Atrair os melhores talentos é uma questão estratégica para as escolas que desejam se diferenciar em um ambiente competitivo. Ao otimizar o seu processo de recrutamento e utilizar soluções inovadoras de software de gestão de recrutamento, podem construir uma marca empregadora forte e atraente. Essas ferramentas não apenas melhoram a eficiência operacional, mas também criam uma experiência tranquila e envolvente para o candidato. Aqui estão as melhores práticas para fortalecer sua marca empregadora por meio do gerenciamento otimizado de aplicativos.

Resumo

1. Crie um portal de candidatos personalizado e interativo para se destacar

2. Manter um relacionamento personalizado com potenciais talentos

3. Mobilize seus alunos e ex-alunos como embaixadores

4. Ofereça eventos de recrutamento originais para revelar potencial

1- Crie um portal de candidatos personalizado e interativo para se destacar

Formulários de inscrição on-line intuitivos

Para atrair os melhores alunos, é essencial oferecer-lhes um processo de candidatura tranquilo e personalizado. Isto envolve a criação de formulários de inscrição on-line intuitivos, que se adaptam ao perfil e ao curso pretendido. Ao coletar apenas informações importantes, como diplomas, notas e experiência, simplificamos o processo para o candidato.

Esses formulários contextualizados ajudam a orientar o aluno passo a passo em sua aplicação. Auxílios de entrada, verificações de consistência e instruções claras em cada etapa tranquilizam o candidato e limitam erros ou omissões. O objetivo é desmaterializar completamente o processo para evitar o tedioso envio de arquivos em papel.

Tomemos o exemplo de um aluno que pretende candidatar-se a um Mestrado em Gestão. O formulário on-line solicitará que eles forneçam seu diploma de bacharelado, histórico escolar de 3 anos, estágio ou experiência de estudo e trabalho. Menus suspensos e campos pré-preenchidos aceleram a entrada. Se houver uma inconsistência, uma mensagem de alerta será exibida para ajudar a corrigi-la. Ele pode anexar facilmente os documentos comprovativos solicitados em versão digital.

Monitoramento em tempo real do andamento das aplicações

Além de facilitar a aplicação em si, o aluno também deve ser informado do andamento do seu processo em tempo real. A configuração de notificações automáticas em cada etapa chave, como recebimento do arquivo, validação de elegibilidade ou entrevistas de seleção, tranquiliza o candidato e mantém seu comprometimento.

Um portal personalizado do candidato permite ao aluno consultar o estado da sua candidatura, prazos futuros e documentos esperados ou informações adicionais a qualquer momento. Este acompanhamento proativo potencializa a candidatura do aluno e reforça a qualidade percebida do estabelecimento. A experiência do candidato está a tornar-se um fator diferenciador num contexto de intensa concorrência entre cursos de formação.

Por exemplo, a Science Po Paris implementou e configurou uma plataforma de admissão para as suas Escolas de Verão. Os candidatos são informados em tempo real sobre a integralidade do seu processo, documentos em falta e prazos. Notificações por e-mail e SMS lembram-nos dos próximos passos. Eles podem interagir diretamente com a equipe por meio de mensagens no aplicativo para fazer perguntas.

Para tornar o processo mais tranquilo para os candidatos estudantes, aqui estão algumas práticas recomendadas a serem implementadas:

1. Envie uma inscrição 100% online, em todas as mídias (celular, tablet, PC)

2. Preencha previamente os campos com dados já conhecidos para simplificar a entrada

3. Mostre uma barra de progresso e salve informações em cada etapa

4. Integre um chatbot para responder perguntas comuns 24 horas por dia

5. Fornece visibilidade em tempo real sobre o status do aplicativo

6. Notificar o candidato por e-mail e/ou SMS cada vez que o processo avança

7. Desmaterialize documentos de suporte com formatos, tamanhos e qualidades predefinidos

8. Permitir que o arquivo seja modificado ou concluído enquanto o prazo não tiver passado

2- Automatize tarefas administrativas para ganhar eficiência

Publicação multicanal de ofertas de treinamento

Os softwares de recrutamento permitem centralizar a criação e distribuição de ofertas formativas em diversos canais: site do estabelecimento, quadros de empregos especializados, redes sociais, etc. Modelos de anúncios pré-configurados por tipo de curso aceleram a publicação e garantem a consistência das mensagens.

Essa distribuição multicanal automatizada aumenta a visibilidade dos programas e atrai um maior número de candidatos que atendem aos pré-requisitos. O estabelecimento cobre assim um amplo espectro de grupos de estudantes qualificados, em França e internacionalmente, e otimiza os seus esforços de abastecimento.

A Mines-Telecom, por exemplo, implantou e configurou uma plataforma de gerenciamento de aplicativos para atrair estudantes para trabalho e estudo. Graças a campanhas de publicação agendadas com antecedência em uma seleção de quadros de empregos e redes sociais relevantes, a escola ganha visibilidade entre os perfis-alvo. As ofertas são automaticamente canceladas após o término do prazo.

Classificação automatizada de aplicativos de acordo com critérios predefinidos

Diante do fluxo de arquivos de inscrição, às vezes centenas para determinados cursos, a classificação manual rapidamente se torna demorada e uma fonte de erros para as equipes de admissão. O software de recrutamento permite definir critérios de pré-seleção (diploma, média, competências-chave, etc.) para filtrar automaticamente os perfis e identificar os mais relevantes.

Essa pontuação automatizada economiza um tempo valioso das equipes, eliminando inscrições inelegíveis assim que o arquivo é enviado. Podem assim concentrar-se na avaliação aprofundada de perfis qualificados. Esta fase de pré-seleção objetiva também reduz o risco de perder potenciais promissores afogados na massa de candidaturas.

Tomemos o caso de uma Grande École de Commerce que recebe mais de 500 candidaturas para o seu Master Grande École. Graças aos critérios de pontuação definidos a montante no ATS (nível de estudos, média do diploma, pontuação na prova de inglês, experiências associativas, etc.), o software atribui uma pontuação a cada ficheiro. Apenas os perfis que atingiram o limite definido são retidos para análise aprofundada.

Aqui está uma visão geral dos recursos úteis para otimizar a seleção de aplicativos:

3- Colabore de forma eficaz para acelerar o processamento de arquivos de aplicativos

O processamento de uma candidatura envolve muitas vezes várias partes: gestores educacionais, painéis de admissão, serviços administrativos, etc. O software centraliza todos os dados e documentos do arquivo, acessíveis a qualquer momento por pessoas autorizadas. Chega de arquivos Excel ou arquivos em papel que se perdem!

Graças a este acesso unificado e seguro, todos podem consultar a informação, dar as suas avaliações e partilhar os seus comentários, com total confidencialidade. A visão 360° da jornada do candidato facilita as discussões entre as partes interessadas e acelera a tomada de decisões coletivas. Não há mais necessidade de reuniões demoradas para decidir sobre um arquivo.

Por exemplo, a Excelia implementou e configurou uma plataforma internacional de gestão de candidatos. Equipas administrativas, gestores de programas e júris têm acesso a um espaço partilhado e seguro. Eles podem consultar as peças, comentar, avaliar e comunicar-se através de um serviço de mensagens dedicado. A decisão de admissão é assim tomada de forma mais rápida e tranquila.

Fluxos de trabalho colaborativos e notificações de equipe

Além de centralizar os dados, o software de recrutamento permite definir fluxos de trabalho adaptados às especificidades das admissões de pós-bacharelado ou pós-graduação. Cada etapa, desde o recebimento do arquivo até a resposta final de admissão, é orquestrada para agilizar a colaboração entre as partes interessadas.

As notificações alertam cada pessoa envolvida quando uma tarefa é atribuída a ela, com um nível de prioridade e um prazo. Esse monitoramento unificado das aplicações evita descuidos ou bloqueios e responsabiliza as equipes pelos tempos de processamento. Com uma visão abrangente das admissões atuais, os gestores podem identificar possíveis gargalos e realocar recursos conforme necessário.

Imagine uma universidade que gerencia centenas de inscrições em paralelo. Graças aos fluxos de trabalho configurados no ATS, assim que um arquivo é enviado, uma tarefa é criada e atribuída ao departamento de admissões para uma análise inicial de elegibilidade em até 48 horas. Uma vez validado, o arquivo é automaticamente transmitido aos gestores educacionais envolvidos para avaliação. Cada participante é contatado por notificação caso não tenha concluído a tarefa no prazo. O candidato é informado em cada etapa.

Para fortalecer a colaboração em torno das admissões, uma ferramenta de gerenciamento de inscrições deve integrar recursos como:

• Espaços personalizados por perfil de stakeholders (administração, ensino, júri, etc.)

• Uma visão unificada do progresso geral e por candidato

• Acesso seguro aos dados, com direitos flexíveis

• Mensagens integradas para discutir arquivos

• Notificações configuráveis ​​para alertá-lo sobre tarefas a serem processadas

• Um poderoso mecanismo de pesquisa para encontrar facilmente um candidato

• Indicadores visuais dos tempos de processamento em cada etapa

4- Medir o desempenho dos processos de admissão para melhorar continuamente

Para gerir eficazmente a sua estratégia de admissões, um estabelecimento deve ser capaz de medir com precisão o desempenho das suas ações. O software fornece painéis confiáveis ​​e em tempo real e indicadores-chave para monitorar o progresso dos aplicativos em cada estágio do processo.

Tempos de processamento de arquivos, taxa de conversão por canal de recrutamento, custo por admissão... Estas estatísticas detalhadas permitem identificar alavancas de otimização e concentrar seus esforços onde o impacto será maior. Avaliar o retorno do investimento das ações realizadas torna mais fácil tomar as melhores decisões.

Tomemos o exemplo de uma escola de negócios que está realizando uma campanha direcionada nas redes sociais para promover um novo mestrado para estudantes internacionais. Graças ao dashboard integrado no ATS, pode monitorizar semana após semana o número de candidaturas geradas por esta campanha, o custo por lead, a taxa de conversão em admissões, etc. sua abordagem.

Pesquisas de candidatos para avaliar sua experiência

A melhor maneira de melhorar a experiência do candidato é pedir a opinião dos principais interessados! O software permite automatizar o envio de questionários de satisfação aos alunos admitidos, mas também àqueles cujas candidaturas foram rejeitadas.

Coletar e analisar esse feedback é valioso para ajustar suas práticas às expectativas específicas do seu público-alvo. É também uma forma de mostrar aos alunos que as suas palavras contam e de os envolver num processo de melhoria contínua. Uma mais-valia para desenvolver a imagem de um estabelecimento que escuta e olha para o futuro.

Vamos imaginar uma escola de engenharia que exija um processo de inscrição longo e complexo. Ao entrevistar sistematicamente os candidatos após sua admissão, ela percebeu que muitos quase desistiram no meio do caminho, incomodados com as múltiplas etapas. Eles sugerem simplificar o envio de inscrições e dar mais visibilidade aos prazos. Formas concretas de rever o processo e evitar a perda de perfis interessantes!

Aqui está uma visão geral dos principais dados a serem monitorados para medir o desempenho de suas admissões:

Ao combinar uma abordagem analítica e feedback qualitativo, os estabelecimentos podem construir uma visão 360° do seu desempenho no recrutamento e concentrar os seus esforços nas ações de maior impacto.

Conclusão:

Softwares de gestão de candidatos como o Emundus tornam-se um aliado das instituições de ensino superior, permitindo-lhes otimizar a atração, seleção e conversão de estudantes. Ao automatizar tarefas morosas, agilizar a colaboração entre equipas e oferecer uma experiência personalizada aos candidatos, permite um recrutamento mais qualitativo e eficiente. Um trunfo valioso num momento em que a concorrência entre cursos de formação se intensifica e as expectativas dos alunos evoluem para uma digitalização e capacidade de resposta cada vez maiores.