5 consigli per processi di ammissione più efficienti utilizzando uno strumento di monitoraggio delle domande

I processi di ammissione nell'istruzione superiore stanno diventando sempre più complessi e competitivi. Come possono gli istituti distinguersi e attrarre i migliori candidati, gestendo al contempo in modo efficace il crescente volume di candidature? Un efficace strumento di monitoraggio delle candidature è essenziale per affrontare queste sfide. In questo articolo, scopri cinque suggerimenti per ottimizzare il processo di ammissione con queste soluzioni innovative.

Riepilogo :

1- Ottimizzare la gestione end-to-end delle applicazioni

2- Facilitare il processo decisionale attraverso il confronto dei dati

3- Per semplificare la comunicazione e la condivisione delle informazioni

4- Personalizzare l'esperienza del candidato per aumentarne l'attrattiva

5- Utilizzare i dati dell'applicazione per un'analisi approfondita

1- Ottimizzare la gestione end-to-end delle applicazioni

Un potente strumento di monitoraggio centralizza tutte le attività relative alle iscrizioni all'università, consentendo ai team addetti alle ammissioni di gestire in modo efficiente ogni fase del processo.

Consolidamento delle informazioni in un'unica dashboard

Un potente strumento di monitoraggio delle candidature centralizza tutti i dati e i documenti relativi a ciascuna candidatura in un'unica dashboard. Niente più informazioni sparse tra email, fogli di calcolo Excel o documenti cartacei! Grazie a una panoramica strutturata, i team addetti alle ammissioni possono accedere facilmente alle informazioni di cui hanno bisogno e monitorare l'avanzamento di ogni candidatura in tempo reale.

Questo consolidamento delle informazioni riduce lo stress associato alla gestione delle candidature. Non sarà più necessario passare ore a cercare un documento smarrito o a compilare manualmente i dati. Tutto è prontamente disponibile nello strumento, consentendo un'elaborazione fluida ed efficiente delle candidature, dalla ricezione alla decisione finale di ammissione. Si consideri una business school che riceve migliaia di candidature ogni anno per il suo programma di punta. Centralizzando tutti i documenti (CV, lettere di presentazione, trascrizioni, lettere di raccomandazione, ecc.) in uno strumento come Emundus , i responsabili delle ammissioni possono accedere istantaneamente al fascicolo completo di ciascun candidato senza il rischio di dimenticanze o perdite. Niente più mal di testa per documenti mancanti o versioni obsolete!

Automatizza le attività ripetitive per concentrarti su ciò che conta di più

Un sistema di gestione delle candidature davvero efficace offre potenti funzionalità di automazione che liberano i team da attività lunghe e ripetitive. Ad esempio, l'invio di messaggi di conferma, richieste di documenti aggiuntivi o inviti a colloqui possono essere attivati ​​automaticamente in base a eventi predefiniti.

Questa automazione libera tempo prezioso che i responsabili delle ammissioni possono dedicare ad attività di maggior valore, come la revisione delle candidature o il supporto ai candidati. Concentrandosi su ciò che conta di più, contribuiscono a offrire un'esperienza di alta qualità ai potenziali studenti, ottimizzando al contempo l'efficienza del processo. Immaginate una scuola di ingegneria che desidera personalizzare la comunicazione con i candidati in base ai loro profili. Con uno strumento come Emundus , può facilmente impostare sequenze di email automatiche su misura per ogni caso: un messaggio di benvenuto per i nuovi candidati, promemoria per le candidature incomplete, inviti a webinar di settore per profili tecnici e così via. Tutto questo senza intervento manuale, consentendo ai team di concentrarsi su interazioni significative con i candidati più promettenti.

Gli strumenti di monitoraggio delle domande di ammissione all'università semplificano il processo di candidatura consolidando tutte le informazioni in un'unica dashboard, riducendo così lo stress degli studenti.

2- Facilitare il processo decisionale attraverso il confronto dei dati

Grazie all'integrazione di funzionalità di confronto avanzate, lo strumento aiuta i manager a valutare le candidature in modo informato e ad allineare i profili ai punti di forza dell'istituto.

Accesso a statistiche dettagliate su ammissioni e programmi

Per prendere decisioni di ammissione consapevoli, non c'è niente di meglio che affidarsi a dati affidabili e dettagliati. Un potente strumento di monitoraggio fornisce accesso a una vasta gamma di statistiche rilevanti, come il numero di domande di ammissione per programma, il tasso di selezione, il profilo tipico degli studenti ammessi e la distribuzione geografica dei candidati.

Grazie a queste informazioni, i team addetti alle ammissioni possono perfezionare i criteri di selezione e identificare i programmi più interessanti o quelli che necessitano di modifiche. Possono anche adattare la loro strategia di reclutamento in base ai pool di candidati più promettenti. Questo approccio basato sui dati rafforza la pertinenza e l'obiettività del processo decisionale. Si consideri l'esempio di un'università che offre numerosi corsi di laurea magistrale specializzati. Analizzando le statistiche delle candidature per ciascun programma negli ultimi tre anni nel suo strumento di monitoraggio, osserva che alcuni corsi di laurea magistrale faticano ad attrarre un numero sufficiente di candidati qualificati. Grazie a queste informazioni, può adattare la sua comunicazione, stringere nuove partnership o rivedere il curriculum di questi corsi per soddisfare al meglio le aspettative degli studenti e del mercato del lavoro.

Funzionalità di revisione dei casi online per una collaborazione ottimizzata

Gli strumenti di monitoraggio delle candidature più avanzati offrono funzionalità di valutazione online delle candidature direttamente all'interno della piattaforma. Niente più trasferimenti di file via e-mail o riunioni interminabili per decidere su ciascun candidato! I vari stakeholder (responsabili di programma, commissioni di ammissione, ecc.) possono annotare le candidature, assegnare punteggi e condividere il proprio feedback in modo semplice e trasparente.

Questa valutazione collaborativa accelera significativamente il processo decisionale di ammissione e favorisce l'allineamento tra i vari stakeholder. Tutti hanno una chiara comprensione delle aspettative e possono facilmente consultare il feedback dei colleghi. L'elaborazione delle candidature diventa più rapida ed efficiente, con grande soddisfazione dei team addetti alle ammissioni... e dei candidati che ricevono una risposta più rapida! È il caso, ad esempio, dell'Institut Mines-Télécom Business School, che utilizza Emundus per le ammissioni ai suoi Master. I direttori dei programmi esaminano le candidature selezionate online, inseriscono le loro valutazioni in base a criteri predefiniti e le discutono direttamente all'interno dello strumento per raggiungere un consenso. Tutte le fasi di convalida sono semplificate e senza l'utilizzo di supporti cartacei, dalla comunicazione con la commissione di ammissione alla notifica al candidato.

Confrontando le statistiche di ammissione, i programmi di aiuti finanziari e la cultura del campus attraverso strumenti di monitoraggio, i candidati possono fare scelte consapevoli e allineare le proprie aspirazioni con i punti di forza di ogni istituzione.

3- Per semplificare la comunicazione e la condivisione delle informazioni

Una piattaforma centralizzata facilita le interazioni tra team addetti alle ammissioni, candidati e partner, per un'elaborazione più rapida delle domande.

Comunicazione centralizzata con i candidati per un follow-up ottimale

La comunicazione con i candidati è un aspetto importante, ma dispendioso in termini di tempo, del processo di ammissione. Con un adeguato strumento di tracciamento, tutti gli scambi (email, telefonate, invio di moduli, ecc.) vengono centralizzati e allegati al fascicolo di ciascun candidato. Questo offre ai team addetti alle ammissioni una visione completa di tutte le interazioni e consente loro di fornire un follow-up personalizzato senza perdere alcuna informazione lungo il percorso.

Questa centralizzazione garantisce anche efficienza: niente più ricerche disperate dell'ultima email inviata o domande su chi ha già risposto a una richiesta. Tutte le informazioni sono facilmente accessibili all'interno dello strumento, evitando duplicati ed errori di comunicazione che potrebbero influire negativamente sull'esperienza del candidato. Prendiamo l'esempio di Sciences Po Paris , che utilizza Emundus per le sue procedure di ammissione. Quando un candidato contatta l'istituto con una domanda, il team può recuperare immediatamente il suo dossier e la cronologia degli scambi precedenti per fornire una risposta rapida e personalizzata. Anche se sono coinvolti più colleghi, tutti hanno la stessa visione a 360° per una comunicazione perfettamente coordinata.

Semplificare la condivisione delle applicazioni con le parti interessate

Oltre alla comunicazione con i candidati, gli strumenti di monitoraggio semplificano gli scambi tra i vari soggetti coinvolti nel processo di ammissione (responsabili dei programmi, giurie, servizi amministrativi, ecc.). Niente più documenti cartacei da far circolare o allegati di grandi dimensioni inviati via e-mail!

Con uno strumento come Emundus , la condivisione delle candidature è notevolmente semplificata. Gli utenti autorizzati possono accedere ai file dei candidati in pochi clic, senza il rischio di perdite o confusione tra le versioni. Tutte le informazioni sono centralizzate in un unico luogo, facilitando un processo di selezione collaborativo ed efficiente. Il processo decisionale è accelerato, con grande soddisfazione sia dei team di ammissione che dei candidati. Mines-Telecom, ad esempio, ha utilizzato Emundus per gestire le ammissioni dei suoi studenti in mobilità. In precedenza, CV e lettere di presentazione venivano inviati con cura via e-mail alle aziende partner. Ora, queste aziende possono accedere direttamente ai file all'interno dello strumento, rendendo il loro processo di selezione più reattivo e liberando preziose risorse interne.

4- Personalizzare l'esperienza del candidato per aumentarne l'attrattiva

Offrendo portali di candidatura personalizzati e un supporto adeguato, le scuole si distinguono e attraggono i candidati migliori.

Personalizzazione degli ambienti per soddisfare le esigenze specifiche di ogni scuola

Ogni istituto ha i propri processi e requisiti di ammissione specifici, ed è importante che lo strumento di monitoraggio sia sufficientemente flessibile da adattarsi a queste particolarità. Una piattaforma come Emundus offre ampie opzioni di personalizzazione, consentendo agli amministratori di ottimizzare i moduli di domanda, i flussi di lavoro di selezione, i modelli di comunicazione e altro ancora.

Questa personalizzazione accresce l'attrattiva dell'istituto offrendo ai candidati un'esperienza fluida e personalizzata in base ai requisiti specifici dei programmi scelti. Gli studenti si sentono valorizzati e guidati in modo efficace attraverso il processo di candidatura, il che rafforza l'immagine dell'istituto e massimizza le possibilità di attrarre i candidati migliori. Questo è esattamente ciò che Excelia , con l'obiettivo di modernizzare e semplificare le procedure di ammissione per i candidati internazionali. Con Emundus , l'istituto è stato in grado di creare un portale personalizzato che integra i moduli, i criteri di selezione specifici e persino il pagamento online delle tasse di iscrizione. Il risultato: un'esperienza più rapida e intuitiva per gli studenti internazionali e un rafforzamento della propria reputazione internazionale.

Integrazione di funzionalità di supporto e guida per assistere i candidati

Per molti candidati, candidarsi a un'università prestigiosa è un processo complesso e stressante. Per supportarli al meglio e rafforzare l'employer branding dell'università, è essenziale fornire loro quante più informazioni e consigli pratici possibili in ogni fase. Gli strumenti di monitoraggio più avanzati includono funzionalità di supporto e orientamento che rassicurano e coinvolgono i candidati.

Ad esempio, Emundus consente ai candidati di accedere a modelli di CV, esempi di lettere di presentazione accattivanti e simulazioni delle tasse universitarie che includono gli aiuti finanziari. Guidandoli passo dopo passo, l'istituto dimostra il suo impegno per il loro successo e massimizza le loro possibilità di successo, rafforzando così la propria attrattiva a lungo termine. ESSEC ha scelto questo approccio per l'ammissione ai corsi di laurea triennale. I candidati possono accedere direttamente a una consulenza personalizzata basata sul loro profilo, alle testimonianze degli studenti e persino a un chatbot che li guida attraverso il processo di candidatura all'interno dello strumento. Questo approccio di supporto proattivo attrae i migliori talenti, dimostrando loro la considerazione dell'istituto ancor prima del loro arrivo nel campus.

I tracker incoraggiano gli studenti a documentare i loro successi e le loro esperienze extracurriculari, consentendo loro di creare un profilo di candidatura completo che evidenzi i loro molteplici interessi.

5- Utilizzare i dati dell'applicazione per un'analisi approfondita

Le funzionalità di esportazione e reporting dello strumento consentono ai manager di comprendere meglio le tendenze e di adattare di conseguenza la propria strategia.

Esportazione completa dei dati per un'analisi dettagliata del profilo

Le candidature sono ricche di dati preziosi sui profili dei candidati, sui loro percorsi accademici, sulle esperienze extracurriculari, ecc. Un potente strumento di monitoraggio come Emundus consente di esportare tutte queste informazioni per un'analisi approfondita e una migliore comprensione delle tendenze emergenti.

Conclusione:

In un panorama dell'istruzione superiore sempre più complesso e competitivo, i processi di ammissione richiedono un approccio strategico per attrarre e selezionare i candidati migliori, gestendo al contempo in modo efficace il crescente volume di candidature. In questo contesto, un efficace strumento di monitoraggio delle candidature è essenziale. Offrendo alle istituzioni una visibilità completa sui profili, le esigenze e le aspirazioni dei candidati, questo strumento consente loro di prendere decisioni informate e tempestive. Contribuisce inoltre a migliorare l'esperienza dei candidati garantendo una comunicazione trasparente e un follow-up personalizzato. Investire in uno strumento di questo tipo non è solo un modo per distinguersi in un ambiente competitivo, ma anche per soddisfare le crescenti aspettative dei candidati e garantire una gestione efficiente dei processi di ammissione.