¿Cómo mejorar la comunicación con los candidatos a un programa de Executive Education?

La comunicación con los solicitantes es un aspecto crucial del proceso de admisión a un programa de Educación Ejecutiva. Un enfoque eficaz puede influir significativamente en la calidad de las solicitudes recibidas y la tasa de conversión. Este artículo explora diversas estrategias para optimizar esta comunicación vital.

Resumen :

1. Diversificar los canales de comunicación

2. Crear contenido explicativo

3. Ofreciendo apoyo personalizado

1- Diversificar los canales de comunicación

Chatbot inteligente

Integrar un chatbot inteligente en su plataforma de postulación representa un avance significativo en la mejora de la comunicación con los candidatos. Este sistema automatizado ofrece disponibilidad 24/7, lo que le permite responder al instante a las preguntas frecuentes de los solicitantes, sin importar la hora ni el día.

Como gestor de admisiones, verá rápidamente los beneficios de esta herramienta. No solo aligera la carga de trabajo de su equipo al gestionar consultas sencillas, sino que también ofrece a los solicitantes una experiencia fluida y ágil. El chatbot puede proporcionar información sobre programas, plazos y prerrequisitos, guiando a los solicitantes a través del proceso de solicitud de forma eficiente y personalizada. Este sistema responde a preguntas frecuentes sobre criterios de elegibilidad, plazos de solicitud y documentos requeridos. Los gestores de admisiones han visto una reducción del 30 % en los correos electrónicos solicitando información básica, lo que les permite centrarse en tareas de mayor valor.

Seminarios web informativos

Organizar seminarios web informativos periódicamente es una estrategia eficaz para comunicarse de forma más personal con los candidatos potenciales. Estas sesiones en línea le permiten presentar sus programas, criterios de admisión y perspectivas profesionales asociadas en detalle.

Estos seminarios web ofrecen a los candidatos la oportunidad de interactuar directamente con los gestores de programa y hacer preguntas en tiempo real. Es una forma de fortalecer la conexión con su audiencia y demostrar el valor añadido de sus programas de formación. Además, al grabar estas sesiones, puede publicarlas en su sitio web, lo que constituye un recurso valioso para los candidatos que no pudieron asistir en directo.

2- Crear contenido explicativo

Vídeos tutoriales

Crear videos tutoriales breves e impactantes simplifica el proceso de solicitud. Estos videos guían a los candidatos en cada paso del proceso, desde la creación de la cuenta hasta el envío de la solicitud.

Como gestor de admisiones, puede usar estos videos para aclarar puntos que suelen malinterpretarse y así reducir la cantidad de preguntas repetitivas. Asegúrese de que estos tutoriales sean fácilmente accesibles en su plataforma de solicitud y que cubran aspectos como la redacción de una declaración personal, la preparación de los documentos requeridos y las expectativas específicas de su institución.

Por ejemplo, podría crear una serie de videotutoriales titulados "Su solicitud paso a paso". Cada video, de 2 a 3 minutos de duración, se centra en un paso específico del proceso de admisión, como "Cómo completar el formulario en línea" o "Preparación para la entrevista de admisión". Estos videos han ayudado a reducir el tiempo promedio que los solicitantes dedican al proceso de solicitud en un 25 %.

Preguntas frecuentes interactivas

Una sección de preguntas frecuentes interactiva bien diseñada puede mejorar la experiencia del candidato al permitirle encontrar rápidamente respuestas a sus preguntas. A diferencia de una sección de preguntas frecuentes estática, una versión interactiva puede adaptarse a las necesidades específicas de cada usuario.

Puedes organizar estas preguntas frecuentes por tema (admisiones, programas, financiación, etc.) e incluir un buscador para facilitar la navegación. Actualiza este recurso periódicamente según las nuevas preguntas que surjan. Unas preguntas frecuentes bien estructuradas no solo informan a los solicitantes, sino que también reducen la carga de trabajo de tu equipo al minimizar las consultas repetitivas.

Para crear unas preguntas frecuentes eficaces:

1. Identificar las preguntas más frecuentes

2. Organice las preguntas por categoría (por ejemplo, Admisión, Financiación, Vida estudiantil)

3. Escriba respuestas claras y concisas

4. Integrar un motor de búsqueda

5. Actualice el contenido periódicamente

3- Ofrecer apoyo personalizado

Mentoría por parte de exalumnos

Implementar un programa de mentoría con exalumnos aporta valor a tu proceso de admisión. Estos mentores pueden compartir sus experiencias personales, ofrecer valiosos consejos para la preparación de solicitudes y ofrecer una visión realista de la vida estudiantil en tu institución.

Como gestor de admisiones, puede crear una base de datos de exvoluntarios, asegurándose de que reciban formación para comprender plenamente su función y las limitaciones de su participación. Este sistema de mentoría no solo tranquiliza a los solicitantes, sino que también fortalece su compromiso con la institución, aumentando así la probabilidad de que los participantes aceptados se registren como voluntarios.

Tomemos como ejemplo HEC París, que implementó un programa de mentoría llamado " Embajadores HEC ". Cada candidato admitido se empareja con un exalumno del mismo campo o área geográfica. Este programa incrementó la tasa de conversión de estudiantes admitidos a matriculados en un 15 % en tan solo un año.

Consejos para cartas de presentación

Ofrecer un servicio de orientación para la redacción de cartas de presentación puede mejorar la calidad de las solicitudes recibidas. Este servicio puede adoptar diversas formas, desde guías detalladas y talleres en línea hasta sesiones individuales de revisión y retroalimentación.

Al brindar una orientación clara sobre las expectativas de su institución, ayuda a los solicitantes a destacar sus experiencias y motivaciones de forma relevante. Esto no solo facilita el proceso de evaluación para el comité de admisiones, sino que también permite a los solicitantes reflexionar profundamente sobre sus objetivos profesionales y su adecuación a su programa. Recuerde enfatizar la importancia de la autenticidad en estas cartas para obtener una visión genuina de cada solicitante.

En conclusión, mejorar la comunicación con los solicitantes de un programa de Educación Ejecutiva se basa en un enfoque diverso y personalizado. Al implementar estas estrategias, los gestores de admisiones pueden optimizar el proceso de solicitud, reducir la carga administrativa y aumentar la calidad de las solicitudes recibidas.