FAQ

eMundus propose une plateforme en ligne en marque blanche réunissant des espaces et des fonctionnalités étendues d’automatisation des tâches répétitives, de collaboration et d’interconnexion dont une organisation a besoin pour accélérer et fiabiliser de bout en bout son processus de gestion des candidatures. Elle comprend :

• un portail public pour présenter les programmes ouverts auprès des candidats
• un espace de dépôt propre à chaque programme proposé, associé à un formulaire construit sur mesure pour collecter les informations souhaitées, parfois spécifiques à un programme
• un espace accessible à un nombre généralement restreint d'utilisateurs pour piloter la campagne, créer des comptes utilisateurs, définir des profils utilisateurs, créer des templates d'email, gérer les règles d'envoi automatique d'email par la plateforme...
• un espace d'évaluation, également accessible à un certain type d'utilisateurs (avec un profil évaluateur), pour commenter et évaluer seul ou à plusieurs les dossiers de candidature complets reçus
• un espace de décision pour saisir la décision finale du jury dans chaque dossier évalué
• un tableau de bord pour accéder et consulter en un éclair aux statistiques et analyses clés sous forme de graphiques, imprimables sous forme de rapports chartés et exportables sous différents formats (Excel/CSV, PDF, ZIP)
• un espace d'archivage des dossiers

• donner de la visibilité aux programmes 
• améliorer son image et l'expérience du candidat
• accélérer les délais de traitement et de prise de décision
• maintenir le contact avec les déposants à chaque étape du processus grâce au système d’alerte et d’envoi automatique d’email compris dans la solution, qui va permettre de relancer ou informer automatiquement d'un changement une ou plusieurs personnes, quel que soit leur profil utilisateur

Selon les besoins et pour aller plus loin, il est possible d'activer à la demande des fonctionnalités complémentaires : génération de trombinoscopes, paiement en ligne, signature électronique, génération automatique et personnalisation d'un document type, mise en place d'une connexion LDAP, booking d'entretien, transfert et rangement automatique des dossiers traités vers un espace d'archivage situé en dehors de la plateforme...

La solution eMundus est accessible dans son intégralité par le biais du web. Par ailleurs, parce que nous pensons que rien ne doit rester la propriété d'un seul, nous rendons public gratuitement le code source de notre solution (Open source). La réversibilité du code source est complète, donnant la possibilité à un tiers de maintenir et faire évoluer la plateforme.

Les données collectées à travers la solution eMundus sont hébergées au choix sur les serveurs d’eMundus (basés en France) ou sur ceux du client.
eMundus réceptionne les données envoyées par les demandeurs et réalise, par le biais d’un traitement algorithmique, une vérification de conformité sur certains documents (passeport, carte d’identité, visa, photo d’identité) pour attester qu’il s’agit bien des documents demandés et que leur format est correct.

Pour parer à toute défaillance, des sauvegardes sur nos dossiers Web et également sur les bases de données sont réalisées sur nos serveurs (loués chez le prestataire SoYouStart). En termes de sauvegarde, le chiffrement est en AES-256 (algorithme de chiffrement préconisé par l'ANSSI) avec une politique de rétention de la donnée (sauvegarde sur 7 jours, conservation de 4 sauvegardes par mois, de 12 sauvegardes par an pour chaque client). Toutes nos machines sont sécurisées et n’utilisent aucun mot de passe pour se connecter. Nous utilisons tous des clés de chiffrement de type RSA allant de 2048 à 4096 bits.

Quelques précisions quant aux mesures de sécurité et de confidentialité mises en place :

• L'accès physique au traitement est protégé (bâtiment sécurisé)
• Un procédé d'authentification des utilisateurs est mis en oeuvre (mot de passe)
• Une journalisation des connexions est effectuée
• Un firewall filtre les accès au serveur
• La connexion à la plateforme est chiffrée via un certificat SSL
• Les sauvegardes sont chiffrées
• L'accès backoffice est sécurisé au niveau du serveur
• Les adresses IP à risque sont bloquées
• Lorsqu'il y a détection d'une tentative de piratage par un utilisateur, cet utilisateur est bloqué automatiquement

eMundus n’est pas responsable de la conservation et de la suppression des données de candidature, qui sont exploitées par nos clients. Seule une sauvegarde chiffrée des données est réalisée afin de garantir la récupération des données perdues. Cette sauvegarde a lieu une fois par jour et est conservée une année au maximum. Nous respectons fiablement notre politique RGPD.

La solution eMundus s'interconnecte très facilement par le biais d'une API avec les logiciels utilisés par nos clients, permettant l'envoi automatique des informations renseignées dans la plateforme eMundus vers ces outils, et inversement également si besoin.

La solution eMundus est constituée d'espaces en ligne réservées à nos clients, qui sont dédiés au traitement des dossiers déposés par des candidats, et d'espaces en ligne publics/accessibles à tous. Ces derniers permettent de présenter les programmes de formation proposés, dans lesquels un candidat va pouvoir engager et déposer une demande.

Pour chaque programme, un bouton "Candidater" sera inséré. Voici le parcours d'un candidat souhaitant déposer un dossier de candidature :

• il se rendra sur la page détaillant la formation
• il cliquera sur le bouton "Candidater" et sera dirigé vers une page de connexion/création de compte
• une fois connecté, il accédera au formulaire de candidature constitué de champs à renseigner et de champs permettant de joindre les documents obligatoires

Un candidat a la possibilité de commencer à remplir le formulaire et d'enregistrer ses informations saisies pour finir de compléter son dossier à un autre moment, un autre jour. Dans ce cas, il lui suffira de se connecter de nouveau pour accéder au formulaire qu'il avait déjà commencé à renseigner. Pour pouvoir envoyer sa demande, il devra avoir rempli tous les champs obligatoires et avoir joint les documents obligatoires (il est aussi possible d'autoriser un seul format de fichier, comme le PDF par exemple). Une fois qu'il aura complété son formulaire et envoyé sa demande, il recevra à l'adresse email renseignée dans son compte un email confirmant le bon envoi et la bonne réception de son dossier.

Cette fonctionnalité est fréquemment demandée par nos clients, qui souhaitent notamment évaluer un candidat sur des connaissances particulières (culture générale, connaissances spécifiques à la spécialité de la formation pour laquelle il postule, maîtrise d'une langue...). Le candidat doit répondre à ce questionnaire pour pouvoir adresser son dossier de candidature. Une fois le questionnaire rempli et validé, les réponses sont jointes automatiquement à son dossier de candidature dans l'interface réservée au client et sont analysées automatiquement par la plateforme pour définir une note. Il est possible d'établir une pondération par critère.
La solution permet de définir un temps de réponse maximum soit par question soit par questionnaire. Notre solution eMundus offre de nombreuses fonctionnalités.

Nous utilisons un dépôt GIT pour les fichiers du programme contenant toutes les mises à jour de notre plateforme. Dans le cadre du contrat de maintenance, nous assurons la mise en place des nouvelles versions et la gestion des mises à jour de sécurité et des correctifs. Les mises à jour en lien avec la réglementation (ex. RGPD) sont intégrées à notre version standard.

Les applications tierces (librairie, framework,...) que nous intégrons à notre application sont régulièrement mises à jour et nous garantissons le bon fonctionnement de notre plateforme. Dans le cadre d'une intégration avec une application issue du système d'information du client, si cela impacte le bon fonctionnement de notre plateforme ou bien le bon fonctionnement dans l'échange de données, nous facturons au temps passé.

En règle générale, nous réalisons une démonstration de notre solution à distance avec un partage d'écran. N'hésitez pas à réserver cette démo.

Les différents profils utilisateur (candidat, administrateur, gestionnaire, coordinateur, évaluateur, partenaire externe) permettent de restreindre l'accès à des espaces, fonctionnalités, dossiers et limiter les droits, selon les rôles des utilisateurs définis dans le processus de gestion de nos clients.

Il est également possible d'aller plus loin dans la limitation d'accès en créant des groupes d'utilisateurs ayant le même profil utilisateur. Ceci afin que :

• un coordinateur du service 1 ne puisse pas accéder aux dossiers de candidature qui concernent le service 2
• un coordinateur du service 2 ne puisse pas accéder aux dossiers de candidature qui concernent le service 1

Ce paramétrage est simple à modifier et à ajuster dans le temps pour un utilisateur ayant un profil "administrateur" ou un profil "gestionnaire" (deux seuls profils accédant à cette partie).

Il s'agit dans ce cas du profil "Administrateur", qui permet d'accéder à l'ensemble des droits et de gérer l'attribution des droits.

La solution eMundus comprend un composant permettant de créer facilement un espace de partage de documents dans la plateforme. L'un de ses intérêts est qu'il permet de communiquer avec des espaces externes tels que Dropbox et/ou Google Drive, si le client le souhaite. Ainsi, un document déposé dans Dropbox ou Google Drive sera rappatrié automatiquement dans l'espace de partage de documents de la plateforme eMundus. L'inverse est aussi vrai puisqu'un document déposé sur la plateforme pourra être envoyé automatiquement dans Dropbox et/ou Google Drive.

La génération d'une liste récapitulative par "sectorisation" est possible par période de votre choix, donc aussi bien par année que par trimestre par exemple. Trois types de segments existent par défaut ; par programme, par année (ou période temporelle) et par campagne. Les filtres s'adaptent ensuite en fonction des informations demandées au sein du dossier de candidature.

La solution eMundus permet de réaliser des extractions sous différents formats (excel/CSV, PDF, ZIP), aussi bien de manière individuelle (sur un dossier) qu'en masse donnant ainsi la possibilité à nos clients de faire l'extraction de milliers de dossiers en quelques secondes.

La solution eMundus intègre également des fonctionnalités statistiques et graphiques dans un espace "Tableau de bord", pour que le client puisse avoir une vue synthétique de ses activités. Les graphiques peuvent prendre différentes formes, selon le besoin : diagramme en bâton, diagramme circulaire, diagramme de Kiviat (en radar/en étoile), courbe... Des filtres permettent d'agir sur les graphiques, en changeant par exemple des critères ou une période. Les graphiques que l'utilisateur verra à l'écran peuvent être exportés ou imprimés en "deux clics".

La plateforme eMundus est en capacité de communiquer avec d'autres logiciels pour leur envoyer des données présentes dans ses différents espaces. Il est possible de faire communiquer les deux logiciels dans un sens (la solution eMundus envoie des informations), comme dans un autre (eMundus reçoit des informations).

La plateforme eMundus comprend un espace d'évaluation. Toute demande complète va entrer dans l'étape d'évaluation. Selon les règles décidées, il est possible d'attribuer automatiquement des dossiers à évaluer à un évaluateur précis, dès l'instant que le statut du dossier est passé en "A évaluer' (changement par exemple initié par le gestionnaire qui a vérifié les informations et documents, et a jugé le dossier complet et conforme). Dans un espace dédié, un ou plusieurs évaluateurs peuvent procéder à l'appréciation et l'évaluation d'une candidature en fonction de critères choisis par le client. Dans le cas où plusieurs acteurs se penchent sur l'évaluation d'un même dossier de candidature, il est possible d'attribuer ou non une note par critère, avec une pondération différente. La note globale sera calculée automatiquement par la plateforme en réalisant la somme des notes attribuées aux critères. Les évaluations sont partageables ou peuvent être masquées s'il est nécessaire de rendre chaque évaluation renseignée invisible auprès d'un autre évaluateur. La décision finale peut être renseignée dans un espace dédié à posteriori, par exemple au moment de la tenue d'un comité.

Il est possible d'ouvrir une zone de commentaire associé à un dossier, qui peut être active durant tous les processus (avant, pendant et après évaluation) auprès de tous les profils d'utilisateurs (hors profil candidat naturellement) mais qui ne seront pas tous autorisés à ajouter des commentaires (si c'est la demande du client). Il est possible également de la rendre active et/ou visible uniquement durant des étapes précises (ex : uniquement durant l'évaluation).

La solution eMundus intègre un système d'alerte et d'envoi automatique d'email. Il y a plusieurs types d'alerte :

• automatique sur événement : dès lors que le statut du dossier change, un email est envoyé automatiquement au candidat. Un document type et personnalisé peut-être joint automatiquement à cet email
• automatique sur rappel : un email automatique sera envoyé à un candidat ayant par exemple seulement commencé à remplir son dossier pour postuler à un programme. L'email l'informera qu'il ne lui reste plus que 1/2/5/10/15/... jours, selon la date de clôture de l'appel à candidatures, pour finir la saisie de ses informations et envoyer son dossier
• manuel : le gestionnaire de la plateforme, qui peut être amené à réaliser une première vérification des informations saisies et documents envoyés, selon le process validé en interne, se rend compte qu'un document n'est pas conforme. Alors, il va pouvoir sélectionner son dossier et lui envoyer un email en sélectionnant un template email enregistré dans la plateforme, pour le notifier de ce problème. Le gestionnaire va pouvoir en quelques clics sélectionner le template email dynamique adapté à ce cas, joindre le document que le demandeur a envoyé et joindre un exemple de document conforme. Le gestionnaire, s'il rencontre ce problème dans plusieurs dossiers, peut également sélectionner tous ces dossiers et adresser ce même message (avec en pièce jointe le document envoyé et un exemple de document conforme) en une seule fois à chacun des candidats.

Il est possible que la plateforme génère automatiquement des emails automatiques, personnalisés et avec un message adapté à l'événement (ex : notification d'attribution de subventions). Il est possible que l'outil génère et joigne à l'email un document type signé par exemple. Un email peut également avoir pour utilité de demander l'envoi de documents complémentaires et/ou de compléter son dossier retenu pour valider une inscription. Il est possible par exemple de créer un autre espace pour permettre à tous les bénéficiaires fraichement retenus de renseigner d'autres informations post sélection. L'url de cette page pourra alors être insérée dans l'email de notification automatique.

Pour chaque champ, il est possible de définir des contraintes/règles spécifiques de validation, telles qu'une limite en nombre de caractères, une combinaison de lettres et de chiffres, une saisie obligatoire…

Il est possible d'avoir une partie informative sur chaque dossier, d'ajouter ou supprimer des champs et de définir au besoin sur chaque champ des contraintes.

Il est possible pour un client d'accéder à toutes les demandes envoyées, acceptées ou refusées par candidat, depuis la mise en place de sa plateforme eMundus. Tous les emails envoyés à ce candidat seront également accessibles. De plus, il est possible de consulter l'historique des actions réalisées sur un dossier par les utilisateurs (date d'ouverture du dossier et par quel utilisateur, date des modifications opérées et par quel utilisateur, nature des modifications opérées...).

Un client utilisateur peut archiver :

• chaque dossier sur la plateforme, en sélectionnant le statut de dossiers approprié. Dans ce cas, le dossier archivé n'apparaît plus dans la vue habituelle aux yeux des utilisateurs sauf pour l'administrateur, qui peut le consulter dans un espace dédié de la plateforme sans limite de durée. Pour être en conformité avec le RGPD, le client possédant les données doit tout de même respecter une durée raisonnable de conservation des données
• et/ou en réalisant un export des données au format ZIP pour archiver à l'extérieur de la plateforme. C'est la même règle avec ce principe d'archivage en termes de conformité avec le RGPD

Cette fonctionnalité est disponible et utilisée par certains de nos clients. Sur la base d'un document word fourni par l'organisation cliente, nous intégrons le modèle dans la plateforme et le mettons à la charte graphique du client. Ce modèle intègre :

• des éléments figés
• des éléments dynamiques ; variables qui permettront une personnalisation automatique du document
• une zone vide à renseigner : le document pourra également contenir une partie à remplir pour donner la possibilité à un utilisateur de l'organisation de renseigner manuellement une information.

Il est possible d'intégrer de nombreux documents types, par exemple pour adresser à un demandeur des courriers types différents, selon l'état d'avancement du traitement de sa candidature.

C'est tout à fait possible sur le même principe que celui décrit ci-dessus.

Des feuilles d'émargement, intégrant les prénoms et noms des candidats, la formation et le jour par exemple (...), peuvent être générées automatiquement par la plateforme chaque jour au format PDF. Il suffit à un(e) responsable de formation ou un autre utilisateur de se connecter à son compte eMundus et d'imprimer une ou plusieurs feuilles d'émargement en quelques clics.

La solution eMundus a été construite pour que les organisations utilisatrices bénéficient d'un maximum d'autonomie dans la gestion de leurs activités sur la plateforme. Il est donc possible pour un client d'administrer ses espaces, de lancer de nouvelles campagnes et de créer de nouveaux formulaires. Chaque prestation intègre l'animation par l'équipe eMundus d'une session de formation sur site auprès des utilisateurs intervenant dans le process de gestion des campagnes (administrateur, gestionnaire, évaluateur, partenaire...), sans limite de participants. Cette formation est dispensée au moment de la remise du livrable pour que le changement et la prise en main de l'outil s'opèrent en toute sérénité.

La plateforme eMundus comprend une palette riche de fonctionnalités, chacune activable selon les besoins, dont le paiement en ligne. Il est possible de proposer un montant à régler différent selon certaines informations renseignées par un candidat (ex : le montant à payer va être différent si le candidat est boursier ou s'il est non-boursier), pour s'acquitter des frais de candidature. La fonctionnalité peut aussi être utilisée pour qu'un candidat procède au règlement des frais d'inscription ou de réinscription.

C'est l'une des fonctionnalités présentes dans la plateforme eMundus. Elle permet à un candidat de vivre une expérience intégralement digitale (du remplissage à l'envoi du dossier, en passant par le paiement des frais et la signature du dossier). Pour un candidat, il devient relativement simple de gérer de bout en bout la conception et l'envoi d'un dossier de candidature étant donné l'ensemble du processus est dématérialisé. L'usage de cette fonctionnalité participe à améliorer la satisfaction d'un déposant et l'image de l'organisation.

Tout dépend évidemment de la complexité du projet. Pour un besoin basique, nous sommes en mesure de déployer une plateforme sous 2 semaines. La mise en ligne de l'espace de dépôt des dossiers de candidature étant généralement la priorité, nous nous concentrons sur cette partie pour livrer cet espace sous 1 semaine. Ainsi, pendant que les premiers dossiers sont collectés par notre client, nous travaillons sur les autres espaces qu'il utilisera par la suite (évaluation, décision, reporting, tableau de bord).

L'équipe eMundus vous propose une session de formation (possible à distance) avec les futurs utilisateurs de la plateforme. De cette manière, vous apprenez simplement dans l'optique de gérer toutes vos campagnes de recrutement sereinement. Cette formation est réalisée lors de la remise du livrable pour développer rapidement votre autonomie. La plateforme ne nécessite pas de compétences spécifiques. Si vous rencontrez un problème quelconque, en contactant l'équipe eMundus, elle se rend disponible pour le régler le plus rapidement.

Oui

Oui.
De base dans la plateforme, vous avez la possibilité de mettre en place une grille d'évaluation pour l'étape d'évaluation et une grille de décision/jury proposée au Jury qui va déposer l'avis finale sur un dossier, en s'appuyant sur l'avis déposé par l'évaluateur. Certains de nos clients n'utilisent qu'une étape, soit dans ce cas généralement un évaluateur qui renseigne lui-même la décision finale. Donc il est possible de n'utiliser qu'une seule de ces 2 étapes, selon votre processus. Une grille, que ce soit pour l'évaluation ou la décision, est personnalisable, c'est-à-dire que, selon votre besoin, elle peut disposer de liste déroulante, de boutons radio, de zones de saisie libre (...), et peut disposer de champs avec des notes (1 à 5 par exemple). S'il y a par exemple 4 critères d'évaluation, chacun faisant l'objet d'une note sur 5, un montant total sera calculé automatiquement par la plateforme et définira une note sur 20 qui sera visible en fin de grille d'évaluation. Dans le cas où des critères seraient plus importants que d'autres, il est possible de pondérer les critères, et la plateforme affichera alors en fin de grille la moyenne pondérée qui aurait été calculée automatiquement par la plateforme.

Un évaluateur peut être interne à votre organisation ou externe. Vous avez la possibilité de créer pour une personne un compte utilisateur avec le profil "Évaluateur" dans la plateforme (il devra donc se connecter à chaque fois et dès la première fois pour pouvoir consulter les dossiers qui lui ont été assignés). Mais si vous avez le besoin de recueillir de la part d'un évaluateur, avant qu'il consulte l'ensemble des informations du ou des dossiers qui lui ont été assignés, une déclaration de non conflit d'intérêt et de confidentialité (sous la forme de cases à cocher + bouton de validation, et non avec signature électronique), nous disposons d'un module complémentaire "MODULE EXPERT" et nous distinguons donc un Evaluateur classique d'un Evaluateur Expert que nous nommons en interne Expert. Pour un utilisateur de type Expert, il n'est pas nécessaire de lui créer un compte comme pour un utilisateur Evaluateur. Pour solliciter un expert, il suffit de sélectionner les dossiers qui doivent lui être assignés et lui envoyer une invitation d'expert par email à travers la plateforme en renseignant son adresse email. L'expert va alors être notifié par email avec le texte de votre choix et un lien vers la plateforme. Un clic sur ce lien le dirigera vers une page accessible sans connexion lui donnant quelques informations sur les dossiers qui lui ont été attribués. En cas de conflit d'intérêt, il a le choix de refuser un seul, plusieurs ou l'intégralité des dossiers. Sur cette page, il devra renseigner :

• son choix (accepter ou refuser) pour chacun des dossiers qui lui ont été attribués
• son prénom, son nom et son adresse email

Une fois cette page renseignée, il devra valider cette page, action qui déclenchera la création par la plateforme de son compte utilisateur Expert. Il pourra alors consulter l'ensemble des dossiers attribués et renseigner son avis. A la création de son compte par la plateforme, un email lui sera envoyé automatiquement par la plateforme, qui lui indiquera le mot de passe aléatoire que la plateforme aura défini pour son compte afin de lui permettre de se reconnecter plus tard, s'il n'a pas fini ses évaluations la première fois.

Oui.

Les formulaires mis en place par nos clients (chaque plateforme dispose d'un constructeur de formulaire permettant à un utilisateur client avec un profil "Gestionnaire de plateforme" de créer lui-même tous les formulaires qu'il souhaite) dans leur plateforme EMUNDUS sont classiquement constitués de pages avec des champs à saisir et d'une page qui permettra aux candidats de téléverser les documents demandés, pouvant chacun avoir un caractère obligatoire ou optionnel, comme tous les champs à saisir d'ailleurs.

Oui. Toutes les données peuvent être extraites. Vous avez différents exports possibles, aussi bien sur un seul dossier sélectionné que sur plusieurs :

1. au format PDF : ensemble du dossier de candidature : vous trouverez dans un même document et à la suite le formulaire renseigné + les documents joints
2. au format tableur : ensemble des données renseignées par le candidat dans son formulaire (donc toutes les données hormis les documents joints)
3. au format ZIP : dans ce dossier ZIP, vous trouverez autant de sous-dossiers que de dossiers candidats que vous avez sélectionné dans la plateforme avant de réaliser l'export. Dans chaque sous-dossier, qui concerne donc un unique candidat, vous trouverez un document PDF pour le formulaire de candidature et un document PDF par document joint au dossier par le candidat.

Oui.

En standard, vous pouvez placer/intégrer :

• votre logo dans le header (en haut à gauche) (le logo TCHOOZ dans le pied de page sera quant à lui toujours présent)
• votre favicon (image présente dans l'onglet du navigateur)
• votre bannière ou décider de ne pas en mettre du tout
• vos couleurs qui seront présentes dans les boutons d'action

Si vous avez besoin d'une page d'accueil sur mesure ou même un site complet de communication, nous pouvons réaliser ce travail dans le cadre d'une prestation complémentaire (le coût est défini sur mesure après recueil de votre besoin).

Tous les textes que vous pourrez consulter sont modifiables par le client lui-même. Dans le pied de page, vous pourrez renseigner vos coordonnées en lieu et place des miennes.

Vous verrez sur cette démonstration qu'il n'y a qu'une seule campagne ouverte, mais il est bien possible d'en ouvrir simultanément autant que vous souhaitez. Pour chaque campagne, sur simple clic sur le bloc de la campagne, vous accéderez à une page "+ d'informations" de la campagne, vous permettant d'apporter des précisions et de mettre à disposition des documents en téléchargement (comme un règlement par exemple). Vous pouvez créer votre compte sur cette plateforme pour découvrir l'espace candidat et le formulaire en place sur cette plateforme. Le formulaire n'est qu'une illustration, vous pouvez bien mettre en place celui qu'il vous faut.