Scuola CRM: 5 buone pratiche per un uso ottimale

CRM

La creazione di un CRM nel suo istituto di istruzione superiore è un progetto importante che richiede una buona preparazione a monte. Quali sono gli obiettivi e devono essere definiti? Come scegliere bene il tuo strumento e addestrare i tuoi team? Quali sono le buone pratiche per ottimizzare la qualità dei dati e l'uso quotidiano? Scopri i nostri 5 suggerimenti chiave per un'implementazione di successo della tua scuola CRM e una gestione efficace delle relazioni di reclutamento, marketing e business.

Riepilogo :

Definisci chiaramente gli obiettivi e i bisogni
Scegli un CRM adatto per l'istruzione superiore
Allenarsi e supportare i team
Ottimizza la qualità dei dati
Misurare e ottimizzare l'uso di CRM

Definisci chiaramente gli obiettivi e i bisogni

Analizzare i processi esistenti

Per identificare i punti di miglioramento, è essenziale mappare gli attuali processi scolastici:

Elenca i vari processi chiave (registrazioni, monitoraggio delle applicazioni, gestione delle ammissioni, ecc.)
Per ogni processo, descrivi in dettaglio i passaggi, le parti interessate e gli strumenti utilizzati. Ciò consentirà una visione chiara dell'attuale operazione.
Identificare i punti di blocco, le attività che consumano il tempo e il rischio di errore. Applicare i team sulle loro difficoltà quotidiane è prezioso per questa analisi.
Definire gli indicatori di prestazione per ciascun processo (tempo di elaborazione, tasso di errore, soddisfazione dei candidati, ecc.) Al fine di misurare oggettivamente i progressi.

Questa cartografia offrirà una base solida per indirizzare i miglioramenti da apportare con l'implementazione del CRM, in linea con le priorità strategiche della scuola.

Coinvolgere i vari servizi

Per una definizione di esigenze pertinenti, è essenziale includere tutti i dipartimenti interessati dal CRM, come ammissioni, marketing o persino relazioni commerciali. Ogni servizio avrà un uso e aspettative specifiche per quanto riguarda lo strumento.

Tuttavia, coinvolgere molti interlocutori può anche complicare la raccolta di esigenze o persino portare a richieste contraddittorie. Sarà quindi necessario dare priorità e arbitrare, tenendo presente gli obiettivi strategici del progetto CRM.

La chiave è nominare un project manager che coordinerà e riassumerà le esigenze dei vari servizi. Workshop regolari consentiranno di far avanzare la riflessione in modo collaborativo e coerente per definire specifiche chiare e condivise.

Scegli un CRM adatto per l'istruzione superiore

Caratteristiche essenziali

Un CRM per l'istituzione dell'istruzione superiore deve includere caratteristiche chiave per soddisfare le esigenze specifiche del settore:

Gestione delle applicazioni: seguire il processo di applicazione finale -to -end, dalla ricezione del file alla decisione di ammissione finale. Il CRM deve consentire di centralizzare i dati dei candidati, di gestire i promemoria e le comunicazioni.
Gestione degli eventi: pianificazione e monitoraggio di fiere degli studenti, JPO, seminari, ecc. Il CRM deve facilitare l'organizzazione, le registrazioni e seguire i partecipanti per questi eventi cruciali nel reclutamento di studenti.
Monitoraggio delle relazioni commerciali: gestione dei contatti e partenariati con aziende, essenziali per l'integrazione professionale degli studenti (stage, lavoro di lavoro, occupazione). Il CRM deve consentire di sviluppare e mantenere queste relazioni nel tempo.
Gestione delle relazioni studentesche: seguire il viaggio dello studente durante la sua scuola, la sua registrazione per il suo diploma. Il CRM deve centralizzare dati accademici, note, assenze per una visione a 360 ° di ogni studente.

Scalabilità e integrazioni

Nella scelta di un CRM per una scuola, alcune caratteristiche si rivelano cruciali:

Evoluzione: un CRM deve adattarsi a nuovi requisiti e crescere con lo stabilimento. Ciò evita i costi relativi alla migrazione a un nuovo strumento e fornisce una flessibilità essenziale per soddisfare l'evoluzione delle esigenze.
Integrazione: la sua capacità di integrarsi in altri sistemi scolastici esistenti facilita la centralizzazione dei dati. Ciò garantisce coerenza nelle informazioni condivise tra i servizi, aumentando così l'efficienza operativa.

Allenarsi e supportare i team

Piano di allenamento adatto

Per progettare un piano di formazione CRM personalizzato secondo i profili:

Identificare i ruoli e le responsabilità di ciascun tipo di utente (amministratori, venditori, marketing, servizio clienti, ecc.)
Valuta il loro attuale livello di conoscenza del CRM e le loro esigenze specifiche in base ai loro compiti quotidiani.
Segmenta gli utenti in gruppi di livello (principiante, intermedio, avanzato) per adattare il contenuto e il ritmo della formazione.
Definire obiettivi di apprendimento specifici per ciascun gruppo, concentrandosi sugli essenziali essenziali per la loro attività.
Vary i formati educativi (faccia a faccia, e-learning, seminari pratici, coaching individuali) per adattarsi alle preferenze di tutti.

Nominare

Il coinvolgimento dei rappresentanti di ciascun servizio nel progetto CRM è essenziale per un'adozione di successo. Questi referenti saranno gli ambasciatori dello strumento all'interno dei loro team.

Veri esperti e motori del cambiamento, saranno in grado di:

Sollevare le esigenze specifiche del loro servizio
Accompagnare i loro colleghi nella gestione
Garantire il relè con il team di progetto

Risultato: l'adesione rinforzata degli utenti e una distribuzione ha facilitato la scala dell'istituzione. Non esitare a migliorare questo ruolo chiave nelle vocazioni tra i tuoi dipendenti più impegnati.

Ottimizza la qualità dei dati

Definire le regole di iscrizione

Per garantire un database CRM affidabile e utilizzabile, è essenziale definire regole di iscrizione specifiche:

Standardizzare i formati: adottare formati unificati per campi chiave come numeri di telefono, indirizzi e -mail, codici postali. Ciò faciliterà ricerche e segmentazioni future.
Assicurati determinati campi obbligatori: definire un minimo di informazioni richieste per creare un contatto o un foglio di business. Ciò eviterà duplicati e registrazioni incompleti.
Utilizzare elenchi di caduta predefiniti: per i campi che si prestano ad esso (settore di attività, funzione, stato di contatto ...), offrire valori predefiniti tramite elenchi di caduta. Limiterai gli errori di iscrizione e faciliterai l'analisi dei dati.

Una guida per l'utente con queste buone pratiche e una formazione regolare garantirà che queste regole siano ben applicate da tutti su base giornaliera per dati CRM di qualità.

Pulire regolarmente la base

Per garantire un database CRM affidabile e sfruttabile, impostare regolari azioni di pulizia:

Rimuovere i duplicati: contatti o aziende registrate più volte creano confusione. Utilizzare strumenti di deduplicazione automatica o procedere per casi complessi.
Archivio Contatti inattivi: mettere da parte i profili senza interazione per molto tempo, senza eliminarli. Sarai in grado di ridurre le dimensioni della base attiva, mantenendo la storia.
Completa le informazioni mancanti: le carte con campi vuoti riducono l'ambito delle tue azioni. Riempi questi fori con ricerche mirate, contattando direttamente determinati profili o tramite moduli.

La pulizia frequente, con obiettivi specifici, ti consentirà di migliorare gradualmente la qualità complessiva della base CRM. La tua sfida: dati affidabili per la decisione pertinente che prende!

Misurare e ottimizzare l'uso di CRM

Definire KPI rilevanti

Per valutare l'efficacia del tuo CRM, segui questi indicatori chiave:

Tasso di adozione: misurare la percentuale di utenti attivi tra le licenze distribuite. Una tariffa bassa rivela la necessità di formazione o inadeguatezza dello strumento.
Qualità dei dati: controlla regolarmente il database ti impedirà di prendere decisioni su informazioni errate. Segui la percentuale di fogli completi e eliminati.
Produttività commerciale: analizzare l'evoluzione del numero di lead, opportunità o contratti qualificati generati grazie al CRM. L'obiettivo: identificare le leve di crescita.
Soddisfazione del cliente: tramite sondaggi inviati dal CRM, valutare la qualità percepita della relazione con i clienti e anticipare i rischi iniziali.

Raccogli il feedback degli utenti

Per migliorare continuamente il tuo CRM, è essenziale tenere conto dell'esperienza di coloro che lo usano quotidianamente: i tuoi dipendenti. Inserisci canali dedicati per raccogliere i loro commenti, positivi o negativi.

I sondaggi sulla soddisfazione regolare ti consentiranno di avere una panoramica del livello di appartenenza allo strumento e di identificare i punti di attrito. Completa questi sondaggi con interviste individuali per scavare determinati soggetti e raccogliere suggerimenti per il miglioramento.

Sul lato tecnico, l'analisi dei dati di utilizzo di CRM (tasso di adozione, le funzionalità più utilizzate, le rotte utente ...) ti fornirà approfondimenti preziosi. Questi feedback sul campo, incrociati con i tuoi obiettivi iniziali, saranno la bussola per guidare i futuri sviluppi del tuo strumento e rafforzare il proprio impatto aziendale.

In conclusione, l'attuazione di un CRM per il tuo istituto di istruzione superiore è un progetto importante che deve essere attentamente pensato. È essenziale definire i tuoi obiettivi e le esigenze a monte, scegliere uno strumento adattato alle tue specificità, addestrare e supportare i tuoi team in questa transizione. Ottimizzare la qualità dei dati e l'uso quotidiano del CRM ti consentirà di sfruttare al meglio questo investimento. Con un CRM come EMIDS, puoi semplificare e ottimizzare la gestione delle tue applicazioni e ammissioni, offrendo al contempo un'esperienza personalizzata alle prospettive e agli studenti, per una maggiore redditività e crescita del tuo stabilimento.