Escuela CRM: 5 buenas prácticas para uso óptimo

Establecer un CRM en su institución de educación superior es un proyecto importante que requiere una buena preparación aguas arriba. ¿Cuáles son los objetivos y deben definirse? ¿Cómo elegir bien su herramienta y entrenar a sus equipos? ¿Cuáles son las buenas prácticas para optimizar la calidad de los datos y el uso diario? Descubra nuestros 5 consejos clave para una implementación exitosa de su escuela CRM y una gestión efectiva de su reclutamiento, marketing y relaciones comerciales.

Resumen :

1. Definir claramente los objetivos y necesidades

2. Elija un CRM adecuado para la educación superior

3. Equipos de tren y apoyo

4. Optimizar la calidad de los datos

5. Medir y optimizar el uso de CRM

Definir claramente los objetivos y necesidades

Analizar los procesos existentes

Para identificar puntos de mejora, es esencial mapear los procesos escolares actuales:

1. Enumere los diversos procesos clave (registros, monitoreo de aplicaciones, gestión de admisiones, etc.)

2. Para cada proceso, detalla los pasos, las partes interesadas y las herramientas utilizadas. Esto permitirá una visión clara de la operación actual.

3. Identifique puntos de bloqueo, tareas de consumo de tiempo y riesgo de error. Aplicar equipos en sus dificultades diarias es preciosa para este análisis.

4. Definir indicadores de rendimiento para cada proceso (tiempo de procesamiento, tasa de error, satisfacción del candidato, etc.) para medir objetivamente el progreso.

Esta cartografía ofrecerá una base sólida para apuntar a las mejoras que se realizarán con la implementación del CRM, alineado con las prioridades estratégicas de la escuela.

Involucrar los diversos servicios

Para una definición de necesidades relevantes, es esencial incluir todos los departamentos preocupados por el CRM, como admisiones, marketing o incluso relaciones comerciales. Cada servicio tendrá un uso y expectativas específicos con respecto a la herramienta.

Sin embargo, involucrar a muchos interlocutores también puede complicar la recolección de necesidades, o incluso conducir a solicitudes contradictorias. Luego será necesario priorizar y arbitrar, teniendo en cuenta los objetivos estratégicos del proyecto CRM.

La clave es nombrar a un gerente de proyecto que coordinará y resumirá las necesidades de los diversos servicios. Los talleres regulares permitirán avanzar la reflexión de manera colaborativa y coherente para definir las especificaciones claras y compartidas.

Elija un CRM adecuado para la educación superior

Características esenciales

Un CRM para la institución de educación superior debe incluir características clave para satisfacer las necesidades específicas del sector:

• Gestión de las aplicaciones: Seguimiento del proceso de solicitud final para ceder, desde la recepción del archivo hasta la decisión de admisión final. El CRM debe hacer posible centralizar los datos de los candidatos, para administrar los recordatorios y las comunicaciones.

• Gestión de eventos: planificación y monitoreo de ferias de estudiantes, JPO, seminarios, etc. El CRM debe facilitar la organización, registros y seguimiento de los participantes para estos eventos cruciales en el reclutamiento de estudiantes.

• Monitoreo de las relaciones comerciales: gestión de contacto y asociaciones con empresas, esencial para la integración profesional de estudiantes (pasantías, estudio laboral, empleo). El CRM debe hacer posible desarrollar y mantener estas relaciones con el tiempo.

• Gestión de la relación estudiantil: seguimiento del viaje del estudiante durante su educación, su inscripción para su diploma. El CRM debe centralizar los datos académicos, las notas, las ausencias para una visión de 360 ​​° de cada alumno.

Escalabilidad e integraciones

En la elección de un CRM para una escuela, ciertas características demuestran ser cruciales:

1. Evolución: un CRM debe adaptarse a los nuevos requisitos y crecer con el establecimiento. Esto evita los costos relacionados con la migración a una nueva herramienta y proporciona flexibilidad esencial para satisfacer la evolución de las necesidades.

2. Integración: su capacidad para integrarse en otros sistemas escolares existentes facilita la centralización de los datos. Esto garantiza la consistencia en la información compartida entre los servicios, lo que aumenta la eficiencia operativa.

Equipos de tren y apoyo

Plan de entrenamiento adecuado

Para diseñar un plan de entrenamiento CRM personalizado de acuerdo con los perfiles:

1. Identificar los roles y responsabilidades de cada tipo de usuario (administradores, vendedores, marketing, servicio al cliente, etc.)

2. Evalúe su nivel actual de conocimiento del CRM y sus necesidades específicas de acuerdo con sus tareas diarias.

3. Los usuarios de segmentos en grupos de niveles (principiante, intermedio, avanzado) para adaptar el contenido y el ritmo de la capacitación.

4. Definir objetivos de aprendizaje específicos para cada grupo, centrándose en lo esencial esencial para su actividad.

5. Varíe los formatos educativos (cara a cara, aprendizaje electrónico, talleres prácticos, entrenamiento individual) para adaptarse a las preferencias de todos.

Nombrar

Involucrar a representantes de cada servicio en el proyecto CRM es esencial para una adopción exitosa. Estos referentes serán los embajadores de la herramienta dentro de sus equipos.

Expertos reales y motores de cambio, podrán:

• Sube las necesidades específicas de su servicio

• Acompañar a sus colegas en el manejo

• Asegúrese del relevo con el equipo del proyecto

Resultado: la membresía reforzada de los usuarios y una implementación facilitada en la escala del establecimiento. No dude en mejorar este papel clave en el azar vocaciones entre sus empleados más comprometidos.

Optimizar la calidad de los datos

Definir reglas de entrada

Para garantizar una base de datos CRM confiable y utilizable, es esencial definir reglas de entrada específicas:

• Formatos de estandarización: adopte formatos unificados para campos clave como números de teléfono, direcciones de correo electrónico, códigos postales. Esto facilitará futuras investigaciones y segmentaciones.

• Haga que ciertos campos sean obligatorios: defina un mínimo de información requerida para crear una hoja de contacto o negocio. Esto evitará duplicados y grabaciones incompletos.

• Use listas de caída predefinidas: para los campos que se prestan a él (sector de actividad, función, estado de contacto ...), ofrecen valores predefinidos a través de listas de caída. Limitará los errores de entrada y facilitará el análisis de datos.

Una guía del usuario con estas buenas prácticas y capacitación regular asegurará que estas reglas sean bien aplicadas por todos a diario para los datos de CRM de calidad.

Limpia regularmente la base

Para garantizar una base de datos CRM confiable y explotable, configure acciones de limpieza regulares:

• Eliminar los duplicados: los contactos o las empresas registradas varias veces crean confusión. Use herramientas de deduplicación automática o proceda a casos complejos.

• Archive Contactos inactivos: dejar a un lado los perfiles sin interacción durante mucho tiempo, sin eliminarlos. Podrá reducir el tamaño de su base activa, al tiempo que conserva el historial.

• Complete la información faltante: las tarjetas con campos vacíos reducen el alcance de sus acciones. Llene estos agujeros con investigación específica, contactando directamente ciertos perfiles o mediante formularios.

La limpieza frecuente, con objetivos específicos, le permitirá mejorar gradualmente la calidad general de su base CRM. Su desafío: datos confiables para la toma de decisiones relevantes!

Medir y optimizar el uso de CRM

Definir KPI relevantes

Para evaluar la efectividad de su CRM, siga estos indicadores clave:

• Tasa de adopción: mida el porcentaje de usuarios activos entre las licencias implementadas. Una tasa baja revela una necesidad de entrenamiento o una insuficiencia de la herramienta.

• Calidad de los datos: Auditar regularmente su base de datos le impedirá tomar decisiones sobre información errónea. Siga el porcentaje de hojas completas y despejadas.

• Productividad comercial: analice la evolución del número de clientes potenciales, oportunidades o contratos calificados generados gracias al CRM. El objetivo: identificar las palancas de crecimiento.

• Satisfacción del cliente: a través de encuestas enviadas desde el CRM, evalúe la calidad percibida de su relación con el cliente y anticipe los riesgos iniciales.

Recopilar comentarios de los usuarios

Para mejorar continuamente su CRM, es esencial tener en cuenta la experiencia de quienes lo usan a diario: sus empleados. Ponga en su lugar canales dedicados para recopilar sus comentarios, ya sea positivo o negativo.

Las encuestas regulares de satisfacción le permitirán tener una visión general del nivel de membresía de la herramienta e identificar los puntos de fricción. Complete estas encuestas con entrevistas individuales para cavar ciertos sujetos y recopilar sugerencias de mejora.

En el lado técnico, el análisis de los datos de uso de CRM (tasa de adopción, características más utilizadas, rutas de usuario ...) le proporcionará ideas preciosas. Estos comentarios de campo, cruzados con sus objetivos iniciales, serán la brújula para guiar los desarrollos futuros de su herramienta y fortalecer su impacto comercial.

En conclusión, la implementación de un CRM para su institución de educación superior es un proyecto importante que debe pensarse cuidadosamente. Es esencial definir sus objetivos y necesidades aguas arriba, elegir una herramienta adaptada a sus especificidades, para capacitar y apoyar a sus equipos en esta transición. Optimizar la calidad de sus datos y el uso diario del CRM le permitirá aprovechar al máximo esta inversión. Con un CRM como emundir, puede simplificar y optimizar la gestión de sus aplicaciones y admisiones, al tiempo que ofrece una experiencia personalizada a sus perspectivas y estudiantes, para una mayor rentabilidad y crecimiento de su establecimiento.