Die Gewinnung der besten Talente ist für Schulen, die sich im Wettbewerbsumfeld differenzieren wollen, von strategischer Bedeutung. Durch die Optimierung ihres Rekrutierungsprozesses und den Einsatz innovativer Softwarelösungen für das Rekrutierungsmanagement können sie eine starke und attraktive Arbeitgebermarke aufbauen. Diese Tools verbessern nicht nur die betriebliche Effizienz, sondern sorgen auch für ein reibungsloses und ansprechendes Bewerbererlebnis. Hier finden Sie die Best Practices zur Stärkung Ihrer Arbeitgebermarke durch optimiertes Bewerbungsmanagement.

Zusammenfassung

1. Erstellen Sie ein personalisiertes und interaktives Kandidatenportal, um sich von der Masse abzuheben

2. Pflegen Sie eine persönliche Beziehung zu potenziellen Talenten

3. Mobilisieren Sie Ihre Studierenden und Alumni als Botschafter

4. Bieten Sie originelle Recruiting-Events an, um Potenziale aufzudecken

1- Erstellen Sie ein personalisiertes und interaktives Kandidatenportal, um sich von der Masse abzuheben

Intuitive Online-Bewerbungsformulare

Um die besten Studierenden zu gewinnen, ist es wichtig, ihnen einen reibungslosen und personalisierten Bewerbungsprozess zu bieten. Dabei geht es darum, intuitive Online-Bewerbungsformulare einzurichten, die sich an das Profil und den angestrebten Studiengang anpassen. Indem wir nur wichtige Informationen wie Diplome, Noten und Erfahrung erfassen, vereinfachen wir den Prozess für den Kandidaten.

Diese kontextualisierten Formulare unterstützen den Studierenden Schritt für Schritt bei der Bewerbung. Eingabehilfen, Konsistenzprüfungen und klare Anweisungen in jeder Phase geben dem Kandidaten Sicherheit und grenzen Fehler oder Versehen ein. Ziel ist es, den Prozess vollständig zu entmaterialisieren, um den Versand mühsamer Papierakten zu vermeiden.

Nehmen wir das Beispiel eines Studenten, der sich für einen Master in Management bewerben möchte. Im Online-Formular werden sie aufgefordert, ihren Bachelor-Abschluss, ihre 3-Jahres-Zeugnisse, ihr Praktikum oder ihre Berufserfahrung anzugeben. Dropdown-Menüs und vorausgefüllte Felder beschleunigen die Eingabe. Wenn eine Inkonsistenz vorliegt, wird eine Warnmeldung angezeigt, die bei der Korrektur hilft. Er kann die angeforderten Belege ganz einfach in digitaler Form beifügen.

Echtzeitüberwachung des Fortschritts von Anwendungen

Neben der Erleichterung der Bewerbung selbst muss der Student auch in Echtzeit über den Fortschritt seiner Akte informiert werden. Durch die Einrichtung automatischer Benachrichtigungen in jeder wichtigen Phase, wie z. B. beim Eingang der Akte, bei der Validierung der Eignung oder bei Auswahlgesprächen, wird der Kandidat beruhigt und sein Engagement aufrechterhalten.

Über ein personalisiertes Bewerberportal kann der Studierende jederzeit den Status seiner Bewerbung, anstehende Fristen und erwartete Unterlagen sowie weitere Informationen einsehen. Diese proaktive Überwachung verbessert die Bewerbung der Studierenden und stärkt die wahrgenommene Qualität der Einrichtung. Die Candidate Experience wird im Kontext des intensiven Wettbewerbs zwischen Ausbildungsgängen zu einem Differenzierungsfaktor.

Beispielsweise hat Science Po Paris eine Zulassungsplattform für seine Sommerschulen bereitgestellt und konfiguriert. Die Bewerber werden in Echtzeit über die Vollständigkeit ihrer Unterlagen, fehlende Dokumente und Fristen informiert. E-Mail- und SMS-Benachrichtigungen erinnern sie an die nächsten Schritte. Über In-App-Nachrichten können sie direkt mit dem Team interagieren und Fragen stellen.

Um den Prozess für studentische Kandidaten reibungsloser zu gestalten, finden Sie hier einige Best Practices zur Implementierung:

1. Reichen Sie Ihre Bewerbung zu 100 % online und auf allen Medien (Mobil, Tablet, PC) ein.

2. Füllen Sie Felder mit bereits bekannten Daten aus, um die Eingabe zu vereinfachen

3. Zeigen Sie bei jedem Schritt einen Fortschrittsbalken an und speichern Sie Informationen

4. Integrieren Sie einen Chatbot, um rund um die Uhr häufig gestellte Fragen zu beantworten

5. Bieten Sie Echtzeit-Sichtbarkeit über den Status der Anwendung

6. Benachrichtigen Sie den Kandidaten bei jedem Fortschritt der Datei per E-Mail und/oder SMS

7. Dematerialisieren Sie unterstützende Dokumente mit vordefinierten Formaten, Größen und Qualitäten

8. Lassen Sie zu, dass die Datei geändert oder vervollständigt wird, solange die Frist noch nicht abgelaufen ist

2- Automatisieren Sie Verwaltungsaufgaben, um die Effizienz zu steigern

Multichannel-Veröffentlichung von Schulungsangeboten

Eine Personalbeschaffungssoftware ermöglicht es, die Erstellung und Verbreitung von Schulungsangeboten auf verschiedenen Kanälen zu zentralisieren: Unternehmenswebsite, spezialisierte Jobbörsen, soziale Netzwerke usw. Vorkonfigurierte Anzeigenmodelle nach Kursart beschleunigen die Veröffentlichung und gewährleisten die Konsistenz der Nachrichten.

Diese automatisierte Multichannel-Verteilung erhöht die Sichtbarkeit von Programmen und zieht eine größere Anzahl von Kandidaten an, die die Voraussetzungen erfüllen. Die Einrichtung deckt somit ein breites Spektrum qualifizierter Studentenpools in Frankreich und international ab und optimiert ihre Beschaffungsbemühungen.

Mines-Telecom hat beispielsweise eine Anwendungsverwaltungsplattform bereitgestellt und konfiguriert, um Werkstudenten anzulocken. Dank vorab geplanter Veröffentlichungskampagnen auf ausgewählten relevanten Jobbörsen und sozialen Netzwerken gewinnt die Schule an Sichtbarkeit bei den Zielgruppen. Nach Ablauf der Frist werden Angebote automatisch zurückgezogen.

Automatisierte Sortierung der Bewerbungen nach vordefinierten Kriterien

Angesichts der Flut an Bewerbungsdateien, die für bestimmte Studiengänge manchmal mehrere Hundert betragen, wird die manuelle Sortierung schnell zeitaufwändig und stellt für die Zulassungsteams eine Fehlerquelle dar. Mit der Personalbeschaffungssoftware können Sie Vorauswahlkriterien (Diplom, Durchschnitt, Schlüsselqualifikationen usw.) definieren, um Profile automatisch zu filtern und die relevantesten zu identifizieren.

Durch diese automatisierte Bewertung sparen Teams wertvolle Zeit, da unzulässige Bewerbungen sofort nach Einreichung der Datei ausgeschlossen werden. Sie können sich so auf die vertiefte Auswertung qualifizierter Profile konzentrieren. Diese objektive Vorauswahl reduziert zudem das Risiko, vielversprechende Potenziale zu verpassen, die in der Masse der Bewerbungen untergehen.

Nehmen wir den Fall einer Grande École de Commerce, die mehr als 500 Bewerbungen für ihren Master Grande École erhält. Dank der vorab im ATS definierten Bewertungskriterien (Studienniveau, Diplomdurchschnitt, Ergebnis im Englischtest, assoziative Erfahrungen usw.) weist die Software jeder Datei eine Bewertung zu. Nur Profile, die den definierten Schwellenwert erreicht haben, werden zur eingehenden Prüfung aufbewahrt.

Hier finden Sie eine Übersicht nützlicher Funktionen zur Optimierung der Anwendungsauswahl:

3- Arbeiten Sie effektiv zusammen, um die Bearbeitung von Bewerbungsdateien zu beschleunigen

An der Bearbeitung eines Antrags sind häufig mehrere Parteien beteiligt: ​​Bildungsmanager, Zulassungsstellen, Verwaltungsdienste usw. Die Software zentralisiert alle Daten und Dokumente in der Datei und ist jederzeit für autorisierte Personen zugänglich. Keine Excel-Dateien oder Papierdateien mehr, die verloren gehen!

Dank dieses einheitlichen und sicheren Zugriffs kann jeder die Informationen einsehen, seine Bewertungen abgeben und seine Kommentare in absoluter Vertraulichkeit mitteilen. Die 360°-Sicht auf die Reise des Kandidaten erleichtert Diskussionen zwischen Stakeholdern und beschleunigt die gemeinsame Entscheidungsfindung. Es sind keine zeitraubenden Besprechungen mehr erforderlich, um über eine Datei zu entscheiden.

Excelia hat beispielsweise eine internationale Bewerbermanagementplattform implementiert und konfiguriert. Verwaltungsteams, Programmmanager und Jurys haben Zugang zu einem gemeinsamen und sicheren Raum. Sie können die Stücke einsehen, Kommentare abgeben, eine Bewertung abgeben und über einen speziellen Nachrichtendienst kommunizieren. Die Zulassungsentscheidung wird dadurch schneller und ruhiger getroffen.

Kollaborative Arbeitsabläufe und Teambenachrichtigungen

Neben der Zentralisierung von Daten ermöglicht die Rekrutierungssoftware die Definition von Arbeitsabläufen, die an die Besonderheiten der Zulassung nach dem Abitur oder Postgraduiertenstudium angepasst sind. Jeder Schritt, vom Eingang der Datei bis zur endgültigen Zulassungsantwort, wird orchestriert, um die Zusammenarbeit zwischen den Beteiligten zu optimieren.

Benachrichtigungen benachrichtigen jede betroffene Person, wenn ihnen eine Aufgabe zugewiesen wird, mit einer Prioritätsstufe und einer Frist. Diese einheitliche Überwachung von Anwendungen vermeidet Versehen oder Blockaden und macht die Teams für die Bearbeitungszeiten verantwortlich. Mit einer ganzheitlichen Sicht auf die aktuellen Zulassungen können Manager potenzielle Engpässe erkennen und Ressourcen nach Bedarf neu zuweisen.

Stellen Sie sich eine Universität vor, die Hunderte von Bewerbungen parallel verwaltet. Dank der im ATS konfigurierten Arbeitsabläufe wird nach der Übermittlung einer Datei eine Aufgabe erstellt und der Zulassungsabteilung für eine erste Prüfung der Eignung innerhalb von 48 Stunden zugewiesen. Nach der Validierung wird die Datei automatisch zur Bewertung an die betreffenden Bildungsmanager übermittelt. Jeder Teilnehmer wird per Benachrichtigung benachrichtigt, wenn er die Aufgabe nicht rechtzeitig erledigt hat. Der Kandidat wird in jeder Phase informiert.

Um die Zusammenarbeit rund um Zulassungen zu stärken, muss ein Bewerbungsmanagement-Tool Funktionen integrieren wie:

• Personalisierte Räume nach Stakeholder-Profil (Verwaltung, Lehre, Jury usw.)

• Eine einheitliche Sicht auf den Gesamtfortschritt und nach Kandidaten

• Sicherer Zugriff auf Daten, mit flexiblen Rechten

• Integriertes Messaging zum Besprechen von Dateien

• Konfigurierbare Benachrichtigungen, die Sie über zu bearbeitende Aufgaben informieren

• Eine leistungsstarke Suchmaschine zum einfachen Finden eines Kandidaten

• Visuelle Indikatoren der Bearbeitungszeiten in jeder Phase

4- Messen Sie die Leistung von Zulassungsprozessen, um sich kontinuierlich zu verbessern

Um ihre Zulassungsstrategie effektiv verwalten zu können, muss eine Einrichtung in der Lage sein, die Leistung ihrer Maßnahmen genau zu messen. Die Software bietet zuverlässige Echtzeit-Dashboards und Schlüsselindikatoren, um den Fortschritt von Anwendungen in jeder Phase des Prozesses zu überwachen.

Dateibearbeitungszeiten, Konversionsrate nach Rekrutierungskanal, Kosten pro Zulassung ... Mithilfe dieser detaillierten Statistiken können Sie Optimierungshebel identifizieren und Ihre Bemühungen dort konzentrieren, wo die Wirkung am größten ist. Durch die Bewertung der Kapitalrendite ergriffener Maßnahmen wird es einfacher, die besten Entscheidungen zu treffen.

Nehmen wir das Beispiel einer Business School, die eine gezielte Kampagne in den sozialen Medien durchführt, um bei internationalen Studierenden für einen neuen Masterstudiengang zu werben. Dank des in das ATS integrierten Dashboards kann es Woche für Woche die Anzahl der durch diese Kampagne generierten Bewerbungen, die Kosten pro Lead, die Conversion-Rate in Zulassungen usw. überwachen. Bei unzureichender Leistung kann reagiert und schnell angepasst werden Ihr Ansatz.

Kandidatenbefragungen zur Bewertung ihrer Erfahrungen

Der beste Weg, die Candidate Experience zu verbessern, besteht darin, wichtige Stakeholder nach ihrer Meinung zu fragen! Eine Software ermöglicht es, den Versand von Zufriedenheitsfragebögen an zugelassene Studierende, aber auch an diejenigen, deren Bewerbungen abgelehnt wurden, zu automatisieren.

Das Sammeln und Analysieren dieses Feedbacks ist wertvoll für die Anpassung Ihrer Praktiken an die spezifischen Erwartungen Ihrer Zielgruppe. Es ist auch eine Möglichkeit, den Schülern zu zeigen, dass ihre Worte zählen, und sie in einen Prozess der kontinuierlichen Verbesserung einzubeziehen. Eine Bereicherung für die Entwicklung des Bildes eines Unternehmens, das zuhört und in die Zukunft blickt.

Stellen wir uns eine Ingenieurschule vor, die einen langen und komplexen Bewerbungsprozess erfordert. Durch systematische Interviews mit Kandidaten nach ihrer Zulassung stellte sie fest, dass viele auf dem Weg dorthin beinahe aufgegeben hätten, weil sie sich über die vielen Schritte ärgerten. Sie schlagen vor, die Antragseinreichung zu vereinfachen und die Fristen transparenter zu machen. Konkrete Möglichkeiten, den Prozess zu überprüfen und den Verlust interessanter Profile zu vermeiden!

Hier finden Sie eine Übersicht über die wichtigsten Daten, die Sie überwachen müssen, um die Leistung Ihrer Zulassungen zu messen:

Durch die Kombination eines analytischen Ansatzes und qualitativen Feedbacks können Unternehmen eine umfassende Sicht auf ihre Rekrutierungsleistung entwickeln und ihre Bemühungen auf die wirkungsvollsten Maßnahmen konzentrieren.

Abschluss:

Bewerbermanagement-Software wie Emundus wird zu einem Verbündeten für Hochschulen und ermöglicht es ihnen, die Gewinnung, Auswahl und Konvertierung von Studierenden zu optimieren. Durch die Automatisierung zeitaufwändiger Aufgaben, die Optimierung der Zusammenarbeit zwischen Teams und die Bereitstellung einer personalisierten Erfahrung für Kandidaten wird eine qualitativ hochwertigere und effizientere Rekrutierung ermöglicht. Ein wertvolles Gut in einer Zeit, in der sich der Wettbewerb zwischen den Ausbildungsgängen verschärft und sich die Erwartungen der Studierenden in Richtung einer immer stärkeren Digitalisierung und Reaktionsfähigkeit weiterentwickeln.