Die Organisation von Wettbewerbsjurys kann für Schulen schnell zur Herausforderung werden. Wie können sie sicherstellen, dass sie die richtigen Juroren zum richtigen Zeitpunkt haben und ihnen gleichzeitig optimale Arbeitsbedingungen bieten? Eine digitale Plattform wie Emundus bietet konkrete Lösungen für diese Herausforderungen, indem sie Informationen zentralisiert, zeitaufwändige Aufgaben automatisiert und die Juryerfahrung personalisiert. Entdecken Sie in diesem Artikel 5 Tipps zur Optimierung Ihres Jurymanagements mithilfe digitaler Tools.

Zusammenfassung :

1. Zentralisierung der Informationen zu den Geschworenen an einem zentralen Ort

2. Den Geschworenen die Möglichkeit geben, ihre Verfügbarkeit selbst zu verwalten

3. Um die Kommunikation mit den Geschworenen zu vereinfachen

4. Das Logistikmanagement wird an die spezifischen Anforderungen der Wettbewerbe angepasst

5. Optimierung der Arbeit der Geschworenen am Tag der Veranstaltung

1. Zentralisierung der Informationen zu den Geschworenen an einem zentralen Ort

Erstellen Sie Profile von Geschworenen mit ihren Fachgebieten und Erfahrungen

Mit Emundus können Sie umfassende Profile von Juroren erstellen, einschließlich ihrer Fachgebiete und ihres beruflichen Hintergrunds. Diese Informationen erleichtern die Bildung relevanter und ausgewogener Jurys und gewährleisten, dass jeder Kandidat von Experten auf seinem Gebiet beurteilt wird.

Durch die zentrale Speicherung dieser Daten auf einer einzigen Plattform können die Organisatoren des Wettbewerbs schnell die am besten geeigneten Juroren für jede Situation ermitteln. Dies gewährleistet eine qualitativ hochwertige Bewertung und ein positives Erlebnis für die Kandidaten.

Nehmen wir als Beispiel eine renommierte Business School, die eine Aufnahmeprüfung durchführt. Dank der detaillierten Profile der Juroren auf Emundus kann der Zulassungsmanager unkompliziert erfahrene Experten aus den Bereichen Marketing, Finanzen und Unternehmertum auswählen, um die Bewerber effektiv zu bewerten.

Den Juroren nur Zugang zu Wettbewerben zu gewähren, die sie betreffen

Um Vertraulichkeit zu wahren und die Organisation zu optimieren, ist es unerlässlich, den Juroren spezifischen Zugriff auf die Wettbewerbe zu gewähren, an denen sie beteiligt sind. Dank Emundus verfügt jeder Juror über einen persönlichen Bereich, in dem er ausschließlich die für ihn relevanten Informationen findet.

Dieses sichere Verfahren vermeidet jegliche Verwirrung und ermöglicht es den Geschworenen, sich auf ihre Bewertungsaufgabe zu konzentrieren. Mit wenigen Klicks können sie auf Kandidatenakten, Anweisungen und relevante Dokumente zugreifen, ohne von überflüssigen Daten überfordert zu werden.

Stellen Sie sich eine Ingenieurhochschule vor, die mehrere Aufnahmeprüfungen gleichzeitig durchführt (z. B. für Postgraduierte, parallele Zulassungsprogramme). Durch die Einrichtung eines spezifischen Zugangs auf Emundus kann sich jedes Prüfungsmitglied in sein Konto einloggen und direkt auf die Informationen zu den Prüfungen zugreifen, an denen es beteiligt ist. Dies vereinfacht die Teilnahme.

Wussten Sie, dass die Emundus-Plattform eine deutliche Verbesserung gegenüber den Dutzenden von Excel-Dateien darstellt, die üblicherweise zur Verwaltung von Wettbewerbsjurys verwendet werden? Eine wahre Revolution!

2. Den Geschworenen soll ermöglicht werden, ihre Verfügbarkeit selbst zu verwalten

Gewähren Sie dauerhaften Zugriff auf das Profil, um Logistikinformationen zu aktualisieren

Emundus bietet Geschworenen uneingeschränkten Zugriff auf ihre Profile, sodass sie ihre persönlichen Daten und organisatorischen Anforderungen (Unterkunft, Transport, spezielle Ernährungswünsche usw.) jederzeit aktualisieren können. Diese Flexibilität ist ein wertvoller Vorteil, um sich an unvorhergesehene Umstände anzupassen und eine reibungslose Organisation zu gewährleisten.

Indem die Organisatoren des Wettbewerbs die Juroren mit der Bewältigung dieser praktischen Aspekte betrauen, können sie sich auf wichtigere Aufgaben konzentrieren. Sie sparen wertvolle Zeit und stellen gleichzeitig sicher, dass sie stets über aktuelle Informationen verfügen, um die Erfahrung der Juroren optimal zu planen.

Nehmen wir den Fall eines Jurors, der wenige Tage vor dem Wettbewerb feststellt, dass er sich glutenfrei ernähren muss. Dank seines permanenten Zugangs zu Emundus kann er diese Information umgehend in seinem Profil aktualisieren. Die Schule kann ihm dann am Wettbewerbstag geeignete Mahlzeiten anbieten, um ihm mehr Komfort zu bieten.

Bieten Sie für jede Datumsauswahl ein personalisiertes Formular an

Sobald ein Juror auf Emundus einen Teilnahmetermin auswählt, wird er automatisch aufgefordert, ein Formular mit seinen Bedürfnissen auszufüllen. Dieses Formular ist auf die Besonderheiten jedes Wettbewerbs und Campus zugeschnitten und erfasst somit alle notwendigen Daten für eine individuelle Organisation.

Innerhalb weniger Minuten kann der Juror seine Unterkunftswünsche, Ankunfts- und Abreisezeiten, Allergien usw. angeben. Diese Informationen werden sofort zentral auf der Plattform gespeichert, sodass die Verantwortlichen optimal planen können.

Nehmen wir als Beispiel eine Universität mit mehreren Standorten. Wählt ein Jurymitglied auf Emundus ein Datum aus, wird das Formular automatisch mit den Unterkunfts- und Transportmöglichkeiten des jeweiligen Campus angepasst. Äußerst praktisch für Jurymitglied und Organisator!

Um die Verfügbarkeit von Geschworenen optimal zu managen, sollten Sie folgende bewährte Vorgehensweisen anwenden:

1. Nehmen Sie regelmäßig Kontakt mit Geschworenen auf, die ihre Verfügbarkeit noch nicht mitgeteilt haben

2. Nutzen Sie die Emundus-Dashboards, um Antwortraten zu visualisieren und Lücken vorherzusehen

3. Den Geschworenen sollte ermöglicht werden, ihre Termine im Falle unvorhergesehener Umstände selbst zu ändern

3. Zur Verbesserung der Kommunikation mit den Geschworenen

Bestätigen Sie die Terminauswahl und bitten Sie die Empfänger, die Termine in ihren persönlichen Kalender einzutragen

Wie Emundus betont, erhalten die Geschworenen nach jeder Bestätigung eine E-Mail mit einer Zusammenfassung ihrer getroffenen Auswahl sowie einer Einladung, die ausgewählten Termine in ihren Kalender einzutragen. Diese automatisierte Kommunikation beugt Versehen und Missverständnissen vor.

Innerhalb weniger Sekunden erhält der Geschworene die Bestätigung seiner Registrierung und kann sich Zeitfenster in seinem Terminkalender reservieren. Dies spart sowohl den Geschworenen als auch den Organisatoren erheblich Zeit, da sie nicht mehr jeden Teilnehmer einzeln kontaktieren müssen.

Nehmen wir das Beispiel eines vielbeschäftigten Geschworenen, der seine Termine leicht vergisst. Durch den regelmäßigen Erhalt einer Bestätigungs-E-Mail nach jedem auf Emundus ausgewählten Termin mit einer .ics-Datei zum Hinzufügen zum Kalender kann er sich beruhigt organisieren. Seine Anwesenheit am Verhandlungstag ist somit garantiert!

Erleichtern Sie die Kommunikation mithilfe vorgefertigter E-Mail-Vorlagen auf der Plattform

Um die Effizienz zu steigern, bietet Emundus eine Bibliothek mit E-Mail-Vorlagen, die auf jede Phase des Jury-Managements zugeschnitten sind. Einladungen, Erinnerungen, Anweisungen, Dankesschreiben … Administratoren können diese Vorlagen mit wenigen Klicks anpassen und direkt von der Plattform aus versenden.

Schluss mit unübersichtlichem und zeitaufwändigem E-Mail-Verkehr! Die gesamte Kommunikation ist zentralisiert und jederzeit zugänglich. Die Geschworenen schätzen diesen professionellen und reaktionsschnellen Ansatz, der ein vertrauensvolles Verhältnis fördert.

Stellen Sie sich eine Schule vor, die Einladungen an rund hundert Jurymitglieder verschicken muss. Anstatt jede E-Mail einzeln zu schreiben und zu versenden, nutzt der Administrator die Einladungsvorlage auf Emundus. Er personalisiert einige Elemente (Datum, Uhrzeit, Campus usw.) und versendet alles mit einem Klick. Eine enorme Zeitersparnis!

Für eine optimale Kommunikation mit den Geschworenen:

4. Anpassung des Logistikmanagements an die spezifischen Anforderungen der Wettbewerbe

Bieten Sie verschiedene Unterkunftsarten an und verfolgen Sie deren Verfügbarkeit in Echtzeit

Jeder Wettbewerb hat seine eigenen Rahmenbedingungen, insbesondere hinsichtlich der Unterbringung der Juroren. Mit Emundus können verschiedene Optionen angeboten werden (Hotel, Studentenwohnheim, Zimmer in einer Privatwohnung usw.), und deren Verfügbarkeit in Echtzeit verfolgt werden.

Die Jury kann dann die Lösung auswählen, die ihren Bedürfnissen am besten entspricht, basierend auf Kriterien wie Lage, Komfort oder Budget. Die Manager behalten ihrerseits die Buchungen im Blick und können die Kapazität bei Bedarf anpassen.

Nehmen wir als Beispiel eine Schule mit Wohnheimplätzen auf dem Campus und Kooperationen mit Hotels in der Nähe. Auf Emundus haben die Jurymitglieder Zugriff auf diese verschiedenen Optionen und können ihre Wahl anhand ihrer Präferenzen treffen. Die Schule überwacht die Buchungen und kann bei Bedarf zusätzliche Zimmer freigeben.

Die Vorkehrungen für den Empfang der Juroren an den jeweiligen Wettbewerbsorten und Veranstaltungsorten sollten angepasst werden

Neben der Unterbringung muss auch der Empfang der Juroren bis ins kleinste Detail geplant werden: Namensschilder, Verpflegung, Transport usw. Mit Emundus können Sie all diese Aspekte genau auf die spezifischen Anforderungen jedes Wettbewerbs und Campus abstimmen.

Diese detaillierte Aufschlüsselung ermöglicht es den Verantwortlichen, jedem einzelnen Geschworenen ein personalisiertes Erlebnis zu bieten und dabei lokale Gegebenheiten zu berücksichtigen. Diese Berücksichtigung ihres Wohlbefindens ist ein Schlüsselfaktor für die Förderung ihres Engagements und ihrer Motivation.

Nehmen wir als Beispiel eine Schule, die einen Wettbewerb an zwei Standorten im Abstand von 50 km veranstaltet. Den Juroren am Standort A wird ein Shuttle-Service vom Bahnhof angeboten, während die Juroren am Standort B von kostenlosen Parkplätzen profitieren. Diese Einstellungen lassen sich in Emundus für eine individuelle Verwaltung problemlos konfigurieren.

Hier einige Vorschläge zur Personalisierung des Empfangs Ihrer Geschworenen:

• Stellen Sie ihnen einen praktischen Leitfaden zur Verfügung, der alle nützlichen Informationen zusammenfasst (Anfahrtsplan, Kontaktdaten, Programm usw.)

• Stellen Sie ein Willkommenspaket mit ein paar Aufmerksamkeiten in den Schulfarben zusammen

• Benennen Sie eine Kontaktperson, die während des gesamten Wettbewerbs als Hauptansprechpartner fungiert

5. Die Arbeit der Juroren am Tag der Veranstaltung optimieren

Erstellen Sie Namensschilder mit Namen, Foto und QR-Code zur schnellen Identifizierung der Geschworenen

Am Wettkampftag zählt jede Minute. Um die Identifizierung der Jury zu erleichtern und den Zugang zu den verschiedenen Bereichen zu optimieren, bietet Emundus die Möglichkeit, personalisierte Namensschilder drucken zu lassen. Diese Schilder enthalten Namen, Foto und einen individuellen QR-Code und ermöglichen so eine schnelle und effiziente Überprüfung.

Schluss mit endlosen Warteschlangen und mühsamen Kontrollen! Geschworene können sich unter optimalen Bedingungen voll und ganz ihrer Aufgabe widmen. Und bei Bedarf sind alle notwendigen Informationen sofort verfügbar.

Nehmen wir als Beispiel einen Juror, der am Morgen des Wettbewerbs auf dem Campus eintrifft. Dank seines über Emundus ausgestellten Ausweises wird er sofort identifiziert und zum richtigen Gebäude geleitet. Am Eingang zum Beratungsraum wird sein QR-Code gescannt, um seine Anwesenheit zu bestätigen. Ein zeitsparender und stressfreier Start in den Wettbewerb!

Ermöglichen Sie den Zugriff auf wichtige Informationen und Dokumente über eine mobile App

Um die Arbeit der Juroren weiter zu vereinfachen, hat Emundus eine spezielle mobile Anwendung entwickelt. Mit dieser finden die Gutachter alles Notwendige auf ihren Smartphones: Zeitpläne, Kandidatenlisten, Bewertungsraster, Referenzdokumente und vieles mehr.

Schluss mit dem Jonglieren mit verschiedenen Geräten und der Informationssuche! Alles ist intuitiv und griffbereit. Die Geschworenen gewinnen dadurch an Autonomie und Ruhe, was sich positiv auf ihre Leistung auswirkt.

Stellen Sie sich einen Juror mitten in einem Vorstellungsgespräch vor. Mit einem einfachen Fingertipp auf dem Smartphone kann er die Bewertungsmatrix aufrufen und sie live ausfüllen, ohne das Gespräch zu unterbrechen. Am Ende des Tages kann er seinen Zeitplan für den nächsten Tag einsehen und die Dokumente herunterladen, um sie abends im Hotelzimmer durchzugehen. Die Emundus-App vereinfacht seinen Arbeitsalltag enorm!

Um die Effektivität Ihrer Geschworenen am entscheidenden Tag zu maximieren:

1. Senden Sie ihnen vorab eine vollständige Einweisung (Anweisungen, Bewertungskriterien usw.)

2. Vereinbaren Sie eine Einführungsveranstaltung, um die Tools vorzustellen und ihre Fragen zu beantworten

3. Stellen Sie ihnen ein reaktionsschnelles Support-Team zur Verfügung, das unvorhergesehene Ereignisse bewältigen kann

4. Bieten Sie ihnen Räume zur Entspannung und zum geselligen Beisammensein, damit sie zur Ruhe kommen können

„Dank Emundus macht unseren Lehrkräften die Jurytätigkeit richtig Spaß. Sie haben alle nötigen Tools, um effizient und unter optimalen Bedingungen zu arbeiten. Das ist eine echte Erleichterung für sie … und auch für uns!“ – Pierre, Leiter der Aufnahmeprüfungen an einer Ingenieurschule

Hier einige Beispiele von Schulen, die Emundus bereits zur Optimierung der Organisation ihrer Aufnahmeprüfungen einsetzen:

Zusammenfassend bietet die Digitalisierung zahlreiche Lösungen zur Vereinfachung und Optimierung der Verwaltung von Prüfungsausschüssen. Durch die Zentralisierung von Informationen, die Stärkung der Kompetenzen der Ausschussmitglieder und die Automatisierung zeitaufwändiger Aufgaben ermöglicht eine Plattform wie Emundus mehr Effizienz und Sicherheit. Schulen können sich so auf das Wesentliche konzentrieren: die bestmögliche Unterstützung der Ausschussmitglieder und die Sicherstellung qualitativ hochwertiger Prüfungen. Ein Ansatz, von dem alle profitieren und der Exzellenz im Zulassungsprozess fördert.