5 consejos para procesos de admisión más eficientes utilizando una herramienta de seguimiento de solicitudes

Los procesos de admisión en la educación superior son cada vez más complejos y competitivos. ¿Cómo pueden las instituciones destacar y atraer a los mejores candidatos, a la vez que gestionan eficazmente el creciente volumen de solicitudes? Una herramienta eficaz de seguimiento de solicitudes es esencial para afrontar estos desafíos. En este artículo, descubre cinco consejos para optimizar tu proceso de admisión con estas soluciones innovadoras.

Resumen :

1- Optimizar la gestión de aplicaciones de extremo a extremo

2- Facilitar la toma de decisiones mediante la comparación de datos

3- Para agilizar la comunicación y el intercambio de información

4- Personalizar la experiencia del candidato para mejorar su atractivo

5- Utilizar datos de la aplicación para un análisis en profundidad

1- Optimizar la gestión de aplicaciones de extremo a extremo

Una potente herramienta de seguimiento centraliza todas las tareas relacionadas con las inscripciones universitarias, permitiendo a los equipos de admisiones gestionar eficientemente cada paso del proceso.

Consolidar la información en un único panel de control

Una potente herramienta de seguimiento de solicitudes centraliza todos los datos y documentos relacionados con cada solicitud en un único panel. ¡Se acabó la información dispersa en correos electrónicos, hojas de cálculo de Excel o archivos impresos! Con una visión general estructurada, los equipos de admisiones pueden acceder fácilmente a la información que necesitan y seguir el progreso de cada solicitud en tiempo real.

Esta consolidación de información reduce el estrés asociado con la gestión de solicitudes. Se acabó perder horas buscando un documento perdido o recopilando datos manualmente. Todo está disponible en la herramienta, lo que permite un procesamiento fluido y eficiente de las solicitudes, desde su recepción hasta la decisión final de admisión. Imagine una escuela de negocios que recibe miles de solicitudes cada año para su programa insignia. Al centralizar todos los documentos (CV, cartas de presentación, expedientes académicos, cartas de recomendación, etc.) en una herramienta como Emundus , los responsables de admisiones pueden acceder al instante al expediente completo de cada candidato sin riesgo de descuido o pérdida. ¡Se acabaron los dolores de cabeza por documentos faltantes o versiones desactualizadas!

Automatiza tareas repetitivas para concentrarte en lo que más importa

Un sistema de seguimiento de candidatos verdaderamente eficaz ofrece potentes funciones de automatización que liberan a los equipos de tareas repetitivas y que consumen mucho tiempo. Por ejemplo, el envío de mensajes de confirmación, solicitudes de documentos adicionales o invitaciones a entrevistas se pueden activar automáticamente según eventos predefinidos.

Esta automatización libera tiempo valioso que los gestores de admisiones pueden dedicar a tareas de mayor valor, como la revisión de solicitudes o el apoyo a los candidatos. Al centrarse en lo más importante, ayudan a ofrecer una experiencia de alta calidad a los futuros estudiantes, optimizando al mismo tiempo la eficiencia del proceso. Imagine una escuela de ingeniería que desea personalizar su comunicación con los solicitantes en función de sus perfiles. Con una herramienta como Emundus , puede configurar fácilmente secuencias de correo electrónico automatizadas adaptadas a cada caso: un mensaje de bienvenida para los nuevos solicitantes, recordatorios para solicitudes incompletas, invitaciones a seminarios web del sector para perfiles técnicos, etc. Todo esto sin intervención manual, lo que permite a los equipos centrarse en interacciones significativas con los candidatos más prometedores.

Las herramientas de seguimiento de solicitudes universitarias agilizan el proceso de solicitud al consolidar toda la información en un único panel, reduciendo así el estrés de los estudiantes.

2- Facilitar la toma de decisiones mediante la comparación de datos

Al integrar funciones de comparación avanzadas, la herramienta ayuda a los gerentes a evaluar las solicitudes de manera informada y a alinear los perfiles con las fortalezas de la institución.

Acceso a estadísticas detalladas sobre admisiones y programas

Para tomar decisiones de admisión informadas, nada supera la confianza en datos fiables y detallados. Una potente herramienta de seguimiento proporciona acceso a una gran cantidad de estadísticas relevantes, como el número de solicitudes por programa, la tasa de selección, el perfil típico de los estudiantes admitidos y la distribución geográfica de los solicitantes.

Gracias a esta información, los equipos de admisión pueden refinar sus criterios de selección e identificar los programas más atractivos o aquellos que requieren ajustes. También pueden adaptar su estrategia de reclutamiento en función de los grupos de candidatos más prometedores. Este enfoque basado en datos refuerza la relevancia y la objetividad del proceso de toma de decisiones. Consideremos el ejemplo de una universidad que ofrece numerosos programas de maestría especializados. Al analizar las estadísticas de solicitudes de cada programa durante los últimos tres años en su herramienta de seguimiento, observa que algunos programas de maestría tienen dificultades para atraer suficientes candidatos cualificados. Con esta información, puede ajustar su comunicación, forjar nuevas alianzas o revisar el currículo de estos programas para satisfacer mejor las expectativas de los estudiantes y del mercado laboral.

Funciones de revisión de casos en línea para una colaboración optimizada

Las herramientas más avanzadas de seguimiento de solicitudes ofrecen funciones de evaluación en línea directamente en la plataforma. ¡Se acabaron las transferencias de archivos por correo electrónico y las reuniones interminables para decidir sobre cada candidato! Las distintas partes interesadas (gestores de programa, comités de admisión, etc.) pueden anotar las solicitudes, asignar puntuaciones y compartir sus comentarios de forma fluida y transparente.

Esta evaluación colaborativa acelera significativamente el proceso de toma de decisiones de admisión y fomenta la coordinación entre las distintas partes interesadas. Todos comprenden claramente las expectativas y pueden consultar fácilmente los comentarios de sus colegas. La tramitación de solicitudes se vuelve más rápida y eficiente, para satisfacción de los equipos de admisión... ¡y de los solicitantes, que reciben una respuesta más rápida! Este es el caso, por ejemplo, del Institut Mines-Télécom Business School, que utiliza Emundus para la admisión a sus másteres. Los directores de programa revisan las solicitudes preseleccionadas en línea, introducen sus evaluaciones según criterios predefinidos y las debaten directamente en la herramienta para llegar a un consenso. Todos los pasos de validación se realizan sin papel y de forma optimizada, desde la comunicación con el comité de admisiones hasta la notificación al solicitante.

Al comparar las estadísticas de admisión, los programas de ayuda financiera y la cultura del campus a través de herramientas de seguimiento, los solicitantes pueden tomar decisiones informadas y alinear sus aspiraciones con las fortalezas de cada institución.

3- Para agilizar la comunicación y el intercambio de información

Una plataforma centralizada facilita las interacciones entre los equipos de admisiones, los candidatos y los socios, para un procesamiento más rápido de las solicitudes.

Comunicación centralizada con los candidatos para un seguimiento óptimo

La comunicación con los solicitantes es un aspecto importante, pero laborioso, del proceso de admisión. Con una herramienta de seguimiento adecuada, todos los intercambios (correos electrónicos, llamadas telefónicas, envío de formularios, etc.) se centralizan y se adjuntan al expediente de cada solicitante. Esto proporciona a los equipos de admisión una visión completa de todas las interacciones y les permite ofrecer un seguimiento personalizado sin perder información.

Esta centralización también garantiza la eficiencia: se acabó la búsqueda desesperada del último correo electrónico enviado o la pregunta de si un compañero ya respondió a una solicitud. Toda la información es fácilmente accesible dentro de la herramienta, lo que evita duplicados y errores de comunicación que podrían afectar negativamente la experiencia del candidato. Tomemos como ejemplo Sciences Po Paris , que utiliza Emundus para sus procesos de admisión. Cuando un candidato contacta con la escuela con una pregunta, el equipo puede recuperar inmediatamente su expediente y el historial de intercambios previos para ofrecer una respuesta rápida y personalizada. Incluso si participan varios compañeros, todos tienen la misma visión de 360° para una comunicación perfectamente coordinada.

Simplificar el intercambio de aplicaciones con las partes interesadas

Además de la comunicación con los solicitantes, las herramientas de seguimiento agilizan la comunicación entre las distintas partes interesadas en el proceso de admisión (gestores de programa, jurados, servicios administrativos, etc.). ¡Se acabaron los archivos impresos que circulan y los archivos adjuntos voluminosos enviados por correo electrónico!

Con una herramienta como Emundus , compartir solicitudes se simplifica enormemente. Los usuarios autorizados pueden acceder a los archivos de los candidatos con solo unos clics, sin riesgo de pérdida ni confusión de versiones. Toda la información está centralizada en un solo lugar, lo que facilita un proceso de selección colaborativo y eficiente. La toma de decisiones se agiliza, para gran satisfacción tanto de los equipos de admisión como de los candidatos. Mines-Telecom, por ejemplo, implementó Emundus para gestionar las admisiones de sus estudiantes en programas de estudio y trabajo. Anteriormente, los CV y ​​las cartas de presentación se enviaban por correo electrónico a las empresas asociadas. Ahora, estas empresas pueden acceder directamente a los archivos dentro de la herramienta, lo que agiliza su proceso de selección y libera valiosos recursos internos.

4- Personalizar la experiencia del candidato para mejorar su atractivo

Al ofrecer portales de solicitud personalizados y el apoyo adecuado, las escuelas se destacan y atraen a los mejores candidatos.

Personalización de entornos para satisfacer las necesidades específicas de cada escuela

Cada escuela tiene sus propios procesos y requisitos de admisión, y es importante que la herramienta de seguimiento sea lo suficientemente flexible como para adaptarse a estas particularidades. Una plataforma como Emundus ofrece amplias opciones de personalización, lo que permite a los administradores optimizar los formularios de solicitud, los flujos de trabajo de selección, las plantillas de comunicación y mucho más.

Esta personalización realza el atractivo de la institución al ofrecer a los solicitantes una experiencia fluida y adaptada a los requisitos específicos de los programas elegidos. Se sienten valorados y guiados eficazmente durante el proceso de solicitud, lo que refuerza la imagen de la escuela y maximiza las posibilidades de atraer a los mejores candidatos. Esto es precisamente lo que Excelia , con el objetivo de modernizar y agilizar sus procedimientos de admisión para solicitantes internacionales. Con Emundus , la escuela pudo crear un portal personalizado que integra sus formularios, criterios de selección específicos e incluso el pago en línea de las tasas de solicitud. El resultado: una experiencia más rápida e intuitiva para los estudiantes internacionales y una posición internacional consolidada.

Integración de funciones de soporte y orientación para ayudar a los candidatos

Para muchos solicitantes, solicitar ingreso a una universidad de primer nivel es un proceso complejo y estresante. Para brindarles el mejor apoyo y mejorar la imagen de la institución como empleador, es fundamental brindarles la mayor cantidad de información y consejos prácticos posibles en cada etapa. Las herramientas de seguimiento más avanzadas incluyen funciones de apoyo y orientación que inspiran confianza y motivación a los solicitantes.

Por ejemplo, Emundus permite a los solicitantes acceder a plantillas de CV, ejemplos de cartas de presentación atractivas y simulaciones de matrícula que incluyen ayuda financiera. Al guiarlos paso a paso, la escuela demuestra su compromiso con su éxito y maximiza sus posibilidades de éxito, reforzando así su atractivo a largo plazo. ESSEC ha elegido este enfoque para sus admisiones de grado. Los solicitantes pueden acceder directamente a asesoramiento personalizado basado en su perfil, testimonios de estudiantes e incluso a un chatbot que los guía a través del proceso de solicitud dentro de la herramienta. Este enfoque de apoyo proactivo atrae a los mejores talentos al mostrarles que la escuela los está considerando incluso antes de que lleguen al campus.

Los rastreadores alientan a los estudiantes a documentar sus logros y experiencias extracurriculares, lo que les permite crear un perfil de aplicación completo que resalta sus intereses multifacéticos.

5- Utilizar datos de la aplicación para un análisis en profundidad

Las funciones de exportación y generación de informes de la herramienta permiten a los gerentes comprender mejor las tendencias y ajustar su estrategia en consecuencia.

Exportación completa de datos para un análisis detallado del perfil

Las aplicaciones están llenas de datos valiosos sobre los perfiles de los candidatos, sus antecedentes académicos, sus experiencias extracurriculares, etc. Una potente herramienta de monitorización como Emundus permite exportar toda esta información para realizar un análisis en profundidad y comprender mejor las tendencias emergentes.

Conclusión :

En un panorama de educación superior cada vez más complejo y competitivo, los procesos de admisión requieren un enfoque estratégico para atraer y seleccionar a los mejores candidatos, gestionando eficazmente el creciente volumen de solicitudes. En este contexto, una herramienta eficaz de seguimiento de solicitudes es esencial. Al proporcionar a las instituciones una visibilidad completa de los perfiles, necesidades y aspiraciones de los candidatos, esta herramienta les permite tomar decisiones informadas y oportunas. También contribuye a mejorar la experiencia del candidato al garantizar una comunicación transparente y un seguimiento personalizado. Invertir en una herramienta de este tipo no solo permite destacar en un entorno competitivo, sino también satisfacer las crecientes expectativas de los candidatos y garantizar una gestión eficiente de los procesos de admisión.