Wie lässt sich das Bewerbungs- und Zulassungsmanagement an großen Schulen optimieren?

Die effiziente Verwaltung von Bewerbungen und Zulassungen stellt Spitzenschulen vor große Herausforderungen. Sie müssen eine Vielzahl von Bewerbungen bearbeiten und gleichzeitig ein faires und effizientes Auswahlverfahren gewährleisten. Eine zentrale Plattform kann diesen Prozess erheblich vereinfachen, indem sie Funktionen bietet, die auf die spezifischen Bedürfnisse jeder Schule zugeschnitten sind. Erfahren Sie, wie Sie die Zulassungsverwaltung an Ihrer Schule optimieren können.

Zusammenfassung :

1. Zentralisieren Sie den Zulassungsprozess mit einer dedizierten Plattform

2. Förderung der Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen den Beteiligten

3. Automatisieren Sie wiederkehrende Aufgaben für mehr Effizienz

4. Integrieren Sie Online-Bewertungsfunktionen für eine objektive Auswahl

1. Zentralisierung des Zulassungsprozesses mit einer dedizierten Plattform

Um die Bewerbungsverwaltung zu vereinfachen, ist die Implementierung einer zentralen Zulassungsplattform unerlässlich, die die individuelle Anpassung der Bewerbungsformulare für jedes Programm ermöglicht. Diese Anpassung gewährleistet, dass nur relevante Informationen für jedes Programm erfasst werden und somit die Sammlung überflüssiger Daten vermieden wird.

Emundus ermöglicht die individuelle Anpassung von Bewerbungsumgebungen, vereinfacht den Zulassungsprozess an Top-Universitäten und verbessert das Bewerbererlebnis. Zulassungsbeauftragte können Formulare erstellen, die auf jedes Programm zugeschnitten sind und so die Bearbeitung und Entscheidungsfindung beschleunigen.

Sciences Po Paris beispielsweise implementierte und konfigurierte die Zulassungsplattform für Sommerkurse und Unterkunftsbuchungen. Durch die Anpassung der Formulare konnte die Hochschule die für die Bewertung der Bewerbungen notwendigen Informationen erfassen und so den Prozess sowohl für Bewerber als auch für die Zulassungsteams vereinfachen.

Die Automatisierung des Bewerbungstrackings ist entscheidend für eine schnelle und effiziente Bearbeitung von Bewerbungen. Emundus bietet integrierte Funktionen für das automatisierte Bewerbungstracking – von der Einreichung bis zur endgültigen Entscheidung.

Dank dieser Automatisierung können Zulassungsbeauftragte den Bearbeitungsstatus von Bewerbungen einfach verfolgen, unvollständige Bewerbungen erkennen und bei Bedarf Kontakt zu den Bewerbern aufnehmen. Dieses proaktive Bewerbungsmanagement verbessert die Bewerbererfahrung, indem es zeitnah über den Status der Bewerbung informiert und die Bearbeitungszeiten verkürzt.

Stellen Sie sich eine renommierte Ingenieurhochschule vor, die jährlich Tausende von Bewerbungen erhält. Dank eines automatisierten Systems zur Nachverfolgung können die Zulassungsteams unvollständige Bewerbungen sofort erkennen und die betroffenen Bewerber daran erinnern. Dies verhindert Verzögerungen bei der Bearbeitung der Bewerbungen und gewährleistet eine gründliche und faire Prüfung aller Unterlagen.

2. Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen den Beteiligten erleichtern

Die regelmäßige Kommunikation mit den Bewerbern ist unerlässlich, um deren Engagement und Interesse am Programm aufrechtzuerhalten. Mit Emundus können Sie automatische Benachrichtigungen einrichten, um die Bewerber über den Stand ihrer Bewerbung und die nächsten Schritte zu informieren.

Diese Benachrichtigungen können in Form personalisierter E-Mails, SMS oder Nachrichten über das Bewerberportal erfolgen. Durch die Automatisierung dieser Kommunikation können die Zulassungsbeauftragten sicherstellen, dass die Bewerber in jeder Phase des Prozesses informiert bleiben, wodurch Bedenken und Rückfragen reduziert werden.

Nehmen wir das Beispiel eines internationalen Bewerbers für einen Masterstudiengang. Durch regelmäßige Benachrichtigungen über den Status ihrer Bewerbung, wie etwa Eingangsbestätigung, Dokumentenprüfung oder Zulassungsentscheidung, fühlen sich die Bewerber während des gesamten Prozesses unterstützt und gut betreut. Dies stärkt ihre Bindung an die Hochschule und erleichtert den Übergang zur Immatrikulation.

Die Verwaltung der für eine Bewerbung erforderlichen Dokumente kann schnell komplex und zeitaufwändig werden, insbesondere bei einer großen Anzahl von Bewerbern. Emundus zentralisiert die Dokumentenverwaltung durch eine einzige Plattform, auf der Kandidaten ihre Unterlagen hochladen können.

Dieses zentrale System erleichtert die Prüfung und Bearbeitung von Bewerbungen durch die Zulassungsteams, die in einer einzigen Umgebung Zugriff auf alle Dokumente haben. Darüber hinaus Emundus einen vollständigen Export der Bewerbungsdaten, sodass die Zulassungsbeauftragten die gesammelten Informationen analysieren und detaillierte Berichte erstellen können.

Stellen Sie sich eine Business School vor, die für Bewerbungen zahlreiche Dokumente wie Zeugnisse, Empfehlungsschreiben und Nachweise über Berufserfahrung verlangt. Mit einer zentralen Plattform können Bewerber diese Dokumente einfach hochladen, während die Zulassungsteams sie effizient prüfen und bestätigen können. Dies reduziert das Fehlerrisiko und beschleunigt den Bewerbungsprozess.

Zur Optimierung von Kommunikation und Zusammenarbeit im Zulassungsprozess:

1. Benachrichtigungen an Kandidaten automatisieren

2. Personalisieren Sie die Nachrichten je nach Prozessphase

3. Zentralisierung der Dokumenteneinreichung und -verwaltung

4. Erleichterung des Zugriffs auf und der gemeinsamen Nutzung von Dateien durch die Zulassungsteams

5. Erstellen Sie umfassende Berichte zur Analyse von Anwendungsdaten

3. Wiederkehrende Aufgaben automatisieren, um die Effizienz zu steigern

Die Analyse von Bewerbungsdaten ist entscheidend für die Optimierung von Rekrutierungsstrategien und fundierte Entscheidungen. Emundus bietet automatisierte Berichtsfunktionen für Bewerbungen, mit denen Zulassungsmanager Trends einfach verfolgen und Verbesserungspotenziale identifizieren können.

Diese Berichte können Statistiken über die Anzahl der eingegangenen Bewerbungen, Kandidatenprofile, Konversionsraten usw. enthalten. Durch den automatischen Zugriff auf diese Informationen können Zulassungsteams wertvolle Zeit sparen und sich auf die Datenanalyse konzentrieren, anstatt Berichte manuell zusammenzustellen.

Stellen Sie sich eine Universität vor, die die Attraktivität ihrer verschiedenen Studiengänge hinsichtlich der Bewerberzahlen vergleichen möchte. Mithilfe automatisierter Berichte können die Zulassungsbeauftragten schnell die beliebtesten Studiengänge, die geografischen Regionen, aus denen die meisten Bewerbungen stammen, und die effektivsten Rekrutierungskanäle ermitteln. Diese Informationen ermöglichen es ihnen, ihre Strategien entsprechend anzupassen und Ressourcen optimal einzusetzen.

Sobald die Zulassungsentscheidung getroffen wurde, ist es wichtig, die erfolgreichen Bewerber umgehend zu kontaktieren und ihnen die notwendigen Unterlagen für die nächsten Schritte, insbesondere für die Visabeantragung, zukommen zu lassen. Emundus automatisiert die Erstellung der Zulassungsbescheide und der für die administrativen Abläufe erforderlichen Dokumente.

Diese Automatisierung reduziert den Zeitaufwand der Zulassungsteams für die Dokumentenerstellung erheblich und gewährleistet die Einheitlichkeit der bereitgestellten Informationen. Bewerber erhalten somit schnell ihren Zulassungsbescheid und können ihre Ankunft an der Hochschule planen.

Stellen Sie sich einen internationalen Studierenden vor, der zu einem Masterstudiengang zugelassen wird. Sobald die Entscheidung im System erfasst ist, Emundus automatisch ein personalisiertes Zulassungsschreiben und die für den Visumsantrag benötigten Dokumente. Der Studierende erhält diese Unterlagen umgehend und kann so seine Abreise und die Eingewöhnung am Studienort völlig entspannt planen.

"Mit Emundus konnten wir die Erstellung von Zulassungsbescheiden und Visadokumenten automatisieren. Dies reduzierte unseren Arbeitsaufwand erheblich und ermöglichte es den Studierenden, die benötigten Informationen schnell zu erhalten."

4. Integration von Online-Bewertungsfunktionen für eine objektive Auswahl

Zulassungsgespräche sind oft ein entscheidender Schritt im Auswahlprozess der Bewerber. Emundus bietet ein in die Plattform integriertes Interviewmanagementsystem, mit dem Zulassungsteams Termine und Bewerberbeurteilungen effizient planen können.

Dieses System ermöglicht die Terminplanung von Vorstellungsgesprächen, die Zuweisung von Kandidaten zu Gutachtern, die Erfassung von Feedback sowie die zentrale Bewertung und Kommentierung. Durch dieses zentrale Interviewmanagement wird eine objektive und faire Bewertung der Kandidaten gewährleistet und gleichzeitig die Zusammenarbeit der verschiedenen Mitglieder des Zulassungsteams erleichtert.

Nehmen wir beispielsweise Excelia , die die Emundus zur Verwaltung ihrer internationalen Bewerbungen einsetzt. Dank des Interviewmanagementsystems kann die Hochschule problemlos Online-Interviews mit Kandidaten aus aller Welt organisieren. Die Gutachter haben Zugriff auf die Bewerbungsunterlagen und können ihre Bewertungen direkt in die Plattform eingeben. Dies ermöglicht eine kollaborative und transparente Entscheidungsfindung auf Basis objektiver Kriterien.

Die Analyse von Bewerbungsdaten ist unerlässlich, um Trends zu erkennen und Rekrutierungsstrategien entsprechend anzupassen. Emundus integriert Datenanalysetools, mit denen Sie wichtige Kennzahlen in Echtzeit verfolgen können, wie beispielsweise die Anzahl der Bewerbungen, die geografische Verteilung der Kandidaten, Durchschnittsbewertungen und vieles mehr.

Diese Analysetools bieten einen umfassenden Überblick über die Bewerbungen und unterstützen Zulassungsmanager bei fundierten Entscheidungen zur Optimierung ihrer Rekrutierungskampagnen. Mithilfe dieser Informationen können die Teams die vielversprechendsten Bewerbergruppen identifizieren, ihre Kommunikationsstrategien anpassen und Ressourcen effizienter einsetzen.

der Datenanalysetools von Emundus kann sie die Länder identifizieren, aus denen die qualifiziertesten Bewerber stammen, die aber in ihrem Studiengang noch unterrepräsentiert sind. Mit diesen Informationen kann die Hochschule ihre Kommunikationsbemühungen auf diese Länder konzentrieren und strategische Partnerschaften aufbauen, um mehr Kandidaten aus diesen Regionen zu gewinnen.

Wussten Sie, dass 90 % der Top-Schulen, die Emundus , eine deutliche Reduzierung des Zeitaufwands für administrative Aufgaben im Zusammenhang mit der Zulassung verzeichnen konnten, wodurch sie sich auf wertschöpfendere Tätigkeiten konzentrieren können?

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass ein effektives Bewerbungs- und Zulassungsmanagement für Top-Schulen, die die besten Bewerber gewinnen möchten, unerlässlich ist. Durch die Zentralisierung des Zulassungsprozesses, die Vereinfachung der Kommunikation, die Automatisierung wiederkehrender Aufgaben und die Integration von Online-Assessments können Schulen die Bewerbererfahrung deutlich verbessern und ihren Auswahlprozess optimieren. Die Emundus- bietet eine umfassende Lösung für diese Herausforderungen und ermöglicht es Schulen, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren: die Qualität ihrer Studiengänge und den Erfolg ihrer Studierenden.