Simplifique la gestión de pasantías y acuerdos de pasantías para los estudiantes
La gestión de pasantías y acuerdos de pasantías representa un problema importante para los establecimientos de educación superior, enfrentada a un gran volumen de convenciones para ser tratados y un tiempo de complejidad administrativa. La desmaterialización y la simplificación de estos procesos se ha vuelto esencial para ganar eficiencia, reducir el riesgo de errores y mejorar la experiencia de los estudiantes y todas las partes interesadas. Este artículo presenta las ventajas de la desmaterialización, así como las buenas prácticas que se implementarán, desde soluciones tecnológicas hasta la evolución de la organización internamente, para el manejo fluidificado y seguro de las pasantías.
Resumen :
1- Desafíos de la gestión de pasantías en educación superior
2- Soluciones tecnológicas para simplificar el proceso
3- Buenas prácticas organizacionales
Problemas de gestión de pasantías en educación superior
Gran volumen de convenciones a tratar
Cada año, los establecimientos de educación superior se enfrentan a un número creciente de acuerdos de pasantías para administrar. En 2020, en promedio, se procesaron 500 acuerdos por establecimiento.
En 2022, esta cifra subió a 750 acuerdos anuales en promedio, un aumento del 50% en solo 2 años. Esta tendencia al alza debería continuar en los próximos años, con pronósticos que alcanzan 1000 convenciones por año y por establecimiento para 2025.
Complejidad administrativa para estudiantes y servicios
Los procedimientos manuales para la gestión de acuerdos de pasantías generan una carga de trabajo sustancial para los servicios administrativos de los establecimientos. Consulte la información ingresada, recopile firmas y archiva que los documentos en papel son tareas repetitivas y que requieren tiempo para los equipos.
Los estudiantes también se ven afectados por estos procesos complejos. Deben hacer malabarismos entre los diversos interlocutores, completar múltiples formularios y garantizar la ruta correcta de su acuerdo. Los viajes redondos frecuentes son necesarios para corregir los errores u obtener firmas faltantes, alargando los tiempos de procesamiento.
Esta pesadez administrativa representa una pérdida de tiempo y eficiencia para todos los interesados. Los servicios están luchando por seguir el creciente volumen de acuerdos para ser tratados cada año, en detrimento de actividades con un valor agregado más alto, como apoyar a los estudiantes en su búsqueda de pasantías.
Riesgos legales en caso de errores
La gestión de malta de los acuerdos de pasantías puede conducir a fuertes consecuencias legales para el establecimiento. En caso de incumplimiento de las regulaciones, la Universidad está expuesta a sanciones penales como multas, incluso procedimientos legales.
Para evitar estos riesgos, es esencial establecer procedimientos rigurosos para monitorear las convenciones. Esto implica la capacitación de equipos administrativos y educativos en los aspectos legales de las pasantías. El control regular del cumplimiento de las cláusulas de convenciones, como la duración de la pasantía o la cantidad de la propina, también permitirá protegerse contra posibles disputas.
Soluciones tecnológicas para simplificar el proceso
Plataformas de gestión desmaterializadas para convenciones
Las plataformas de gestión desmaterializadas de los acuerdos de pasantía centralizan todo el proceso en una herramienta única y ergonómica. Incorporan formularios en línea adaptados a cada establecimiento para ingresar fácilmente la información del acuerdo.
Una vez completado, el acuerdo sigue a un flujo de trabajo de validación que involucra a todos los interesados: estudiante, tutor de la escuela, tutor de negocios. Todos pueden verificar y firmar el documento de manera electrical, que acelera considerablemente el procesamiento.
¡No más las convenciones de papel que se pierden! Todo se sigue en tiempo real con alertas en caso de retraso. Por lo tanto, los acuerdos se finalizan mucho más rápido, para una pasantía en el tiempo.
Al centralizar los datos de las convenciones, estas plataformas también constituyen una preciosa base de conocimiento. Permiten extraer estadísticas y generar automáticamente documentos adicionales, como certificados de pasantía. Un ahorro de tiempo precioso para los servicios administrativos.
Firma electrónica de convenciones
La firma manual de los acuerdos de pasantía puede ser laborioso y de tiempo. Entre enviar documentos por correo, de ida y vuelta para correcciones y la recopilación de firmas de todas las partes, los plazos se están alargando, retrasando el inicio de la pasantía.
La firma electrónica aporta una solución efectiva a este problema. En unos pocos clics, cada firmante puede colocar su firma de manera segura, donde sea que esté. No es necesario imprimir, escanear o enviar documentos en papel. Todo el proceso es desmaterializado y acelerado.
Integración con los sistemas de información de los establecimientos
La interconexión de la plataforma de gestión de convenciones con los sistemas de información de las escuelas y universidades simplifica enormemente los procesos. No hay necesidad de rehacer los datos de estudiantes o empresas asociadas. Todo se sincroniza automáticamente.
La integración fluidifica el intercambio de información entre los diversos servicios involucrados en el monitoreo de pasantías. El servicio escolar, los gerentes educativos y el centro de carrera trabajan sobre una base centralizada y actualizada. Esto evita errores y pérdida de tiempo vinculados a los intercambios de archivos o correos electrónicos.
Buenas prácticas organizacionales
Centralización del monitoreo de pasantías
La gestión descentralizada de las pasantías por cada componente o servicio puede convertirse rápidamente en un rompecabezas, con una pérdida de visibilidad global y monitoreo tedioso. Etapas que se superponen, faltan documentos, convenciones firmadas en extremos ... tantos problemas recurrentes.
Un servicio centralizado hace que sea posible racionalizar y armonizar el monitoreo de pasantías. Contacto único para estudiantes y empresas, simplifica los procedimientos administrativos. La centralización de los datos también facilita enormemente los informes y la gestión de la política de pasantías a nivel de establecimiento.
Estandarización de modelos de convenciones
La multiplicidad de documentos utilizados para pasantías según la capacitación puede generar confusión y errores. Convenciones no estándar con diferentes cláusulas de un componente a otro monitoreo complicado para los servicios centrales.
Los modelos de convenciones de pasantías armonizadas tienen muchas ventajas. Esto le permite tener un solo documento, claro y de acuerdo con la legislación, independientemente de la capacitación seguida del estudiante. Por lo tanto, las empresas tienen un solo contacto y un proceso simplificado.
Capacitación de equipos de enseñanza y administrativos
El despliegue de una solución de gestión desmaterializada para convenciones requiere un apoyo adecuado para los equipos. Más allá del manejo técnico de la herramienta, es esencial capacitar al personal en nuevos procesos y flujos de trabajo configurados.
Esta capacitación hará la adopción de la plataforma fluidify y aprovechará al máximo sus funcionalidades. Los equipos ganarán autonomía y eficiencia en el tratamiento de convenciones, desde su creación hasta su firma y su archivo. La capacitación también promoverá la armonización de las prácticas entre diferentes servicios para una mayor consistencia.
Bien capacitado, el personal también podrá apoyar mejor a los estudiantes y empresas en sus esfuerzos. Podrán responder a sus preguntas y guiarlas en el uso de la herramienta, fortaleciendo así la calidad del servicio prestado. Por lo tanto, la capacitación es una palanca clave para la gestión optimizada y la experiencia exitosa del usuario.
La gestión de los acuerdos de pasantías es un problema importante para los establecimientos de educación superior. Dematerializar y simplificar estos procesos hace posible ganar eficiencia, reducir los errores y mejorar la experiencia de todos los interesados. Soluciones tecnológicas como plataformas de gestión centralizadas, firma electrónica e integración con sistemas de información, combinados con buenas prácticas organizacionales, fluidificar la gestión de pasantías. Observar estas herramientas es ofrecer un servicio óptimo a estudiantes y empresas asociadas, como las soluciones que ofrece Emundus para simplificar las aplicaciones y las admisiones.
