CRM escolar: 5 mejores prácticas para un uso óptimo

Implementar un sistema CRM en su institución de educación superior es un proyecto importante que requiere una planificación minuciosa. ¿Qué objetivos y necesidades deben definirse? ¿Cómo elegir la herramienta adecuada y capacitar a sus equipos? ¿Cuáles son las mejores prácticas para optimizar la calidad y el uso diario de los datos? Descubra nuestros 5 consejos clave para una implementación exitosa de CRM y una gestión eficaz de sus actividades de reclutamiento, marketing y relaciones corporativas.

Resumen :

1. Definir claramente los objetivos y necesidades

2. Cómo elegir un CRM adecuado para la educación superior

3. Capacitar y apoyar a los equipos

4. Optimizar la calidad de los datos

5. Medir y optimizar el uso del CRM

Definir claramente los objetivos y necesidades

Analizar los procesos existentes

Para identificar áreas de mejora, es fundamental mapear los procesos actuales de la escuela:

1. Enumere los distintos procesos clave (registros, seguimiento de solicitudes, gestión de admisiones, etc.)

2. Para cada proceso, detalle los pasos, las partes interesadas y las herramientas utilizadas. Esto proporcionará una visión general clara de la operación actual.

3. Identificar cuellos de botella, tareas que consumen mucho tiempo y posibles errores es crucial. Preguntar a los equipos sobre sus desafíos diarios es fundamental para este análisis.

4. Definir indicadores de desempeño para cada proceso (tiempo de procesamiento, tasa de error, satisfacción del candidato, etc.) con el fin de medir objetivamente el progreso.

Este mapeo proporcionará una base sólida para orientar las mejoras que se realizarán con la implementación del CRM, en alineación con las prioridades estratégicas de la escuela.

Involucrar a los diferentes departamentos

Para definir las necesidades eficazmente, es fundamental incluir a todos los departamentos involucrados con el CRM, como admisiones, marketing y relaciones corporativas. Cada departamento tendrá usos y expectativas específicos con respecto a la herramienta.

Sin embargo, involucrar a numerosas partes interesadas también puede complicar el proceso de recopilación de requisitos e incluso generar demandas contradictorias. Por lo tanto, será necesario priorizar y arbitrar, teniendo presentes los objetivos estratégicos del proyecto de CRM.

La clave es nombrar un gerente de proyecto que coordine y sintetice las necesidades de los distintos departamentos. Los talleres periódicos permitirán un desarrollo colaborativo y coherente del plan del proyecto, lo que conducirá a la definición de un conjunto de especificaciones claro y compartido.

Cómo elegir un CRM adecuado para la educación superior

Características esenciales

Un CRM para instituciones de educación superior debe incluir características clave para satisfacer las necesidades específicas del sector:

• Gestión de solicitudes: seguimiento del proceso de solicitud de principio a fin, desde la recepción de la solicitud hasta la decisión final de admisión. El CRM debe permitir la centralización de los datos de los candidatos y la gestión del seguimiento y las comunicaciones.

• Gestión de eventos: planificación y seguimiento de ferias estudiantiles, jornadas de puertas abiertas, seminarios, etc. El CRM debe facilitar la organización, registro y seguimiento de los participantes a estos eventos cruciales en la captación de estudiantes.

• Gestión de relaciones corporativas: gestión de contactos y colaboraciones con empresas, esencial para la integración profesional de los estudiantes (prácticas, aprendizajes, empleo). El CRM debe facilitar el desarrollo y mantenimiento de estas relaciones a lo largo del tiempo.

• Gestión de la relación con los estudiantes: seguimiento del progreso del estudiante a lo largo de su trayectoria académica, desde la matriculación hasta la graduación. El CRM debe centralizar los datos académicos, las calificaciones y las ausencias para ofrecer una visión integral de cada estudiante.

Escalabilidad e integraciones

A la hora de elegir un CRM para una escuela, ciertas características resultan cruciales:

1. Escalabilidad: Un CRM debe adaptarse a los nuevos requisitos y crecer con la organización. Esto evita los costos asociados a la migración a una nueva herramienta y proporciona la flexibilidad esencial para satisfacer las necesidades cambiantes.

2. Integración: Su capacidad de integración con otros sistemas escolares existentes facilita la centralización de datos. Esto garantiza la coherencia de la información compartida entre departamentos, aumentando así la eficiencia operativa.

Capacitar y apoyar a los equipos

Plan de entrenamiento personalizado

Para diseñar un plan de formación CRM personalizado en función de los perfiles individuales:

1. Identificar los roles y responsabilidades de cada tipo de usuario (administradores, representantes de ventas, marketing, servicio al cliente, etc.)

2. Evaluar su nivel actual de conocimientos de CRM y sus necesidades específicas en función de sus tareas diarias.

3. Segmente a los usuarios en grupos de niveles (principiante, intermedio, avanzado) para adaptar el contenido y el ritmo de la formación.

4. Definir objetivos de aprendizaje específicos para cada grupo, centrándose en las funcionalidades esenciales para su actividad.

5. Variar los formatos de enseñanza (presencial, e-learning, talleres prácticos, coaching individual) para adaptarse a las preferencias de todos.

Nombrar embajadores

Involucrar a representantes de cada departamento en el proyecto de CRM es esencial para una adopción exitosa. Estos representantes serán los embajadores de la herramienta dentro de sus equipos.

Como verdaderos expertos e impulsores del cambio, podrán:

• Informar las necesidades específicas de su departamento

• Apoyar a sus colegas a asumir la responsabilidad

• Garantizar la comunicación con el equipo del proyecto

El resultado: mayor participación del usuario y una implementación más sencilla en toda la organización. No dude en destacar esta función clave para inspirar a sus empleados más comprometidos a asumirla.

Optimizar la calidad de los datos

Definir reglas de entrada

Para garantizar una base de datos CRM fiable y utilizable, es esencial definir reglas precisas de entrada de datos:

• Estandarizar formatos: adoptar formatos unificados para campos clave como números de teléfono, direcciones de correo electrónico y códigos postales. Esto facilitará futuras búsquedas y segmentaciones.

• Establezca ciertos campos como obligatorios: defina la cantidad mínima de información necesaria para crear un registro de contacto o empresa. Esto evitará registros duplicados e incompletos.

• Utilice listas desplegables predefinidas: Para los campos que lo permitan (sector, puesto, estado de contacto, etc.), ofrezca valores predefinidos mediante listas desplegables. Esto limitará los errores de entrada de datos y facilitará su análisis.

Una guía del usuario que describa estas mejores prácticas y una capacitación regular garantizarán que todos apliquen estas reglas correctamente a diario para obtener datos de CRM de calidad.

Limpie la base periódicamente

Para garantizar una base de datos de CRM confiable y utilizable a lo largo del tiempo, implemente acciones de limpieza de datos periódicas:

• Elimine duplicados: los contactos o empresas guardados varias veces generan confusión. Utilice herramientas automáticas de deduplicación o proceda manualmente en casos complejos.

• Archivar contactos inactivos: aparta los perfiles que no han interactuado durante mucho tiempo, sin eliminarlos. Esto te permitirá reducir el tamaño de tu base de datos activa y conservar el historial.

• Complete la información faltante: los perfiles con campos vacíos reducen el alcance de sus acciones. Complete estos espacios mediante búsquedas específicas, contactando directamente con perfiles específicos o mediante formularios.

La limpieza frecuente de datos, con objetivos específicos, le permitirá mejorar progresivamente la calidad general de su base de datos CRM. Su objetivo: ¡datos fiables para una toma de decisiones informada!

Medir y optimizar el uso del CRM

Definir KPI relevantes

Para evaluar la eficacia de su CRM, realice un seguimiento de estos indicadores clave:

• Tasa de adopción: Mide el porcentaje de usuarios activos entre las licencias implementadas. Una tasa baja indica la necesidad de capacitación o una deficiencia de la herramienta.

• Calidad de los datos: Auditar periódicamente su base de datos le evitará tomar decisiones basadas en información errónea. Supervise el porcentaje de registros completos y deduplicados.

• Productividad de ventas: analizar la evolución del número de leads, oportunidades o contratos calificados generados a través del CRM. El objetivo: identificar los factores de crecimiento.

• Satisfacción del cliente: a través de encuestas enviadas desde el CRM, evalúa la calidad percibida de tu relación con el cliente y anticípate a los riesgos de churn.

Recopilar comentarios de los usuarios

Para mejorar continuamente su CRM, es fundamental considerar la experiencia de quienes lo usan a diario: sus empleados. Configure canales específicos para recopilar sus comentarios, tanto positivos como negativos.

Las encuestas de satisfacción periódicas le brindarán una visión general de la adopción de la herramienta por parte de los usuarios y le ayudarán a identificar los puntos débiles. Complemente estas encuestas con entrevistas individuales para profundizar en temas específicos y recopilar sugerencias de mejora.

Desde un punto de vista técnico, analizar los datos de uso del CRM (tasas de adopción, funciones más utilizadas, recorridos de usuario, etc.) proporcionará información valiosa. Esta retroalimentación del campo, combinada con sus objetivos iniciales, servirá de guía para el desarrollo futuro de su herramienta y fortalecerá su impacto comercial.

En conclusión, implementar un CRM para su institución de educación superior es un proyecto importante que requiere una cuidadosa consideración. Es fundamental definir claramente sus objetivos y necesidades de antemano, elegir una herramienta adaptada a sus requisitos específicos y capacitar y apoyar a sus equipos durante esta transición. Optimizar la calidad de sus datos y el uso diario del CRM le permitirá maximizar el retorno de la inversión. Con un CRM como Emundus, puede simplificar y agilizar la gestión de sus solicitudes y procesos de admisión, a la vez que ofrece una experiencia personalizada a sus estudiantes actuales y potenciales, lo que se traduce en una mayor rentabilidad y crecimiento para su institución.