Die individuelle Betreuung von Bewerbern während der Aufnahmeprüfungen stellt Schulen vor große Herausforderungen. Ein Online-Bewerbungsmanagement-Tool ermöglicht es ihnen, präzise Informationen über die Präferenzen und Einschränkungen jedes Teilnehmers zu erfassen, Daten zentral zu verwalten und administrative Aufgaben zu automatisieren. Dank dieser Funktionen können Schulen maßgeschneiderte Unterstützung anbieten und den Bewerbern ein positives Erlebnis garantieren.

Zusammenfassung :

1. Erfassen Sie präzise Informationen über ein anpassbares Formular

2. Zentralisierung der Daten für eine vereinfachte Verwaltung

3. Administrative Aufgaben automatisieren

4. Wir bieten Kandidaten individuelle Unterstützung

1. Erfassen Sie präzise Informationen über ein anpassbares Formular

Passen Sie die Spielfelder an die spezifischen Anforderungen jedes Wettbewerbs an

Mit einer Bewerbungsmanagement-Software können Sie individuelle Formulare erstellen, um die für die Organisation von Unterkunft und Verpflegung der Bewerber benötigten Informationen zu erfassen. So können Sie die Felder an die spezifischen Anforderungen jedes Wettbewerbs und Campus anpassen und sicherstellen, dass die Bedürfnisse Ihrer Schule genau erfüllt werden.

Durch die Anpassung der Antragsformulare können Sie wichtige Informationen wie Unterkunftswünsche, Ernährungseinschränkungen und Reisebeschränkungen erfassen. Mithilfe dieser Daten können Sie die Bewerber individuell begrüßen und ihre Bedürfnisse besser antizipieren.

Nehmen wir als Beispiel die Aufnahmeprüfung für eine renommierte Business School. Das Anmeldeformular könnte Felder für Angaben zu Lebensmittelallergien, der bevorzugten Unterkunftsart (Einzelzimmer, Doppelzimmer usw.) und dem geplanten Verkehrsmittel zum Campus enthalten. Durch die frühzeitige Erfassung dieser Informationen kann die Hochschule ihre Leistungen optimal anpassen und jedem Kandidaten während der mündlichen Prüfung bestmögliche Bedingungen bieten.

Individuelle Präferenzen und Einschränkungen berücksichtigen

Das anpassbare Bewerbungsformular ermöglicht es Ihnen, die individuellen Präferenzen und Einschränkungen der Kandidaten zu berücksichtigen. Sie können beispielsweise Felder für Lebensmittelallergien, spezielle Ernährungsweisen oder Bedürfnisse im Zusammenhang mit einer Behinderung einfügen.

Durch die frühzeitige Erfassung dieser Informationen können Sie die individuellen Bedürfnisse jedes Kandidaten berücksichtigen und Ihre Unterkunfts- und Verpflegungsleistungen entsprechend anpassen. So können Sie einen wirklich persönlichen Empfang bieten und das Wohlbefinden aller Teilnehmer während der mündlichen Prüfungen gewährleisten.

Nehmen wir den Fall eines Bewerbers mit einer körperlichen Behinderung. Mithilfe des Anmeldeformulars kann er seine spezifischen Bedürfnisse hinsichtlich barrierefreier Unterbringung und Prüfungsräume angeben. Die Schule kann ihm dann einen angepassten Raum zur Verfügung stellen und sicherstellen, dass die Räumlichkeiten optimal ausgestattet sind, um ihn bestmöglich zu empfangen. Diese Berücksichtigung individueller Bedürfnisse unterstreicht das Engagement der Institution für Inklusion und Chancengleichheit.

Wussten Sie, dass 92 % der Kandidaten die Möglichkeit schätzen, ihre Unterkunft und Verpflegung während der mündlichen Wettbewerbsprüfungen individuell zu gestalten?

2. Daten zentralisieren für vereinfachte Verwaltung

Zugriff auf Echtzeitdaten

Ein Online-Bewerbungsmanagement-Tool ermöglicht die zentrale Verwaltung aller Daten zu Unterkunfts- und Verpflegungswünschen der Kandidaten. So haben Sie in Echtzeit Zugriff auf wichtige Informationen wie die Anzahl der reservierten Plätze, die von jedem Kandidaten gewählten Optionen und etwaige Sonderwünsche.

Diese zentrale Datenverwaltung vereinfacht die Arbeit Ihrer Empfangsteams für Bewerber erheblich. Sie können jederzeit auf die benötigten Informationen zugreifen, ohne verschiedene Dateien oder Medien durchsuchen zu müssen. Dies ermöglicht eine reibungslosere und effizientere Organisation von Unterkunft und Verpflegung.

Nehmen wir das Beispiel einer Ingenieurschule, die mehrtägige Aufnahmeprüfungen durchführt. Dank der Bewerbungsmanagement-Plattform kann das Empfangsteam die Auslastung der Unterkünfte in Echtzeit überwachen und die Zimmerbelegung entsprechend den An- und Abreisen anpassen. Auch der Cateringbedarf lässt sich durch die Übersicht über die benötigte Anzahl an Mahlzeiten pro Serviceeinheit besser planen. Dieses zentrale und dynamische Management ermöglicht eine schnelle Anpassung an unvorhergesehene Ereignisse und optimiert den Ressourceneinsatz.

Berichte und Statistiken erstellen

Dank der über das Antragsformular erfassten und auf der Plattform zentralisierten Daten können Sie auf einfache Weise Berichte und Statistiken zur Unterkunftsbelegung, zum Mahlzeitenkonsum und zur Zufriedenheit der Kandidaten erstellen.

Diese wertvollen Informationen ermöglichen Ihnen eine detaillierte Analyse des mündlichen Prüfungsablaufs und die Identifizierung von Verbesserungspotenzialen für zukünftige Prüfungen. So können Sie beispielsweise die Anzahl der angebotenen Plätze anhand beobachteter Trends anpassen oder die Menüs den Präferenzen der Kandidaten entsprechend gestalten.

Stellen Sie sich eine Business School vor, die ihre Unterbringungsmöglichkeiten für anstehende mündliche Prüfungen optimieren möchte. Die Analyse von Daten aus den Vorjahren zeigt, dass die Nachfrage nach Einzelzimmern deutlich höher ist als die nach Mehrbettzimmern. Daraufhin kann die Schule ihre Unterbringungsplanung überarbeiten und mehr Einzelzimmer anbieten. Dieser datenbasierte Ansatz ermöglicht es ihr, ihr Angebot besser auf die Erwartungen der Kandidaten abzustimmen und deren Gesamterfahrung zu verbessern.

Für eine optimale Überwachung des Onboarding-Prozesses von Kandidaten sollten Sie folgende wichtige Kennzahlen verfolgen:

3. Automatisierung administrativer Aufgaben

Verwaltungsregeln konfigurieren

Mit einer Software zur Bewerbungsverwaltung können Sie spezifische Regeln für die Unterbringung und Verpflegung von Kandidaten festlegen. Beispielsweise können Sie Sperrzeiten für die Nutzung der Verpflegungsdienste, Fristen für Zimmerreservierungen und Stornierungsbedingungen definieren.

Durch die direkte Integration dieser Regeln in das Bewerbungsformular stellen Sie sicher, dass die Bewerber diese sofort nach ihrer Registrierung kennen. So können Sie die Anforderungen im Vorfeld festlegen und spätere Komplikationen vermeiden. Dies bedeutet eine erhebliche Zeitersparnis und steigert die Effizienz Ihrer Teams deutlich.

Stellen Sie sich eine Schule vor, die eine Buchungsfrist für Unterkünfte festlegen möchte, um die Ankunft der Bewerber besser zu organisieren. Indem die Schule diese Regel im Anmeldeformular festlegt, stellt sie sicher, dass die Teilnehmer diese Frist kennen und rechtzeitig buchen. So werden Anfragen in letzter Minute vermieden und das Empfangsteam kann die Zimmervergabe und die damit verbundenen Services in Ruhe planen.

Personalisierte Benachrichtigungen senden

Die Automatisierung administrativer Aufgaben umfasst auch den Versand personalisierter Benachrichtigungen an die Kandidaten. Mit einem Online-Management-Tool können Sie Bestätigungs-E-Mails für Unterkunfts- und Verpflegungsbuchungen, Erinnerungen vor dem mündlichen Prüfungstermin und Dankesnachrichten nach der Veranstaltung einrichten.

Diese automatisierten, auf das jeweilige Kandidatenprofil zugeschnittenen Kommunikationsprozesse ermöglichen es Ihnen, Kandidaten alle benötigten praktischen Informationen bereitzustellen, ohne Ihre Teams mit zeitaufwändigen Aufgaben zu belasten. Dies verbessert die Candidate Experience und optimiert gleichzeitig die Arbeitsbelastung Ihrer Mitarbeiter.

Stellen Sie sich eine Schule vor, die jedem Bewerber, der eine Unterkunft gebucht hat, eine personalisierte Bestätigungs-E-Mail senden möchte. Mithilfe des Bewerbungsmanagement-Tools kann sie eine E-Mail-Vorlage erstellen, die die individuellen Informationen jedes Teilnehmers enthält (Aufenthaltsdaten, Zimmertyp, inkludierte Leistungen usw.). Diese E-Mails werden dann automatisch versendet, ohne dass das Team manuell eingreifen muss. So haben die Bewerber alle notwendigen Informationen, um sich entspannt auf ihre Ankunft vorzubereiten, während sich die Mitarbeiter auf wichtigere Aufgaben konzentrieren können.

Um administrative Aufgaben im Zusammenhang mit dem Onboarding von Kandidaten effektiv zu automatisieren, sollten Sie folgende Maßnahmen umsetzen:

1. Definieren Sie klare Managementregeln und integrieren Sie diese in das Antragsformular

2. Richten Sie E-Mail-Vorlagen für die verschiedenen Benachrichtigungen ein, die an die Kandidaten gesendet werden sollen

3. Automatische Auslöser für den E-Mail-Versand einrichten (Buchungsbestätigungen, Erinnerungen usw.)

4. Automatische Generierung der Dokumente, die zur Begrüßung der Kandidaten benötigt werden (Ausweise, Reisepläne usw.)

5. Richten Sie Benachrichtigungen für bestimmte Anfragen oder Situationen ein, die ein manuelles Eingreifen erfordern

Vereinfachen Sie den Online-Zahlungsprozess

Die Online-Zahlung von Unterkunft und Verpflegung bietet zahlreiche Vorteile für Teilnehmer und Schulen. Die Teilnehmer können ihre Buchungen bequem und sicher in ihrem eigenen Tempo bezahlen. Sie wiederum müssen am Veranstaltungstag keine Schecks oder Bargeld mehr verwalten und können die Zahlungen problemlos nachverfolgen.

Durch die Integration einer Zahlungslösung in Ihr Bewerbungsmanagement-Tool optimieren Sie den Prozess und vermeiden unbezahlte Rechnungen oder Fehler. Dies sorgt für Sicherheit auf allen Seiten und beseitigt eine potenzielle Fehlerquelle bei der Organisation von Vorstellungsgesprächen.

Nehmen wir das Beispiel einer Schule, die während ihrer Aufnahmeprüfungen verschiedene kostenpflichtige Unterkunfts- und Verpflegungsmöglichkeiten anbietet. Indem die Kandidaten direkt über die Bewerbungsplattform online bezahlen können, wird der Prozess erheblich vereinfacht. Schecks und manuelle Banküberweisungen gehören der Vergangenheit an; alles ist zentralisiert und automatisiert. Die Kandidaten können mit wenigen Klicks bezahlen, wann immer es ihnen passt. Die Schule wiederum kann Zahlungen und Buchungskonversionsraten problemlos nachverfolgen.

„Die Online-Zahlung spart uns wertvolle Zeit bei der Verwaltung der Anmeldungen zu den mündlichen Prüfungen und ermöglicht es uns, uns auf das Wesentliche zu konzentrieren: die Kandidaten unter bestmöglichen Bedingungen zu empfangen.“ – Zulassungsmanager einer führenden Wirtschaftshochschule

4. Bieten Sie den Kandidaten individuelle Unterstützung an

Spezifische Bedürfnisse antizipieren

Mithilfe der im Anmeldeformular erfassten Daten können Sie die individuellen Bedürfnisse jedes Teilnehmers vorhersehen und darauf persönlich eingehen. Wenn ein Bewerber beispielsweise eine Lebensmittelallergie angibt, können Sie ein passendes Menü zusammenstellen und ihn im Voraus informieren.

Diese Berücksichtigung individueller Bedürfnisse unterstreicht Ihr Engagement, Ihren Kandidaten die bestmögliche Erfahrung zu bieten. Indem Sie deren Wünsche antizipieren und konkrete Lösungen anbieten, ermöglichen Sie ihnen, die mündlichen Prüfungen unter optimalen Bedingungen anzugehen.

Stellen Sie sich einen Bewerber vor, der in seinem Bewerbungsformular angibt, sich vegetarisch zu ernähren. Mit dieser Information können Sie für jede Mahlzeit passende Optionen vorbereiten und den Bewerber im Voraus informieren. So muss er sich während der mündlichen Prüfungen keine Gedanken um seine Ernährung machen und zeigt ihm, dass sein Wohlbefinden für Ihre Hochschule Priorität hat. Es ist eine kleine Geste, die aber einen großen Unterschied für die Bewerbererfahrung ausmachen kann.

Organisieren Sie individuelle Reisen

Mit Bewerbermanagement-Software können Sie auch die individuelle Reiseplanung für Teilnehmer vom Eintreffen bis zum Ausscheiden organisieren. Durch die Erfassung von Informationen zu ihren Transportmitteln und Zeitplänen können Sie eine maßgeschneiderte Unterstützung anbieten.

Dies kann die Einrichtung von Shuttle-Services von Bahnhöfen oder Flughäfen, die Organisation von Fahrgemeinschaften unter den Kandidaten oder die Buchung von Taxis umfassen. Indem Sie die Reise für alle erleichtern, tragen Sie dazu bei, deren Stress zu reduzieren und ihnen ein positives Erlebnis zu ermöglichen.

Nehmen wir das Beispiel einer Schule, die Kandidaten aus ganz Frankreich zu ihren mündlichen Prüfungen empfängt. Durch einen Shuttle-Service vom Bahnhof wird die Anreise zum Campus erheblich vereinfacht. Die Kandidaten müssen sich nicht mehr um die Anreise oder die Orientierung in einer fremden Stadt kümmern. Sie werden direkt nach ihrer Ankunft abgeholt und zu ihrer Unterkunft gebracht. Dieser Service wird sehr geschätzt und unterstreicht das Engagement der Schule für den Komfort ihrer Teilnehmer.

Um Kandidaten eine individuelle und einprägsame Unterstützung zu bieten, finden Sie hier einige Ideen zur Umsetzung:

Abschluss :

Durch die Anpassung von Bewerbungsformularen, die Zentralisierung von Daten, die Automatisierung administrativer Aufgaben und die Bereitstellung personalisierter Unterstützung können Schulen Bewerbern ein unvergessliches Erlebnis bieten und so ihre Attraktivität und ihren Ruf stärken. Investitionen in effektive Bewerbungsmanagement-Tools sichern den Institutionen, dass sie sich im Wettbewerbsumfeld abheben und den stetig steigenden Erwartungen der Bewerber gerecht werden.