CRM escolar: 5 práticas recomendadas para uso otimizado

CRM

Implementar um sistema CRM em sua instituição de ensino superior é um projeto complexo que exige planejamento cuidadoso. Quais objetivos e necessidades precisam ser definidos? Como escolher a ferramenta certa e treinar suas equipes? Quais são as melhores práticas para otimizar a qualidade dos dados e o uso diário? Descubra nossas 5 dicas essenciais para uma implementação de CRM bem-sucedida e uma gestão eficaz das suas atividades de recrutamento, marketing e relações corporativas.

Resumo :

Defina claramente os objetivos e as necessidades
Como escolher um CRM adequado para o ensino superior
Treinar e apoiar as equipes
Otimizar a qualidade dos dados
Meça e otimize o uso do CRM

Defina claramente os objetivos e as necessidades

Analisar os processos existentes

Para identificar áreas que necessitam de melhorias, é essencial mapear os processos atuais da escola:

Liste os principais processos (inscrições, acompanhamento de candidaturas, gestão de admissões, etc.)
Para cada processo, detalhe as etapas, as partes interessadas e as ferramentas utilizadas. Isso proporcionará uma visão geral clara da operação atual.
Identificar gargalos, tarefas demoradas e possíveis erros é crucial. Perguntar às equipes sobre seus desafios diários é fundamental para essa análise.
Defina indicadores de desempenho para cada processo (tempo de processamento, taxa de erros, satisfação do candidato, etc.) a fim de medir o progresso de forma objetiva.

Este mapeamento fornecerá uma base sólida para direcionar as melhorias a serem feitas com a implementação do CRM, em consonância com as prioridades estratégicas da escola.

Envolver os diferentes departamentos

Para definir as necessidades de forma eficaz, é essencial incluir todos os departamentos envolvidos com o CRM, como admissões, marketing e relações corporativas. Cada departamento terá usos e expectativas específicas em relação à ferramenta.

No entanto, o envolvimento de inúmeras partes interessadas também pode complicar o processo de levantamento de requisitos e até mesmo levar a demandas conflitantes. Nesses casos, será necessário priorizar e arbitrar, sempre levando em consideração os objetivos estratégicos do projeto de CRM.

A chave é nomear um gerente de projeto que coordene e sintetize as necessidades dos diversos departamentos. Workshops regulares permitirão o desenvolvimento colaborativo e coerente do plano do projeto, levando à definição de um conjunto de especificações claro e compartilhado.

Como escolher um CRM adequado para o ensino superior

Características essenciais

Um CRM para instituições de ensino superior deve incluir funcionalidades essenciais para atender às necessidades específicas do setor:

Gestão de candidaturas: acompanhamento do processo de candidatura do início ao fim, desde a receção da candidatura até à decisão final de admissão. O CRM deve permitir a centralização dos dados dos candidatos e a gestão dos acompanhamentos e comunicações.
Gestão de eventos: planejamento e monitoramento de feiras estudantis, dias de portas abertas, seminários, etc. O CRM deve facilitar a organização, inscrição e acompanhamento dos participantes nesses eventos cruciais para o recrutamento de estudantes.
Gestão de relações corporativas: gestão de contatos e parcerias com empresas, essencial para a integração profissional dos estudantes (estágios, aprendizagens, emprego). O CRM deve permitir o desenvolvimento e a manutenção desses relacionamentos ao longo do tempo.
Gestão do relacionamento com o aluno: acompanhamento do progresso do aluno ao longo de sua jornada acadêmica, da matrícula à formatura. O CRM deve centralizar dados acadêmicos, notas e faltas para fornecer uma visão completa de cada aluno.

Escalabilidade e integrações

Ao escolher um CRM para uma escola, certas características se mostram cruciais:

Escalabilidade: Um CRM deve se adaptar a novas necessidades e crescer com a organização. Isso evita os custos associados à migração para uma nova ferramenta e proporciona a flexibilidade essencial para atender às necessidades em constante evolução.
Integração: Sua capacidade de integração com outros sistemas escolares existentes facilita a centralização de dados. Isso garante a consistência das informações compartilhadas entre os departamentos, aumentando assim a eficiência operacional.

Treinar e apoiar as equipes

Plano de treinamento personalizado

Para elaborar um plano de treinamento de CRM personalizado com base em perfis individuais:

Identifique as funções e responsabilidades de cada tipo de usuário (administradores, representantes de vendas, marketing, atendimento ao cliente, etc.)
Avalie o nível atual de conhecimento de CRM da equipe e suas necessidades específicas com base em suas tarefas diárias.
Segmente os usuários em grupos por nível (iniciante, intermediário, avançado) para adaptar o conteúdo e o ritmo do treinamento.
Defina objetivos de aprendizagem específicos para cada grupo, focando nas funcionalidades essenciais à sua atividade.
Varie os formatos de ensino (presencial, e-learning, workshops práticos, coaching individual) para se adaptar às preferências de cada um.

Nomear embaixadores

Envolver representantes de cada departamento no projeto de CRM é essencial para uma adoção bem-sucedida. Esses representantes serão os embaixadores da ferramenta dentro de suas equipes.

Como verdadeiros especialistas e agentes de mudança, eles serão capazes de:

Informe as necessidades específicas do seu departamento
Apoiar os colegas na tomada de responsabilidades
Garantir a comunicação com a equipe do projeto

O resultado: maior engajamento do usuário e implementação mais fácil em toda a organização. Não hesite em destacar essa função essencial para inspirar seus funcionários mais comprometidos a assumi-la.

Otimizar a qualidade dos dados

Defina as regras de entrada

Para garantir um banco de dados CRM confiável e utilizável, é essencial definir regras precisas para a entrada de dados:

Padronizar formatos: adotar formatos unificados para campos-chave como números de telefone, endereços de e-mail e CEPs. Isso facilitará futuras buscas e segmentações.
Torne certos campos obrigatórios: defina uma quantidade mínima de informações necessárias para criar um registro de contato ou empresa. Isso evitará duplicatas e registros incompletos.
Utilize listas suspensas predefinidas: Para campos que se prestam a isso (setor, cargo, status de contato, etc.), ofereça valores predefinidos por meio de listas suspensas. Isso limitará erros de entrada de dados e facilitará a análise dos dados.

Um guia do usuário que descreva essas boas práticas e treinamentos regulares garantirão que essas regras sejam aplicadas corretamente por todos diariamente, para a obtenção de dados de CRM de qualidade.

Limpe a base regularmente

Para garantir um banco de dados CRM confiável e utilizável ao longo do tempo, implemente ações regulares de limpeza de dados:

Remova duplicados: contatos ou empresas salvos várias vezes geram confusão. Use ferramentas automáticas de remoção de duplicados ou proceda manualmente em casos complexos.
Arquivar contatos inativos: organize os perfis que não interagiram por um longo período, sem excluí-los. Isso permitirá reduzir o tamanho do seu banco de dados ativo, preservando o histórico.
Preencha as informações em falta: perfis com campos vazios reduzem o alcance das suas ações. Preencha essas lacunas através de pesquisas direcionadas, contactando diretamente perfis específicos ou através de formulários.

A limpeza frequente de dados, com objetivos específicos, permitirá que você melhore progressivamente a qualidade geral do seu banco de dados CRM. Seu objetivo: dados confiáveis para uma tomada de decisão informada!

Meça e otimize o uso do CRM

Defina os KPIs relevantes

Para avaliar a eficácia do seu CRM, acompanhe estes indicadores-chave:

Taxa de adoção: Meça a porcentagem de usuários ativos entre as licenças implantadas. Uma taxa baixa indica a necessidade de treinamento ou a inadequação da ferramenta.
Qualidade dos dados: Auditar regularmente seu banco de dados evitará que você tome decisões com base em informações errôneas. Monitore a porcentagem de registros completos e sem duplicatas.
Produtividade de vendas: analisar a evolução do número de leads qualificados, oportunidades ou contratos gerados pelo CRM. O objetivo: identificar os fatores de crescimento.
Satisfação do cliente: por meio de pesquisas enviadas pelo CRM, avalie a qualidade percebida do relacionamento com o cliente e antecipe os riscos de perda de clientes.

Reúna feedback do usuário

Para melhorar continuamente seu CRM, é essencial considerar a experiência de quem o utiliza diariamente: seus funcionários. Crie canais específicos para coletar o feedback deles, seja ele positivo ou negativo.

Pesquisas regulares de satisfação fornecerão uma visão geral da adoção da ferramenta pelos usuários e ajudarão a identificar pontos problemáticos. Complemente essas pesquisas com entrevistas individuais para aprofundar tópicos específicos e coletar sugestões de melhoria.

Do ponto de vista técnico, a análise dos dados de utilização do CRM (taxas de adoção, funcionalidades mais utilizadas, percursos do utilizador, etc.) proporcionará informações valiosas. Este feedback de campo, aliado aos seus objetivos iniciais, servirá como uma bússola para orientar o desenvolvimento futuro da sua ferramenta e fortalecer o seu impacto no negócio.

Em conclusão, a implementação de um CRM para sua instituição de ensino superior é um projeto significativo que exige consideração cuidadosa. É essencial definir claramente seus objetivos e necessidades antecipadamente, escolher uma ferramenta sob medida para suas exigências específicas e treinar e apoiar suas equipes durante toda essa transição. Otimizar a qualidade de seus dados e o uso diário do CRM permitirá que você maximize o retorno sobre esse investimento. Com um CRM como o Emundus, você pode simplificar e agilizar a gestão de seus processos de inscrição e admissão, oferecendo uma experiência personalizada para seus alunos atuais e futuros, o que leva ao aumento da lucratividade e ao crescimento de sua instituição.