Come aiutare gli studenti a preparare le loro domande di borsa di studio

La borsa di studio per l'istruzione superiore basata sul bisogno è un supporto essenziale per gli studenti in difficoltà finanziarie. Assegnata dal CROUS (Centro Regionale di Servizi agli Studenti) a determinate condizioni, contribuisce a finanziare parte dei costi associati agli studi. Importo, requisiti di ammissibilità, date di pagamento, cumulabilità con altri aiuti... Scopri tutto ciò che devi sapere per preparare la tua domanda di borsa di studio e beneficiare di questo gradito aiuto per la tua istruzione superiore.

Informare gli studenti sulle procedure e le scadenze

Organizzare sessioni informative

È essenziale organizzare sessioni informative per aiutare gli studenti a comprendere il processo di richiesta di borsa di studio e i criteri di ammissibilità.

Tuttavia, organizzare sessioni davvero efficaci richiede un'attenta preparazione. I contenuti da trattare devono essere chiaramente definiti, deve essere pianificato un formato adatto al pubblico di riferimento e deve essere effettuata una comunicazione preventiva adeguata per garantire una buona partecipazione.

Comunicare tramite canali digitali

Per informare in modo efficace gli studenti sulle procedure e le scadenze relative alle domande di borsa di studio, è possibile utilizzare diversi canali digitali:

• Sito web dell'istituto: pubblicare una pagina dedicata che raccolga tutte le informazioni chiave, le scadenze e un collegamento al portale di candidatura online.

• Email mirate: invia promemoria via email agli studenti, con un messaggio personalizzato in base al loro stato (studenti del primo anno, attuali beneficiari di borse di studio da rinnovare...).

• Social media: condividere regolarmente informazioni sugli account ufficiali dell'istituzione (Facebook, Twitter, Instagram...) utilizzando immagini accattivanti e le parole chiave giuste.

• Spazio di lavoro digitale: aggiungere una notifica ben visibile sull'ENT per informare gli studenti della loro connessione e reindirizzarli alla pagina dedicata sul sito web.

La comunicazione multicanale e i messaggi mirati consentiranno di raggiungere il maggior numero di studenti interessati e di supportarli nel loro percorso.

Ricordare regolarmente alle persone le scadenze

Per garantire che gli studenti non dimentichino le scadenze per la presentazione delle domande di borsa di studio, è essenziale implementare un programma di promemoria periodici. È possibile inviare email mirate a intervalli regolari, ad esempio un mese, due settimane e infine una settimana prima della scadenza finale.

Anche i canali social dell'istituto sono ottimi per diffondere promemoria. Post con immagini accattivanti e date chiave cattureranno l'attenzione degli studenti. L'aggiunta di un timer per il conto alla rovescia al sito web delle borse di studio manterrà l'entusiasmo positivo fino all'ultimo minuto.

Supportare gli studenti nella preparazione della domanda

Stabilire orari d'ufficio regolari

È essenziale tenere un ricevimento regolare per rispondere alle domande degli studenti sulle procedure e le scadenze relative alle domande di borsa di studio. Ecco come farlo in modo efficace:

Stabilire fasce orarie fisse, ad esempio una mezza giornata fissa ogni settimana, in cui personale dedicato sarà disponibile per incontrare individualmente gli studenti. Pubblicizzare ampiamente queste sessioni attraverso i canali dell'istituto: bacheche, sito web, social media ed e-mail agli studenti.

Fornire uno spazio adeguato, idealmente un ufficio che consenta discussioni riservate. Il personale in servizio deve essere adeguatamente formato sulle procedure e sui casi specifici per fornire risposte affidabili e personalizzate a ogni studente. Tenere un registro delle domande frequenti arricchirà inoltre le FAQ a disposizione di tutti.

Per offrire un supporto personalizzato

Nei casi più complessi, un supporto personalizzato può fare la differenza. Permette di considerare le specificità di ogni situazione e fornisce un supporto su misura.

Tuttavia, l'implementazione di un sistema di questo tipo richiede un'organizzazione rigorosa. Innanzitutto, gli studenti interessati devono essere chiaramente identificati incrociando diversi criteri: difficoltà incontrate, ritardi accumulati, situazione personale specifica, ecc.

Una volta completata questa valutazione, a ogni studente dovrà essere assegnato un unico punto di contatto. Questa persona dedicata sarà in grado di costruire un rapporto di fiducia e stretta collaborazione, essenziale per un supporto efficace a lungo termine. Saranno programmati incontri regolari per valutare i progressi e adattare il piano d'azione secondo necessità.

Parallelamente, il mentore mobiliterà tutte le risorse necessarie, sia interne che esterne: supporto educativo potenziato, adattamenti degli orari, assistenza psicologica e soluzioni per superare gli ostacoli materiali. L'obiettivo: fornire una risposta completa e coordinata alle sfide incontrate.

Creare tutorial e guide pratiche

Per facilitare il processo agli studenti, è essenziale fornire loro materiali esplicativi chiari e pratici:

• Guide dettagliate che descrivono dettagliatamente ogni fase del processo di richiesta di borsa di studio, dalla creazione del fascicolo sociale dello studente all'invio dei documenti giustificativi. Queste guide dovrebbero essere illustrate con screenshot ed esempi concreti.

• Brevi e dinamici tutorial video che illustrano le principali funzionalità della piattaforma di candidatura online. L'obiettivo è quello di familiarizzare rapidamente gli studenti con l'interfaccia e illustrare le azioni chiave da eseguire.

• Una sezione FAQ che raccoglie le domande più frequenti degli studenti, con risposte precise e aggiornate. Questa sezione tratta vari argomenti, come i requisiti di ammissibilità, il calcolo delle borse di studio e le modalità di pagamento.

• Guide di riferimento rapido che riassumono i punti chiave, come la tempistica per la presentazione delle domande, l'elenco dei documenti richiesti e i contatti utili. Queste guide, stampabili o consultabili su smartphone, consentiranno agli studenti di avere sempre a portata di mano le informazioni essenziali.

Diversificando le risorse e rendendole facilmente accessibili sul sito web dedicato e sui social media, semplificherai notevolmente il processo per gli studenti. Non esitare a testarle e a raccogliere il feedback degli utenti per migliorarle costantemente.

Facilitare l'ottenimento dei documenti giustificativi

Fornire certificati scolastici

Per rilasciare rapidamente i certificati di iscrizione agli studenti, l'istituto deve implementare un processo semplice ed efficiente. Digitalizzazione e automazione sono leve chiave per snellire questa procedura amministrativa.

Una volta completata la registrazione amministrativa, il certificato dello studente potrebbe essere generato automaticamente e reso immediatamente disponibile sul portale online dello studente. Ciò consentirebbe allo studente di scaricarlo e stamparlo in autonomia, senza dover spostarsi o attendere l'elaborazione manuale da parte dell'ufficio servizi agli studenti.

Inoltre, l'invio del certificato via e-mail con allegato garantirebbe agli studenti di disporre del documento anche senza aver effettuato l'accesso al proprio account. Ciò eviterebbe all'istituto di subire un'impennata di richieste all'inizio di ogni anno accademico ed eviterebbe di sovraccaricare il servizio, con un conseguente notevole risparmio di tempo per entrambe le parti.

Centralizzare le richieste di documenti giustificativi

Per preparare le domande di borsa di studio sono necessari numerosi documenti giustificativi: avvisi di tasse, certificati scolastici, prova di residenza, ecc. La gestione di queste domande caso per caso rappresenta un carico di lavoro considerevole per i servizi amministrativi e può ritardare l'elaborazione delle domande.

L'implementazione di un sistema centralizzato e digitale per la raccolta dei documenti giustificativi migliorerebbe l'efficienza. Un unico portale accessibile sia agli studenti che al personale amministrativo semplificherebbe notevolmente il processo.

Garantire il follow-up dei casi

Implementare un sistema di promemoria

Per coinvolgere nuovamente in modo efficace gli studenti le cui domande di borsa di studio sono incomplete, è necessario attuare diverse azioni:

• Invia email di follow-up personalizzate: scrivi un messaggio chiaro e conciso che ricordi i documenti mancanti e la scadenza per il completamento della domanda. Utilizza un tono gentile e incoraggiante.

• Telefonate di follow-up mirate: per i casi più critici o con una scadenza imminente, una chiamata ti consente di contattare direttamente lo studente. Adotta un approccio di supporto e offri il tuo aiuto se necessario.

• Imposta avvisi sull'intranet degli studenti: aggiungi un messaggio di avviso alla homepage dell'ENT per ricordare agli studenti di controllare lo stato della loro domanda. Un collegamento diretto all'elenco dei documenti richiesti semplificherà il processo.

• Organizzare orari di ricevimento dedicati: offrire fasce orarie specifiche in cui gli studenti possano presentarsi e completare le loro domande con l'aiuto del personale amministrativo. Pubblicizzare ampiamente questo sistema di supporto.

• Tutorial di pubblicazione: crea brevi video o infografiche visive che spiegano passo dopo passo come inviare la documentazione corretta. Contenuti chiari e istruttivi incoraggeranno gli studenti a completare rapidamente le loro domande.

   

Controllare la completezza dei file

Prima di presentare le domande di borsa di studio al CROUS (Centro Regionale Servizi agli Studenti), è essenziale verificarne scrupolosamente la completezza. Infatti, qualsiasi domanda incompleta rischia di ritardarne significativamente l'elaborazione e quindi l'erogazione della borsa di studio allo studente.

Per garantire una domanda completa, è essenziale verificare meticolosamente la presenza di tutti i documenti giustificativi richiesti: avviso di accertamento fiscale, prova di iscrizione, estratto conto bancario intestato allo studente, ecc. Utilizzare una checklist che riepiloghi tutti i documenti necessari aiuterà a garantire che nulla venga trascurato durante questa verifica. Se manca un documento, lo studente deve essere contattato immediatamente per fornirlo il prima possibile.

In sintesi, la borsa di studio per studenti in base alle necessità è un supporto essenziale per gli studenti in difficoltà finanziarie. Per riceverla, è necessario compilare online il Fascicolo Socio Studentesco tra marzo e maggio, raccogliendo la documentazione necessaria. L'importo della borsa, erogato da settembre a giugno, varia a seconda della situazione. Come Emundus, il Crous mira a semplificare la procedura di candidatura in modo che possiate concentrarvi sul successo nel vostro percorso di studi universitari.