Attirer les meilleurs talents est un enjeu stratégique pour les écoles souhaitant se différencier dans un environnement compétitif. En optimisant leur processus de recrutement et en utilisant des solutions innovantes de logiciel de gestion du recrutement, elles peuvent construire une marque employeur solide et attractive. Ces outils permettent non seulement d’améliorer l'efficacité opérationnelle, mais aussi de créer une expérience candidat fluide et engageante. Voici les meilleures pratiques pour renforcer votre marque employeur à travers une gestion optimisée des candidatures.

Sommaire

1. Créer un portail candidats personnalisé et interactif pour se démarquer

2. Entretenir une relation personnalisée avec les talents potentiels

3. Mobiliser ses étudiants et alumni comme ambassadeurs

4. Proposer des événements de recrutement originaux pour révéler les potentiels

1- Créer un portail candidats personnalisé et interactif pour se démarquer

Formulaires de candidature en ligne intuitifs

Pour attirer les meilleurs étudiants, il est essentiel de leur proposer un parcours de candidature fluide et personnalisé. Cela passe par la mise en place de formulaires de candidature en ligne intuitifs, qui s'adaptent au profil et au cursus visé. En collectant uniquement les informations clés, comme les diplômes, les notes et les expériences, on simplifie la démarche pour le candidat.

Ces formulaires contextualisés permettent de guider l'étudiant pas à pas dans sa candidature. Des aides à la saisie, des contrôles de cohérence et des consignes claires à chaque étape rassurent le candidat et limitent les erreurs ou oublis. L'objectif est de dématérialiser entièrement le processus pour éviter les envois de dossiers papier fastidieux.

Prenons l'exemple d'un étudiant souhaitant candidater à un Master en Management. Le formulaire en ligne lui demandera de renseigner son diplôme de Licence, ses relevés de notes des 3 années, ses expériences en stage ou en alternance. Des menus déroulants et des champs pré-remplis accélèrent la saisie. En cas d'incohérence, un message d'alerte s'affiche pour l'aider à corriger. Il peut facilement joindre les pièces justificatives demandées en version numérique.

Suivi en temps réel de l'avancement des candidatures

Au-delà de faciliter la candidature en elle-même, il faut aussi informer l'étudiant de l'avancement de son dossier en temps réel. La mise en place de notifications automatiques à chaque étape clé, comme la réception du dossier, la validation de l'éligibilité ou les entretiens de sélection, rassure le candidat et maintient son engagement.

Un portail candidat personnalisé permet à l'étudiant de consulter à tout moment le statut de sa candidature, les prochaines échéances et les documents ou informations complémentaires attendus. Ce suivi proactif valorise la candidature de l'étudiant et renforce la qualité perçue de l'établissement. L'expérience candidat devient un facteur de différenciation dans un contexte de concurrence approfondie entre les formations.

Par exemple, Science Po Paris a déployé et paramétré une plateforme d'admissions pour ses Summer Schools. Les candidats sont informés en temps réel de la complétude de leur dossier, des pièces manquantes, des dates limites. Des notifications par email et SMS leur rappellent les prochaines étapes. Ils peuvent interagir directement avec l'équipe via une messagerie intégrée pour poser leurs questions.

Pour fluidifier le parcours des étudiants candidats, voici quelques bonnes pratiques à mettre en œuvre :

1. Proposer une candidature 100% en ligne, sur tous supports (mobile, tablette, PC)

2. Pré-remplir les champs avec les données déjà connues pour simplifier la saisie

3. Afficher une barre de progression et sauvegarder les informations à chaque étape

4. Intégrer un chatbot pour répondre aux questions courantes 24h/24

5. Donner une visibilité en temps réel sur le statut de la candidature

6. Notifier le candidat par email et/ou SMS à chaque avancée du dossier

7. Dématérialiser les pièces justificatives avec des formats, tailles et qualités prédéfinis

8. Permettre de modifier ou compléter le dossier tant que le délai n'est pas dépassé

2- Automatiser les tâches administratives pour gagner en efficacité

Publication multicanale des offres de formation

Un logiciel de recrutement permet de centraliser la création et la diffusion des offres de formation sur une variété de canaux : site web de l'établissement, jobboards spécialisés, réseaux sociaux... Des modèles d'annonces pré-paramétrés par type de cursus accélèrent la publication et garantissent la cohérence des messages.

Cette diffusion multicanale automatisée démultiplie la visibilité des programmes et attire un plus grand nombre de candidats en adéquation avec les prérequis. L'établissement couvre ainsi un large spectre de viviers étudiants qualifiés, en France comme à l'international, et optimise ses efforts de sourcing.

Mines-Telecom a par exemple déployé et configuré une plateforme de gestion de candidatures pour attirer des alternants. Grâce aux campagnes de publication programmées à l'avance sur une sélection de jobboards et réseaux sociaux pertinents, l'école gagne en visibilité auprès des profils cibles. Les offres sont automatiquement dépubliées une fois le délai dépassé.

Tri automatisé des candidatures selon des critères prédéfinis

Face à l'afflux de dossiers de candidatures, parfois plusieurs centaines pour certains cursus, le tri manuel devient vite chronophage et source d'erreurs pour les équipes d'admission. Un logiciel de recrutement permet de définir des critères de présélection (diplôme, moyenne, compétences clés...) pour filtrer automatiquement les profils et identifier les plus pertinents.

Ce scoring automatisé fait gagner un temps précieux aux équipes en écartant les candidatures non éligibles dès le dépôt du dossier. Elles peuvent ainsi se concentrer sur l'évaluation approfondie des profils qualifiés. Cette étape de présélection objectivée réduit aussi le risque de passer à côté de potentiels prometteurs noyés dans la masse des candidatures.

Prenons le cas d'une Grande École de Commerce qui reçoit plus de 500 candidatures pour son Master Grande École. Grâce aux critères de scoring définis en amont dans l'ATS (niveau d'études, moyenne au diplôme, note au test d'anglais, expériences associatives...), le logiciel attribue une note à chaque dossier. Seuls les profils ayant atteint le seuil défini sont retenus pour un examen approfondi.

Voici un aperçu des fonctionnalités utiles pour optimiser la sélection des candidatures :

3- Collaborer efficacement pour accélérer le traitement des dossiers de candidatures

Le traitement d'une candidature implique souvent plusieurs intervenants : responsables pédagogiques, jurys d'admission, services administratifs... Un logiciel centralise l'ensemble des données et pièces du dossier, accessibles à tout moment par les personnes habilitées. Fini les fichiers Excel ou dossiers papier qui s'égarent !

Grâce à cet accès unifié et sécurisé, chacun peut consulter les informations, renseigner ses évaluations et partager ses commentaires, en toute confidentialité. La vue à 360° sur le parcours du candidat facilite les échanges entre les parties prenantes et accélère la prise de décision collégiale. Plus besoin de réunions chronophages pour statuer sur un dossier.

Excelia a par exemple déployé et configuré une plateforme de gestion des candidatures internationales. Les équipes administratives, les responsables de programmes et les jurys ont accès à un espace partagé et sécurisé. Ils peuvent consulter les pièces, renseigner leurs commentaires, attribuer une note et échanger via une messagerie dédiée. La décision d'admission se prend ainsi plus rapidement et sereinement.

Workflows collaboratifs et notifications aux équipes

En plus de centraliser les données, un logiciel de recrutement permet de définir des workflows adaptés aux spécificités des admissions post-bac ou post-graduate. Chaque étape, de la réception du dossier à la réponse finale d'admission, est orchestrée pour fluidifier la collaboration entre les intervenants.

Des notifications alertent chaque personne concernée lorsqu'une tâche lui est assignée, avec un niveau de priorité et une date limite. Ce suivi unifié des candidatures évite les oublis ou blocages et responsabilise les équipes sur les délais de traitement. Avec une vision globale des admissions en cours, les responsables peuvent identifier les éventuels goulots d'étranglement et réaffecter les ressources si besoin.

Imaginons une université qui gère des centaines de candidatures en parallèle. Grâce aux workflows paramétrés dans l'ATS, dès qu'un dossier est déposé, une tâche est créée et assignée au service des admissions pour une première revue d'éligibilité sous 48h. Une fois validé, le dossier est transmis automatiquement aux responsables pédagogiques concernés pour évaluation. Chaque intervenant est relancé par notification s'il n'a pas traité la tâche dans les temps. Le candidat est informé à chaque étape.

Pour renforcer la collaboration autour des admissions, un outil de gestion des candidatures doit intégrer des fonctionnalités comme :

• Des espaces personnalisés par profil intervenant (administration, pédagogie, jury...)

• Une vue unifiée sur l'avancement global et par candidat

• Un accès sécurisé aux données, avec des droits modulables

• Une messagerie intégrée pour échanger sur les dossiers

• Des notifications paramétrables pour alerter sur les tâches à traiter

• Un moteur de recherche puissant pour retrouver facilement un candidat

• Des indicateurs visuels sur les délais de traitement à chaque étape

4- Mesurer la performance des processus d'admission pour s'améliorer en continu

Pour piloter efficacement sa stratégie d'admission, un établissement doit pouvoir mesurer avec précision la performance de ses actions. Un logiciel fournit des tableaux de bord et indicateurs clés fiables et actualisés en temps réel pour suivre l'évolution des candidatures à chaque étape du processus.

Délais de traitement des dossiers, taux de conversion par canal de recrutement, coût par admission... Ces statistiques détaillées permettent d'identifier les leviers d'optimisation et de concentrer ses efforts là où l'impact sera le plus fort. Évaluer le retour sur investissement des actions menées devient plus facile pour prendre les meilleures décisions.

Prenons l'exemple d'une business school qui diffuse une campagne ciblée sur les réseaux sociaux pour promouvoir un nouveau MSc auprès des étudiants internationaux. Grâce au tableau de bord intégré à l'ATS, elle peut suivre semaine après semaine le nombre de candidatures générées par cette campagne, le coût par lead, le taux de conversion en admis... En cas de performance insuffisante, elle peut ainsi réagir et ajuster rapidement son approche.

Enquêtes auprès des candidats pour évaluer leur expérience

La meilleure façon d'améliorer l'expérience candidat est encore de demander leur avis aux principaux intéressés ! Un logiciel permet d'automatiser l'envoi de questionnaires de satisfaction auprès des étudiants admis, mais aussi de ceux dont la candidature a été rejetée.

Recueillir et analyser ces feedbacks est précieux pour ajuster ses pratiques aux attentes spécifiques de son public cible. C'est aussi un moyen de montrer aux étudiants que leur parole compte et de les impliquer dans une démarche d'amélioration continue. Un atout pour développer une image d'établissement à l'écoute et tourné vers l'avenir.

Imaginons une école d'ingénieurs qui impose un processus de candidature long et complexe. En interrogeant systématiquement les candidats après leur admission, elle se rend compte que beaucoup ont failli abandonner en cours de route, agacés par les multiples étapes. Ils suggèrent de simplifier le dépôt de candidature et de donner plus de visibilité sur les délais. Des pistes concrètes pour revoir le processus et éviter de perdre des profils intéressants !

Voici un aperçu des données clés à suivre pour mesurer la performance de ses admissions :

En combinant une approche analytique et des feedbacks qualitatifs, les établissements peuvent construire une vision à 360° de la performance de leur recrutement et concentrer leurs efforts sur les actions les plus impactantes.

Conclusion:

Un logiciel de gestion des candidatures comme Emundus devient un allié pour les établissements d'enseignement supérieur, en leur permettant d'optimiser l'attraction, la sélection et la conversion des étudiants. En automatisant les tâches chronophages, en fluidifiant la collaboration entre les équipes et en proposant une expérience personnalisée aux candidats, il permet un recrutement plus qualitatif et efficace. Un atout précieux à l'heure où la concurrence entre les formations s'intensifie et où les attentes des étudiants évoluent vers toujours plus de digitalisation et de réactivité.