasi organizzazione educativa, soprattutto in un'epoca in cui le esperienze utente digitali sono diventate la nuova norma per quasi ogni aspetto della vita e stabiliscono continuamente nuovi standard.
Fortunatamente, esistono diverse pratiche che possono aiutarti a fare una buona impressione sui tuoi candidati, semplificando al contempo la vita a chi elabora le loro candidature.
In questo articolo esploreremo i suggerimenti chiave che possono migliorare il tuo processo di ammissione in Arizona.
1. Qualifica i tuoi candidati con un questionario preliminare
Un quiz preliminare consente di sottoporre ai candidati una serie di domande a cui dovranno rispondere per completare la propria candidatura.
Ciò aiuta a garantire che un candidato soddisfi i criteri richiesti per presentare domanda e scoraggia i candidati non qualificati dall'inviare le proprie candidature, che devono comunque essere elaborate.
2. Centralizza le tue applicazioni in un unico posto
L'implementazione di una piattaforma applicativa che centralizzi tutti i dati e i passaggi associati al processo di candidatura è uno dei modi migliori per facilitare il processo di ammissione.
Una piattaforma applicativa di questo tipo può soddisfare ogni esigenza essenziale:
- Un portale per mostrare le tue chiamate
- Area di candidatura con moduli online
- Un'area di gestione dei file
- Uno spazio di valutazione
- Uno spazio decisionale
Questa centralizzazione consente di analizzare facilmente tutte le informazioni tramite dashboard che mostrano a che punto del percorso si trovano i candidati e se ci sono punti deboli o colli di bottiglia generali nei processi.
3. Offrire un portale per i candidati intuitivo e completo
Non molto tempo fa, gli addetti alle ammissioni o i rappresentanti degli istituti dovevano partecipare a innumerevoli fiere per attrarre potenziali studenti, noleggiare attrezzature e pagare il personale.
Ora, per trovare un programma e inviare la domanda, tutto ciò di cui un candidato ha bisogno è una connessione Internet.
Tuttavia, per poter beneficiare appieno di questa trasformazione digitale come istituto scolastico, questo spazio online deve anticipare ogni potenziale esigenza, pur essendo di facile navigazione per tutte le attività necessarie alla presentazione delle domande.
Ad esempio, questo spazio online dovrebbe consentire:
- Per salvare le informazioni inserite
- Invia la tua candidatura dopo aver compilato tutti i campi obbligatori
- Allegare i documenti richiesti
- Per vedere la conferma che la sua domanda è stata inviata e ricevuta correttamente.
Alcuni fattori da considerare quando si tratta di un portale per candidati:
Ottimizzato per dispositivi mobili
Sta diventando sempre più comune per i candidati inviare le proprie candidature direttamente dai loro telefoni cellulari, il che significa che è essenziale fornire un'esperienza mobile intuitiva in ogni fase di una candidatura.
Include una sezione FAQ che risponde alle domande più frequenti
Una sezione FAQ aiuta i candidati a completare il processo, consentendo al personale di dedicare tempo ad attività a maggior valore aggiunto anziché dover rispondere a ogni richiesta.
Coerente con l'immagine del tuo locale
Un portale applicativo presentato in modo da rispecchiare il più possibile l'identità di un'organizzazione dal punto di vista estetico rafforza la sua immagine unica e comunica che l'istituzione è permeata da standard elevati, indipendentemente dal contesto.
4. Consentire le firme elettroniche
Inutile dire che consentire ai candidati di firmare elettronicamente i propri documenti direttamente dalla piattaforma di candidatura velocizza e semplifica il processo di ammissione.
Ciò rappresenta un modo rapido per confermare l'identità dei candidati senza dover ricorrere a ulteriore documentazione e logistica.
5. Automatizzare il più possibile
Pianificare le e-mail ti consente di risparmiare tempo prezioso avvisando i candidati di documenti mancanti, della fine di una campagna di candidature o di un documento mancante.
I casi più comuni per questo contesto:
- Quando cambia lo stato del caso
- Come promemoria, per terminare l'inserimento delle informazioni/l'invio di un file
Queste e-mail possono essere personalizzate, ad esempio con il nome appropriato della persona.
Se si utilizza una piattaforma applicativa completa, è possibile automatizzare l'invio delle e-mail utilizzando le sue funzionalità di posta elettronica.
6. Integra i tuoi candidati in un CRM
Tutte le informazioni inviate, inserite o aggiornate durante il processo di ammissione devono essere centralizzate in un CRM.
Mentre una piattaforma applicativa consente di centralizzare tutte le attività associate al processo di ammissione, un CRM centralizza le informazioni dei candidati per un successivo utilizzo strategico .
Uno dei principali vantaggi di un CRM (come Salesforce o Pipedrive) collegato al tuo sistema applicativo tramite un'API è che, una volta completato il processo di ammissione, puoi passare al processo successivo nel percorso dello studente senza alcuna difficoltà.
7. Incorpora un calendario per organizzare i colloqui con i candidati
Integrando un calendario nella tua piattaforma di candidatura, puoi gestire in modo chiaro i colloqui con i tuoi candidati in più programmi.
Inoltre, puoi definire gli slot di tempo disponibili per i colloqui in base al programma e assegnare una commissione a ciascuno di essi, per eliminare qualsiasi ambiguità per i candidati e per i team amministrativi.
8. Aggiungi commenti sui tuoi candidati
Un'area commenti associata a ciascun file durante l'intero processo di candidatura degli studenti consente a tutto il personale di essere sulla stessa lunghezza d'onda quando si tratta di un file, senza la necessità di ulteriori comunicazioni interne.
9. Garantire la sicurezza dei tuoi dati
Indipendentemente dal sistema applicativo utilizzato, alcune precauzioni di base consentiranno di ridurre significativamente il rischio di disastri:
- Verifica di avere eseguito regolarmente backup delle tue cartelle web e del database
- Crea diversi profili utente per controllare i diritti di accesso in base ai ruoli utente definiti.
- Eseguire un registro delle connessioni
- Assicurarsi che un firewall filtri l'accesso al server
- Crittografa i tuoi backup
- Accesso sicuro al back-office a livello di server
- Blocca gli indirizzi IP rischiosi
- Blocca automaticamente gli utenti che tentano di hackerare
10. Offrire il pagamento online
Per consentire ai candidati di pagare le tasse di iscrizione, registrazione o nuova registrazione, il pagamento online consente di risparmiare tempo semplificando il processo.
Tuttavia, è importante offrire importi di pagamento diversi a seconda delle informazioni fornite, se applicabile.
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