Como organizar um dia aberto eficaz para estudantes de Grandes écoles ou universidades

Os dias abertos são um evento essencial para estabelecimentos de ensino superior que desejam atrair os melhores alunos. Ao permitir que futuros alunos e seus pais descubram as instalações, encontrem professores e obtenham informações sobre os programas, hoje em dia desempenha um papel fundamental no processo de tomada de decisão. Organizá -los bem requer planejamento cuidadoso, da definição de objetivos até a escolha das atividades, incluindo comunicação eficaz a montante.

Resumo :

1- Planejamento do evento
2- Programação de atividade
3- Estratégia de comunicação
4- Gerenciamento de logística
5- Monitoramento e avaliação pós-evento
6- Alternativas digitais: JPOs virtuais

Planejamento de eventos

Definir os objetivos alvo e o público

Definir objetivos específicos é essencial para o sucesso de um dia aberto. Esses objetivos guiarão toda a organização do evento, desde a escolha das atividades de comunicação.

Mas, para ser relevante, esses objetivos devem ser definidos mantendo o público em mente que você deseja atrair. Alunos, pais, profissionais de reciclagem: cada alvo terá expectativas específicas.

Ao cruzar os objetivos e o público, você pode criar uma experiência feita sob medida. Seus visitantes se sentirão entendidos e sairão convencidos pelo seu estabelecimento.

Escolha a data e o formato ideais

A escolha da data é essencial para garantir o sucesso do seu dia aberto. Defina o suficiente com antecedência, idealmente 4 a 6 meses antes, para lhe dar tempo para preparar bem o evento. Leve em consideração a disponibilidade de suas equipes e as principais partes interessadas.

Evite períodos de férias escolares e longos fins de semana que possam impactar a participação. Em vez disso, favorece um sábado durante o período escolar, quando os alunos do ensino médio e seus pais têm maior probabilidade de se projetar para sua orientação futura.

Além da data, pense bem no formato mais adequado ao seu alvo e seus objetivos. Se a face -to -face permanecer essencial para introduzir suas instalações e instalações, considere preencher -o com o Virtual.

A oferta de visitas e trocas remotas permitirá que você toque nos candidatos que não podem se mover e oferecer uma alternativa no caso de um inesperado. O ideal é optar por um formato híbrido que combina o melhor dos dois mundos para uma experiência enriquecida.

Constituem uma equipe dedicada

Para garantir o sucesso do seu dia aberto, é essencial construir uma equipe dedicada a montante. Divida as missões entre um coordenador geral, que supervisionará toda a organização e gerentes responsáveis ​​por áreas específicas, como logística, recepção de visitantes ou até comunicação.

Ao envolver perfis adicionais, você cobre todos os aspectos do evento. Cada membro da equipe deve ter uma função claramente definida e objetivos específicos a serem alcançados. Essa distribuição de tarefas permitirá a preparação fluida e eficaz, uma garantia de sucesso para o seu dia aberto.

Programação de atividade

Visitas guiadas personalizadas

Para organizar visitas guiadas que atendem às expectativas de todos, aqui estão alguns caminhos a serem explorados:

• Ofereça vários cursos temáticos, dependendo dos interesses: um circuito orientado a pesquisas para estudantes avançados, uma jornada focada na vida para estudantes do ensino médio, uma visita a instalações esportivas para perfis esportivos, etc.

• Construa grupos por nível de estudos (terminal, estudantes de reorientação, famílias ...) para adaptar o discurso e as informações emitidas.

• Forneça slots em idiomas estrangeiros se o seu estabelecimento atrair perspectivas internacionais.

• Os embaixadores de treinar para animar essas visitas: seus testemunhos serão particularmente apreciados por futuros estudantes que procuram uma experiência autêntica.

Ao variar as abordagens, você mostrará sua capacidade de entender as necessidades de seus futuros alunos e responder a eles de uma maneira personalizada, o que será uma vantagem real para sua atratividade!

Conferências e mesas informativas redondas

Conferências e mesas redondas são formatos essenciais para destacar a riqueza dos programas e da vida estudantil. Eles permitem que os visitantes se projetem e entendam melhor as oportunidades que o estabelecimento oferece.

Para uma conferência impressionante, convide palestrantes inspiradores: professores apaixonados, ex -alunos com uma jornada profissional notável ou mesmo reconhecida. Seus testemunhos concretos e seus sábios conselhos esclarecerão os futuros alunos sobre pontos de venda e chaves para o sucesso.

As mesas redondas promovem trocas interativas. Ao reunir vários perfis, eles oferecem um panorama vivo de treinamento. Os participantes poderão fazer suas perguntas e obter respostas personalizadas, muito além das informações dos folhetos.

No entanto, para cativar a atenção, é essencial tratar o formato. Planeje um animador dinâmico para pontuar as intervenções, incentivar a participação da sala e pontuar as sessões de vídeo ou demonstrações. Uma mistura inteligente entre fundo e forma transformará essas reuniões em momentos memoráveis.

Manifestações e oficinas práticas

Durante um dia aberto, é fácil para os visitantes se perderem em uma inundação de informações teóricas. Para permitir que eles entendam melhor a realidade dos ensinamentos, nada supera a prática.

Organize demonstrações e oficinas participativas nos vários campos de estudo. Por exemplo, ofereça aos visitantes para realizar uma experiência de laboratório, para participar de um debate sobre um tema tópico, para tentar falar em público ou resolver um caso concreto no grupo.

Essas situações oferecem uma visão geral tangível dos métodos educacionais do estabelecimento. Eles ilustram concretamente as habilidades que serão desenvolvidas durante o treinamento. Também é uma oportunidade para os participantes se projetarem como estudante e confirmarem seu interesse no curso pretendido.

Estratégia de comunicação

Campanha multane direcionada

Para tocar efetivamente seu público -alvo, é essencial uma campanha multi -canal com base em uma variedade de suportes. Canais digitais, como o site do estabelecimento, as redes sociais, os emails permitem criar um primeiro contato e disseminar amplamente informações no dia aberto.

No entanto, não negligencie os apoios tradicionais. Os pôsteres e panfletos distribuídos nas escolas e nos lugares frequentados por futuros estudantes oferecem visibilidade adicional significativa.

O ideal é, portanto, optar por uma mistura equilibrada entre digital e impressão, adaptando as mensagens e o conteúdo às especificidades de cada canal. Essa abordagem multicanal possibilita maximizar os pontos de contato com seu alvo e incentivá -los a se registrar no evento, um pré -requisito essencial para um dia aberto bem -sucedido.

Envolvimento dos alunos dos embaixadores

“Um aluno feliz é o melhor embaixador da escola. Essa citação enfatiza perfeitamente a importância de envolver seus alunos atuais na promoção do seu dia aberto.

Quem está melhor do que seus alunos para compartilhar sua experiência autêntica e inspirar futuros estudantes? Ofereça -lhes para se tornarem embaixadores durante o evento. Eles poderão animar visitas, testemunhar durante as mesas redondas ou até trocar informalmente com os visitantes.

Essa abordagem trará um toque de frescura e sinceridade à sua comunicação, qualidades particularmente apreciadas pelos alunos do ensino médio em busca de treinamento.

Acompanhamento pós-evento

Após o dia aberto, é essencial manter o vínculo com os visitantes que manifestaram seu interesse em seu estabelecimento. Envie rapidamente um e -mail personalizado para agradecer a eles por sua visita e envie -lhes informações direcionadas adicionais de acordo com suas perguntas e centros de interesse.

Convide -os também a segui -lo em redes sociais para se manter informado sobre as notícias da escola e as próximas etapas no processo de admissão. Você também pode oferecê -los para participar de um webinar on -line ou reunião para aprofundar determinados assuntos e responder às suas perguntas interativamente.

Seu objetivo é permanecer em suas mentes como um interlocutor privilegiado, disponível para acompanhá -los neste passo crucial em sua orientação. Ao manter o diálogo regular e personalizado, você otimizará suas chances de transformar esses contatos promissores em registros.

Seguindo os conselhos de organização e comunicação presentes neste artigo, seu dia aberto será um evento significativo que fortalecerá a imagem do seu estabelecimento. É uma oportunidade ideal para destacar seu treinamento, sua pedagogia e seu ambiente de estudo com futuros alunos e suas famílias. Ao oferecer -lhes uma experiência interativa e personalizada, você os ajudará a se projetar e optará por se juntar a você com confiança no próximo ano letivo. Um JPO de sucesso é um grande trunfo para atrair os melhores talentos e simplificar seus candidatos e processos de admissão.