Come organizzare un'efficace giornata aperta per gli studenti di Grances Écoles o università

I giorni aperti sono un evento essenziale per gli stabilimenti di istruzione superiore che desiderano attrarre i migliori studenti. Consentendo agli studenti futuri e ai loro genitori di scoprire i locali, incontrare insegnanti e ottenere informazioni sui programmi, in questi giorni svolgono un ruolo chiave nel processo di decisione. Organizzarli bene richiede un'attenta pianificazione, dalla definizione di obiettivi alla scelta delle attività, inclusa la comunicazione efficace a monte.

Riepilogo :

1- Pianificazione dell'evento
2- Programmazione dell'attività
3- Strategia di comunicazione
4- Gestione logistica
5- Monitoraggio e valutazione post-evento
6- Alternative digitali: JPO virtuale

Pianificazione degli eventi

Definisci gli obiettivi target e il pubblico

L'impostazione di obiettivi specifici è essenziale per il successo di una giornata aperta. Questi obiettivi guideranno l'intera organizzazione dell'evento, dalla scelta delle attività di comunicazione.

Ma per essere rilevanti, questi obiettivi devono essere definiti tenendo presente il pubblico che si desidera attrarre. Studenti, genitori, professionisti di riqualificazione: ogni obiettivo avrà aspettative specifiche.

Attraversando gli obiettivi e il pubblico, puoi creare un'esperienza su misura. I tuoi visitatori si sentiranno compresi e usciranno convinti dal tuo stabilimento.

Scegli la data e il formato ottimali

La scelta della data è essenziale per garantire il successo del giorno aperto. Impostalo abbastanza in anticipo, idealmente da 4 a 6 mesi prima, per darti il ​​tempo di preparare bene l'evento. Tenere conto della disponibilità dei tuoi team e delle principali parti interessate.

Evita periodi di vacanza scolastica e lunghi fine settimana che potrebbero avere un impatto sulla partecipazione. Invece, favorisce un sabato durante il periodo scolastico, quando gli studenti delle scuole superiori e i loro genitori hanno maggiori probabilità di proiettare se stessi verso il loro futuro orientamento.

Oltre alla data, pensa bene al formato più adatto al tuo obiettivo e ai tuoi obiettivi. Se la faccia a faccia rimane essenziale per introdurre i tuoi locali e installazioni, considera di completarlo con virtuale.

Offrire visite e scambi remoti ti permetterà di toccare i candidati che non possono muoversi e offrire un'alternativa in caso di inaspettato. L'ideale è optare per un formato ibrido che combina il meglio di entrambi i mondi per un'esperienza arricchita.

Costituire una squadra dedicata

Per garantire il successo del tuo giorno aperto, è essenziale costruire un team dedicato a monte. Dividi le missioni tra un coordinatore generale, che supervisionerà l'intera organizzazione e i manager responsabili di aree specifiche come logistica, ricezione dei visitatori o persino comunicazioni.

Coinvolgendo profili aggiuntivi, ti assicuri di coprire tutti gli aspetti dell'evento. Ogni membro del team deve avere un ruolo chiaramente definito e obiettivi specifici da raggiungere. Questa distribuzione di compiti consentirà una preparazione fluida ed efficace, una garanzia di successo per il tuo giorno aperto.

Programmazione dell'attività

Visite guidate personalizzate

Per organizzare visite guidate che soddisfano le aspettative di tutti, ecco alcune strade da esplorare:

• Offri vari corsi tematici a seconda degli interessi: un circuito orientato alla ricerca per studenti avanzati, un viaggio incentrato sulla vita per gli studenti delle scuole superiori, una visita a strutture sportive per profili sportivi, ecc.

• Costruisci gruppi per livello di studi (terminal, studenti di riorientamento, famiglie ...) per adattare il discorso e le informazioni emesse.

• Fornire slot in lingue straniere se il tuo stabilimento attira prospettive internazionali.

• Ambasciatori di treni per animare queste visite: le loro testimonianze saranno particolarmente apprezzate dai futuri studenti che cercano un'esperienza autentica.

Variando gli approcci, mostrerai la tua capacità di comprendere le esigenze dei tuoi futuri studenti e rispondere in modo personalizzato, che sarà un vero vantaggio per la tua attrattiva!

Conferenze e tabelle informative rotonde

Conferenze e tabelle rotonde sono formati essenziali per evidenziare la ricchezza dei programmi e la vita degli studenti. Consentono ai visitatori di proiettare se stessi e comprendere meglio le opportunità che lo stabilimento offre.

Per una conferenza sorprendente, invita oratori ispiratori: insegnanti appassionati, ex studenti con un viaggio professionale straordinario o addirittura riconosciuto. Le loro testimonianze concrete e i loro saggi consigli faranno luce su futuri studenti su punti vendita e chiavi per il successo.

Le tabelle rotonde promuovono gli scambi interattivi. Unendo vari profili, offrono un panorama vivente di formazione. I partecipanti saranno in grado di porre le loro domande e ottenere risposte personalizzate, ben oltre le informazioni degli opuscoli.

Tuttavia, per catturare l'attenzione, è essenziale trattare il formato. Pianifica un animatore dinamico per punteggiare gli interventi, incoraggiare la partecipazione della stanza e punteggiare le sessioni di video o dimostrazioni. Una miscela intelligente tra sfondo e forma trasformerà questi incontri in momenti memorabili.

Dimostrazioni e seminari pratici

Durante una giornata aperta, è facile per i visitatori perdersi in un diluvio di informazioni teoriche. Per consentire loro di comprendere meglio la realtà degli insegnamenti, nulla batte la pratica.

Organizza dimostrazioni e seminari partecipativi nei vari campi di studio. Ad esempio, offri ai visitatori di svolgere un'esperienza di laboratorio, di partecipare a un dibattito su un tema topico, per cercare di parlare in pubblico o per risolvere un caso concreto nel gruppo.

Queste situazioni offrono una panoramica tangibile dei metodi educativi dell'istituzione. Illustrano concretamente le competenze che saranno sviluppate durante la formazione. È anche un'opportunità per i partecipanti di proiettarsi come studente e di confermare il loro interesse per il corso previsto.

Strategia di comunicazione

Campagna multicane mirata

Per toccare efficacemente il tuo pubblico di destinazione, è essenziale una campagna multi -canale basata su una varietà di supporti. Canali digitali come il sito Web dello stabilimento, i social network, le e -mail ti consentono di creare un primo contatto e diffondere le informazioni in Open Day.

Tuttavia, non trascurare i supporti tradizionali. I poster e i volantini distribuiti nelle scuole superiori e luoghi frequentati dai futuri studenti offrono una significativa visibilità aggiuntiva.

L'ideale è quindi quello di optare per una miscela equilibrata tra digitale e stampa, adattando i messaggi e il contenuto alle specificità di ciascun canale. Questo approccio multicanale consente di massimizzare i punti di contatto con il bersaglio e incoraggiarli a registrarsi per l'evento, un prerequisito essenziale per una giornata aperta di successo.

Coinvolgimento degli studenti degli ambasciatori

“Uno studente felice è il miglior ambasciatore per la sua scuola. Questa citazione sottolinea perfettamente l'importanza di coinvolgere i tuoi attuali studenti nel promuovere il tuo giorno aperto.

Chi è meglio positivo rispetto ai tuoi studenti per condividere la loro esperienza autentica e ispirare futuri studenti? Offri loro di diventare ambasciatori durante l'evento. Saranno in grado di animare le visite, testimoniare durante le tabelle rotonde o persino scambiare in modo informale con i visitatori.

Questo approccio porterà un tocco di freschezza e sincerità alla tua comunicazione, qualità particolarmente apprezzate dagli studenti delle scuole superiori in cerca di formazione.

Follow-up post-evento

All'indomani del giorno aperto, è essenziale mantenere il legame con i visitatori che hanno espresso il loro interesse per il tuo stabilimento. Invia rapidamente loro un'e -mail personalizzata per ringraziarli per la loro visita e invia loro ulteriori informazioni mirate in base alle loro domande e centri di interesse.

Invitali anche a seguirti sui social network a rimanere informati delle notizie della scuola e dei prossimi passi nel processo di ammissione. Puoi anche offrire loro di partecipare a un webinar online o a riunirsi per approfondire determinati argomenti e rispondere alle loro domande in modo interattivo.

Il tuo obiettivo è rimanere nella loro mente come interlocutore privilegiato, disponibile per accompagnarli in questo passaggio cruciale nel loro orientamento. Mantenendo il dialogo regolarmente e personalizzato, ottimizzerai le tue possibilità di trasformare questi promettenti contatti in registrazioni.

Seguendo i consigli sull'organizzazione e sulla comunicazione presenti in questo articolo, il tuo giorno aperto sarà un evento significativo che rafforzerà l'immagine del tuo stabilimento. È un'opportunità ideale per evidenziare la tua formazione, la tua pedagogia e il tuo ambiente di studio con i futuri studenti e le loro famiglie. Offrendo loro un'esperienza interattiva e personalizzata, li aiuterai a proiettare se stessi e scegliere di unirsi a te con fiducia per il prossimo anno scolastico. Un JPO di successo è una risorsa importante per attirare i migliori talenti e semplificare i tuoi candidati e i processi di ammissione.