Candidaturas de estudantes - dicas essenciais para facilitar o processo
Um processo de admissão eficiente é essencial para qualquer organização educacional, especialmente em uma era onde as experiências digitais do usuário se tornaram a nova norma para quase todos os aspectos da vida e continuam a estabelecer novos padrões.
Felizmente, existem diversas práticas que podem ajudá-lo a causar uma boa impressão em seus candidatos, ao mesmo tempo que facilitam o trabalho de quem processa as candidaturas.
Neste artigo, exploraremos dicas importantes que podem melhorar seu processo de admissão no Arizona.
1. Qualifique seus candidatos com um questionário preliminar
Um questionário preliminar permite apresentar uma série de perguntas aos candidatos, que devem respondê-las para completar seus dossiês de inscrição.
Isso ajuda a garantir que um candidato atenda aos critérios exigidos para se candidatar e desencoraja candidatos não qualificados de enviarem suas candidaturas, que ainda assim precisam ser processadas.
2. Centralize seus aplicativos em um só lugar
Implementar uma plataforma de candidatura que centralize todos os dados e etapas associados ao processo de candidatura é uma das melhores maneiras de facilitar o processo de admissão.
Uma plataforma de aplicativos desse tipo pode atender a todas as necessidades essenciais:
- Um portal para exibir suas chamadas
- Área de inscrição com formulários online
- Uma área de gerenciamento de arquivos
- Um espaço de avaliação
- Um espaço para tomada de decisões
Essa centralização permite que todas as informações sejam facilmente analisadas por meio de painéis que mostram em que etapa do processo seletivo seus candidatos se encontram e se existem pontos fracos ou gargalos gerais em seus processos.
3. Ofereça um portal de candidatos intuitivo e completo
Não faz muito tempo, os responsáveis pela admissão ou os representantes das instituições tinham que participar de inúmeras feiras para atrair potenciais alunos, alugar equipamentos e pagar seus funcionários.
Hoje em dia, tudo o que um candidato precisa para encontrar um programa e enviar uma candidatura é uma ligação à internet.
No entanto, para que uma instituição de ensino possa usufruir plenamente dessa transformação digital, esse espaço online deve antecipar todas as necessidades potenciais, ao mesmo tempo que oferece fácil navegação para todas as tarefas necessárias ao envio de candidaturas.
Por exemplo, este espaço online deve permitir:
- Para salvar as informações inseridas
- Envie sua candidatura após preencher todos os campos obrigatórios
- Anexe os documentos necessários
- Para ver a confirmação de que sua solicitação foi enviada e recebida com sucesso.
Alguns fatores a serem considerados ao criar um portal para candidatos:
Otimizado para dispositivos móveis
Está se tornando cada vez mais comum os candidatos enviarem suas candidaturas diretamente de seus celulares, o que significa que é essencial proporcionar uma experiência móvel intuitiva em todas as etapas do processo seletivo.
Inclui uma seção de perguntas frequentes que responde às dúvidas mais comuns
Uma seção de perguntas frequentes (FAQ) ajuda os candidatos a concluir o processo, permitindo que sua equipe dedique tempo a tarefas de maior valor agregado, em vez de ter que responder a todas as solicitações.
Em consonância com a imagem do seu estabelecimento
Um portal de candidaturas apresentado de forma a corresponder o mais fielmente possível à identidade da organização, do ponto de vista estético, reforça a sua imagem única e comunica que elevados padrões permeiam a instituição, independentemente do contexto.
4. Permitir assinaturas eletrônicas
Sem dúvida, permitir que os candidatos assinem seus documentos eletronicamente diretamente da plataforma de inscrição agiliza e simplifica o processo de admissão.
Isso proporciona uma maneira rápida de confirmar a identidade de seus candidatos sem a necessidade de documentação e logística adicionais.
5. Automatize o máximo possível
Agendar o envio de seus e-mails economiza tempo valioso e, ao mesmo tempo, alerta seus candidatos sobre documentos faltantes, o fim de uma campanha de recrutamento ou a ausência de algum documento.
Os casos mais comuns neste contexto:
- Quando o status do caso muda
- Como lembrete, para finalizar a inserção de informações/envio de um arquivo
Esses e-mails podem ser personalizados com o nome da pessoa, por exemplo.
Se você estiver usando uma plataforma de aplicativos completa, é possível automatizar o envio de seus e-mails utilizando as funcionalidades de e-mail oferecidas por ela.
6. Integre seus candidatos a um CRM
Todas as informações enviadas, inseridas ou atualizadas durante o processo de admissão devem ser centralizadas em um CRM.
Enquanto uma plataforma de aplicativos permite centralizar todas as atividades associadas ao processo de admissão, um CRM centraliza as informações dos candidatos para uso estratégico posterior .
Uma das principais vantagens de um CRM (como o Salesforce ou o Pipedrive) conectado ao seu sistema de inscrição por meio de uma API é que, uma vez concluído o processo de admissão, você pode passar para a próxima etapa da jornada do aluno sem qualquer dificuldade.
7. Incorpore um calendário para organizar as entrevistas com seus candidatos
Ao integrar um calendário à sua plataforma de candidatura, você pode gerenciar entrevistas com seus candidatos de forma clara em diversos programas.
Além disso, você pode definir os horários disponíveis para entrevistas por programa e atribuir uma banca para cada um, eliminando qualquer ambiguidade tanto para os candidatos quanto para as equipes administrativas.
8. Adicione comentários sobre seus candidatos
Uma área de comentários associada a cada arquivo durante todo o processo de inscrição do aluno permite que toda a sua equipe esteja alinhada em relação a um arquivo, sem a necessidade de comunicações internas adicionais.
9. Garanta a segurança dos seus dados
Independentemente do sistema de aplicação que você utilize, algumas precauções básicas permitirão reduzir significativamente o risco de desastres:
- Verifique se você possui backups regulares de suas pastas da web e banco de dados
- Crie diferentes perfis de usuário para controlar os direitos de acesso de acordo com as funções de usuário definidas.
- Realizar um registro de conexão
- Certifique-se de que um firewall filtre o acesso ao servidor
- Criptografe seus backups
- Acesso seguro ao back-office no nível do servidor
- Bloquear endereços IP de risco
- Bloquear automaticamente usuários que tentam invadir o sistema
10. Ofereça pagamento online
Para permitir que seus candidatos paguem taxas de inscrição, registro ou rematrícula, o pagamento online economiza tempo, simplificando o processo.
No entanto, é importante oferecer diferentes valores de pagamento dependendo das informações fornecidas, se aplicável.
eMundus | Plataforma online para concursos de candidaturas
A eMundus é uma startup francesa sediada em La Rochelle que oferece uma plataforma online de marca branca para chamadas de projetos e candidaturas, permitindo uma gestão mais eficiente das suas campanhas de candidatura.
Graças à sua grande flexibilidade, esta plataforma se adapta a todas as necessidades!
