Quando si sceglie una soluzione di gestione di CRM o applicazioni, diversi elementi sono fondamentali da considerare. È importante valutare se la soluzione è specificamente progettata per le esigenze dell'istruzione superiore, offrendo funzionalità adattate alle ammissioni, alla gestione degli studenti, alle relazioni con ex studenti, partenariati e ricerca. È essenziale l'integrazione con i sistemi di informazione esistenti (IS) dello stabilimento. La facilità d'uso e l'ergonomia dell'interfaccia per amministratori e utenti (candidati, studenti, personale) sono essenziali per garantire un'adozione riuscita. Anche la flessibilità e la capacità di evoluzione della soluzione per soddisfare le esigenze future dell'istituzione sono importanti. Considerando gli aspetti relativi alla sicurezza dei dati, alla protezione della privacy dei candidati e degli studenti, nonché le capacità di automazione delle attività per migliorare l'efficienza. Infine, è utile indagare sul fornitore del fornitore, sulla qualità dell'assistenza clienti e considerare i costi totali di possesso, tra cui implementazione, formazione, manutenzione e possibili personalizzazioni.