Por que uma universidade precisa de um CRM?

Em um contexto de crescente competitividade entre instituições de ensino superior, as universidades precisam adotar uma abordagem centrada no cliente para atrair, recrutar e reter alunos, bem como para desenvolver relacionamentos duradouros com seus diversos parceiros. Implementar um sistema de CRM (Gestão de Relacionamento com o Cliente) está, portanto, se tornando um imperativo estratégico fundamental para as universidades. Essa ferramenta permite centralizar dados, otimizar processos e aprimorar a comunicação para melhor atender às expectativas de seu público. Descubra os principais casos de uso e benefícios de um CRM para uma universidade.

Resumo:

1. Os desafios de um CRM para uma universidade
2. Os principais casos de uso de um CRM universitário
3. Os benefícios concretos de um CRM para uma universidade

As implicações de um CRM para uma universidade

Escolher um CRM adaptado às necessidades específicas das universidades

A escolha de um sistema CRM para uma universidade exige uma análise cuidadosa. É fundamental definir claramente o escopo do projeto e as necessidades específicas da instituição com antecedência. Isso permitirá identificar as funcionalidades essenciais que a solução CRM deve oferecer.

Outro ponto crucial é a capacidade do CRM de se integrar ao sistema de informação existente. A ferramenta deve ser capaz de se comunicar e trocar dados com outros aplicativos utilizados, como o software de registros acadêmicos. Uma boa integração facilitará a adoção pelas equipes e evitará a criação de silos de dados.

Por fim, é importante ter em mente que cada universidade tem suas particularidades: múltiplos campi, múltiplos componentes, cursos variados... O CRM escolhido deve ser suficientemente flexível e personalizável para se adaptar a esse contexto único, sem impor mudanças drásticas aos processos existentes.

Convencer as equipes dos benefícios do compartilhamento de dados

A adesão da equipe ao compartilhamento de dados em um CRM universitário pode encontrar alguma resistência. Os usuários podem temer perder o controle sobre "seus" contatos ou se preocupar com a possibilidade de informações confidenciais serem compartilhadas amplamente.

Para superar esses obstáculos, é essencial envolver as equipes desde o início do projeto. Workshops que permitam aos futuros usuários expressar suas necessidades e preocupações ajudarão a definir regras para o compartilhamento e acesso aos dados e, consequentemente, a criar um clima de confiança.

Estabelecer uma governança clara, definindo as funções de cada um e os processos de gestão de dados, também tranquilizará as equipes. Por fim, a comunicação regular e as sessões de treinamento devem explicar os benefícios concretos do CRM e auxiliar os usuários a aprenderem a usar a ferramenta, a fim de estabelecer bons hábitos de compartilhamento de informações.

Implementar uma estratégia de gestão de dados

"O CRM deve estar em conformidade com o Regulamento Geral de Proteção de Dados (RGPD) em vigor na União Europeia." Este ponto, levantado por um especialista em CRM, é crucial. Os dados pessoais de alunos e parceiros devem ser coletados, armazenados e utilizados de acordo com as normas do RGPD, sob pena de sanções severas.

Além dos aspectos regulatórios, é crucial considerar antecipadamente a estratégia de importação de dados para o novo CRM: quais dados devem ser migrados dos sistemas antigos e até que nível de detalhamento histórico? Essas escolhas impactarão a qualidade do banco de dados. Por fim, o trabalho de governança deve definir os direitos de acesso a dados potencialmente sensíveis ou confidenciais, de acordo com os perfis de usuário. Tudo isso enquanto se fomenta uma cultura de compartilhamento de informações, essencial para o bom funcionamento do CRM!

Os principais casos de uso de um CRM universitário

Gestão de recrutamento e admissões

O processo de candidatura e admissão pode rapidamente tornar-se complexo e demorado para as equipes universitárias. O acompanhamento manual de cada candidatura, a comunicação com os candidatos e o encaminhamento de documentos para os diversos departamentos consomem um tempo considerável.

Um CRM dedicado ao recrutamento permite automatizar grande parte dessas tarefas. Assim que um candidato preenche um formulário online, suas informações são centralizadas no CRM. Fluxos de trabalho podem ser configurados para enviar automaticamente e-mails de acompanhamento, solicitar documentos adicionais ou encaminhar a candidatura para as pessoas relevantes.

O CRM oferece uma visão abrangente do andamento de cada candidatura. Isso permite que as equipes identifiquem facilmente os casos prioritários e entrem em contato com os candidatos conforme necessário. Graças ao tempo economizado com a automação de tarefas repetitivas, elas podem se concentrar em construir relacionamentos sólidos com os melhores talentos.

Ao otimizar todo o processo de admissão, o CRM ajuda a proporcionar uma experiência positiva e diferenciada aos candidatos. Essa é uma vantagem fundamental para atrair os melhores alunos em um ambiente competitivo.

Acompanhamento do progresso do aluno

Utilizar um CRM para acompanhamento acadêmico e suporte ao aluno oferece inúmeras vantagens:

• Permite a centralização de todos os dados e interações relacionados à trajetória acadêmica do aluno: notas, faltas, agendamentos com a administração, comunicações com professores, etc. Todas essas informações ficam acessíveis de forma rápida e fácil aos diversos envolvidos.

• É possível configurar alertas para identificar rapidamente alunos com dificuldades e implementar ações de reforço. O CRM facilita a colaboração entre as equipes de ensino e administrativas.

• O aluno se beneficia de suporte personalizado. Todas as interações são registradas no CRM, permitindo maior agilidade e consideração do seu perfil e necessidades específicas. Consultas de acompanhamento regulares podem ser agendadas.

• Ao final dos estudos, o CRM mantém o histórico da trajetória do aluno, que pode ser utilizado no contexto do relacionamento com ex-alunos e para analisar os fatores de sucesso.

Relações com ex-alunos

Manter contato com ex-alunos é essencial para uma universidade. Um CRM permite que você:

• Centralizar os dados de contato e os perfis dos ex-alunos

• Envie-lhes boletins informativos regulares sobre as notícias da escola

• Convide-os para eventos específicos (encontros de networking, conferências, etc.)

• Ofereça-lhes oportunidades de se envolverem (depoimentos, mentoria, incentivos fiscais para aprendizes, etc.)

Esse relacionamento contínuo fortalece o vínculo dos ex-alunos com a instituição. Eles se tornam valiosos embaixadores, recomendando-a à sua rede de contatos. A rede de ex-alunos também representa uma enorme oportunidade para os alunos atuais em termos de estágios e colocação profissional. Um sistema de CRM é, portanto, uma ferramenta essencial para dinamizar e manter a comunidade de ex-alunos.

Gestão de Parcerias Corporativas

O CRM é uma ferramenta valiosa para gerenciar com eficácia o relacionamento com empresas parceiras. Ele permite centralizar todas as informações importantes sobre esses parceiros: dados de contato, histórico de interações, necessidades de recrutamento, feedback sobre os alunos contratados, etc.

Graças a esses dados consolidados, a universidade pode se comunicar com cada empresa de forma personalizada. Por exemplo, pode enviar regularmente perfis de alunos que correspondam aos seus critérios de recrutamento. O acompanhamento dessas interações no CRM também permite identificar áreas de satisfação e áreas de melhoria apontadas pelas empresas em relação às competências dos alunos. Essas informações são inestimáveis ​​para adaptar os programas conforme necessário.

O CRM também oferece uma visão abrangente das parcerias corporativas. Relatórios podem ser gerados com apenas alguns cliques para analisar o número de alunos contratados por empresa e por setor, medindo concretamente o desempenho da universidade em termos de empregabilidade. Este é um trunfo inegável para fortalecer sua imagem e atratividade.

Os benefícios tangíveis de um CRM para uma universidade

Centralização e organização de dados

Um CRM permite centralizar todos os dados essenciais sobre alunos, parceiros e graduados em um único banco de dados. Chega de informações espalhadas por planilhas ou bancos de dados desconectados entre departamentos.

Graças a essa centralização, os dados são facilmente acessíveis a todos os usuários autorizados, onde quer que estejam. Dessa forma, cada usuário tem uma visão completa dos alunos e pode interagir com eles com pleno conhecimento dos fatos.

Melhoria da comunicação interna e externa

Um sistema CRM agiliza significativamente a comunicação, tanto interna quanto externa. Ao centralizar todas as informações sobre alunos, graduados e parceiros, ele proporciona a cada departamento uma visão de 360°, permitindo interações relevantes e personalizadas.

No entanto, para aproveitar ao máximo esse potencial, o engajamento da equipe é essencial. Pode haver resistência ao compartilhamento de informações. Uma governança clara, que defina os direitos de acesso de acordo com os perfis dos usuários, é necessária para estabelecer um clima de confiança.

Com esse esforço de adaptação à nova cultura, o CRM se torna um verdadeiro catalisador para a comunicação. Ele permite enviar a mensagem certa para a pessoa certa no momento certo, seja para recrutamento, acompanhamento de cursos ou relacionamento com ex-alunos. A comunicação se torna mais eficiente e impactante.

Otimização de processos administrativos

Gerenciar manualmente processos administrativos, como cadastros, rastreamento de arquivos e acompanhamentos, pode rapidamente se tornar uma tarefa demorada para as equipes. Inserir dados, atualizá-los e transmitir informações consome um tempo considerável, em detrimento de tarefas de maior valor agregado.

A automação proporcionada pelo CRM economiza tempo valioso. Formulários online alimentam o banco de dados diretamente, fluxos de trabalho notificam as pessoas certas em cada etapa e e-mails de acompanhamento são enviados sem intervenção humana. Como resultado, os processos são acelerados e simplificados, e o risco de erros é reduzido. As equipes podem, então, se concentrar em fornecer suporte personalizado aos alunos.

Apoio à gestão e à tomada de decisões

Um CRM universitário centraliza uma grande quantidade de dados essenciais: informações sobre alunos e seus percursos acadêmicos, interações com empresas parceiras, desempenho de campanhas de marketing, etc. Mas esses dados brutos só têm valor se forem analisados ​​e apresentados de forma relevante para auxiliar na tomada de decisões.

É aqui que os recursos de geração de relatórios do CRM se tornam realmente valiosos. Com apenas alguns cliques, é possível extrair indicadores-chave: taxa de conversão de potenciais alunos em alunos matriculados, número de contratos de estágio e aprendizagem assinados, taxas de abertura de e-mails, etc.

Esses painéis oferecem uma visão geral concisa do desempenho da instituição em suas principais áreas. Eles permitem a rápida identificação de pontos fortes e áreas que precisam ser aprimoradas. Por exemplo, se a taxa de emprego dos alunos em determinados setores estiver diminuindo, podem ser implementadas ações para fortalecer parcerias com empresas nessas áreas.

Dessa forma, o CRM se torna uma verdadeira ferramenta de tomada de decisões, proporcionando às equipes de gestão visibilidade das métricas essenciais para a gestão estratégica da universidade. Isso lhes permite tomar decisões informadas para otimizar o desempenho!

Em suma, um CRM tornou-se uma ferramenta indispensável para universidades e escolas que desejam otimizar a gestão de seus relacionamentos com alunos, empresas parceiras e ex-alunos. Ao centralizar dados e automatizar processos, um CRM economiza tempo valioso e melhora a comunicação em todas as etapas da jornada do aluno. Ele proporciona uma visão de 360° para suporte personalizado e uma experiência de alta qualidade para candidatos e alunos — ativos essenciais em um contexto de crescente competitividade entre instituições. Graças aos seus recursos avançados, um CRM como o oferecido pela Emundus ajuda a simplificar inscrições e admissões, além de fornecer ferramentas valiosas para a tomada de decisões e impulsionar o desempenho da universidade.