Cómo organizar una día abierto efectivo para estudiantes de lascoles o universidades

Los días abiertos son un evento esencial para los establecimientos de educación superior que desean atraer a los mejores estudiantes. Al permitir que los futuros estudiantes y sus padres descubran las instalaciones, conozcan a los maestros y obtengan información sobre los programas, en estos días juegan un papel clave en el proceso de toma de decisiones. Organizarlos bien requiere una planificación cuidadosa, desde la definición de objetivos hasta la elección de actividades, incluida la comunicación efectiva aguas arriba.

Resumen :

1- Planificación del evento
2- Programación de actividades
3- Estrategia de comunicación
4- Gestión de logística
5- Monitoreo y evaluación posterior al evento
6- Alternativas digitales: JPO virtual

Planificación de eventos

Definir los objetivos objetivo y el público

Establecer objetivos específicos es esencial para el éxito de una día abierto. Estos objetivos guiarán a toda la organización del evento, desde la elección de las actividades de comunicación.

Pero para ser relevantes, estos objetivos deben definirse teniendo en cuenta al público que desea atraer. Estudiantes, padres, profesionales de reentrenamiento: cada objetivo tendrá expectativas específicas.

Al cruzar los objetivos y el público, puede crear una experiencia a medida. Sus visitantes se sentirán entendidos y saldrán convencidos por su establecimiento.

Elija la fecha y el formato óptimos

La elección de la fecha es esencial para garantizar el éxito de su día abierto. Configure con suficiente antelación, idealmente de 4 a 6 meses antes, para darle tiempo para preparar bien el evento. Tenga en cuenta la disponibilidad de sus equipos y partes interesadas clave.

Evite los períodos de vacaciones escolares y los fines de semana largos que podrían afectar la asistencia. En cambio, favorezca un sábado durante el período escolar, cuando los estudiantes de secundaria y sus padres tienen más probabilidades de proyectarse hacia su orientación futura.

Además de la fecha, piense bien en el formato más adecuado para su objetivo y sus objetivos. Si la cara de cara sigue siendo esencial para introducir sus instalaciones e instalaciones, considere completarlo con virtual.

Ofrecer visitas e intercambios remotos le permitirá tocar a los candidatos que no pueden moverse y ofrecer una alternativa en caso de un inesperado. El ideal es optar por un formato híbrido que combina lo mejor de ambos mundos para una experiencia enriquecida.

Constituir un equipo dedicado

Para garantizar el éxito de su día abierto, es esencial construir un equipo dedicado aguas arriba. Divide las misiones entre un coordinador general, que supervisará a toda la organización y a los gerentes a cargo de áreas específicas como la logística, la recepción de visitantes o incluso la comunicación.

Al involucrar perfiles adicionales, se asegura de cubrir todos los aspectos del evento. Cada miembro del equipo debe tener un rol claramente definido y objetivos específicos que se puedan lograr. Esta distribución de tareas permitirá una preparación fluida y efectiva, una garantía de éxito para su día de apertura.

Programación de actividades

Visitas guiadas personalizadas

Para organizar visitas guiadas que cumplan con las expectativas de todos, aquí hay algunas vías para explorar:

• Ofrezca varios cursos temáticos dependiendo de los intereses: un circuito orientado a la investigación para estudiantes avanzados, un viaje centrado en la vida para estudiantes de secundaria, una visita a las instalaciones deportivas para perfiles deportivos, etc.

• Construya grupos por nivel de estudios (estudiantes terminales, de reorientación, familias ...) para adaptar el discurso y la información emitida.

• Proporcione espacios en idiomas extranjeros si su establecimiento atrae perspectivas internacionales.

• Los embajadores del tren para animar estas visitas: sus testimonios serán particularmente apreciados por los futuros estudiantes que buscan una experiencia auténtica.

Al variar los enfoques, mostrará su capacidad para comprender las necesidades de sus futuros estudiantes y responder a ellos de manera personalizada, ¡lo que será una ventaja real para su atractivo!

Conferencias y tablas informativas redondas

Las conferencias y las tablas redondas son formatos esenciales para resaltar la riqueza de los programas y la vida estudiantil. Permiten que los visitantes se proyecten y comprendan mejor las oportunidades que ofrece el establecimiento.

Para una conferencia sorprendente, invite a oradores inspiradores: maestros apasionados, ex alumnos con un viaje profesional notable o incluso reconocido. Sus testimonios concretos y sus sabios consejos arrojarán luz sobre futuros estudiantes en puntos de venta y claves para el éxito.

Las tablas redondas promueven intercambios interactivos. Al reunir varios perfiles, ofrecen un panorama vivo de entrenamiento. Los participantes podrán hacer sus preguntas y obtener respuestas personalizadas, mucho más allá de la información de folletos.

Sin embargo, para cautivar la atención, es esencial tratar el formato. Planifique un animador dinámico para puntuar las intervenciones, fomente la participación de la sala y puntúe las sesiones de video o demostraciones. Una mezcla inteligente entre el fondo y la forma transformará estas reuniones en momentos memorables.

Demostraciones y talleres prácticos

Durante una jornada de puertas abiertas, es fácil para los visitantes perderse en una avalancha de información teórica. Para permitirles comprender mejor la realidad de las enseñanzas, nada supera la práctica.

Organizar demostraciones y talleres participativos en los diversos campos de estudio. Por ejemplo, ofrecen visitantes para llevar a cabo una experiencia de laboratorio, para participar en un debate sobre un tema actual, para tratar de hablar en público o resolver un caso concreto en el grupo.

Estas situaciones ofrecen una descripción tangible de los métodos educativos del establecimiento. Ilustran concretamente las habilidades que se desarrollarán durante la capacitación. También es una oportunidad para que los participantes se proyecten como estudiantes y confirmaran su interés en el curso previsto.

Estrategia de comunicación

Campaña multicane dirigida

Para tocar eficazmente a su público objetivo, es esencial una campaña multicanal basada en una variedad de soportes. Los canales digitales, como el sitio web del establecimiento, las redes sociales y los correos electrónicos, le permiten crear un primer contacto y difundir ampliamente información sobre el día abierto.

Sin embargo, no descuides los apoyos tradicionales. Los carteles y los volantes distribuidos en las escuelas secundarias y los lugares frecuentados por futuros estudiantes brindan una visibilidad adicional significativa.

Por lo tanto, el ideal es optar por una mezcla equilibrada entre digital e impresión, adaptando los mensajes y el contenido a las especificidades de cada canal. Este enfoque multicanal permite maximizar los puntos de contacto con su objetivo y alentarlos a registrarse para el evento, un requisito previo esencial para una exitosa día de apertura.

Participación de los estudiantes de los embajadores

“Un estudiante feliz es el mejor embajador de su escuela. Esta cita enfatiza perfectamente la importancia de involucrar a sus estudiantes actuales en la promoción de su día abierto.

¿Quién se ubicó mejor que sus alumnos para compartir su experiencia auténtica e inspirar a futuros estudiantes? Ofrecerles a convertirse en embajadores durante el evento. Podrán animar visitas, testificar durante las tablas redondas o incluso intercambiar informalmente con los visitantes.

Este enfoque traerá un toque de frescura y sinceridad a su comunicación, cualidades particularmente apreciadas por los estudiantes de secundaria en busca de capacitación.

Seguimiento posterior al evento

A raíz de la jornada de puertas abiertas, es esencial mantener el vínculo con los visitantes que han expresado su interés en su establecimiento. Envíales rápidamente un correo electrónico personalizado para agradecerles por su visita y enviarles información específica adicional de acuerdo con sus preguntas y centros de interés.

También invítelos a seguirlo en las redes sociales para mantenerse informados de las noticias escolares y los próximos pasos en el proceso de admisión. También puede ofrecerles participar en un seminario web o una reunión en línea para profundizar ciertas materias y responder sus preguntas de manera interactiva.

Su objetivo es mantenerse en sus mentes como un interlocutor privilegiado, disponible para acompañarlos en este paso crucial en su orientación. Al mantener el diálogo regularmente y personalizado, optimizará sus posibilidades de transformar estos contactos prometedores en registros.

Siguiendo la organización y los consejos de comunicación presentes en este artículo, su día abierto será un evento importante que fortalecerá la imagen de su establecimiento. Es una oportunidad ideal para resaltar su capacitación, su pedagogía y su entorno de estudio con futuros estudiantes y sus familias. Al ofrecerles una experiencia interactiva y personalizada, les ayudará a proyectarse y elegir unirse con usted con confianza para el próximo año escolar. Un JPO exitoso es un activo importante para atraer los mejores talentos y simplificar sus candidatos y procesos de admisión.