Gestionar las solicitudes para programas de educación continua es un reto estratégico para las instituciones. Para ofrecer una experiencia fluida al solicitante y optimizar la selección de candidatos, es fundamental estructurar los procesos, digitalizar los flujos de trabajo y realizar un análisis exhaustivo de los datos. A continuación, se presentan cinco estrategias que los gestores de admisiones pueden implementar para mejorar la gestión de solicitudes.

Resumen :

1. Clarificar el proceso de admisión
2. Digitalizar la gestión de expedientes
3. Formar e involucrar al equipo
4. Analizar datos para mejorar
5. Promover la diversidad de perfiles

1- Aclarar el proceso de admisión

A. Defina los pasos clave del proceso

Un proceso de admisión claro y estructurado facilita la orientación del candidato y permite una tramitación más eficiente de las solicitudes. Las instituciones deben definir con precisión los pasos clave del proceso, desde la presentación hasta la decisión final.

Al comunicar los criterios de selección de forma transparente, se fomenta un clima de confianza y se facilita que los candidatos presenten solicitudes relevantes. Herramientas como los sistemas de validación en tiempo real o los módulos de autoevaluación también pueden facilitar el filtrado de solicitudes y optimizar la eficiencia del proceso.

Por ejemplo, Excelia implementó y configuró una plataforma internacional de gestión de aplicaciones con pagos en línea para agilizar el proceso para candidatos extranjeros.

Comunicar los criterios de evaluación

La transparencia en los criterios de evaluación de solicitudes es esencial para generar confianza. Al comunicar claramente los requisitos académicos y profesionales, así como las competencias esperadas, las instituciones permiten a los solicitantes comprender mejor las expectativas y preparar solicitudes sólidas.

La implementación de un sistema de validación en tiempo real para estos prerrequisitos facilita la evaluación de las solicitudes y garantiza la integridad de los expedientes. También se pueden ofrecer módulos de autoevaluación a los candidatos para ayudarles a identificar los programas que mejor se adaptan a su perfil y objetivos.

Garantizar criterios de evaluación justos y transparentes para el procesamiento de las solicitudes fortalece la confianza en el proceso de admisión.

2- Digitalizar la gestión de archivos

Centralizar los datos con un sistema de seguimiento

La adopción de herramientas digitales como los sistemas de seguimiento de candidatos permite centralizar los datos en una única plataforma, garantizando así una mejor organización y trazabilidad.

La digitalización también facilita la automatización de tareas administrativas repetitivas, como el envío de acuses de recibo, el seguimiento de documentos faltantes y la notificación de decisiones a los candidatos. Esta automatización permite a los equipos centrarse en actividades de mayor valor, a la vez que ofrece a los candidatos una experiencia fluida y ágil.

Mines-Telecom , por ejemplo, ha implementado y configurado una plataforma de gestión de aplicaciones para sus aprendices, centralizando así el monitoreo de las aplicaciones.

Automatizar tareas administrativas

La automatización del procesamiento de solicitudes representa un ahorro de tiempo significativo para los equipos de admisión. Las herramientas de precalificación les permiten filtrar las solicitudes según criterios predefinidos e identificar rápidamente los perfiles más relevantes.

La integración de flujos de trabajo automatizados optimiza la gestión de las candidaturas en todas sus etapas: acuses de recibo, recordatorios de documentos faltantes, notificación de decisiones, etc. Estos sistemas garantizan un seguimiento periódico de los candidatos, sin necesidad de que los equipos realicen tareas repetitivas y de bajo valor.

3- Capacitar e involucrar al equipo

A. Desarrollar las habilidades del equipo

Un equipo de admisiones capacitado en las mejores prácticas de gestión de solicitudes es clave para un procesamiento de alta calidad. Se deben organizar sesiones de capacitación para desarrollar las habilidades del personal en métodos de preselección, realización de entrevistas, evaluación de perfiles y dominio de las herramientas digitales utilizadas.

Este desarrollo de habilidades también implica el intercambio regular de retroalimentación y experiencias entre los miembros del equipo. Comparar puntos de vista e identificar las mejores prácticas sobre el terreno contribuye a enriquecer el método operativo común y a mejorar la coherencia en la gestión de casos.

B. Promover la colaboración entre las partes interesadas

El proceso de admisión a la formación continua involucra a numerosos actores que deben trabajar juntos: responsables de programas, paneles de selección, servicios de apoyo, etc. Establecer espacios colaborativos para compartir información e interactuar sobre las solicitudes facilita la coordinación de todos estos actores.

Las herramientas de gestión de entrevistas de admisión, por ejemplo, permiten centralizar las evaluaciones de los candidatos por parte de diferentes paneles y compartir la retroalimentación para una decisión colaborativa. La participación de las partes interesadas clave en cada etapa fortalece la cohesión y la alineación del equipo de admisiones en su conjunto.

4- Analizar los datos para mejorar

A. Monitorear los indicadores clave de rendimiento

El análisis periódico de los datos de las solicitudes es esencial para gestionar el rendimiento del proceso de admisión. El seguimiento de indicadores como el número de solicitudes recibidas, la tasa de conversión en las diferentes etapas, el tiempo de tramitación y la diversidad de perfiles permite una evaluación objetiva de los resultados.

Estos datos objetivos ayudan a los gerentes a identificar áreas prioritarias de mejora. Les permite enfocar sus esfuerzos en los obstáculos y medir la efectividad de las acciones correctivas implementadas para optimizar la experiencia del candidato.

B. Recopilar y utilizar los comentarios de los candidatos

Más allá del seguimiento cuantitativo, la dimensión cualitativa es esencial para la mejora continua del proceso de admisión. Recopilar la opinión de los candidatos, admitidos o no, sobre su experiencia en la solicitud es una valiosa fuente de información.

Se pueden realizar encuestas para determinar su nivel de satisfacción en cada etapa e identificar posibles dificultades. Comparar estos comentarios con un análisis del comportamiento de los usuarios en las herramientas de solicitud en línea permite optimizar los procesos y anticipar las expectativas de los candidatos.

Sciences Po Paris, por ejemplo, ha desplegado y configurado una plataforma de admisión para sus cursos de verano, integrando un sistema de recogida de feedback de los candidatos para mejorar continuamente el proceso.

5- Promover la diversidad de perfiles

A. Definir una estrategia de abastecimiento inclusivo

Atraer perfiles diversos es un gran reto en los procesos de admisión a la educación continua. Es necesario definir una estrategia de selección inclusiva para identificar estos talentos diversos, activando diferentes palancas.

Desarrollar alianzas con instituciones y asociaciones específicas, por ejemplo, permite acceder a grupos de talento que suelen estar subrepresentados. Ofrecer seminarios web y sesiones específicas para este público también es una forma eficaz de generar solicitudes más diversas.

B. Adaptación de la comunicación a los públicos objetivos

Para convertir esta diversa fuente de abastecimiento en aplicaciones reales, la comunicación también debe adaptarse a los diferentes públicos objetivo. Esto implica personalizar los mensajes y canales según los perfiles para un enfoque a medida.

Destacar los testimonios de estudiantes con diversos orígenes crea modelos a seguir inspiradores y con los que todos pueden identificarse. Representar la diversidad en todos los materiales de comunicación institucional también transmite una clara señal de apertura a todos los perfiles, más allá de los requisitos académicos.

Implementar estrategias para atraer una población estudiantil diversa. Esto incluye alianzas con organizaciones comunitarias y campañas de concientización

6- Conclusión

Al optimizar el proceso de admisión, digitalizar la tramitación de solicitudes y realizar un análisis exhaustivo de datos, las instituciones de educación continua pueden mejorar significativamente la gestión de sus solicitudes. Esto les permite ofrecer una experiencia fluida y personalizada a los solicitantes, a la vez que reduce la carga administrativa de sus equipos.

¿Qué pasaría si el análisis predictivo de los datos de las solicitudes pudiera algún día permitirnos anticipar las expectativas y los comportamientos de los candidatos con mayor precisión, para lograr una experiencia verdaderamente personalizada?