Offrire un'accoglienza personalizzata ai candidati durante gli esami di ammissione è una sfida importante per le scuole. Uno strumento di gestione delle candidature online consente di raccogliere informazioni precise sulle preferenze e i vincoli di ciascun partecipante, centralizzare i dati per una gestione semplificata e automatizzare le attività amministrative. Grazie a queste funzionalità, le scuole possono offrire un supporto personalizzato e garantire un'esperienza positiva ai candidati.

Riepilogo :

1. Raccogli informazioni precise tramite un modulo personalizzabile

2. Centralizzazione dei dati per una gestione semplificata

3. Automatizzare le attività amministrative

4. Offrire supporto personalizzato ai candidati

1- Raccogli informazioni precise tramite un modulo personalizzabile

Adattare i campi alle esigenze specifiche di ogni concorso

Il software di gestione delle candidature consente di creare moduli personalizzati per raccogliere le informazioni necessarie per organizzare vitto e alloggio per i candidati. Questo consente di personalizzare i campi in base ai requisiti specifici di ogni concorso e campus, garantendo che le esigenze della tua scuola siano soddisfatte con precisione.

Adattando i moduli di domanda, è possibile raccogliere informazioni essenziali come preferenze di alloggio, restrizioni dietetiche e limitazioni di viaggio. Questi dati consentiranno quindi di offrire un'accoglienza personalizzata e di anticipare al meglio le esigenze di ciascun candidato.

Prendiamo l'esempio di un esame di ammissione per una prestigiosa business school. Il modulo di domanda potrebbe includere campi specifici per indicare eventuali allergie alimentari, il tipo di alloggio preferito (camera singola, camera doppia, ecc.) e il mezzo di trasporto previsto per raggiungere il campus. Raccogliendo queste informazioni in anticipo, la scuola può personalizzare i propri servizi e garantire che ogni candidato benefici di condizioni ottimali durante gli esami orali.

Incorporare preferenze e vincoli individuali

Il modulo di domanda personalizzabile consente di integrare le preferenze e i vincoli individuali dei candidati. Ad esempio, è possibile includere campi per allergie alimentari, diete specifiche o esigenze legate a disabilità.

Raccogliendo queste informazioni in anticipo, potrete tenere conto delle esigenze specifiche di ciascun candidato e personalizzare di conseguenza i servizi di alloggio e ristorazione. Questo vi consentirà di offrire un'accoglienza davvero personalizzata e di garantire il benessere di tutti i partecipanti durante le prove orali.

Consideriamo il caso di un candidato con disabilità fisica. Utilizzando il modulo di domanda, il candidato può indicare le sue specifiche esigenze di accessibilità per l'alloggio e le aule d'esame. La scuola può quindi fornire un'aula adattata e garantire che i locali siano attrezzati per accogliere il candidato nelle migliori condizioni possibili. Questa attenzione alle esigenze individuali dimostra l'impegno dell'istituto per l'inclusione e le pari opportunità.

Sapevi che il 92% dei candidati apprezza la possibilità di personalizzare l'alloggio e i pasti durante le prove orali del concorso?

2- Centralizzare i dati per una gestione semplificata

Accedi ai dati in tempo reale

Uno strumento di gestione delle candidature online consente di centralizzare tutti i dati relativi alle richieste di alloggio e pasti dei candidati. Questo consente di accedere in tempo reale a informazioni chiave, come il numero di posti prenotati, le opzioni scelte da ciascun candidato ed eventuali richieste specifiche.

Questa centralizzazione dei dati semplifica notevolmente il lavoro dei team addetti all'accoglienza dei candidati. Possono accedere alle informazioni di cui hanno bisogno in qualsiasi momento, senza dover gestire file o supporti diversi. Ciò consente una gestione più fluida ed efficiente delle attività di alloggio e ristorazione.

Prendiamo l'esempio di una facoltà di ingegneria che organizza esami di ammissione su più giorni. Grazie alla piattaforma di gestione delle applicazioni, il team della reception può monitorare in tempo reale i tassi di occupazione degli alloggi e adattare l'assegnazione delle camere in base agli arrivi e alle partenze. Può anche anticipare le esigenze di ristorazione avendo una visione chiara del numero di pasti richiesti per ciascun servizio. Questa gestione centralizzata e dinamica consente un rapido adattamento a eventi imprevisti e ottimizza le risorse.

Genera report e statistiche

Grazie ai dati raccolti tramite il modulo di domanda e centralizzati sulla piattaforma, è possibile generare facilmente report e statistiche sull'occupazione degli alloggi, sul consumo dei pasti e sulla soddisfazione dei candidati.

Queste preziose informazioni consentono di analizzare attentamente lo svolgimento dell'esame orale e di individuare aree di miglioramento nelle sessioni future. Ad esempio, è possibile modificare il numero di posti offerti in base alle tendenze osservate o adattare i menu in base alle preferenze dei candidati.

Immaginate una business school che voglia ottimizzare le sue opzioni di alloggio per i prossimi esami orali. Analizzando i dati degli anni precedenti, scopre che la domanda di camere singole è significativamente più alta rispetto a quella di camere condivise. Sulla base di questa osservazione, la scuola può decidere di rivedere la sua allocazione degli alloggi e offrire più camere singole. Questo approccio basato sui dati le consente di adattare meglio la sua offerta alle aspettative dei candidati e di migliorare la loro esperienza complessiva.

Per un monitoraggio ottimale dell'inserimento dei candidati, ecco alcuni indicatori chiave da tenere traccia:

3- Automatizzare le attività amministrative

Configurare le regole di gestione

Il software di gestione delle candidature consente di configurare regole specifiche per l'alloggio e i pasti dei candidati. Ad esempio, è possibile definire orari limite per l'accesso ai servizi di catering, scadenze per la prenotazione delle camere e politiche di cancellazione.

Integrando queste regole direttamente nel modulo di candidatura, garantisci che i candidati ne siano a conoscenza fin dal momento della registrazione. Questo ti consente di definire i requisiti in anticipo ed evitare situazioni complesse in seguito. Rappresenta un notevole risparmio di tempo ed efficienza per i tuoi team.

Si consideri una scuola che desidera stabilire una scadenza per la prenotazione degli alloggi per organizzare al meglio l'accoglienza dei candidati. Inserendo questa regola nel modulo di domanda, la scuola garantisce che i partecipanti siano consapevoli di questo vincolo e possano effettuare le prenotazioni in tempo. Questo evita richieste dell'ultimo minuto e consente al personale addetto alla reception di pianificare con calma l'assegnazione delle camere e i servizi correlati.

Invia notifiche personalizzate

L'automazione delle attività amministrative prevede anche l'invio di notifiche personalizzate ai candidati. Con uno strumento di gestione online, è possibile impostare email di conferma per le prenotazioni di alloggi e pasti, promemoria prima della data dell'esame orale e messaggi di ringraziamento dopo l'evento.

Queste comunicazioni automatizzate, personalizzate in base al profilo di ciascun candidato, consentono di fornire loro tutte le informazioni pratiche di cui hanno bisogno, senza gravare i team con attività che richiedono molto tempo. Ciò migliora l'esperienza dei candidati e ottimizza il carico di lavoro dei dipendenti.

Immagina una scuola che desidera inviare un'e-mail di conferma personalizzata a ciascun candidato che ha prenotato un alloggio. Utilizzando lo strumento di gestione delle candidature, è possibile configurare un modello di e-mail che includa informazioni specifiche per ciascun partecipante (date di soggiorno, tipologia di camera, servizi inclusi, ecc.). Queste e-mail vengono quindi inviate automaticamente, senza alcun intervento manuale da parte del team. I candidati dispongono così di tutte le informazioni necessarie per prepararsi al loro arrivo in tutta tranquillità, mentre il personale può concentrarsi su attività di maggiore valore.

Per automatizzare in modo efficace le attività amministrative relative all'inserimento dei candidati, ecco alcune azioni da implementare:

1. Definire regole di gestione chiare e integrarle nel modulo di domanda

2. Imposta modelli di posta elettronica per le diverse notifiche da inviare ai candidati

3. Imposta trigger automatici per l'invio di e-mail (conferme di prenotazione, promemoria, ecc.)

4. Generare automaticamente i documenti necessari per accogliere i candidati (badge, itinerari, ecc.)

5. Imposta avvisi per richieste specifiche o situazioni che richiedono un intervento manuale

Semplifica il processo di pagamento online

Offrire il pagamento online per vitto e alloggio offre numerosi vantaggi sia ai candidati che alle scuole. I partecipanti possono pagare le loro prenotazioni in modo semplice e sicuro, al proprio ritmo. Da parte vostra, non dovrete più gestire assegni o contanti il ​​giorno stesso e potrete monitorare facilmente i pagamenti.

Integrando una soluzione di pagamento nel tuo strumento di gestione delle candidature, semplifichi il processo ed eviti fatture non pagate o errori. Questo garantisce tranquillità a tutti ed elimina potenziali ostacoli nell'organizzazione dei colloqui.

Prendiamo l'esempio di una scuola che offre diverse opzioni di alloggio e ristorazione a pagamento durante gli esami di ammissione. Permettendo ai candidati di pagare direttamente online tramite la piattaforma di candidatura, il processo viene notevolmente semplificato. Niente più gestione di assegni o bonifici bancari manuali; tutto è centralizzato e automatizzato. I candidati possono pagare in pochi clic, nel momento più comodo per loro. La scuola, da parte sua, può monitorare facilmente i pagamenti e i tassi di conversione delle prenotazioni.

"Il pagamento online ci fa risparmiare tempo prezioso nella gestione delle iscrizioni agli esami orali e ci consente di concentrarci su ciò che conta di più: accogliere i candidati nelle migliori condizioni possibili." - Responsabile delle ammissioni presso una delle migliori business school

4- Offrire supporto personalizzato ai candidati

Anticipare esigenze specifiche

Utilizzando i dati raccolti tramite il modulo di candidatura, è possibile anticipare le esigenze specifiche di ciascun partecipante e rispondere in modo personalizzato. Ad esempio, se un candidato vi informa di un'allergia alimentare, potete preparare un menù adatto e informarlo in anticipo.

Questa attenzione alle esigenze individuali dimostra il vostro impegno nel fornire la migliore esperienza possibile ai vostri candidati. Anticipando le loro richieste e fornendo soluzioni concrete, consentite loro di affrontare le prove orali in condizioni ottimali.

Immagina un candidato che indica nel modulo di domanda di seguire una dieta vegetariana. Con questa informazione, puoi preparare opzioni adatte per ogni pasto e informare il candidato in anticipo. Questo gli eviterà di doversi preoccupare della propria dieta durante gli esami orali e gli dimostrerà che il suo benessere è una priorità per la tua scuola. È un gesto semplice, ma che può fare davvero la differenza nell'esperienza del candidato.

Organizzare viaggi individuali

Il software di gestione dei candidati consente inoltre di organizzare i viaggi individuali dei partecipanti, dall'arrivo alla partenza. Raccogliendo informazioni sui mezzi di trasporto e sugli orari, è possibile fornire un supporto personalizzato.

Ciò può comportare l'organizzazione di servizi navetta da stazioni ferroviarie o aeroporti, l'organizzazione di car pooling tra candidati o la prenotazione di taxi. Rendendo gli spostamenti più facili per tutti, contribuisci a ridurre lo stress e a offrire loro un'esperienza positiva.

Prendiamo l'esempio di una scuola che accoglie candidati da tutta la Francia per i suoi esami orali. Offrendo un servizio navetta dalla stazione ferroviaria, semplifica notevolmente il loro arrivo al campus. I candidati non devono più preoccuparsi di trovare un mezzo di trasporto o di orientarsi in una città sconosciuta. Vengono accolti non appena scesi dal treno e accompagnati al loro alloggio. Si tratta di un servizio molto apprezzato che dimostra l'impegno della scuola per il comfort dei suoi partecipanti.

Per offrire ai candidati un supporto personalizzato e memorabile, ecco alcune idee da mettere in pratica:

Conclusione:

Adattando i moduli di domanda, centralizzando i dati, automatizzando le attività amministrative e offrendo supporto personalizzato, le scuole possono garantire un'esperienza memorabile ai candidati, rafforzando così la propria attrattività e reputazione. Investendo in efficaci strumenti di gestione delle candidature, le istituzioni si distinguono in un ambiente competitivo e soddisfano le aspettative sempre crescenti dei candidati.