合规性、安全性和组织有效性的战略步骤

这一阶段在文档周期中经常被忽视，但是，从操作的角度来看，它会释放大量空间，从而有助于提高日常效率。

归档您的非物质化文件

此功能提供了多种好处，例如组织文档并确定其优先级、优化存储空间、更高效的搜索、遵守保留要求、创建历史记录、保护数据以及提高整个系统的性能。通过将不太活跃的文档移至档案室，此功能有助于维护有序、安全和高效的数字工作环境。

归档文件可确保文档的结构化组织、促进快速访问、提高工作效率、减少错误、启用版本管理、促进协作、促进信息管理、增强安全性并简化审核时的可追溯性。此功能有助于创建高效且优化的文档管理环境。

对操作历史记录的访问保证了平台上各种交互的精确可追溯性（例如：文件状态更改的作者的识别、发送电子邮件的日期的指示等）。它促进个人责任，允许快速响应问题，确保沟通的透明度，并促进明智的决策。这也可以作为一种教育和变更跟踪工具，用于透明和有效的信息管理。

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