CRM -Schule: 5 gute Praktiken für einen optimalen Gebrauch

Die Einrichtung eines CRM in seiner Hochschuleinrichtung ist ein großes Projekt, das eine gute Vorbereitung vorläuft. Was sind die Ziele und müssen definiert werden? Wie wähle ich Ihr Tool gut aus und trainierte Ihre Teams? Was sind die guten Praktiken, um die Datenqualität und den täglichen Gebrauch zu optimieren? Entdecken Sie unsere 5 wichtigsten Tipps für eine erfolgreiche Implementierung Ihrer CRM -Schule und effektives Management Ihrer Rekrutierung, Marketing und Geschäftsbeziehungen.

Zusammenfassung :

1. Definieren Sie klar die Ziele und Bedürfnisse

2. Wählen Sie einen CRM, der für die Hochschulbildung geeignet ist

3. Trainer und Unterstützungsteams

4. Datenqualität optimieren

5. Messen und optimieren Sie die Verwendung von CRM

Definieren Sie klar die Ziele und Bedürfnisse

Analysieren Sie vorhandene Prozesse

Um Verbesserungspunkte zu identifizieren, ist es wichtig, die aktuellen Schulprozesse abzubilden:

1. Listen Sie die verschiedenen Schlüsselprozesse auf (Registrierungen, Überwachung von Anwendungen, Zulassungsmanagement usw.)

2. Einzelheiten Sie für jeden Prozess die Schritte, die Stakeholder und die verwendeten Tools. Dies ermöglicht eine klare Vision des aktuellen Betriebs.

3. Identifizieren Sie Blockierungspunkte, zeitliche Aufgaben und Fehlerrisiko. Die Anwendung von Teams auf ihre täglichen Schwierigkeiten ist für diese Analyse wertvoll.

4. Definieren Sie Leistungsindikatoren für jeden Prozess (Verarbeitungszeit, Fehlerrate, Zufriedenheit der Kandidaten usw.), um den Fortschritt objektiv zu messen.

Diese Kartographie bietet eine solide Basis, um die Verbesserungen abzuzielen, die mit der Umsetzung des CRM vorgenommen werden sollen, in Übereinstimmung mit den strategischen Prioritäten der Schule.

Die verschiedenen Dienste einbeziehen

Für eine Definition relevanter Bedürfnisse ist es wichtig, alle von der CRM betroffenen Abteilungen wie Zulassungen, Marketing oder sogar Geschäftsbeziehungen einzubeziehen. Jeder Service wird in Bezug auf das Tool eine spezielle Nutzung und Erwartungen haben.

Die Einbeziehung vieler Gesprächspartner kann jedoch auch die Erhebung von Bedürfnissen erschweren oder sogar zu widersprüchlichen Anfragen führen. Es ist dann notwendig, Prioritäten zu setzen und zu schlichten, wobei die strategischen Ziele des CRM -Projekts berücksichtigt werden.

Der Schlüssel ist, einen Projektmanager zu ernennen, der die Bedürfnisse der verschiedenen Dienste koordiniert und zusammenfasst. Regelmäßige Workshops ermöglichen es, die Reflexion in kollaborativer und kohärenter Weise voranzutreiben, um klare und gemeinsame Spezifikationen zu definieren.

Wählen Sie einen CRM, der für die Hochschulbildung geeignet ist

Wesentliche Merkmale

Ein CRM für die Hochschuleinrichtung muss wichtige Merkmale enthalten, um den spezifischen Bedürfnissen des Sektors zu erfüllen:

• Verwaltung von Anträgen: Follow -up des End -TO -End -Antragsverfahrens, vom Erhalt der Datei bis zur endgültigen Zulassungsentscheidung. Das CRM muss es ermöglichen, die Daten der Kandidaten zu zentralisieren und die Erinnerungen und die Kommunikation zu verwalten.

• Veranstaltungsmanagement: Planung und Überwachung von Studentenmessen, JPO, Seminaren usw. Das CRM muss die Organisation, die Registrierungen und die Follow -up der Teilnehmer für diese entscheidenden Veranstaltungen bei der Einstellung von Studenten erleichtern.

• Überwachung der Geschäftsbeziehungen: Kontaktmanagement und Partnerschaften mit Unternehmen, wesentlich für die professionelle Integration von Studenten (Praktika, Arbeitstudie, Beschäftigung). Das CRM muss es ermöglichen, diese Beziehungen im Laufe der Zeit aufzubauen und aufrechtzuerhalten.

• Management der Schülerbeziehung: Follow -up der Reise des Schülers während seiner gesamten Schule, seine Registrierung für sein Diplom. Das CRM muss akademische Daten, Notizen und Abwesenheiten für eine 360 ​​° -Vision jedes Schülers zentralisieren.

Skalierbarkeit und Integrationen

Bei der Wahl eines CRM für eine Schule erweisen sich bestimmte Merkmale als entscheidend:

1. Evolution: Ein CRM muss sich an neue Anforderungen anpassen und mit dem Establishment wachsen. Dies vermeidet die Kosten im Zusammenhang mit der Migration zu einem neuen Tool und bietet eine wesentliche Flexibilität, um die Entwicklung der Bedürfnisse zu erfüllen.

2. Integration: Die Fähigkeit, in andere vorhandene Schulsysteme integriert zu werden, erleichtert die Zentralisierung von Daten. Dies garantiert die Konsistenz der zwischen den Dienstleistungen geteilten Informationen und erhöht somit die betriebliche Effizienz.

Trainer und Unterstützungsteams

Geeigneter Trainingsplan

Entwerfen Sie einen personalisierten CRM -Trainingsplan gemäß den Profilen:

1. Identifizieren Sie die Rollen und Verantwortlichkeiten jedes Benutzers (Administratoren, Verkäufer, Marketing, Kundendienst usw.)

2. Bewerten Sie ihr aktuelles Wissensniveau über das CRM und ihre spezifischen Bedürfnisse entsprechend ihren täglichen Aufgaben.

3. Segmentbenutzer in Ebenengruppen (Anfänger, Intermediate, Fortgeschrittene), um den Inhalt und das Tempo des Trainings anzupassen.

4. Definieren Sie spezifische Lernziele für jede Gruppe und konzentrieren Sie sich auf die wesentlichen wichtigen für ihre Aktivität.

5. Variieren Sie die Bildungsformate (von Angesicht zu Angesicht, E-Learning, praktische Workshops, individuelles Coaching), um sich an die Vorlieben aller anzupassen.

Nominieren

Die Einbeziehung von Vertretern jedes Dienstes im CRM -Projekt ist für eine erfolgreiche Einführung von wesentlicher Bedeutung. Diese Referenten werden die Botschafter des Tools in ihren Teams sein.

Echte Experten und Motoren des Wandels, sie werden in der Lage sein:

• Erhöhen Sie die spezifischen Bedürfnisse ihres Dienstes

• Begleiten Sie ihre Kollegen im Handling

• Stellen Sie das Relais mit dem Projektteam sicher

Ergebnis: Verstärkte Mitgliedschaft bei Benutzern und eine Bereitstellung, die in der Ausmaß der Einrichtung erleichtert wird. Zögern Sie nicht, diese Schlüsselrolle bei der Erregung von Berufungen bei Ihren engagiertesten Mitarbeitern zu verbessern.

Datenqualität optimieren

Definieren Sie die Eintrittsregeln

Um eine zuverlässige und verwendbare CRM -Datenbank zu gewährleisten, ist es wichtig, bestimmte Eintrittsregeln zu definieren:

• Standardisieren Sie Formate: Einheitliche Formate für wichtige Felder wie Telefonnummern, E -Mail -Adressen und Postcodes annehmen. Dies wird zukünftige Forschung und Segmentierungen erleichtern.

• Stellen Sie bestimmte Felder obligatorisch vor: Definieren Sie ein Minimum an Informationen, die für die Erstellung eines Kontakt- oder Geschäftsblatts erforderlich sind. Dadurch werden unvollständige Duplikate und Aufnahmen vermieden.

• Verwenden Sie vordefinierte Drop -Down -Listen: Für die Felder, die sich dafür eignen (Sektor der Aktivität, Funktion, Kontaktstatus ...), bieten Sie vordefinierte Werte über Drop -Down -Listen an. Sie begrenzen die Eintrittsfehler und erleichtern die Datenanalyse.

Ein Benutzerhandbuch mit diesen guten Praktiken und regelmäßigen Schulungen sorgt dafür, dass diese Regeln täglich von allen für qualitativ hochwertige CRM -Daten gut angewendet werden.

Reinigen Sie die Basis regelmäßig

Um eine zuverlässige und ausblockable CRM -Datenbank zu gewährleisten, stellen Sie regelmäßige Reinigungsaktionen ein:

• Duplikate entfernen: Kontakte oder Unternehmen, die mehrmals aufgezeichnet wurden, erzeugen Verwirrung. Verwenden Sie automatische Deduplizierungs -Tools oder fahren Sie für komplexe Fälle fort.

• Inaktive Kontakte archivieren: Profile ohne Interaktion für lange Zeit beiseite legen, ohne sie zu löschen. Sie können die Größe Ihrer aktiven Basis reduzieren und gleichzeitig die Geschichte beibehalten.

• Vervollständigen Sie die fehlenden Informationen: Karten mit leeren Feldern verringern den Umfang Ihrer Aktionen. Füllen Sie diese Löcher mit gezielten Forschungen, indem Sie sich direkt an bestimmte Profile oder über Formulare wenden.

Durch die häufige Reinigung mit spezifischen Zielen können Sie die Gesamtqualität Ihrer CRM -Basis allmählich verbessern. Ihre Herausforderung: Zuverlässige Daten für die relevante Entscheidung -Wiederholen!

Messen und optimieren Sie die Verwendung von CRM

Definieren Sie relevante KPIs

Um die Wirksamkeit Ihres CRM zu bewerten, folgen Sie folgenden Schlüsselindikatoren:

• Adoptionsrate: Messen Sie den Prozentsatz der aktiven Benutzer unter den bereitgestellten Lizenzen. Eine niedrige Rate zeigt einen Training oder eine Unzulänglichkeit des Tools.

• Datenqualität: regelmäßig prüfen Ihre Datenbank verhindert, dass Sie Entscheidungen über fehlerhafte Informationen treffen. Folgen Sie dem Prozentsatz der vollständigen und geräumten Blätter.

• Kommerzielle Produktivität: Analysieren Sie die Entwicklung der Anzahl der qualifizierten Leads, Chancen oder Verträge, die dank des CRM erzeugt werden. Das Ziel: Wachstumshebel zu identifizieren.

• Kundenzufriedenheit: Bewerten Sie durch Umfragen aus dem CRM die wahrgenommene Qualität Ihrer Kundenbeziehung und antizipieren Sie die Startrisiken.

Sammeln Sie Benutzer -Feedback

Um Ihre CRM kontinuierlich zu verbessern, ist es wichtig, die Erfahrung derjenigen zu berücksichtigen, die sie täglich nutzen: Ihre Mitarbeiter. Setzen Sie engagierte Kanäle ein, um ihre Kommentare zu sammeln, ob positiv oder negativ.

Durch regelmäßige Zufriedenheitsumfragen können Sie einen Überblick über die Mitgliedschaft im Tool haben und die Reibungspunkte identifizieren. Führen Sie diese Umfragen mit individuellen Interviews ab, um bestimmte Probanden zu graben und Verbesserungsvorschläge zu sammeln.

Auf der technischen Seite erhalten Sie durch die Analyse von CRM -Verwendungsdaten (Adoptionsrate, die am häufigsten verwendeten Funktionen, Benutzerrouten ...) wertvolle Erkenntnisse. Diese Feedback, die mit Ihren anfänglichen Zielen gekreuzt werden, werden den Kompass sein, der die zukünftigen Entwicklungen Ihres Tools leitete und seine geschäftlichen Auswirkungen stärkt.

Zusammenfassend ist die Umsetzung eines CRM für Ihre Hochschuleinrichtung ein großes Projekt, das sorgfältig durchdacht werden muss. Es ist wichtig, Ihre Ziele und Bedürfnisse stromaufwärts zu definieren, ein an Ihre Besonderheiten angepasster Tool zu wählen, um Ihre Teams in diesem Übergang zu trainieren und zu unterstützen. Durch die Optimierung der Qualität Ihrer Daten und der täglichen Nutzung des CRM können Sie diese Investition optimal nutzen. Mit einem CRM als Emunds können Sie das Management Ihrer Anwendungen und Zulassungen vereinfachen und optimieren und gleichzeitig Ihren Aussichten und Studenten eine personalisierte Erfahrung bieten, um die Rentabilität und das Wachstum Ihres Unternehmens zu erhöhen.