Escola de CRM: 5 boas práticas para uso ideal

CRM

A criação de um CRM em sua instituição de ensino superior é um projeto importante que requer boa preparação a montante. Quais são os objetivos e as necessidades para ser definido? Como escolher bem sua ferramenta e treinar suas equipes? Quais são as boas práticas para otimizar a qualidade dos dados e o uso diário? Descubra nossas 5 dicas principais para uma implementação bem -sucedida da sua escola de CRM e gerenciamento eficaz de seus relacionamentos de recrutamento, marketing e negócios.

Resumo :

Definir claramente os objetivos e necessidades
Escolha um CRM adequado para o ensino superior
Treine e apoiar equipes
Otimizar a qualidade dos dados
Medir e otimizar o uso de CRM

Definir claramente os objetivos e necessidades

Analisar processos existentes

Para identificar pontos de melhoria, é essencial mapear os processos escolares atuais:

Liste os vários processos -chave (registros, monitoramento de aplicativos, gerenciamento de admissões etc.)
Para cada processo, detalhe as etapas, as partes interessadas e as ferramentas usadas. Isso permitirá uma visão clara da operação atual.
Identifique pontos de bloqueio, tarefas que consomem tempo e risco de erro. A aplicação de equipes em suas dificuldades diárias é preciosa para esta análise.
Defina indicadores de desempenho para cada processo (tempo de processamento, taxa de erro, satisfação do candidato etc.) para medir objetivamente o progresso.

Essa cartografia oferecerá uma base sólida para direcionar as melhorias a serem feitas com a implementação do CRM, alinhando -se com as prioridades estratégicas da escola.

Envolva os vários serviços

Para uma definição de necessidades relevantes, é essencial incluir todos os departamentos envolvidos pelo CRM, como admissões, marketing ou mesmo relacionamentos comerciais. Cada serviço terá uso e expectativas específicas em relação à ferramenta.

No entanto, envolvendo muitos interlocutores também pode complicar a coleta de necessidades, ou até levar a solicitações contraditórias. Será necessário priorizar e arbitrar, tendo em mente os objetivos estratégicos do projeto CRM.

A chave é nomear um gerente de projeto que coordenará e resumirá as necessidades dos vários serviços. Os workshops regulares possibilitarão avançar a reflexão de maneira colaborativa e coerente para definir especificações claras e compartilhadas.

Escolha um CRM adequado para o ensino superior

Características essenciais

Um CRM para a instituição de ensino superior deve incluir os principais recursos para atender às necessidades específicas do setor:

Gerenciamento de aplicativos: Siga -p -up do processo de aplicação final -To -END, desde o recebimento do arquivo até a decisão final de admissão. O CRM deve possibilitar centralizar os dados dos candidatos, para gerenciar os lembretes e as comunicações.
Gerenciamento de eventos: Planejamento e monitoramento de feiras de estudantes, JPO, seminários, etc. O CRM deve facilitar a organização, os registros e seguir -UP dos participantes para esses eventos cruciais no recrutamento de estudantes.
Monitoramento das relações comerciais: Gerenciamento de contatos e parcerias com empresas, essenciais para a integração profissional de estudantes (estágios, estudo de trabalho, emprego). O CRM deve possibilitar desenvolver e manter esses relacionamentos ao longo do tempo.
Gestão do relacionamento do aluno: Siga -p -up da jornada do aluno ao longo de sua escolaridade, seu registro para seu diploma. O CRM deve centralizar dados acadêmicos, notas, ausências para uma visão de 360 ° de cada aluno.

Escalabilidade e Integrações

Na escolha de um CRM para uma escola, certas características provam ser cruciais:

Evolução: Um CRM deve se adaptar a novos requisitos e crescer com o estabelecimento. Isso evita os custos relacionados à migração para uma nova ferramenta e fornece flexibilidade essencial para atender à evolução das necessidades.
Integração: sua capacidade de se integrar a outros sistemas escolares existentes facilita a centralização dos dados. Isso garante consistência nas informações compartilhadas entre os serviços, aumentando assim a eficiência operacional.

Treine e apoiar equipes

Plano de treinamento adequado

Para projetar um plano de treinamento de CRM personalizado de acordo com os perfis:

Identifique as funções e responsabilidades de cada tipo de usuário (administradores, vendedores, marketing, atendimento ao cliente etc.)
Avalie seu nível atual de conhecimento do CRM e suas necessidades específicas de acordo com suas tarefas diárias.
Usuários de segmento em grupos de nível (iniciantes, intermediários, avançados) para adaptar o conteúdo e o ritmo do treinamento.
Defina objetivos específicos de aprendizagem para cada grupo, concentrando -se nos essenciais essenciais para sua atividade.
Varie os formatos educacionais (workshops práticos, face a face, e-learning, prático, treinamento individual) para se adaptar às preferências de todos.

Nomear

Envolver representantes de cada serviço no projeto CRM é essencial para uma adoção bem -sucedida. Esses referentes serão os embaixadores da ferramenta em suas equipes.

Especialistas e motores reais de mudança, eles serão capazes de:

Aumente as necessidades específicas de seu serviço
Acompanhar seus colegas no manuseio
Garanta o relé com a equipe do projeto

Resultado: Associação reforçada dos usuários e uma implantação facilitada na escala do estabelecimento. Não hesite em aprimorar esse papel fundamental em ter vocações entre seus funcionários mais comprometidos.

Otimizar a qualidade dos dados

Defina regras de entrada

Para garantir um banco de dados de CRM confiável e utilizável, é essencial definir regras de entrada específicas:

Padronize Formatos: Adote formatos unificados para campos -chave, como números de telefone, endereços de email, códigos postais. Isso facilitará pesquisas e segmentações futuras.
Faça certos campos obrigatórios: defina um mínimo de informações necessárias para criar uma folha de contato ou negócios. Isso evitará duplicatas e gravações incompletas.
Use listas predefinidas de queda: para os campos que se prestam a ele (setor de atividade, função, status de contato ...), ofereça valores predefinidos por meio de listas de queda. Você limitará os erros de entrada e facilitará a análise de dados.

Um guia do usuário com essas boas práticas e treinamento regular garantirá que essas regras sejam bem aplicadas por todos diariamente para obter dados de CRM de qualidade.

Limpe regularmente a base

Para garantir um banco de dados de CRM confiável e explorável, configure ações de limpeza regulares:

Remova duplicatas: contatos ou empresas gravadas várias vezes criam confusão. Use ferramentas de desduplicação automática ou prossiga para casos complexos.
Arquive Contatos inativos: coloque perfis de lado sem interação por um longo tempo, sem excluí -los. Você poderá reduzir o tamanho da sua base ativa, mantendo o histórico.
Complete as informações ausentes: os cartões com campos vazios reduzem o escopo de suas ações. Preencha esses orifícios com pesquisas direcionadas, entrando em contato diretamente com certos perfis ou por meio de formulários.

A limpeza frequente, com objetivos específicos, permitirá que você melhore gradualmente a qualidade geral da sua base de CRM. Seu desafio: dados confiáveis para a tomada de decisão relevante!

Medir e otimizar o uso de CRM

Defina KPIs relevantes

Para avaliar a eficácia do seu CRM, siga estes indicadores -chave:

Taxa de adoção: meça a porcentagem de usuários ativos entre as licenças implantadas. Uma taxa baixa revela a necessidade de treinamento ou uma inadequação da ferramenta.
Qualidade dos dados: audite regularmente seu banco de dados impedirá que você tome decisões sobre informações errôneas. Siga a porcentagem de folhas completas e limpas.
Produtividade Comercial: Analise a evolução do número de leads, oportunidades ou contratos qualificados gerados graças ao CRM. O objetivo: identificar alavancas de crescimento.
Satisfação do cliente: via pesquisas enviadas pelo CRM, avalie a qualidade percebida do seu relacionamento com o cliente e antecipe os riscos iniciais.

Coletar feedback do usuário

Para melhorar continuamente seu CRM, é essencial levar em consideração a experiência daqueles que o usam diariamente: seus funcionários. Coloque canais dedicados para coletar seus comentários, positivos ou negativos.

Pesquisas regulares de satisfação permitirão que você tenha uma visão geral do nível de associação da ferramenta e identifique os pontos de atrito. Complete essas pesquisas com entrevistas individuais para cavar determinados assuntos e coletar sugestões de melhoria.

No lado técnico, a análise dos dados de uso do CRM (taxa de adoção, os recursos mais usados, rotas de usuário ...) fornecerá informações preciosas. Esses feedback de campo, cruzados com seus objetivos iniciais, serão a bússola para orientar os desenvolvimentos futuros de sua ferramenta e fortalecer seu impacto nos negócios.

Em conclusão, a implementação de um CRM para sua instituição de ensino superior é um projeto importante que deve ser cuidadosamente pensado. É essencial definir seus objetivos e precisa a montante, escolher uma ferramenta adaptada às suas especificidades, treinar e apoiar suas equipes nessa transição. Otimizar a qualidade dos seus dados e o uso diário do CRM permitirá que você aproveite ao máximo esse investimento. Com um CRM como emund, você pode simplificar e otimizar o gerenciamento de seus aplicativos e admissões, oferecendo uma experiência personalizada aos seus clientes em potencial e aos alunos, para maior lucratividade e crescimento do seu estabelecimento.