Attrarre i migliori talenti è una questione strategica per le scuole che desiderano differenziarsi in un ambiente competitivo. Ottimizzando il processo di reclutamento e utilizzando soluzioni software innovative per la gestione del reclutamento, possono creare un marchio di datori di lavoro forte e attraente. Questi strumenti non solo migliorano l'efficienza operativa, ma creano anche un'esperienza fluida e coinvolgente per i candidati. Ecco le migliori pratiche per rafforzare il tuo Employer Brand attraverso una gestione ottimizzata delle candidature.

Riepilogo

1. Crea un portale candidati personalizzato e interattivo per distinguerti

2. Mantenere un rapporto personalizzato con potenziali talenti

3. Mobilita i tuoi studenti ed ex studenti come ambasciatori

4. Offri eventi di reclutamento originali per rivelare il potenziale

1- Crea un portale candidati personalizzato e interattivo per distinguerti

Moduli di domanda online intuitivi

Per attirare i migliori studenti, è essenziale offrire loro un processo di candidatura fluido e personalizzato. Ciò comporta la creazione di moduli di domanda online intuitivi, che si adattano al profilo e al corso target. Raccogliendo solo le informazioni chiave, come diplomi, voti ed esperienza, semplifichiamo il processo per il candidato.

Questi moduli contestualizzati aiutano a guidare lo studente passo dopo passo nella sua candidatura. Gli aiuti all'input, i controlli di coerenza e le istruzioni chiare in ogni fase rassicurano il candidato e limitano errori o sviste. L’obiettivo è dematerializzare completamente il processo per evitare l’invio di noiose pratiche cartacee.

Prendiamo l'esempio di uno studente che desidera fare domanda per un Master in Management. Il modulo online chiederà loro di fornire la loro laurea, i loro trascritti triennali, il loro tirocinio o esperienza di studio-lavoro. Menu a tendina e campi precompilati velocizzano l'inserimento. Se è presente un'incoerenza, viene visualizzato un messaggio di avviso per correggerla. Può allegare facilmente i documenti giustificativi richiesti in versione digitale.

Monitoraggio in tempo reale dello stato di avanzamento delle candidature

Oltre a facilitare la presentazione della domanda, lo studente deve anche essere informato in tempo reale sullo stato di avanzamento della sua pratica. L'impostazione di notifiche automatiche in ogni fase chiave, come la ricezione del file, la convalida dell'idoneità o i colloqui di selezione, rassicura il candidato e mantiene il suo impegno.

Un portale candidati personalizzato consente allo studente di consultare in qualsiasi momento lo stato della propria candidatura, le prossime scadenze e i documenti attesi o informazioni aggiuntive. Questo monitoraggio proattivo migliora la domanda degli studenti e rafforza la qualità percepita dell'istituto. L'esperienza del candidato sta diventando un fattore di differenziazione in un contesto di intensa competizione tra percorsi formativi.

Ad esempio, Science Po Paris ha implementato e configurato una piattaforma di ammissione per le sue Summer School. I candidati vengono informati in tempo reale sulla completezza della propria pratica, sui documenti mancanti e sulle scadenze. Le notifiche via e-mail e SMS ricordano loro i passaggi successivi. Possono interagire direttamente con il team tramite la messaggistica in-app per porre domande.

Per rendere il processo più agevole per gli studenti candidati, ecco alcune best practice da implementare:

1. Presentare la candidatura al 100% online, su tutti i media (mobile, tablet, PC)

2. Precompilare i campi con dati già noti per semplificare l'inserimento

3. Mostra una barra di avanzamento e salva le informazioni ad ogni passaggio

4. Integra un chatbot per rispondere alle domande più comuni 24 ore al giorno

5. Fornire visibilità in tempo reale sullo stato della domanda

6. Avvisare il candidato tramite e-mail e/o SMS ogni volta che il file procede

7. Dematerializza i documenti giustificativi con formati, dimensioni e qualità predefinite

8. Consentire la modifica o il completamento del file purché la scadenza non sia trascorsa

2- Automatizza le attività amministrative per aumentare l'efficienza

Pubblicazione multicanale delle offerte formative

I software di reclutamento consentono di centralizzare la creazione e la distribuzione delle offerte formative su diversi canali: sito web della struttura, bacheche di lavoro specializzate, social network, ecc. Modelli di annunci preconfigurati per tipologia di corso accelerano la pubblicazione e garantiscono la coerenza dei messaggi.

Questa distribuzione multicanale automatizzata aumenta la visibilità dei programmi e attira un numero maggiore di candidati che soddisfano i prerequisiti. L'istituzione copre così un ampio spettro di pool di studenti qualificati, in Francia e a livello internazionale, e ottimizza i suoi sforzi di approvvigionamento.

Mines-Telecom, ad esempio, ha implementato e configurato una piattaforma di gestione delle applicazioni per attirare studenti che studiano lavoro. Grazie a campagne di pubblicazione programmate in anticipo su una selezione di job board e social network rilevanti, la scuola ottiene visibilità tra i profili target. Le offerte vengono automaticamente annullate una volta trascorso il termine.

Smistamento automatizzato delle candidature secondo criteri predefiniti

Di fronte all’afflusso di dossier di candidatura, a volte diverse centinaia per determinati corsi, lo smistamento manuale diventa rapidamente un dispendio di tempo e una fonte di errori per i team di ammissione. I software di recruitment consentono di definire criteri di preselezione (diploma, media, competenze chiave, ecc.) per filtrare automaticamente i profili e identificare quelli più rilevanti.

Questo punteggio automatizzato fa risparmiare tempo prezioso ai team eliminando le domande non idonee non appena il file viene inviato. Possono così concentrarsi sulla valutazione approfondita di profili qualificati. Questa fase di preselezione oggettiva riduce anche il rischio di perdere potenziali promettenti annegati nella massa delle candidature.

Prendiamo il caso di una Grande École de Commerce che riceve più di 500 candidature per il suo Master Grande École. Grazie ai criteri di punteggio definiti a monte nell'ATS (livello di studi, media dei diplomi, punteggio al test di inglese, esperienze associative, ecc.), il software assegna un punteggio a ciascuna pratica. Solo i profili che hanno raggiunto la soglia definita vengono conservati per un esame approfondito.

Ecco una panoramica delle funzionalità utili per ottimizzare la selezione delle applicazioni:

3- Collaborare efficacemente per accelerare l'elaborazione dei file delle candidature

L'elaborazione di una domanda coinvolge spesso più soggetti: responsabili didattici, commissioni di ammissione, servizi amministrativi, ecc. Il software centralizza tutti i dati e i documenti in un archivio, accessibile in qualsiasi momento dalle persone autorizzate. Niente più file Excel o file cartacei che si perdono!

Grazie a questo accesso unificato e sicuro, tutti possono consultare le informazioni, fornire le proprie valutazioni e condividere i propri commenti, in completa riservatezza. La visione a 360° del percorso del candidato facilita le discussioni tra le parti interessate e accelera il processo decisionale collettivo. Non sono più necessarie riunioni lunghe per decidere su un file.

Ad esempio, Excelia ha implementato e configurato una piattaforma internazionale di gestione dei candidati. I team amministrativi, i responsabili dei programmi e le giurie hanno accesso a uno spazio condiviso e sicuro. Possono consultare i brani, fornire i propri commenti, esprimere un voto e comunicare tramite un servizio di messaggistica dedicato. La decisione di ammissione viene quindi presa in modo più rapido e tranquillo.

Flussi di lavoro collaborativi e notifiche del team

Oltre a centralizzare i dati, i software di reclutamento consentono di definire flussi di lavoro adattati alle specificità delle ammissioni post-diploma di maturità o post-laurea. Ogni passaggio, dalla ricezione del file alla risposta finale di ammissione, è orchestrato per semplificare la collaborazione tra le parti interessate.

Le notifiche avvisano ogni persona interessata quando gli viene assegnato un compito, con un livello di priorità e una scadenza. Questo monitoraggio unificato delle applicazioni evita sviste o blocchi e rende i team responsabili dei tempi di elaborazione. Con una visione olistica delle ammissioni attuali, i manager possono identificare potenziali colli di bottiglia e riallocare le risorse secondo necessità.

Immagina un'università che gestisce centinaia di domande in parallelo. Grazie ai flussi di lavoro configurati nell'ATS, non appena viene inviata una pratica, viene creato un compito che viene assegnato al dipartimento ammissioni per una prima verifica di idoneità entro 48 ore. Una volta validato, il file viene trasmesso automaticamente ai dirigenti didattici interessati per la valutazione. Ogni partecipante viene contattato tramite notifica se non ha completato l'attività in tempo. Il candidato viene informato in ogni fase.

Per rafforzare la collaborazione sulle ammissioni, uno strumento di gestione delle domande deve integrare funzionalità come:

• Spazi personalizzati per profilo delle parti interessate (amministrazione, didattica, giuria, ecc.)

• Una visione unificata dei progressi complessivi e per candidato

• Accesso sicuro ai dati, con diritti flessibili

• Messaggistica integrata per discutere i file

• Notifiche configurabili per avvisarti delle attività da elaborare

• Un potente motore di ricerca per trovare facilmente un candidato

• Indicatori visivi dei tempi di lavorazione in ogni fase

4- Misurare le prestazioni dei processi di ammissione per migliorare continuamente

Per gestire in modo efficace la propria strategia di ammissione, un'istituzione deve essere in grado di misurare con precisione la performance delle proprie azioni. Il software fornisce dashboard affidabili e in tempo reale e indicatori chiave per monitorare lo stato di avanzamento delle applicazioni in ogni fase del processo.

Tempi di elaborazione dei file, tasso di conversione per canale di reclutamento, costo per ammissione... Queste statistiche dettagliate ti permettono di identificare le leve di ottimizzazione e concentrare i tuoi sforzi dove l'impatto sarà maggiore. Valutare il ritorno sull'investimento delle azioni intraprese diventa più semplice per prendere le decisioni migliori.

Prendiamo l'esempio di una business school che sta conducendo una campagna mirata sui social media per promuovere un nuovo Master agli studenti internazionali. Grazie alla dashboard integrata nell'ATS, può monitorare settimana dopo settimana il numero di candidature generate da questa campagna, il costo per lead, il tasso di conversione in presenze, ecc. In caso di performance insufficiente, può reagire e adeguarsi rapidamente il tuo approccio.

Sondaggi tra i candidati per valutare la loro esperienza

Il modo migliore per migliorare l'esperienza del candidato è chiedere la loro opinione alle principali parti interessate! Il software permette di automatizzare l'invio dei questionari di soddisfazione agli studenti ammessi, ma anche a quelli la cui domanda è stata respinta.

Raccogliere e analizzare questo feedback è prezioso per adattare le tue pratiche alle aspettative specifiche del tuo pubblico target. È anche un modo per dimostrare agli studenti che le loro parole contano e per coinvolgerli in un processo di miglioramento continuo. Un asset per sviluppare l'immagine di una struttura che ascolta e guarda al futuro.

Immaginiamo una scuola di ingegneria che richieda un iter di candidatura lungo e complesso. Intervistando sistematicamente i candidati dopo la loro ammissione, si è resa conto che molti quasi si arrendevano lungo il percorso, infastiditi dai molteplici passaggi. Suggeriscono di semplificare la presentazione della domanda e di fornire maggiore visibilità sulle scadenze. Modi concreti per rivedere il processo ed evitare di perdere profili interessanti!

Ecco una panoramica dei dati chiave da monitorare per misurare la performance delle tue ammissioni:

Combinando un approccio analitico e un feedback qualitativo, le strutture possono costruire una visione a 360° delle loro prestazioni di reclutamento e concentrare i propri sforzi sulle azioni di maggior impatto.

Conclusione:

I software di gestione dei candidati come Emundus diventano un alleato per gli istituti di istruzione superiore, consentendo loro di ottimizzare l'attrazione, la selezione e la conversione degli studenti. Automatizzando le attività che richiedono molto tempo, ottimizzando la collaborazione tra i team e offrendo un'esperienza personalizzata ai candidati, consente un reclutamento più qualitativo ed efficiente. Una risorsa preziosa in un momento in cui la competizione tra percorsi formativi si intensifica e le aspettative degli studenti evolvono verso una sempre maggiore digitalizzazione e reattività.