¿Cómo optimizar la gestión de solicitudes y admisiones a las principales escuelas?
La gestión eficaz de solicitudes y admisiones es un desafío para las escuelas grandes, que deben procesar una gran cantidad de solicitudes y al mismo tiempo garantizar un proceso de selección justo y eficiente. Una plataforma centralizada puede simplificar enormemente este proceso, ofreciendo una funcionalidad adaptada a las necesidades específicas de cada escuela. Descubra cómo optimizar la gestión de admisiones en su escuela.
Resumen :
Centraliza el proceso de admisión con una plataforma dedicada
Facilitar la comunicación y la colaboración entre las partes interesadas.
Automatiza tareas repetitivas para una mayor eficiencia
Integre funciones de evaluación en línea para la selección de objetivos
1- Centraliza el proceso de admisión con una plataforma dedicada
Para simplificar la gestión de solicitudes, es fundamental configurar una plataforma de admisiones centralizada que permita personalizar los formularios de solicitud para cada programa. Esta personalización permite recoger información relevante para cada programa, evitando así la recogida de datos innecesarios.
Emundus ofrece la posibilidad de personalizar los entornos de solicitud, simplificando el proceso de admisión a las mejores escuelas y mejorando la experiencia del solicitante. Los funcionarios de admisiones pueden crear formularios adaptados a cada programa, lo que facilita el procesamiento de solicitudes y la toma de decisiones.
Sciences Po Paris, por ejemplo, implementó y configuró la plataforma de admisión para cursos de verano y reservas de alojamiento. Al personalizar los formularios, la escuela pudo recopilar la información necesaria para evaluar las solicitudes para estos programas, simplificando el proceso para los solicitantes y los equipos de admisiones.
La automatización del seguimiento de los solicitantes es un elemento clave para garantizar una tramitación rápida y eficiente de las solicitudes. Emundus ofrece una funcionalidad integrada para el seguimiento automatizado de las solicitudes desde el envío hasta la decisión final.
Con esta automatización, los funcionarios de admisiones pueden rastrear fácilmente el progreso de las solicitudes, identificar solicitudes incompletas y hacer un seguimiento de los solicitantes si es necesario. Esta gestión proactiva de solicitudes mejora la experiencia de los candidatos proporcionándoles información rápida sobre el estado de su solicitud y reduciendo los tiempos de procesamiento.
Imagine una gran escuela de ingeniería que recibe miles de solicitudes cada año. Con un sistema de seguimiento automatizado, los equipos de admisiones pueden identificar instantáneamente solicitudes incompletas y enviar recordatorios a los solicitantes afectados. Esto ayuda a evitar demoras en el procesamiento de las solicitudes y garantiza que todas las solicitudes se consideren de manera exhaustiva y justa.
Ventajas de la centralización | Características clave |
|---|---|
Personalización de formularios | Recopilación de información relevante |
Simplificación del proceso | Experiencia del candidato mejorada |
Seguimiento automatizado de candidatos | Procesamiento rápido y eficiente de archivos. |
Identificación de expedientes incompletos | Seguimiento proactivo de los candidatos. |
2- Facilitar la comunicación y colaboración entre las partes interesadas
La comunicación regular con los solicitantes es esencial para mantener su compromiso e interés en el programa. Emundus le permite configurar notificaciones automáticas para mantener a los candidatos informados sobre el progreso de su solicitud y los próximos pasos a seguir.
Estas notificaciones pueden tomar la forma de correos electrónicos personalizados, mensajes de texto o mensajes a través del portal de candidatos. Al automatizar estas comunicaciones, los funcionarios de admisiones pueden garantizar que los solicitantes se mantengan informados en cada paso del camino, lo que reduce las inquietudes y consultas.
Tomemos el ejemplo de un solicitante internacional de un programa de maestría. Al recibir notificaciones periódicas sobre el estado de su solicitud, como confirmación de recepción, validación de documentos o decisión de admisión, los solicitantes se sienten apoyados y tranquilos durante todo el proceso. Esto fortalece su compromiso con la institución y facilita la transición a la inscripción.
La gestión de los documentos necesarios para una solicitud puede volverse rápidamente compleja y llevar mucho tiempo, especialmente cuando hay muchos solicitantes. Emundus permite centralizar la gestión de estos documentos ofreciendo una plataforma única donde los candidatos pueden presentar sus justificantes.
Esta centralización facilita la verificación y tramitación de las solicitudes por parte de los equipos de admisiones, que tienen acceso a todos los documentos en un único entorno. Además, Emundus ofrece una exportación completa de los datos de la solicitud, lo que permite a los administradores de admisiones analizar la información recopilada y generar informes detallados.
Imaginemos una escuela de negocios que exige numerosos documentos para las solicitudes, como expedientes académicos, cartas de recomendación o pruebas de experiencia profesional. Con una plataforma centralizada, los solicitantes pueden cargar fácilmente estos documentos, mientras que los equipos de admisiones pueden verlos y validarlos de manera eficiente. Esto reduce el riesgo de error y acelera el procesamiento de archivos.
Para optimizar la comunicación y colaboración en el proceso de admisión:
Automatizar las notificaciones de candidatos
Personalice los mensajes según la etapa del proceso
Centralice el envío y la gestión de documentos
Facilitar el acceso y el intercambio de archivos por parte de los equipos de admisiones.
Genere informes completos para analizar los datos de la aplicación.
3- Automatiza tareas repetitivas para mayor eficiencia
Analizar los datos de las solicitudes es importante para optimizar las estrategias de contratación y tomar decisiones informadas. Emundus ofrece capacidades de informes automáticos de solicitudes, lo que facilita a los administradores de admisiones realizar un seguimiento de las tendencias e identificar áreas de mejora.
Estos informes pueden incluir estadísticas sobre el número de solicitudes recibidas, perfiles de candidatos, tasas de conversión, etc. Al tener acceso a esta información automáticamente, los equipos de admisiones pueden ahorrar un tiempo valioso y centrarse en analizar datos en lugar de compilar informes manualmente.
Consideremos el caso de una universidad que desea comparar el desempeño de sus diferentes programas en términos de atraer solicitantes. Con informes automatizados, los funcionarios de admisiones pueden identificar rápidamente los programas más populares, las geografías de donde provienen la mayoría de las solicitudes y los canales de reclutamiento más efectivos. Esta información permite ajustar las estrategias en consecuencia y asignar los recursos de manera óptima.
Una vez que se han tomado las decisiones de admisión, es importante contactar rápidamente a los candidatos seleccionados y proporcionarles los documentos que necesitan para el resto del proceso, particularmente para la obtención de visas. Emundus automatiza la generación de cartas de admisión y documentos necesarios para trámites administrativos.
Esta automatización reduce significativamente el tiempo que dedican los equipos de admisiones a preparar estos documentos y garantiza la coherencia de la información proporcionada. De este modo, los candidatos reciben rápidamente su carta de admisión y pueden empezar a organizar su llegada al establecimiento.
Imaginemos a un estudiante internacional aceptado en un programa de maestría. Tan pronto como la decisión se registra en el sistema, Emundus genera automáticamente la carta de admisión personalizada y los documentos específicos necesarios para la solicitud de visa. El estudiante recibe estos documentos sin demora, lo que le permite planificar su salida e instalación en el país de estudios con total tranquilidad.
"Con Emundus pudimos automatizar la generación de cartas de admisión y documentos de visa. Esto ha reducido significativamente nuestra carga de trabajo y ha permitido a los estudiantes recibir la información que necesitan rápidamente. "
4- Integre funciones de evaluación en línea para la selección de objetivos
Las entrevistas de admisión suelen ser un paso clave en el proceso de selección de candidatos. Emundus ofrece un sistema de gestión de entrevistas integrado en la plataforma, que permite a los equipos de admisiones organizar citas y evaluaciones de candidatos de manera eficiente.
Este sistema permite programar entrevistas, distribuir candidatos entre evaluadores, recopilar comentarios y centralizar puntuaciones y comentarios. Esta gestión centralizada de las entrevistas garantiza una evaluación objetiva y justa de los candidatos, al tiempo que facilita la colaboración entre los diferentes miembros del equipo de admisiones.
Tomemos el ejemplo de Excelia , que desplegó la Emundus para gestionar sus solicitudes internacionales. Utilizando el sistema de gestión de entrevistas, la escuela puede organizar fácilmente entrevistas remotas con candidatos de todo el mundo. Los evaluadores tienen acceso a los expedientes de los candidatos y pueden ingresar sus evaluaciones directamente en la plataforma. Esto permite una toma de decisiones colaborativa y transparente, basada en criterios objetivos.
Analizar los datos de los candidatos es esencial para comprender las tendencias y adaptar las estrategias de contratación en consecuencia. Emundus integra herramientas de análisis de datos para monitorear indicadores clave en tiempo real, como el número de solicitudes, distribución geográfica de los candidatos, puntuaciones medias, etc.
Estas herramientas de análisis brindan una descripción general de las solicitudes y ayudan a los gerentes de admisiones a tomar decisiones informadas para optimizar sus campañas de reclutamiento. Con esta información, los equipos pueden identificar los grupos de reclutamiento más prometedores, ajustar sus estrategias de comunicación y asignar sus recursos de manera más eficiente.
Imaginemos una escuela de ingeniería que quiere diversificar su contratación internacional. Utilizando Emundus , puede identificar los países de donde proceden los solicitantes más cualificados, pero que todavía están subrepresentados en su programa. Armada con esta información, la escuela puede centrar sus esfuerzos de comunicación en estos países y establecer asociaciones estratégicas para atraer a más candidatos de estas regiones.
¿Sabías que el 90% de las mejores escuelas que utilizan Emundus han experimentado una reducción significativa en el tiempo dedicado a tareas administrativas relacionadas con las admisiones, lo que les permite centrarse en actividades de mayor valor añadido?
En conclusión, una gestión eficaz de las solicitudes y admisiones es esencial para las mejores escuelas que quieren atraer a los mejores candidatos. Al centralizar el proceso de admisión, facilitar la comunicación, automatizar tareas repetitivas e integrar capacidades de evaluación en línea, las escuelas pueden mejorar significativamente la experiencia de los solicitantes y optimizar su proceso de selección. plataforma Emundus ofrece una solución integral a estos desafíos, permitiendo a las escuelas centrarse en lo más importante: la calidad de sus programas y el éxito de sus estudiantes.
