Metodo e funzionamento di un CRM per l'istruzione superiore

Un sistema CRM (Customer Relationship Management) è uno strumento essenziale per gli istituti di istruzione superiore che desiderano ottimizzare la gestione delle relazioni con studenti, aziende e partner. Vero pilastro della loro strategia, un CRM per l'istruzione centralizza i dati, automatizza processi chiave come il reclutamento e il monitoraggio accademico e fornisce una visione a 360° di ogni interazione. Questo articolo esplora i principi fondamentali di un CRM per l'istruzione superiore, le sue principali funzionalità e i vantaggi che offre alle università e alle business school in termini di efficienza, personalizzazione e gestione.

Riepilogo :

1. Principi fondamentali di un CRM educativo
2. Caratteristiche principali di un CRM per l'istruzione superiore
3. Vantaggi e benefici per le istituzioni

Principi fondamentali di un CRM educativo

Centralizzazione dei dati

Un CRM per il settore dell'istruzione raccoglie tutte le informazioni relative a candidati, studenti e partner in un unico database. Ogni individuo ha un profilo completo accessibile in qualsiasi momento. Questa centralizzazione riduce il rischio di perdita di dati.

In questo modo, ogni reparto ha una visione globale dei contatti, consentendo una comunicazione e un follow-up più efficaci.

Gestione del ciclo di vita degli studenti

Un sistema CRM dedicato all'istruzione superiore consente di monitorare l'intero percorso dello studente, dal candidato all'alumnus. Non appena un candidato interagisce con l'istituto, ad esempio tramite un modulo online, le sue informazioni vengono registrate nel CRM.

L'istituzione può quindi comunicare con il candidato in modo personalizzato, in base al suo background: informazioni sul programma di formazione di suo interesse, scadenze da non perdere, eventi imminenti, ecc. Una volta che il candidato è stato ammesso e iscritto, il CRM centralizza tutti i suoi dati: dati di contatto, curriculum accademico, voti, tirocini, progetti, scambi internazionali, ecc.

Ciò consente un monitoraggio completo e personalizzato di ogni studente durante tutto il percorso di studi. Vengono inoltre registrate le interazioni con i servizi amministrativi e il corpo docente. Dopo la laurea, gli studenti entrano a far parte della comunità degli ex studenti. Il CRM facilita il mantenimento dei contatti con gli ex studenti attraverso attività di networking, condivisione mirata di informazioni, inviti a eventi e altro ancora.

Caratteristiche principali di un CRM per l'istruzione superiore

Gestione della campagna di reclutamento

Un CRM dedicato all'istruzione superiore consente di pianificare e gestire in modo efficiente le campagne di marketing volte ad attrarre nuovi candidati.

Fin dalla fase di progettazione della campagna, il CRM centralizza tutte le informazioni utili: obiettivi, tempistiche, canali utilizzati, budget, ecc. Facilita la collaborazione tra i team incaricati del reclutamento.

Una volta lanciata la campagna, il CRM consente di monitorare in tempo reale le azioni svolte sui diversi canali: campagne email, social network, eventi, ecc. Misura i tassi di apertura, di clic e di conversione in ogni fase.

Al termine della campagna, il CRM genera report completi che consentono un'analisi dettagliata dei risultati e il calcolo del ritorno sull'investimento. Questi dati sono preziosi per ottimizzare le future attività di reclutamento.

Monitoraggio delle applicazioni e delle registrazioni

Un CRM dedicato all'istruzione superiore offre funzionalità chiave per gestire in modo efficiente l'intero processo di ammissione:

Creazione e personalizzazione di moduli di domanda online
Monitoraggio dell'avanzamento delle domande in ogni fase
Segmentazione automatica dei candidati in base a vari criteri
Follow-up personalizzati ai candidati tramite e-mail o SMS

Una volta accettato il candidato, il CRM consente di:

Generare documenti di registrazione e contratti
Tieni traccia dei pagamenti delle tasse universitarie
Creare il fascicolo dello studente che verrà poi arricchito durante il suo percorso di studi

Grazie alla gestione centralizzata e automatizzata, i team diventano più efficienti nell'elaborazione delle domande e delle iscrizioni. Il follow-up personalizzato rafforza il coinvolgimento dei potenziali studenti e aumenta i tassi di iscrizione finali.

Amministrazione scolastica

Monitorare gli studenti durante tutto il loro percorso accademico è una sfida fondamentale per gli istituti di istruzione superiore. Senza strumenti adeguati, può essere difficile tenere traccia dei progressi nei voti, dei tirocini completati o dei progetti intrapresi da ogni studente.

Per soddisfare questa esigenza, i sistemi CRM dedicati all'istruzione superiore offrono moduli specifici per la gestione dei registri degli studenti. Questi moduli centralizzano tutti i dati relativi al percorso accademico di uno studente: trascrizioni, valutazioni dei docenti, relazioni di tirocinio, tesi di laurea, ecc. Queste informazioni sono accessibili in tempo reale al personale amministrativo e docente.

Dashboard e report automatizzati facilitano il monitoraggio dei gruppi di studenti. Forniscono una panoramica completa dei risultati e consentono di identificare rapidamente gli studenti in difficoltà, in modo da poter offrire un supporto personalizzato. Grazie a questi strumenti, le istituzioni possono gestire in modo più efficace il successo dei propri studenti.

Relazioni aziendali e con gli ex studenti

Mantenere stretti legami con aziende partner e laureati è una sfida fondamentale per qualsiasi istituto di istruzione superiore. Il CRM offre funzionalità dedicate per gestire e arricchire queste relazioni nel lungo termine.

Grazie a un database centralizzato, il CRM consente di archiviare tutte le informazioni rilevanti sulle aziende partner: cronologia delle interazioni, opportunità di tirocinio e apprendistato offerte, coinvolgimento nella vita dell'istituzione, pagamento della tassa di apprendistato, ecc. Questi dati sono accessibili a tutti i dipartimenti competenti (servizi agli studenti, relazioni aziendali, inserimento lavorativo, ecc.) per un coordinamento ottimale delle azioni.

Anche il monitoraggio degli ex studenti è semplificato. Il CRM memorizza le informazioni di contatto dei laureati, i percorsi di carriera e il coinvolgimento nel network. Strumenti integrati consentono di coinvolgere la comunità degli ex studenti attraverso comunicazioni mirate: newsletter, inviti a eventi, richieste di parlare con studenti attuali, ecc.

Questa gestione proattiva delle relazioni tra aziende e alumni attraverso il CRM rafforza le sinergie e contribuisce alla reputazione dell'istituto. Rappresenta una leva strategica per sviluppare partnership, ottimizzare l'inserimento professionale degli studenti e promuovere una vivace rete di alumni.

Vantaggi e benefici per gli stabilimenti

Migliorare il reclutamento degli studenti

Un CRM consente di ottimizzare le campagne di reclutamento e di aumentare il numero di registrazioni attraverso diverse leve chiave:

Centralizzare i dati dei candidati in un unico database facilita il targeting e la personalizzazione delle comunicazioni
L'automazione del monitoraggio delle domande semplifica il processo di ammissione, dal contatto iniziale alla registrazione
Il monitoraggio preciso di ogni interazione con i candidati ci consente di analizzare il loro comportamento e adattare le azioni di reclutamento
Report dettagliati aiutano a misurare le prestazioni della campagna e ad adattare gli investimenti

Personalizzazione dell'esperienza degli studenti

Un CRM dedicato all'istruzione superiore consente di personalizzare le interazioni con ogni studente durante tutto il suo percorso accademico:

Dal momento della candidatura, centralizza le informazioni del potenziale cliente (recapiti, formazione scelta, livello di istruzione, ecc.) per adattare la comunicazione.
Una volta iscritto uno studente, il sistema CRM raccoglie tutti i suoi dati (corsi, voti, tirocini, progetti, ecc.) per un monitoraggio personalizzato. La comunicazione con l'amministrazione e i docenti viene monitorata a 360°.
Strumenti integrati consentono di pianificare comunicazioni personalizzate in ogni fase chiave: invio di informazioni mirate, follow-up automatizzati, inviti a eventi, ecc.
Dopo la laurea, il CRM aiuta a mantenere un legame speciale con ogni ex studente, in base al suo profilo, al suo percorso professionale e al suo coinvolgimento nella rete degli ex studenti.

Ottimizzazione dei processi amministrativi

L'automazione di alcune attività amministrative porta a notevoli guadagni di efficienza:

Riduzione del tempo dedicato a compiti ripetitivi e a basso valore aggiunto
Riduzione del rischio di errore umano grazie all'immissione automatica dei dati
Accelerare processi quali l'elaborazione delle domande e delle registrazioni
Liberare tempo per i team in modo che possano concentrarsi su missioni più strategiche

Infatti, affidando a un software CRM attività precedentemente manuali, come l'invio di conferme e promemoria o la generazione di documenti, i reparti amministrativi risparmiano tempo prezioso. Questo consente loro di concentrarsi sul supporto personalizzato agli studenti o sullo sviluppo di nuovi progetti, con conseguente miglioramento del servizio.

Gestione strategica dell'istituzione

Come evidenziato in un recente rapporto del Ministero dell'Istruzione Superiore, "la gestione degli istituti deve basarsi su un'analisi approfondita dei dati per orientare le decisioni strategiche". Questo è esattamente ciò che consente un sistema CRM dedicato all'istruzione superiore.

Centralizzando tutti i dati degli studenti, dalla domanda di ammissione alla laurea, inclusi i progressi accademici, il CRM offre ai manager una visione completa dell'azienda. Dashboard personalizzate consentono loro di monitorare indicatori chiave come tassi di conversione, tassi di iscrizione e tassi di inserimento lavorativo.

Questi dati consolidati e aggiornati in tempo reale sono preziosi per il processo decisionale. Consentono di identificare i programmi formativi più interessanti, misurare l'efficacia delle campagne di reclutamento, ottimizzare l'allocazione delle risorse e adattare l'offerta di servizi alle esigenze degli studenti e delle aziende partner. Tutti elementi strategici per rafforzare l'attrattività e la competitività dell'istituto.

In conclusione, un CRM specializzato per l'istruzione superiore è uno strumento strategico per ottimizzare la gestione delle relazioni con studenti, partner e alumni. Centralizzando i dati e automatizzando processi chiave come il reclutamento, il monitoraggio accademico e la gestione della rete di alumni, consente un supporto personalizzato e una comunicazione mirata in ogni fase del percorso studentesco. Vero e proprio pilastro del sistema informativo, un CRM per l'istruzione offre vantaggi tangibili in termini di efficienza operativa, gestione strategica ed esperienza studentesca. Si tratta di vantaggi innegabili per rafforzare l'attrattività e la competitività delle istituzioni in un contesto di crescente concorrenza e trasformazione digitale. Come le soluzioni offerte da Emundus, un CRM su misura per le sfide dell'istruzione superiore è essenziale per formare e supportare i talenti di domani.