Come aiutare gli studenti a costruire il loro file di borse di studio

La borsa di studio per l'educazione superiore sui criteri sociali è di un aiuto essenziale per gli studenti che incontrano difficoltà finanziarie. Assegnato in condizioni da Crous, consente di finanziare parte dei costi legati agli studi. Importo, condizioni di premiazione, date di pagamento, cumulativi con altri aiuti ... Scopri tutto ciò che devi sapere per costituire il tuo file di richiesta di borse di studio e beneficiare di questa spinta di benvenuto per la tua istruzione superiore.

Informare gli studenti sulle procedure e le scadenze

Organizzare sessioni di informazione

Tenere riunioni di informazioni è essenziale per aiutare gli studenti a comprendere il processo di richiesta del mercato azionario e i criteri di ammissibilità.

Tuttavia, l'organizzazione di sessioni davvero efficaci richiede una buona preparazione. È necessario definire chiaramente il contenuto da discutere, fornire un formato adattato al pubblico mirato e comunicare sufficientemente a monte per garantire una buona partecipazione.

Comunicare tramite canali digitali

Per informare efficacemente gli studenti sulle procedure e le scadenze relative alle richieste del mercato azionario, è possibile utilizzare diversi canali digitali:

• Sito dell'istituzione: pubblicare una pagina dedicata che riunisce tutte le informazioni chiave, i confini e un collegamento al portale delle applicazioni online.

• E-mail mirate: Invia promemoria via e-mail agli studenti, con un messaggio adatto in base al loro stato (primo entroterra, attuali titolari di borse di studio per rinnovare ...).

• Social network: inoltrare regolarmente informazioni sugli account ufficiali dell'istituzione (Facebook, Twitter, Instagram ...) Utilizzando una visione accattivante e le parole chiave giuste.

• Digital Workspace: aggiungi una notifica chiaramente visibile all'ENT per informare gli studenti dalla loro connessione e reindirizzarli alla pagina del sito Web dedicato.

La comunicazione multicanale e i messaggi mirati ti permetteranno di raggiungere il maggior numero di studenti interessati e supportarli nel loro approccio.

Ricordare regolarmente le scadenze

Per garantire che gli studenti non dimentichino le scadenze per la presentazione dei file del mercato azionario, è essenziale impostare un calendario di promemoria regolare. Le e -mail mirate possono essere inviate a intervalli regolari, ad esempio 1 mese, 15 giorni poi 1 settimana prima della scadenza finale.

I social network dell'istituzione sono anche un canale eccellente per distribuire promemoria. I post con una vista accattivante e le date chiave cattureranno l'attenzione degli studenti. L'aggiunta di un conto alla rovescia sul sito Web dedicato alle borse di studio manterrà una pressione positiva fino all'ultimo momento.

Supportare gli studenti nella creazione del file

Permanenza

L'organizzazione della permanenza è essenziale per rispondere alle domande degli studenti riguardanti le procedure e le scadenze relative alle richieste di borse di studio. Ecco come farlo in modo efficace:

Definire slot regolari, ad esempio una mezza giornata fissa ogni settimana, dove sarà disponibile il personale dedicato per ricevere gli studenti individualmente. Comunica ampiamente su questa permanenza tramite i canali dello stabilimento: visualizzazione, sito Web, social network, e -mail agli studenti.

Fornire uno spazio adattato, se possibile, un ufficio che consente gli scambi in completa riservatezza. Il personale responsabile della permanenza deve essere perfettamente addestrato sulle procedure e i casi speciali per fornire risposte affidabili e personalizzate a ciascuno studente. Tenere un registro di domande frequenti arricchisce anche una FAQ resa disponibile a tutti.

Proporre aiuto individualizzato

Per i casi più complessi, il supporto personalizzato può fare la differenza. Ti consente di tenere conto delle specifiche di ogni situazione e di fornire supporto su misura.

Tuttavia, l'implementazione di tale dispositivo richiede un'organizzazione rigorosa. È prima necessario identificare chiaramente gli studenti interessati, attraversando diversi criteri: difficoltà incontrate, ritardi accumulati, particolare situazione personale, ecc.

Una volta stabilita questa diagnosi, un singolo referente deve essere nominato per ogni studente. Un interlocutore privilegiato, sarà in grado di costruire una relazione di fiducia e vicinanza, essenziale per un monitoraggio efficace nel tempo. Le riunioni regolari saranno previste per fare scorta di progressi e adeguare il piano d'azione se necessario.

Parallelamente, il sostenitore mobiliterà tutte le risorse necessarie esternamente: supporto educativo rafforzato, sviluppo di lavori di tempo, aiuti psicologici o soluzioni per sollevare i freni di materiale. L'obiettivo: fornire una risposta globale e coordinata ai problemi riscontrati.

Crea tutorial e guide pratiche

Per facilitare i passi degli studenti, è essenziale fornire loro supporti esplicativi chiari e pratici:

• Guide PAS-to-Step che descrivono in dettaglio ogni fase del processo di richiesta di borse di studio, la creazione del file sociale degli studenti alla presentazione di documenti di supporto. Queste guide devono essere illustrate con screenshot ed esempi concreti.

• Tutorial video brevi e dinamici con le caratteristiche principali della piattaforma applicativa online. L'obiettivo è familiarizzare rapidamente gli studenti con l'interfaccia e mostrare loro le azioni chiave da svolgere.

• Una FAQ che riunisce le domande più frequentemente poste dagli studenti, con risposte precise e aggiornate. Questa FAQ deve coprire vari temi come le condizioni di ammissibilità, il calcolo dell'importo della borsa di studio o dei termini di pagamento.

• Fogli di memo che sintetizzano i punti essenziali da ricordare, come il calendario delle richieste, l'elenco delle parti da fornire o i contatti utili. Questi file, per stampare o consultare su smartphone, consentiranno agli studenti di avere sempre le informazioni principali a portata di mano.

Diversificando i supporti e rendendoli facilmente accessibili sul sito Web e sui social network dedicati, semplificherai notevolmente i passaggi degli studenti. Non esitare a farli testare e raccogliere feedback degli utenti per migliorarli continuamente.

Facilitare l'ottenimento di documenti di supporto

Fornire certificati di insegnamento

Per emettere rapidamente certificati scolastici agli studenti, lo stabilimento deve creare un processo semplice ed efficace. La digitalizzazione e l'automazione sono leve chiave per semplificare questo approccio amministrativo.

Al momento della registrazione amministrativa finalizzata, il certificato scolastico potrebbe essere automaticamente generato e reso disponibile immediatamente sullo spazio digitale dello studente. Pertanto, quest'ultimo potrebbe scaricarlo e stamparlo in modo indipendente, senza dover muoversi o attendere un'edizione manuale dal servizio scolastico.

Parallelamente, un'invio via e -mail con il certificato di allegato garantirebbe agli studenti di avere il documento stesso senza connessione al loro spazio. Lo stabilimento eviterebbe quindi un afflusso di richieste in ogni anno scolastico e un ingorgo del servizio, per un risparmio di tempo apprezzabile da entrambe le parti.

Centralizza le richieste di documenti di supporto

La costituzione dei file di borse di studio richiede numerosi documenti di supporto: avviso fiscale, certificati scolastici, documenti di supporto, ecc. Gestione di tali richieste in base a una base di caso rappresenta un notevole carico di lavoro per i servizi amministrativi e può ritardare l'elaborazione dei file.

L'implementazione di un sistema centralizzato e dematerializzato per la raccolta di documenti di supporto consentirebbe di ottenere efficienza. Un portale unico accessibile agli studenti e al personale amministrativo semplificherà notevolmente i passaggi.

Assicurarsi file

Impostare un promemoria

Per rilanciare efficacemente gli studenti il ​​cui file di richiesta del mercato azionario è incompleto, devono essere implementate diverse azioni:

• Invio di e -mail di stimolo personalizzate: scrivere un messaggio chiaro e conciso che richiama i documenti mancanti e la scadenza per completare il file. Usa un tono benevolo e incoraggiante.

• Promemori telefonici mirati: per i file più critici o per coloro la cui scadenza si avvicina, una chiamata consente di raggiungere direttamente lo studente. Adotta una postura di supporto e offri il tuo aiuto se necessario.

• Istituzione di avvisi sull'intranet studente: aggiungere un messaggio di avviso alla home page dell'ENT, ricordando agli studenti di controllare la condizione del loro file. Un collegamento diretto all'elenco delle parti previste faciliterà i loro passaggi.

• Organizzazione della permanenza dedicata: offrire slot specifici in cui gli studenti possono completare il loro file con l'aiuto del personale amministrativo. Comunicare ampiamente su questo sistema di supporto.

• Diffusione di tutorial: creare brevi video o infografiche visive che spiegano passo dopo passo come trasmettere i giusti documenti di supporto. Contenuti chiari e didattici incoraggeranno gli studenti a finalizzare rapidamente i loro approcci.

   

Controlla la completezza dei file

Prima di inviare i file di richiesta di borse di studio a Crous, è essenziale un controllo rigoroso della loro completezza. In effetti, qualsiasi file incompleto rischia di ritardare significativamente il suo trattamento e quindi il pagamento della borsa di studio allo studente.

Per garantire che un file sia completo, è consigliabile verificare meticolosamente la presenza di tutti i documenti necessari: Avviso fiscale, i documenti di supporto per la scuola, le costole per conto dello studente, ecc. L'uso di una lista di controllo che riassume tutti i documenti da fornire non permetterà di non dimenticare nulla durante questa verifica. In caso di parte mancante, lo studente deve essere contattato senza indugio per fornirlo il prima possibile.

In sintesi, la borsa di studio per gli studenti sui criteri sociali è un aiuto essenziale per gli studenti che incontrano difficoltà finanziarie. Per trarne vantaggio, è necessario compilare il tuo file sociale degli studenti online tra marzo e maggio, riunendo i documenti di supporto necessari. L'importo della borsa di studio, pagata da settembre a giugno, varia in base alla tua situazione. Come emundato, Crous cerca di semplificare i tuoi passaggi per permetterti di concentrarti sul successo dei tuoi studi superiori.