Attrarre i migliori talenti è un imperativo strategico per le scuole che desiderano distinguersi in un ambiente competitivo. Ottimizzando il processo di reclutamento e sfruttando soluzioni software innovative per la gestione del recruiting, possono costruire un employer branding forte e attraente. Questi strumenti non solo migliorano l'efficienza operativa, ma creano anche un'esperienza per i candidati fluida e coinvolgente. Ecco alcune best practice per rafforzare il tuo employer branding attraverso una gestione ottimizzata delle candidature.

Riepilogo

1. Crea un portale candidato personalizzato e interattivo per distinguerti

2. Mantenere un rapporto personalizzato con i potenziali talenti

3. Mobilitare studenti ed ex studenti come ambasciatori

4. Offrire eventi di reclutamento originali per rivelare il potenziale

1- Crea un portale candidato personalizzato e interattivo per distinguerti

Moduli di domanda online intuitivi

Per attrarre gli studenti migliori, è essenziale offrire loro un processo di candidatura fluido e personalizzato. Ciò implica l'implementazione di moduli di candidatura online intuitivi che si adattino al profilo del candidato e al programma desiderato. Raccogliendo solo le informazioni chiave, come diplomi, voti ed esperienza, il processo risulta semplificato per il candidato.

Questi moduli contestualizzati guidano gli studenti passo dopo passo nella compilazione della domanda. Assistenza nell'inserimento dei dati, controlli di coerenza e istruzioni chiare in ogni fase rassicurano i candidati e riducono al minimo errori o omissioni. L'obiettivo è digitalizzare completamente il processo per eliminare la necessità di complesse domande cartacee.

Prendiamo l'esempio di uno studente che desidera iscriversi a un Master in Management. Il modulo online gli chiederà di fornire la laurea triennale, le trascrizioni di tutti e tre gli anni e qualsiasi tirocinio o esperienza di studio-lavoro. I menu a tendina e i campi precompilati velocizzano l'inserimento dei dati. In caso di incongruenze, verrà visualizzato un messaggio di avviso per aiutarlo a correggerle. Potrà facilmente allegare i documenti giustificativi richiesti in formato digitale.

Monitoraggio in tempo reale dell'avanzamento delle domande

Oltre a semplificare il processo di candidatura, è fondamentale tenere gli studenti informati in tempo reale sullo stato di avanzamento della loro candidatura. L'implementazione di notifiche automatiche in ogni fase chiave, come la ricezione della domanda, la conferma di idoneità o i colloqui di selezione, rassicura i candidati e rafforza il loro impegno.

Un portale personalizzato per i candidati consente agli studenti di verificare in qualsiasi momento lo stato della propria candidatura, le scadenze imminenti e i documenti richiesti o ulteriori informazioni. Questo follow-up proattivo migliora la candidatura dello studente e rafforza la qualità percepita dell'istituto. L'esperienza del candidato diventa un fattore di differenziazione in un contesto di intensa competizione tra i programmi.

Ad esempio, Sciences Po Paris ha implementato e configurato una piattaforma di ammissione per le sue Summer School. I candidati vengono informati in tempo reale sulla completezza della loro candidatura, su eventuali documenti mancanti e sulle scadenze. Notifiche via e-mail e SMS ricordano loro i passaggi successivi. Possono interagire direttamente con il team tramite un sistema di messaggistica integrato per porre domande.

Per semplificare il processo di candidatura degli studenti, ecco alcune buone pratiche da implementare:

1. Invia una candidatura 100% online, su tutti i dispositivi (cellulare, tablet, PC)

2. Precompilare i campi con dati già noti per semplificare l'inserimento dei dati

3. Visualizza una barra di avanzamento e salva le informazioni a ogni passaggio

4. Integra un chatbot per rispondere alle domande frequenti 24 ore su 24, 7 giorni su 7

5. Fornire visibilità in tempo reale sullo stato dell'applicazione

6. Informare il candidato tramite e-mail e/o SMS di ogni fase del processo di candidatura

7. Digitalizzare i documenti di supporto utilizzando formati, dimensioni e qualità predefiniti

8. Consentire che il file venga modificato o integrato finché non sia trascorso il termine

2. Automatizzare le attività amministrative per aumentare l'efficienza

Pubblicazione multicanale delle offerte formative

Il software di reclutamento consente di centralizzare la creazione e la distribuzione delle offerte formative su diversi canali: il sito web dell'istituto, bacheche di lavoro specializzate, social network... I modelli di annunci preconfigurati per tipologia di corso accelerano la pubblicazione e garantiscono la coerenza dei messaggi.

Questa distribuzione automatizzata e multicanale aumenta significativamente la visibilità del programma e attrae un numero maggiore di candidati che soddisfano i prerequisiti. L'istituto copre così un ampio spettro di studenti qualificati, sia in Francia che a livello internazionale, e ottimizza i suoi sforzi di reclutamento.

Mines-Telecom, ad esempio, ha implementato e configurato una piattaforma di gestione delle candidature per attrarre apprendisti. Grazie a campagne di pubblicazione pre-programmate su una selezione di bacheche di lavoro e social network pertinenti, l'istituto acquisisce visibilità tra i profili target. Le offerte di lavoro vengono automaticamente rimosse una volta scaduto il termine.

Ordinamento automatico delle domande secondo criteri predefiniti

Di fronte a un'ondata di candidature, a volte diverse centinaia per determinati programmi, la selezione manuale diventa rapidamente dispendiosa in termini di tempo e soggetta a errori per i team addetti alle ammissioni. I software di reclutamento consentono di definire criteri di preselezione (laurea, media dei voti, competenze chiave, ecc.) per filtrare automaticamente i profili e identificare i candidati più idonei.

Questo sistema di punteggio automatizzato consente ai team di risparmiare tempo prezioso eliminando le candidature non idonee non appena vengono inviate. Questo consente loro di concentrarsi sulla valutazione approfondita dei candidati qualificati. Questa fase di preselezione oggettiva riduce anche il rischio di trascurare candidati promettenti, persi nell'enorme volume di candidature.

Consideriamo il caso di una prestigiosa business school che riceve oltre 500 candidature per il suo Master in Management. Utilizzando criteri di punteggio predefiniti nell'Applicant Tracking System (ATS) (livello di istruzione, media dei voti, punteggio del test di inglese, attività extracurriculari, ecc.), il software assegna un punteggio a ciascuna candidatura. Solo i candidati che raggiungono la soglia definita vengono selezionati per un'ulteriore valutazione.

Ecco una panoramica delle funzionalità utili per ottimizzare la selezione delle applicazioni:

3- Collaborare efficacemente per accelerare l'elaborazione delle domande

L'elaborazione di una domanda spesso coinvolge diverse parti interessate: tutor accademici, commissioni di ammissione, servizi amministrativi, ecc. Il software centralizza tutti i dati e i documenti della domanda, accessibili in qualsiasi momento dal personale autorizzato. Niente più file Excel o documenti cartacei persi!

Grazie a questo accesso unificato e sicuro, tutti possono visualizzare le informazioni, completare le proprie valutazioni e condividere i propri commenti, il tutto in assoluta riservatezza. La visione a 360° del percorso del candidato facilita la comunicazione tra le parti interessate e accelera il processo decisionale collaborativo. Non sono più necessarie lunghe riunioni per decidere su un caso.

Excelia, ad esempio, ha implementato e configurato una piattaforma per la gestione delle candidature internazionali. I team amministrativi, i responsabili dei programmi e le commissioni di selezione hanno accesso a uno spazio condiviso e sicuro. Possono rivedere i documenti, aggiungere commenti, assegnare punteggi e comunicare tramite un sistema di messaggistica dedicato. Ciò consente un processo di ammissione più rapido e snello.

Flussi di lavoro collaborativi e notifiche di gruppo

Oltre a centralizzare i dati, il software di recruiting consente di definire flussi di lavoro personalizzati in base alle esigenze specifiche delle ammissioni universitarie e post-laurea. Ogni fase, dalla ricezione della domanda alla decisione finale di ammissione, è orchestrata per semplificare la collaborazione tra le parti interessate.

Le notifiche avvisano ogni persona interessata quando le viene assegnato un compito, insieme a un livello di priorità e una scadenza. Questo monitoraggio unificato delle candidature previene sviste o colli di bottiglia e consente ai team di rispettare le scadenze di elaborazione. Grazie a una visione completa delle ammissioni in corso, i manager possono identificare potenziali colli di bottiglia e riallocare le risorse secondo necessità.

Immagina un'università che gestisce centinaia di candidature contemporaneamente. Grazie ai flussi di lavoro configurati nell'Applicant Tracking System (ATS), non appena una candidatura viene presentata, viene creato un task e assegnato all'ufficio ammissioni per una prima valutazione di idoneità entro 48 ore. Una volta convalidata, la candidatura viene automaticamente inoltrata ai tutor accademici competenti per la valutazione. Ogni tutor riceve una notifica di promemoria se non ha completato il task nei tempi previsti. Il candidato viene tenuto informato in ogni fase.

Per rafforzare la collaborazione in materia di ammissioni, uno strumento di gestione delle domande deve includere funzionalità quali:

• Spazi personalizzati per ogni profilo utente (amministrazione, docenza, giuria, ecc.)

• Una visione unificata dei progressi complessivi e dei progressi per candidato

• Accesso sicuro ai dati, con diritti personalizzabili

• Un sistema di messaggistica integrato per lo scambio di informazioni sui file

• Notifiche personalizzabili per avvisarti delle attività che devono essere affrontate

• Un potente motore di ricerca per trovare facilmente un candidato

• Indicatori visivi dei tempi di elaborazione in ogni fase

4- Misurare le performance dei processi di ammissione per migliorarli continuamente

Per gestire efficacemente la propria strategia di ammissione, un istituto deve essere in grado di misurare con precisione l'efficacia delle proprie azioni. Il software fornisce dashboard affidabili e aggiornate in tempo reale e indicatori chiave per monitorare l'avanzamento delle domande in ogni fase del processo.

Tempi di elaborazione delle candidature, tassi di conversione per canale di reclutamento, costo per ammissione... Queste statistiche dettagliate aiutano a identificare le aree di miglioramento e a concentrare gli sforzi dove l'impatto sarà maggiore. Valutare il ritorno sull'investimento delle azioni intraprese diventa più semplice, consentendo un migliore processo decisionale.

Prendiamo l'esempio di una business school che lancia una campagna mirata sui social media per promuovere un nuovo corso di laurea magistrale agli studenti internazionali. Grazie alla dashboard integrata nell'Applicant Tracking System (ATS), può monitorare settimanalmente il numero di candidature generate da questa campagna, il costo per lead, il tasso di conversione in ammissioni e così via. Se le prestazioni non sono sufficienti, può reagire e adattare rapidamente il proprio approccio.

Sondaggi tra i candidati per valutare la loro esperienza

Il modo migliore per migliorare l'esperienza dei candidati resta chiedere l'opinione delle persone più interessate! Un software consente di automatizzare l'invio di questionari di soddisfazione agli studenti ammessi, ma anche a quelli la cui domanda è stata respinta.

Raccogliere e analizzare questo feedback è prezioso per adattare le pratiche alle aspettative specifiche del pubblico di riferimento. È anche un modo per dimostrare agli studenti che le loro voci contano e per coinvolgerli in un processo di miglioramento continuo. Questa è una risorsa preziosa per costruire l'immagine di un'istituzione che ascolta e guarda al futuro.

Immaginate una facoltà di ingegneria con un processo di candidatura lungo e complesso. Intervistando sistematicamente i candidati dopo l'ammissione, la facoltà si rende conto che molti hanno quasi rinunciato lungo il percorso, frustrati dai numerosi passaggi. Suggeriscono di semplificare il processo di candidatura e di garantire maggiore trasparenza sulle scadenze. Questi sono modi concreti per rivedere il processo ed evitare di perdere candidati promettenti!

Ecco una panoramica dei dati chiave da monitorare per misurare le prestazioni delle tue ammissioni:

Combinando un approccio analitico e un feedback qualitativo, le istituzioni possono ottenere una visione a 360° delle proprie performance di reclutamento e concentrare i propri sforzi sulle azioni più efficaci.

Conclusione:

Un software di gestione dei candidati come Emundus sta diventando una risorsa preziosa per gli istituti di istruzione superiore, consentendo loro di ottimizzare l'attrazione, la selezione e la conversione degli studenti. Automatizzando le attività più dispendiose in termini di tempo, semplificando la collaborazione tra team e offrendo un'esperienza personalizzata ai candidati, facilita un reclutamento più efficiente e di qualità superiore. Questo rappresenta un vantaggio prezioso in un momento in cui la concorrenza tra i programmi si sta intensificando e le aspettative degli studenti si stanno evolvendo verso una digitalizzazione e una reattività sempre maggiori.