Atraer a los mejores talentos es un imperativo estratégico para las escuelas que buscan destacar en un entorno competitivo. Al optimizar su proceso de reclutamiento y aprovechar soluciones innovadoras de software de gestión de reclutamiento, pueden construir una marca empleadora sólida y atractiva. Estas herramientas no solo mejoran la eficiencia operativa, sino que también crean una experiencia fluida y atractiva para el candidato. A continuación, se presentan algunas prácticas recomendadas para fortalecer su marca empleadora mediante una gestión optimizada de solicitudes.

Resumen

1. Cree un portal de candidatos personalizado e interactivo para destacar

2. Mantener una relación personalizada con el talento potencial

3. Movilizando a estudiantes y exalumnos como embajadores

4. Ofrecer eventos de reclutamiento originales para revelar el potencial

1- Cree un portal de candidatos personalizado e interactivo para destacar

Formularios de solicitud en línea intuitivos

Para atraer a los mejores estudiantes, es fundamental ofrecerles un proceso de solicitud ágil y personalizado. Esto implica implementar formularios de solicitud en línea intuitivos que se adaptan al perfil del solicitante y al programa deseado. Al recopilar únicamente información clave, como diplomas, calificaciones y experiencia, el proceso se simplifica para el candidato.

Estos formularios contextualizados guían a los estudiantes paso a paso en su solicitud. La asistencia con la entrada de datos, las comprobaciones de consistencia y las instrucciones claras en cada etapa brindan tranquilidad a los solicitantes y minimizan errores u omisiones. El objetivo es digitalizar completamente el proceso para eliminar la necesidad de engorrosas solicitudes en papel.

Tomemos el ejemplo de un estudiante que desea solicitar una maestría en Administración. El formulario en línea le pedirá que proporcione su licenciatura, el expediente académico de los tres años y cualquier experiencia de prácticas o estudio-trabajo. Los menús desplegables y los campos predefinidos agilizan la entrada de datos. Si encuentra alguna inconsistencia, aparecerá un mensaje de alerta para ayudarle a corregirla. Puede adjuntar fácilmente los documentos justificativos necesarios en formato digital.

Seguimiento en tiempo real del progreso de la aplicación

Además de facilitar el proceso de solicitud, es fundamental mantener a los estudiantes informados del progreso de su solicitud en tiempo real. Implementar notificaciones automáticas en cada etapa clave, como la recepción de la solicitud, la confirmación de elegibilidad o las entrevistas de selección, tranquiliza a los solicitantes y mantiene su compromiso.

Un portal personalizado para candidatos permite a los estudiantes consultar el estado de su solicitud, las próximas fechas límite y los documentos requeridos o información adicional en cualquier momento. Este seguimiento proactivo mejora la solicitud del estudiante y fortalece la percepción de calidad de la institución. La experiencia del candidato se convierte en un factor diferenciador en un contexto de intensa competencia entre programas.

Por ejemplo, Sciences Po Paris ha implementado y configurado una plataforma de admisión para sus Escuelas de Verano. Los solicitantes reciben información en tiempo real sobre la integridad de su solicitud, la documentación faltante y las fechas límite. Las notificaciones por correo electrónico y SMS les recuerdan los siguientes pasos. Pueden interactuar directamente con el equipo a través de un sistema de mensajería integrado para hacer preguntas.

Para agilizar el proceso de solicitud para los estudiantes solicitantes, aquí hay algunas prácticas recomendadas para implementar:

1. Presentar solicitud 100% online, en todos los dispositivos (móvil, tableta, PC)

2. Rellene previamente los campos con datos ya conocidos para simplificar la entrada de datos

3. Muestra una barra de progreso y guarda la información en cada paso

4. Integra un chatbot para responder preguntas frecuentes 24/7

5. Proporcionar visibilidad en tiempo real sobre el estado de la aplicación

6. Notificar al candidato por correo electrónico y/o SMS de cada paso del proceso de solicitud

7. Digitalice documentos de soporte utilizando formatos, tamaños y calidades predefinidos

8. Permitir que el expediente sea modificado o complementado siempre que no haya transcurrido el plazo

2. Automatizar las tareas administrativas para aumentar la eficiencia

Publicación multicanal de ofertas formativas

El software de reclutamiento permite centralizar la creación y distribución de ofertas de formación en una variedad de canales: sitio web de la institución, bolsas de trabajo especializadas, redes sociales... Las plantillas de anuncios preconfiguradas por tipo de curso aceleran la publicación y garantizan la coherencia de los mensajes.

Esta distribución automatizada y multicanal aumenta significativamente la visibilidad del programa y atrae a un mayor número de candidatos que cumplen los requisitos. De esta forma, la institución cubre un amplio espectro de estudiantes cualificados, tanto en Francia como a nivel internacional, y optimiza sus esfuerzos de captación.

Mines-Telecom, por ejemplo, implementó y configuró una plataforma de gestión de aplicaciones para atraer aprendices. Gracias a campañas de publicación preprogramadas en una selección de portales de empleo y redes sociales relevantes, la escuela gana visibilidad entre los perfiles objetivo. Las ofertas de empleo se eliminan automáticamente una vez vencida la fecha límite.

Clasificación automatizada de solicitudes según criterios predefinidos

Ante una avalancha de solicitudes, a veces cientos para ciertos programas, la clasificación manual se vuelve rápidamente lenta y propensa a errores para los equipos de admisión. El software de reclutamiento les permite definir criterios de preselección (título, promedio, habilidades clave, etc.) para filtrar automáticamente los perfiles e identificar a los candidatos más adecuados.

Este sistema de puntuación automatizado ahorra tiempo valioso a los equipos al eliminar las solicitudes no elegibles inmediatamente después de su envío. Esto les permite centrarse en la evaluación exhaustiva de los candidatos cualificados. Esta etapa de preselección objetiva también reduce el riesgo de pasar por alto a candidatos prometedores que se pierden entre el gran volumen de solicitudes.

Consideremos el caso de una prestigiosa escuela de negocios que recibe más de 500 solicitudes para su programa de Maestría en Administración. Mediante criterios de puntuación predefinidos en el Sistema de Seguimiento de Solicitantes (SPA) (nivel de estudios, promedio general, puntuación en el examen de inglés, actividades extracurriculares, etc.), el software asigna una puntuación a cada solicitud. Solo los candidatos que cumplen con el umbral definido son seleccionados para una evaluación posterior.

A continuación se muestra una descripción general de funciones útiles para optimizar la selección de aplicaciones:

3- Colaborar eficazmente para agilizar la tramitación de las solicitudes

La tramitación de una solicitud suele involucrar a varias partes interesadas: asesores académicos, comités de admisión, servicios administrativos, etc. El software centraliza todos los datos y documentos de la solicitud, accesibles en cualquier momento para el personal autorizado. ¡Se acabaron las pérdidas de archivos de Excel y documentos en papel!

Gracias a este acceso unificado y seguro, todos pueden consultar la información, completar sus evaluaciones y compartir sus comentarios con total confidencialidad. La vista de 360° del proceso del candidato facilita la comunicación entre las partes interesadas y acelera la toma de decisiones colaborativa. Se acabaron las largas reuniones para decidir sobre un caso.

Excelia, por ejemplo, ha implementado y configurado una plataforma para gestionar solicitudes internacionales. Los equipos administrativos, los gestores de programas y los comités de selección tienen acceso a un espacio compartido y seguro. Pueden revisar documentos, añadir comentarios, asignar puntuaciones y comunicarse mediante un sistema de mensajería dedicado. Esto permite un proceso de admisión más rápido y ágil.

Flujos de trabajo colaborativos y notificaciones de equipo

Además de centralizar los datos, el software de reclutamiento permite definir flujos de trabajo adaptados a los requisitos específicos de admisión de pregrado y posgrado. Cada paso, desde la recepción de la solicitud hasta la decisión final de admisión, está orquestado para optimizar la colaboración entre las partes interesadas.

Las notificaciones alertan a cada persona relevante cuando se le asigna una tarea, junto con su nivel de prioridad y fecha límite. Este seguimiento unificado de solicitudes evita descuidos y cuellos de botella, y permite a los equipos cumplir con los plazos de procesamiento. Con una visión integral de las admisiones en curso, los gerentes pueden identificar posibles cuellos de botella y reasignar recursos según sea necesario.

Imagine una universidad que gestiona cientos de solicitudes simultáneamente. Gracias a los flujos de trabajo configurados en el Sistema de Seguimiento de Solicitantes (ATS), en cuanto se envía una solicitud, se crea una tarea y se asigna a la oficina de admisiones para una revisión inicial de elegibilidad en un plazo de 48 horas. Una vez validada, la solicitud se envía automáticamente a los asesores académicos correspondientes para su evaluación. Cada asesor recibe un recordatorio si no ha completado la tarea a tiempo. El solicitante se mantiene informado en cada etapa.

Para fortalecer la colaboración en torno a las admisiones, una herramienta de gestión de solicitudes debe incluir características como:

• Espacios personalizados para cada perfil de usuario (administración, docencia, jurado, etc.)

• Una visión unificada del progreso general y del progreso por candidato

• Acceso seguro a los datos, con derechos personalizables

• Un sistema de mensajería integrado para intercambiar información sobre archivos

• Notificaciones personalizables para avisarte sobre tareas que deben abordarse

• Un potente motor de búsqueda para encontrar fácilmente un candidato

• Indicadores visuales de los tiempos de procesamiento en cada etapa

4- Medir el desempeño de los procesos de admisión para mejorar continuamente

Para gestionar eficazmente su estrategia de admisión, una institución debe poder medir con precisión el rendimiento de sus acciones. El software proporciona paneles de control fiables y actualizados en tiempo real, así como indicadores clave para seguir el progreso de las solicitudes en cada etapa del proceso.

Tiempos de procesamiento de solicitudes, tasas de conversión por canal de reclutamiento, costo por admisión... Estas estadísticas detalladas ayudan a identificar áreas de mejora y a enfocar los esfuerzos donde el impacto será mayor. Evaluar el retorno de la inversión de las acciones implementadas se vuelve más fácil, lo que permite una mejor toma de decisiones.

Tomemos el ejemplo de una escuela de negocios que realiza una campaña específica en redes sociales para promocionar un nuevo programa de maestría entre estudiantes internacionales. Gracias al panel de control integrado en el Sistema de Seguimiento de Solicitantes (ATS), puede rastrear semanalmente el número de solicitudes generadas por esta campaña, el coste por cliente potencial, la tasa de conversión a admisiones, etc. Si el rendimiento es insuficiente, puede reaccionar y ajustar su enfoque rápidamente.

Encuestas a candidatos para evaluar su experiencia

¡La mejor manera de mejorar la experiencia del candidato sigue siendo preguntar a las personas más interesadas! El software permite automatizar el envío de cuestionarios de satisfacción a los estudiantes admitidos, pero también a aquellos cuya solicitud fue rechazada.

Recopilar y analizar esta retroalimentación es fundamental para adaptar las prácticas a las expectativas específicas del público objetivo. También es una forma de demostrar a los estudiantes que sus opiniones son importantes e involucrarlos en un proceso de mejora continua. Esto es un recurso valioso para desarrollar la imagen de una institución que escucha y mira hacia el futuro.

Imagine una escuela de ingeniería con un proceso de solicitud largo y complejo. Al encuestar sistemáticamente a los solicitantes tras su admisión, la escuela se da cuenta de que muchos casi se dan por vencidos, frustrados por los numerosos pasos. Sugieren simplificar el proceso de solicitud y brindar mayor transparencia en cuanto a los plazos. ¡Estas son formas concretas de revisar el proceso y evitar perder candidatos prometedores!

A continuación se presenta una descripción general de los datos clave que se deben seguir para medir el rendimiento de sus admisiones:

Al combinar un enfoque analítico y una retroalimentación cualitativa, las instituciones pueden construir una visión de 360° de su desempeño en el reclutamiento y enfocar sus esfuerzos en las acciones más impactantes.

Conclusión:

Un software de seguimiento de candidatos como Emundus se está convirtiendo en un recurso invaluable para las instituciones de educación superior, permitiéndoles optimizar la atracción, selección y conversión de estudiantes. Al automatizar tareas que consumen mucho tiempo, optimizar la colaboración en equipo y ofrecer una experiencia personalizada a los solicitantes, facilita un reclutamiento más eficiente y de mayor calidad. Esta es una ventaja valiosa en un momento en que la competencia entre programas se intensifica y las expectativas de los estudiantes evolucionan hacia una mayor digitalización y capacidad de respuesta.