Metodología y funcionamiento de un CRM para la educación superior

Un sistema CRM (Gestión de Relaciones con el Cliente) es una herramienta esencial para las instituciones de educación superior que buscan optimizar la gestión de sus relaciones con estudiantes, empresas y socios. Siendo la piedra angular de su estrategia, un CRM educativo centraliza datos, automatiza procesos clave como la contratación y el seguimiento académico, y ofrece una visión integral de cada interacción. Este artículo explora los principios fundamentales de un CRM para la educación superior, sus principales funcionalidades y los beneficios que aporta a las universidades y escuelas de negocios en términos de eficiencia, personalización y gestión.

Resumen :

1. Principios fundamentales de un CRM educativo
2. Características clave de un CRM de educación superior
3. Ventajas y beneficios para las instituciones

Principios fundamentales de un CRM educativo

Centralización de datos

Un CRM educativo reúne toda la información de candidatos, estudiantes y socios en una única base de datos. Cada persona tiene un perfil completo, accesible en cualquier momento. Esta centralización reduce el riesgo de pérdida de datos.

De esta forma, cada departamento tiene una visión global de los contactos, permitiendo una comunicación y seguimiento más efectivos.

Gestión del ciclo de vida del estudiante

Un sistema CRM dedicado a la educación superior permite realizar un seguimiento completo de la trayectoria estudiantil, desde el solicitante hasta su exalumno. En cuanto un solicitante interactúa con la institución, por ejemplo, a través de un formulario en línea, su información se registra en el CRM.

La institución puede entonces comunicarse con el candidato de forma personalizada, en función de su trayectoria: información sobre el programa formativo que le interesa, plazos que no debe perderse, próximos eventos, etc. Una vez admitido y matriculado el candidato, el CRM centraliza todos sus datos: datos de contacto, expediente académico, calificaciones, prácticas, proyectos, intercambios internacionales, etc.

Esto permite un seguimiento integral e individualizado de cada estudiante a lo largo de sus estudios. También se registran las interacciones con los servicios administrativos y el profesorado. Tras la graduación, los estudiantes se unen a la comunidad de exalumnos. El CRM facilita el contacto con los exalumnos mediante actividades de red, intercambio de información específica, invitaciones a eventos y más.

Características clave de un CRM de educación superior

Gestión de campañas de reclutamiento

Un CRM dedicado a la educación superior permite planificar y gestionar eficientemente campañas de marketing orientadas a la atracción de nuevos candidatos.

Desde la fase de diseño de la campaña, el CRM centraliza toda la información útil: objetivos, calendario, canales utilizados, presupuesto, etc. Facilita la colaboración entre los equipos encargados de la captación.

Una vez lanzada la campaña, el CRM proporciona un seguimiento en tiempo real de las acciones realizadas en los diferentes canales: campañas de email, redes sociales, eventos, etc. Mide las tasas de apertura, clic y conversión en cada etapa.

Al finalizar la campaña, el CRM genera informes completos que permiten un análisis detallado de los resultados y el cálculo del retorno de la inversión (ROI). Estos datos son invaluables para optimizar las futuras iniciativas de reclutamiento.

Seguimiento de solicitudes y registros

Un CRM dedicado a la educación superior ofrece funcionalidades clave para gestionar eficientemente todo el proceso de admisión:

• Creación y personalización de formularios de solicitud en línea

• Seguimiento del progreso de las solicitudes en cada etapa

• Segmentación automática de candidatos en función de diversos criterios

• Seguimiento personalizado a candidatos vía email o SMS

Una vez aceptado el candidato, el CRM le permite:

• Generar documentos de registro y contratos

• Seguimiento de los pagos de matrícula

• Crear el expediente del estudiante que luego se irá enriqueciendo a lo largo de sus estudios

Gracias a la gestión centralizada y automatizada, los equipos se vuelven más eficientes en el procesamiento de solicitudes e inscripciones. El seguimiento personalizado fortalece la participación de los futuros estudiantes e impulsa las tasas de matriculación final.

Administración escolar

El seguimiento de los estudiantes a lo largo de su trayectoria académica es un reto clave para las instituciones de educación superior. Sin las herramientas adecuadas, puede resultar difícil dar seguimiento al progreso académico, las prácticas profesionales realizadas o los proyectos realizados por cada estudiante.

Para satisfacer esta necesidad, los sistemas CRM dedicados a la educación superior ofrecen módulos específicos para la gestión de expedientes estudiantiles. Estos módulos centralizan todos los datos relacionados con el progreso académico del estudiante: expedientes académicos, evaluaciones del profesorado, informes de prácticas, tesis, etc. Esta información es accesible en tiempo real para la administración y el profesorado.

Los paneles e informes automatizados facilitan el seguimiento de las cohortes estudiantiles. Ofrecen una visión general de los resultados y permiten identificar rápidamente a los estudiantes con dificultades para ofrecerles apoyo personalizado. Gracias a estas herramientas, las instituciones pueden gestionar el éxito de sus estudiantes de forma más eficaz.

Relaciones corporativas y con exalumnos

Mantener vínculos estrechos con empresas colaboradoras y exalumnos es un reto clave para cualquier institución de educación superior. El CRM ofrece funcionalidades específicas para gestionar y enriquecer estas relaciones a largo plazo.

Gracias a una base de datos centralizada, el CRM permite almacenar toda la información relevante sobre las empresas asociadas: historial de interacciones, oportunidades de prácticas y aprendizajes ofrecidas, participación en la vida de la institución, pago de la tasa de aprendizaje, etc. Estos datos son accesibles para todos los departamentos relevantes (servicios estudiantiles, relaciones corporativas, colocación profesional, etc.) para una coordinación fluida de las acciones.

El seguimiento de exalumnos también se simplifica. El CRM almacena la información de contacto de los graduados, sus trayectorias profesionales y su participación en la red. Las herramientas integradas permiten conectar con la comunidad de exalumnos mediante comunicaciones personalizadas: boletines informativos, invitaciones a eventos, solicitudes para hablar con estudiantes actuales, etc.

Esta gestión proactiva de las relaciones corporativas y con exalumnos mediante CRM fortalece las sinergias y contribuye a la reputación de la institución. Es una herramienta estratégica para desarrollar alianzas, optimizar la inserción laboral de los estudiantes y fomentar una red de exalumnos dinámica.

Ventajas y beneficios para los establecimientos

Mejorar el reclutamiento de estudiantes

Un CRM permite optimizar las campañas de captación y aumentar el número de inscripciones a través de varias palancas clave:

• Centralizar los datos de los candidatos en una única base de datos facilita la segmentación y personalización de las comunicaciones

• La automatización del seguimiento de solicitudes agiliza el proceso de admisión desde el contacto inicial hasta el registro

• El seguimiento preciso de cada interacción con los candidatos nos permite analizar su comportamiento y adaptar las acciones de reclutamiento

• Los informes detallados ayudan a medir el rendimiento de la campaña y ajustar las inversiones

Personalizando la experiencia del estudiante

Un CRM dedicado a la educación superior permite personalizar las interacciones con cada estudiante a lo largo de su trayectoria académica:

• Desde el momento de la solicitud, centraliza la información del prospecto (datos de contacto, formación elegida, nivel de estudios, etc.) para adaptar la comunicación.

• Una vez matriculado un estudiante, el sistema CRM recopila todos sus datos (trabajos, calificaciones, prácticas, proyectos, etc.) para un seguimiento individualizado. La comunicación con la administración y el profesorado se monitoriza para ofrecer una visión integral.

• Las herramientas integradas permiten programar comunicaciones personalizadas en cada etapa clave: envío de información dirigida, seguimientos automatizados, invitaciones a eventos, etc.

• Después de la graduación, el CRM ayuda a mantener una conexión especial con cada ex alumno en función de su perfil, trayectoria profesional y participación en la red de ex alumnos.

Optimización de procesos administrativos

La automatización de determinadas tareas administrativas supone importantes mejoras de eficiencia:

• Reducción del tiempo dedicado a tareas repetitivas y de bajo valor añadido

• Reducción del riesgo de error humano mediante la entrada automatizada de datos

• Acelerar procesos como el procesamiento de solicitudes y registros

• Liberar tiempo para que los equipos puedan centrarse en misiones más estratégicas

De hecho, al delegar tareas que antes eran manuales, como el envío de confirmaciones y recordatorios, o la generación de documentos, al software CRM, los departamentos administrativos ahorran un tiempo valioso. Esto les permite centrarse en brindar apoyo personalizado a los estudiantes o en el desarrollo de nuevos proyectos, lo que se traduce en un mejor servicio.

Gestión estratégica de la institución

Como destacó un informe reciente del Ministerio de Educación Superior, «la gestión de las instituciones debe basarse en un análisis exhaustivo de datos para orientar las decisiones estratégicas». Esto es precisamente lo que permite un sistema CRM dedicado a la educación superior.

Al centralizar todos los datos de los estudiantes, desde la solicitud hasta la graduación, incluyendo el progreso académico, el CRM ofrece a los gerentes una visión integral del negocio. Los paneles personalizados les permiten monitorear indicadores clave como las tasas de conversión, matriculación y colocación laboral.

Estos datos consolidados y actualizados en tiempo real son invaluables para la toma de decisiones. Permiten identificar los programas de formación más atractivos, medir la efectividad de las campañas de reclutamiento, optimizar la asignación de recursos y ajustar la oferta de servicios a las necesidades de los estudiantes y las empresas colaboradoras. Todos estos son elementos estratégicos para fortalecer el atractivo y la competitividad de la institución.

En conclusión, un CRM especializado para la educación superior es una herramienta estratégica para optimizar la gestión de las relaciones con estudiantes, socios y exalumnos. Al centralizar los datos y automatizar procesos clave como el reclutamiento, el seguimiento académico y la gestión de la red de exalumnos, permite un apoyo personalizado y una comunicación específica en cada etapa de la trayectoria estudiantil. Como eje central del sistema de información, un CRM educativo ofrece beneficios tangibles en términos de eficiencia operativa, gestión estratégica y experiencia estudiantil. Estas son ventajas innegables para fortalecer el atractivo y la competitividad de las instituciones en un contexto de mayor competencia y transformación digital. Al igual que las soluciones que ofrece Emundus, un CRM adaptado a los desafíos de la educación superior es esencial para formar y apoyar al talento del futuro.