¿Por qué una universidad necesita un CRM?

En un contexto de mayor competencia entre las instituciones de educación superior, las universidades deben adoptar un enfoque centrado en el cliente para atraer, captar y fidelizar a sus estudiantes, así como para desarrollar relaciones duraderas con sus diversos socios. Por lo tanto, la implementación de un sistema CRM (Gestión de Relaciones con el Cliente) se está convirtiendo en un imperativo estratégico fundamental para las universidades. Esta herramienta les permite centralizar datos, optimizar procesos y mejorar la comunicación para satisfacer mejor las expectativas de su público objetivo. Descubra los principales casos de uso y beneficios de un CRM para una universidad.

Resumen:

1. Los retos de un CRM para una universidad
2. Los principales casos de uso de un CRM universitario
3. Los beneficios concretos de un CRM para una universidad

Las implicaciones de un CRM para una universidad

Elegir un CRM adaptado a las necesidades específicas de las universidades

La selección de un sistema CRM para una universidad requiere una cuidadosa consideración. Es fundamental definir claramente el alcance del proyecto y las necesidades específicas de la institución con antelación. Esto permitirá identificar las funcionalidades esenciales que debe ofrecer la solución CRM.

Otro punto crucial es la capacidad del CRM para integrarse con el sistema de información existente. La herramienta debe ser capaz de comunicarse e intercambiar datos con otras aplicaciones, como el software de registros estudiantiles. Una buena integración facilitará la adopción por parte de los equipos y evitará la creación de silos de datos.

Por último, es importante tener en cuenta que cada universidad tiene sus propias particularidades: multisede, multicomponente, cursos variados... El CRM elegido debe ser lo suficientemente flexible y personalizable para adaptarse a este contexto único, sin imponer trastornos en los procesos existentes.

Convencer a los equipos de los beneficios de compartir datos

La aceptación del equipo para compartir datos en un CRM universitario puede encontrar cierta resistencia. Los usuarios pueden temer perder el control sobre sus contactos o preocuparse de que la información confidencial se comparta demasiado.

Para superar estos obstáculos, es fundamental involucrar a los equipos desde el inicio del proyecto. Los talleres que permiten a los futuros usuarios expresar sus necesidades e inquietudes ayudarán a definir las reglas para compartir y acceder a los datos, creando así un clima de confianza.

Establecer una gobernanza clara, definir las funciones de cada persona y los procesos de gestión de datos también brindará seguridad a los equipos. Finalmente, las sesiones periódicas de comunicación y capacitación deben explicar los beneficios concretos del CRM y ayudar a los usuarios a aprender a usar la herramienta, para así establecer buenos hábitos de intercambio de información.

Implementar una estrategia de gestión de datos

El CRM debe cumplir con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) vigente en la Unión Europea. Este punto, planteado por un experto en CRM, es crucial. Los datos personales de estudiantes y socios deben recopilarse, almacenarse y utilizarse de acuerdo con el RGPD, bajo pena de sanciones severas.

Más allá de los aspectos regulatorios, también es crucial considerar de antemano la estrategia de importación de datos para el nuevo CRM: ¿qué datos deben migrarse de los sistemas antiguos y con qué profundidad histórica? Estas decisiones afectarán la calidad de la base de datos. Finalmente, la gobernanza debe definir los derechos de acceso a datos potencialmente sensibles o confidenciales, según los perfiles de usuario. Todo ello, fomentando una cultura de intercambio de información, esencial para el buen funcionamiento del CRM

Los principales casos de uso de un CRM universitario

Gestión de reclutamiento y admisiones

El proceso de solicitud y admisión puede volverse rápidamente complejo y lento para los equipos universitarios. El seguimiento manual de cada solicitud, la comunicación con los candidatos y el envío de documentos a los distintos departamentos requiere un tiempo considerable.

Un CRM dedicado a la contratación permite automatizar gran parte de estas tareas. En cuanto un candidato completa un formulario en línea, su información se centraliza en el CRM. Se pueden configurar flujos de trabajo para enviar automáticamente correos electrónicos de seguimiento, solicitar documentos adicionales o reenviar la solicitud a las personas pertinentes.

El CRM ofrece una visión general completa del progreso de cada solicitud. Esto permite a los equipos identificar fácilmente los casos prioritarios y dar seguimiento a los candidatos según sea necesario. Gracias al tiempo ahorrado al automatizar tareas repetitivas, pueden centrarse en fortalecer las relaciones con los mejores talentos.

Al optimizar todo el proceso de admisión, CRM ayuda a ofrecer una experiencia positiva y distintiva al candidato. Esta es una ventaja clave para atraer a los mejores estudiantes en un entorno competitivo.

Seguimiento del progreso de los estudiantes

El uso de un CRM para el seguimiento académico y el apoyo a los estudiantes ofrece numerosas ventajas:

• Permite centralizar todos los datos e interacciones relacionados con el recorrido académico del estudiante: notas, ausencias, citas con la administración, intercambios con profesores, etc. Toda esta información es accesible de forma rápida y sencilla para los distintos interesados.

• Se pueden configurar alertas para identificar rápidamente a los estudiantes con dificultades e implementar medidas correctivas. El CRM facilita la colaboración entre los equipos docente y administrativo.

• El estudiante se beneficia de apoyo personalizado. Todas las interacciones se registran en el CRM, lo que permite una mayor capacidad de respuesta y una mayor consideración de su perfil y necesidades específicas. Se pueden programar citas de seguimiento periódicas.

• Al finalizar los estudios, el CRM conserva el historial de la trayectoria del estudiante, que puede ser utilizado en el contexto de las relaciones con los Alumni y para analizar los factores de éxito.

Relaciones con exalumnos

Mantener el contacto con los exalumnos es fundamental para una universidad. Un CRM permite:

• Centralizar los datos de contacto y perfiles de los exalumnos

• Envíeles boletines informativos periódicos sobre novedades escolares

• Invítelos a eventos dedicados (noches de networking, conferencias, etc.)

• Ofrecerles oportunidades de involucrarse (testimonios, tutoría, impuestos de aprendizaje, etc.)

Esta relación continua fortalece el vínculo de los exalumnos con su escuela. Se convierten así en valiosos embajadores que recomiendan la institución a su red de contactos. La red de exalumnos también representa una gran oportunidad para los estudiantes actuales en términos de prácticas profesionales e inserción laboral. Por lo tanto, un CRM es una herramienta clave para dinamizar y sostener la comunidad de exalumnos.

Gestión de asociaciones corporativas

El CRM es una herramienta valiosa para gestionar eficazmente las relaciones con las empresas colaboradoras. Permite centralizar toda la información clave sobre estas empresas: datos de contacto, historial de interacciones, necesidades de contratación, comentarios sobre los estudiantes contratados, etc.

Gracias a estos datos consolidados, la universidad puede comunicarse con cada empresa de forma personalizada. Por ejemplo, puede enviarles periódicamente perfiles de estudiantes que se ajusten a sus criterios de selección. El seguimiento de estos intercambios en el CRM también permite identificar áreas de satisfacción y áreas de mejora que las empresas plantean respecto a las habilidades de los estudiantes. Esta información es invaluable para adaptar los programas según sea necesario.

El CRM también ofrece una visión general completa de las colaboraciones corporativas. Se pueden generar informes con solo unos clics para analizar el número de estudiantes contratados por empresa y por sector, midiendo así concretamente el rendimiento de la universidad en términos de empleabilidad. Esto constituye una ventaja innegable para fortalecer su imagen y atractivo.

Los beneficios tangibles de un CRM para una universidad

Centralización y organización de datos

Un CRM te permite centralizar todos los datos esenciales de estudiantes, socios y graduados en una única base de datos. Se acabó la información dispersa en hojas de cálculo o bases de datos desconectadas entre departamentos.

Gracias a esta centralización, los datos son fácilmente accesibles para todos los usuarios autorizados, dondequiera que se encuentren. De esta forma, cada usuario tiene una visión integral de los estudiantes y puede interactuar con ellos con pleno conocimiento de causa.

Mejora de la comunicación interna y externa

Un sistema CRM agiliza significativamente la comunicación, tanto interna como externa. Al centralizar toda la información sobre estudiantes, graduados y socios, proporciona a cada departamento una visión integral, lo que permite interacciones relevantes y personalizadas.

Sin embargo, para aprovechar al máximo este potencial, es fundamental la aceptación del equipo. Puede surgir resistencia al intercambio de información. Una gobernanza clara, que defina los derechos de acceso según los perfiles de usuario, es necesaria para establecer un clima de confianza.

Con este esfuerzo de adaptación a la nueva cultura, el CRM se convierte en un auténtico catalizador de la comunicación. Permite enviar el mensaje adecuado a la persona adecuada en el momento oportuno, ya sea para la contratación, el seguimiento de cursos o la relación con exalumnos. La comunicación se vuelve más eficiente y eficaz.

Optimización de procesos administrativos

La gestión manual de procesos administrativos, como registros, seguimiento de expedientes y seguimientos, puede convertirse rápidamente en una tarea tediosa para los equipos. Introducir datos, actualizarlos y transmitir información requiere un tiempo considerable, en detrimento de tareas de mayor valor.

La automatización que permite el CRM ahorra tiempo valioso. Los formularios en línea se cargan directamente en la base de datos, los flujos de trabajo notifican a las personas adecuadas en cada etapa y se envían correos electrónicos de seguimiento sin intervención humana. Como resultado, los procesos se aceleran y optimizan, y se reduce el riesgo de errores. Los equipos pueden entonces centrarse en brindar apoyo personalizado a los estudiantes.

Apoyo a la gestión y toma de decisiones

Un CRM universitario centraliza una gran cantidad de datos esenciales: información sobre los estudiantes y sus trayectorias académicas, interacciones con empresas asociadas, rendimiento de las campañas de marketing, etc. Pero estos datos brutos solo son valiosos si se analizan y se presentan de forma relevante para ayudar en la toma de decisiones.

Aquí es donde las funciones de informes del CRM cobran un valor incalculable. Con solo unos clics, es posible extraer indicadores clave: tasa de conversión de prospectos a estudiantes, número de prácticas y contratos de aprendizaje firmados, tasa de apertura de correos electrónicos, etc.

Estos paneles ofrecen una visión general concisa del desempeño de la institución en sus áreas clave. Permiten identificar rápidamente las fortalezas y las áreas de mejora. Por ejemplo, si la tasa de empleo estudiantil en ciertos sectores está disminuyendo, se pueden implementar medidas para fortalecer las alianzas con empresas de esos sectores.

El CRM se convierte así en una auténtica herramienta de toma de decisiones, brindando a los equipos directivos visibilidad sobre las métricas esenciales para la gestión estratégica de la universidad. Esto les permite tomar decisiones informadas para optimizar el rendimiento

En conclusión, un CRM se ha convertido en una herramienta indispensable para universidades y escuelas que desean optimizar la gestión de sus relaciones con estudiantes, empresas colaboradoras y exalumnos. Al centralizar datos y automatizar procesos, un CRM ahorra tiempo valioso y mejora la comunicación en cada etapa del proceso de admisión. Ofrece una visión integral para un apoyo personalizado y una experiencia de alta calidad para candidatos y estudiantes, activos clave en un contexto de mayor competencia entre instituciones. Gracias a sus funciones avanzadas, un CRM como el que ofrece Emundus ayuda a simplificar las solicitudes y las admisiones, a la vez que proporciona valiosas herramientas para la toma de decisiones que impulsan el rendimiento universitario.