Gestire le giurie dei concorsi può rapidamente trasformarsi in un vero grattacapo per le scuole. Come possono garantire di avere i valutatori giusti al momento giusto, offrendo loro al contempo le migliori condizioni di lavoro? Una piattaforma digitale come Emundus offre soluzioni concrete a queste sfide centralizzando le informazioni, automatizzando le attività più dispendiose in termini di tempo e personalizzando l'esperienza della giuria. Scopri in questo articolo 5 consigli per ottimizzare la gestione della giuria utilizzando strumenti digitali.

Riepilogo :

1. Centralizzare le informazioni dei giurati in un unico spazio

2. Consentire ai giurati di gestire la propria disponibilità

3. Per semplificare la comunicazione con i giurati

4. Personalizzare la gestione logistica in base alle esigenze specifiche delle competizioni

5. Ottimizzare il lavoro dei giurati il ​​giorno dell'evento

1- Centralizzare le informazioni dei giurati in un unico spazio

Creare profili di giurati con le loro specializzazioni ed esperienze

Emundus consente di creare profili completi dei giurati, inclusi i loro ambiti di competenza e il loro background professionale. Queste informazioni facilitano la creazione di giurie pertinenti ed equilibrate, garantendo che ogni candidato venga valutato da esperti nel proprio settore.

Centralizzando questi dati su un'unica piattaforma, gli organizzatori del concorso possono identificare rapidamente i giurati più adatti a ogni situazione, garantendo una valutazione di alta qualità e un'esperienza positiva per i candidati.

Prendiamo l'esempio di una business school di alto livello che organizza un esame di ammissione. Grazie ai profili dettagliati dei giudici su Emundus, il responsabile delle ammissioni può facilmente selezionare professionisti esperti in marketing, finanza e imprenditoria per valutare efficacemente i candidati.

Concedere ai giurati l'accesso solo ai concorsi che li riguardano

Per mantenere la riservatezza e ottimizzare l'organizzazione, è fondamentale garantire ai giurati un accesso specifico ai concorsi a cui partecipano. Grazie a Emundus , ogni giurato ha uno spazio personale in cui può trovare solo le informazioni che lo riguardano.

Questo approccio sicuro evita qualsiasi confusione e consente ai giurati di concentrarsi sulla loro missione di valutazione. In pochi clic, possono accedere ai file dei candidati, alle istruzioni e ai documenti pertinenti senza essere sommersi da dati superflui.

Immaginate una facoltà di ingegneria che gestisce contemporaneamente diversi esami di ammissione (ammissione post-laurea, ammissione parallela, ecc.). Impostando un accesso specifico su Emundus, ogni giurato accede al proprio account e accede direttamente alle informazioni relative all'esame/agli esami a cui è coinvolto. Questo semplifica la loro partecipazione.

Sapevi che la piattaforma Emundus rappresenta un significativo miglioramento rispetto alle decine di file Excel solitamente utilizzati per gestire le giurie dei concorsi? Una vera rivoluzione!

2- Consentire ai giurati di gestire la propria disponibilità

Concedi l'accesso permanente al profilo per aggiornare le informazioni logistiche

Emundus offre ai giurati accesso illimitato ai propri profili, consentendo loro di aggiornare in qualsiasi momento le proprie informazioni personali e le esigenze logistiche (alloggio, trasporto, esigenze alimentari specifiche, ecc.). Questa flessibilità è una risorsa preziosa per adattarsi a circostanze impreviste e garantire un'organizzazione impeccabile.

Permettendo ai giurati di gestire questi aspetti pratici, gli organizzatori del concorso possono concentrarsi su compiti di maggior valore. Risparmiano tempo prezioso e hanno la certezza di avere sempre informazioni aggiornate per pianificare al meglio l'esperienza dei giurati.

Prendiamo il caso di un giurato che, pochi giorni prima della gara, si rende conto di seguire una dieta senza glutine. Grazie al suo accesso permanente a Emundus, può aggiornare immediatamente questa informazione nel suo profilo. La scuola potrà quindi offrirgli pasti adeguati il ​​giorno della gara, per il suo maggiore comfort.

Offri un modulo personalizzato per ogni selezione di data

Quando un giurato seleziona una data di partecipazione su Emundus, viene automaticamente invitato a compilare un modulo in cui specifica le proprie esigenze. Questo modulo è personalizzato in base alle specificità di ogni concorso e campus, raccogliendo così tutti i dati necessari per un'organizzazione personalizzata.

In pochi minuti, il giurato può indicare le sue preferenze di alloggio, gli orari di arrivo e partenza, eventuali allergie, ecc. Queste informazioni vengono immediatamente centralizzate nella piattaforma, consentendo ai responsabili di anticipare e pianificare nelle migliori condizioni.

Illustriamolo con l'esempio di un'università con più campus. Quando un membro della giuria seleziona una data su Emundus, il modulo che appare viene automaticamente personalizzato con le opzioni di alloggio e trasporto specifiche per il campus in questione. Estremamente comodo sia per il membro della giuria che per l'organizzatore!

Per ottimizzare la gestione della disponibilità dei giurati, ecco alcune buone pratiche da adottare:

1. Contattate regolarmente i giurati che non hanno ancora indicato la loro disponibilità

2. Sfrutta i dashboard di Emundus per visualizzare i tassi di risposta e anticipare le lacune

3. Consentire ai giurati di modificare autonomamente le date in caso di circostanze impreviste

3- Migliorare la comunicazione con i giurati

Conferma le date scelte e invitali ad aggiungerle al loro calendario personale

Come sottolinea Emundus, "a ogni convalida, i giurati ricevono e-mail che riepilogano le scelte appena effettuate, nonché un invito ad aggiungere le date selezionate al loro calendario". Questa comunicazione automatizzata evita sviste o incomprensioni.

In pochi secondi, il giurato è rassicurato sulla propria iscrizione e può prenotare gli orari desiderati nel proprio programma. Questo consente un notevole risparmio di tempo sia ai giurati che agli organizzatori, che non devono più contattare ogni singolo partecipante.

Prendiamo l'esempio di un giurato impegnato che tende a dimenticare i propri impegni. Ricevendo sistematicamente un'e-mail di conferma dopo ogni data scelta su Emundus, con un file .ics da aggiungere al calendario, può organizzarsi con tranquillità. La sua presenza in sede è quindi garantita!

Facilita la comunicazione con modelli di email pre-scritti nella piattaforma

Per migliorare l'efficienza, Emundus offre una libreria di modelli di email personalizzati per ogni fase della gestione della giuria. Inviti, promemoria, istruzioni, note di ringraziamento... gli amministratori possono personalizzare questi modelli in pochi clic e inviarli direttamente dalla piattaforma.

Niente più lunghi e sparsi scambi di email! Tutte le comunicazioni sono centralizzate e accessibili in qualsiasi momento. I giurati apprezzano questo approccio professionale e reattivo, che favorisce un rapporto di fiducia.

Immagina una scuola che deve inviare inviti a un centinaio di membri della giuria. Invece di scrivere e inviare ogni email singolarmente, l'amministratore utilizza il modello "Invito" su Emundus. Personalizza alcuni elementi (data, orari, sede, ecc.) e invia tutto con un solo clic. Un prezioso risparmio di tempo!

Per una comunicazione ottimale con i giurati:

4- Personalizzare la gestione logistica in base alle esigenze specifiche delle competizioni

Offri diverse tipologie di alloggio e monitora la loro disponibilità in tempo reale

Ogni concorso ha i suoi vincoli, in particolare per quanto riguarda l'alloggio dei giurati. Con Emundus è possibile offrire diverse opzioni (hotel, residenza universitaria, camera in una casa privata, ecc.) e monitorarne la disponibilità in tempo reale.

La giuria può quindi selezionare la soluzione più adatta alle proprie esigenze, in base a criteri quali posizione, comfort o budget. Da parte loro, i gestori tengono d'occhio le prenotazioni e possono modificare la capacità se necessario.

Prendiamo l'esempio di una scuola con alloggi nel campus e convenzioni con hotel nelle vicinanze. Su Emundus, i membri della giuria hanno accesso a queste diverse opzioni e scelgono in base alle proprie preferenze. La scuola monitora le prenotazioni e può rilasciare camere aggiuntive se necessario.

Adattare le modalità di accoglienza dei giurati a ogni competizione e sede

Oltre all'alloggio, l'accoglienza dei giurati deve essere pianificata nei minimi dettagli: badge, ristorazione, trasporti, ecc. Emundus consente di adattare con precisione tutti questi aspetti alle esigenze specifiche di ogni concorso e campus.

Questa granularità consente ai manager di offrire un'esperienza personalizzata a ciascun giurato, tenendo conto delle limitazioni locali. Questa attenzione al loro benessere è un fattore chiave per promuoverne il coinvolgimento e la motivazione.

Illustriamolo con l'esempio di una scuola che organizza una competizione in due campus distanti 50 km. Ai giudici assegnati al campus A viene offerto un servizio navetta dalla stazione ferroviaria, mentre quelli del campus B beneficiano di un parcheggio gratuito. Queste impostazioni sono facilmente configurabili in Emundus per una gestione personalizzata.

Ecco alcuni suggerimenti per personalizzare l'accoglienza che riceveranno i vostri giurati:

• Fornire loro una guida pratica che riassuma tutte le informazioni utili (mappa di accesso, contatti, programma, ecc.)

• Preparate un kit di benvenuto con qualche dolcetto nei colori della scuola

• Designare una persona di contatto che sarà il loro punto di contatto principale durante tutta la competizione

5- Ottimizzare il lavoro dei giurati il ​​giorno dell'evento

Crea badge con nome, foto e codice QR per una rapida identificazione dei giurati

Il giorno della gara, ogni minuto conta. Per facilitare l'identificazione della giuria e semplificare il loro accesso alle diverse aree, Emundus offre la possibilità di stampare badge personalizzati. Con nome, foto e un codice QR univoco, questi badge consentono una verifica rapida ed efficiente.

Niente più code interminabili e controlli noiosi! I giurati possono dedicarsi completamente alla loro missione, in condizioni ottimali. E, se necessario, tutte le informazioni necessarie sono accessibili all'istante.

Prendiamo l'esempio di un giurato che arriva al campus la mattina della competizione. Grazie al suo badge, rilasciato tramite Emundus, viene immediatamente identificato e indirizzato all'edificio corretto. All'ingresso dell'aula deliberativa, il suo codice QR viene scansionato per confermare la sua presenza. Un modo rapido e senza stress per iniziare al meglio!

Fornire l'accesso a informazioni e documenti chiave su un'app mobile

Per semplificare ulteriormente il lavoro dei giurati, Emundus ha sviluppato un'applicazione mobile dedicata. Grazie a essa, i valutatori possono trovare tutto ciò di cui hanno bisogno sui propri smartphone: calendari, elenchi dei candidati, griglie di valutazione, documenti di riferimento e altro ancora.

Niente più destreggiarsi tra dispositivi diversi o rincorrere informazioni! Tutto è a portata di mano, per un utilizzo intuitivo. I giurati acquisiscono autonomia e tranquillità, il che contribuisce alla qualità della loro performance.

Immagina un giurato nel bel mezzo di un colloquio con un candidato. Con un semplice tocco sul suo smartphone, può accedere alla griglia di valutazione e compilarla in tempo reale, senza interrompere la conversazione. A fine giornata, può controllare il suo programma per il giorno successivo e scaricare i documenti da rivedere la sera in hotel. L'app Emundus gli semplifica davvero la vita!

Per massimizzare l'efficacia dei giurati nel grande giorno:

1. Inviare loro in anticipo un briefing completo (istruzioni, criteri di valutazione, ecc.)

2. Pianifica una sessione introduttiva per presentare gli strumenti e rispondere alle loro domande

3. Fornire loro un team di supporto reattivo per gestire eventi imprevisti

4. Offrite loro spazi in cui rilassarsi e socializzare per aiutarli a rilassarsi

"Grazie a Emundus, i nostri insegnanti si divertono molto a svolgere il loro ruolo di giuria. Hanno tutti gli strumenti necessari per lavorare in modo efficiente, in condizioni ottimali. È una vera comodità per loro... e per noi!" - Pierre, Responsabile degli Esami di Ammissione presso una Facoltà di Ingegneria

Ecco alcuni esempi di scuole che già utilizzano Emundus per ottimizzare la gestione dei loro esami di ammissione:

In sintesi, la digitalizzazione offre numerose soluzioni per semplificare e ottimizzare la gestione delle commissioni d'esame. Centralizzando le informazioni, responsabilizzando i membri delle commissioni e automatizzando le attività che richiedono molto tempo, una piattaforma come Emundus consente maggiore efficienza e tranquillità. Le scuole possono quindi concentrarsi su ciò che conta di più: offrire la migliore esperienza possibile ai membri delle commissioni e garantire valutazioni di alta qualità. Un approccio win-win che promuove l'eccellenza nelle ammissioni.