Solicitudes de estudiantes: consejos clave para facilitar el proceso
Un proceso de admisión sin problemas es esencial para cualquier organización educativa, especialmente en una era en la que las experiencias de los usuarios digitales se han convertido en la nueva norma para casi todos los aspectos de la vida y establecen continuamente nuevos estándares.
Afortunadamente, existen varias prácticas que pueden ayudarle a causar una buena impresión en sus candidatos y, al mismo tiempo, facilitarle la vida a quienes procesan sus solicitudes.
En este artículo, exploraremos consejos clave que pueden mejorar su proceso de admisión en AZ.
1. Califica a tus candidatos con un cuestionario preliminar
Un cuestionario preliminar permite presentar una serie de preguntas a los candidatos, que deberán responder para completar sus expedientes de solicitud.
Esto ayuda a garantizar que un candidato cumpla con los criterios requeridos para postularse y desalienta a los candidatos no calificados a enviar sus solicitudes, que aún deben procesarse.
2. Centraliza tus aplicaciones en un solo lugar
Implementar una plataforma de aplicación que centralice todos los datos y pasos asociados al proceso de solicitud es una de las mejores maneras de facilitar el proceso de admisión.
Una plataforma de aplicaciones de este tipo puede abordar todas las necesidades esenciales:
- Un portal para mostrar tus llamadas
- Área de aplicación con formularios en línea
- Un área de gestión de archivos
- Un espacio de evaluación
- Un espacio de toma de decisiones
Esta centralización permite analizar fácilmente toda la información a través de paneles de control que muestran dónde se encuentran tus candidatos en el recorrido y si existen debilidades generales o cuellos de botella en tus procesos.
3. Ofrecer un portal de candidatos intuitivo y completo
No hace mucho tiempo, los funcionarios de admisiones o los representantes de las instituciones tenían que asistir a innumerables ferias para atraer a estudiantes potenciales, alquilar equipos y pagar a su personal.
Ahora, una conexión a Internet es todo lo que un candidato necesita para encontrar un programa y enviar una solicitud.
Sin embargo, para aprovechar al máximo esta transformación digital como institución educativa, este espacio en línea debe anticipar todas las necesidades potenciales y al mismo tiempo ser fácil de navegar para todas las tareas necesarias para presentar solicitudes.
Por ejemplo, este espacio en línea debería permitir:
- Para guardar la información ingresada
- Envíe su solicitud después de completar todos los campos obligatorios
- Adjunte los documentos requeridos
- Para ver la confirmación de que su solicitud fue enviada y recibida exitosamente.
Algunos factores a tener en cuenta cuando se trata de un portal de candidatos:
Optimizado para dispositivos móviles
Es cada vez más común que los candidatos envíen sus solicitudes directamente desde sus teléfonos móviles, lo que significa que es esencial brindar una experiencia móvil intuitiva en cada etapa de una solicitud.
Incluye una sección de preguntas frecuentes que responde las preguntas más frecuentes
Una sección de preguntas frecuentes ayuda a los candidatos a completar el proceso, al tiempo que permite que su personal dedique tiempo a tareas de mayor valor agregado en lugar de tener que responder a cada solicitud.
Coherente con la imagen de su establecimiento
Un portal de aplicaciones presentado de una manera que coincida lo más posible con la identidad de una organización desde un punto de vista estético refuerza su imagen única y comunica que los altos estándares impregnan la institución, independientemente del contexto.
4. Permitir firmas electrónicas
No hace falta decir que permitir que los candidatos firmen electrónicamente sus documentos directamente desde su plataforma de aplicación acelera y simplifica el proceso de admisión.
Esto proporciona una forma rápida de confirmar la identidad de sus candidatos sin necesidad de papeleo ni logística adicional.
5. Automatiza tanto como sea posible
Programar sus correos electrónicos le ahorra tiempo valioso y al mismo tiempo alerta a sus candidatos sobre documentos faltantes, el final de una campaña de solicitud o un documento faltante.
Los casos más comunes para este contexto:
- Cuando cambia el estado del caso
- Como recordatorio, para terminar de ingresar información/enviar un archivo
Estos correos electrónicos se pueden personalizar con el nombre apropiado de la persona, por ejemplo.
Si utiliza una plataforma de aplicación integral, es posible automatizar el envío de sus correos electrónicos utilizando sus funcionalidades de correo electrónico.
6. Integra a tus candidatos en un CRM
Toda la información enviada, ingresada o actualizada durante el proceso de admisión debe estar centralizada en un CRM.
Mientras que una plataforma de aplicaciones te permite centralizar todas las actividades asociadas al proceso de admisión, un CRM centraliza la información de tus candidatos para su posterior uso estratégico .
Una ventaja clave de un CRM (como Salesforce o Pipedrive) conectado a su sistema de aplicación a través de una API es que una vez que se completa el proceso de admisión, puede pasar al siguiente proceso en la trayectoria estudiantil sin ninguna fricción.
7. Incorpora un calendario para organizar tus entrevistas con candidatos
Al integrar un calendario en su plataforma de aplicación, puede administrar claramente las entrevistas con sus candidatos en múltiples programas.
Además, podrás definir los horarios disponibles para entrevistas por programa y asignar un panel para cada uno para eliminar cualquier ambigüedad tanto para tus candidatos como para tus equipos administrativos.
8. Añade comentarios sobre tus candidatos
Un área de comentarios asociada con cada archivo durante todo el proceso de solicitud de estudiante permite que todo su personal esté en sintonía cuando se trata de un archivo sin la necesidad de comunicaciones internas adicionales.
9. Garantiza la seguridad de tus datos
Independientemente del sistema de aplicación que utilice, algunas precauciones básicas le permitirán reducir significativamente el riesgo de desastre:
- Verifique que tenga copias de seguridad periódicas de sus carpetas web y de su base de datos
- Cree diferentes perfiles de usuario para controlar los derechos de acceso según los roles de usuario definidos.
- Realizar un registro de conexión
- Asegúrese de que un firewall filtre el acceso al servidor
- Cifre sus copias de seguridad
- Acceso seguro al back-office a nivel de servidor
- Bloquear direcciones IP de riesgo
- Bloquea automáticamente a los usuarios que intenten piratear
10. Ofrecer pago en línea
Para permitir que sus candidatos paguen las tarifas de solicitud, registro o reinscripción, el pago en línea ahorra tiempo al simplificar el proceso.
Sin embargo, es importante ofrecer diferentes montos de pago dependiendo de la información proporcionada, si corresponde.
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