Привлечение лучших талантов — стратегическая задача для учебных заведений, стремящихся выделиться в конкурентной среде. Оптимизируя процесс найма и используя инновационные программные решения для управления подбором персонала, они могут создать сильный и привлекательный бренд работодателя. Эти инструменты не только повышают операционную эффективность, но и обеспечивают беспрепятственный и привлекательный опыт взаимодействия с кандидатами. Вот несколько лучших практик для укрепления вашего бренда работодателя за счет оптимизированного управления заявками.

Краткое содержание

1. Создайте персонализированный и интерактивный портал для кандидатов, чтобы выделиться среди остальных

2. Поддержание личных отношений с потенциальными талантами

3. Мобилизация студентов и выпускников в качестве послов

4. Предлагайте оригинальные мероприятия по подбору персонала, чтобы раскрыть потенциал кандидатов

1- Создайте персонализированный и интерактивный портал для кандидатов, чтобы выделиться среди остальных

Интуитивно понятные онлайн-формы заявок

Для привлечения лучших студентов крайне важно предложить им удобный и персонализированный процесс подачи заявок. Это включает в себя внедрение интуитивно понятных онлайн-форм заявок, которые адаптируются к профилю абитуриента и желаемой программе. Сбор только ключевой информации, такой как дипломы, оценки и опыт работы, упрощает процесс для кандидата.

Эти адаптированные формы шаг за шагом помогают студентам в процессе подачи заявления. Помощь в вводе данных, проверка на соответствие и четкие инструкции на каждом этапе успокаивают заявителей и сводят к минимуму ошибки или упущения. Цель состоит в полной цифровизации процесса, чтобы исключить необходимость в громоздких бумажных заявлениях.

Рассмотрим пример студента, желающего поступить в магистратуру по менеджменту. В онлайн-форме ему потребуется указать диплом бакалавра, выписки из зачетной книжки за все три года обучения, а также информацию о стажировках и опыте работы по программе «работа-учеба». Выпадающие меню и предварительно заполненные поля ускоряют ввод данных. В случае обнаружения несоответствий появится предупреждающее сообщение, которое поможет студенту их исправить. Необходимые подтверждающие документы можно легко прикрепить в цифровом формате.

Отслеживание хода выполнения приложения в режиме реального времени

Помимо упрощения самого процесса подачи заявок, крайне важно информировать студентов о ходе рассмотрения их заявок в режиме реального времени. Внедрение автоматических уведомлений на каждом ключевом этапе, таком как получение заявки, подтверждение соответствия требованиям или собеседование, успокаивает абитуриентов и поддерживает их заинтересованность.

Персонализированный портал для кандидатов позволяет студентам в любое время отслеживать статус своей заявки, предстоящие сроки подачи документов, а также необходимую информацию и другие сведения. Такое активное отслеживание улучшает заявку студента и повышает воспринимаемое качество учебного заведения. В условиях жесткой конкуренции между программами опыт кандидата становится определяющим фактором.

Например, парижский филиал Sciences Po развернул и настроил платформу для приема заявок на летние школы. Заявители получают информацию в режиме реального времени о полноте своей заявки, недостающих документах и ​​сроках. Уведомления по электронной почте и SMS напоминают им о следующих шагах. Они могут напрямую взаимодействовать с командой через интегрированную систему обмена сообщениями, чтобы задавать вопросы.

Для упрощения процесса подачи заявок для абитуриентов можно внедрить следующие передовые методы:

1. Подайте заявку полностью в электронном виде, используя все устройства (мобильный телефон, планшет, компьютер)

2. Для упрощения ввода данных заполните поля уже известными данными

3. Отобразить индикатор выполнения и сохранять информацию на каждом шаге

4. Интегрируйте чат-бота для круглосуточного ответа на часто задаваемые вопросы

5. Обеспечьте отслеживание состояния приложения в режиме реального времени

6. Уведомляйте кандидата по электронной почте и/или SMS о каждом этапе процесса подачи заявки

7. Оцифруйте сопроводительные документы, используя предопределенные форматы, размеры и качество

8. Разрешается вносить изменения или дополнения в файл до истечения установленного срока

2. Автоматизация административных задач для повышения эффективности

Многоканальная публикация обучающих предложений

Программное обеспечение для подбора персонала позволяет централизовать создание и распространение предложений о прохождении обучения по различным каналам: веб-сайту учебного заведения, специализированным сайтам по поиску работы, социальным сетям и т.д. Предварительно настроенные шаблоны объявлений по типу курса ускоряют публикацию и обеспечивают единообразие сообщений.

Автоматизированная многоканальная система распространения информации значительно повышает узнаваемость программы и привлекает большее количество кандидатов, отвечающих требованиям. Таким образом, учебное заведение охватывает широкий круг квалифицированных студентов как во Франции, так и за рубежом, и оптимизирует свои усилия по набору.

Например, компания Mines-Telecom внедрила и настроила платформу управления заявками для привлечения стажеров. Благодаря заранее запланированным кампаниям по размещению вакансий на ряде соответствующих сайтов по поиску работы и в социальных сетях, школа получает доступ к целевым профилям. Предложения о работе автоматически удаляются по истечении срока подачи заявок.

Автоматическая сортировка заявок по заданным критериям

В условиях огромного потока заявок, иногда достигающих сотен на определенные программы, ручная сортировка быстро становится трудоемким и чреватым ошибками процессом для приемных комиссий. Программное обеспечение для подбора персонала позволяет им определять критерии предварительного отбора (образование, средний балл, ключевые навыки и т. д.), чтобы автоматически фильтровать профили и выявлять наиболее подходящих кандидатов.

Эта автоматизированная система оценки экономит командам ценное время, отсеивая неподходящие заявки сразу после их подачи. Это позволяет им сосредоточиться на углубленной оценке квалифицированных кандидатов. Этот объективный этап предварительного отбора также снижает риск упустить перспективных кандидатов, затерянных в огромном количестве заявок.

Рассмотрим случай ведущей бизнес-школы, которая получает более 500 заявок на свою магистерскую программу по менеджменту. Используя заранее определенные критерии оценки в системе отслеживания кандидатов (ATS) (уровень образования, средний балл, результаты теста по английскому языку, внеклассная деятельность и т. д.), программное обеспечение присваивает балл каждой заявке. Только кандидаты, соответствующие установленному пороговому значению, отбираются для дальнейшего рассмотрения.

Ниже представлен обзор полезных функций для оптимизации выбора приложений:

3. Эффективно сотрудничать для ускорения обработки заявок

Обработка заявления часто включает в себя участие нескольких заинтересованных сторон: научных руководителей, приемных комиссий, административных служб и т. д. Программное обеспечение централизует все данные и документы заявления, обеспечивая к ним доступ в любое время уполномоченному персоналу. Больше никаких потерянных файлов Excel или бумажных документов!

Благодаря единому и безопасному доступу каждый может просматривать информацию, заполнять свои анкеты и оставлять комментарии, сохраняя при этом полную конфиденциальность. Полный обзор пути кандидата облегчает общение между заинтересованными сторонами и ускоряет принятие совместных решений. Больше не требуются длительные совещания для принятия решений по делу.

Например, компания Excelia внедрила и настроила платформу для управления заявками от иностранных абитуриентов. Административные команды, руководители программ и отборочные комиссии имеют доступ к общему и защищенному пространству. Они могут просматривать документы, добавлять комментарии, выставлять оценки и общаться через специальную систему обмена сообщениями. Это позволяет ускорить и оптимизировать процесс приема.

Совместная работа и уведомления для команды

Помимо централизации данных, программное обеспечение для подбора персонала позволяет определять рабочие процессы, адаптированные к конкретным требованиям приема в бакалавриат и магистратуру. Каждый этап, от получения заявки до окончательного решения о приеме, координируется для оптимизации взаимодействия между заинтересованными сторонами.

Уведомления оповещают каждого заинтересованного лица о назначении ему задачи, а также об уровне приоритета и сроках выполнения. Такая единая система отслеживания заявок предотвращает ошибки или заторы и позволяет командам соблюдать сроки обработки. Благодаря всестороннему обзору текущего процесса приема, менеджеры могут выявлять потенциальные узкие места и перераспределять ресурсы по мере необходимости.

Представьте себе университет, обрабатывающий одновременно сотни заявок. Благодаря рабочим процессам, настроенным в системе отслеживания заявок (ATS), как только заявка подана, создается задача, которая назначается приемной комиссии для предварительной проверки соответствия требованиям в течение 48 часов. После проверки заявка автоматически передается соответствующим научным руководителям для оценки. Каждый руководитель получает напоминание, если он не выполнил задачу вовремя. Заявитель получает информацию на каждом этапе.

Для укрепления сотрудничества в процессе приема абитуриентов инструмент управления заявками должен включать в себя такие функции, как:

• Индивидуально настраиваемые разделы для каждого профиля пользователя (администрация, преподавание, жюри и т. д.)

• Единое представление об общем прогрессе и прогрессе отдельных кандидатов

• Безопасный доступ к данным с настраиваемыми правами

• Интегрированная система обмена сообщениями для передачи информации о файлах

• Настраиваемые уведомления, которые будут оповещать вас о задачах, требующих выполнения

• Мощная поисковая система для быстрого поиска кандидатов

• Визуальные индикаторы времени обработки на каждом этапе

4. Измерять эффективность процессов приема для постоянного улучшения

Для эффективного управления своей стратегией приема в вузы учебное заведение должно иметь возможность точно измерять эффективность своих действий. Программное обеспечение предоставляет надежные и обновляемые в режиме реального времени панели мониторинга и ключевые показатели для отслеживания прогресса рассмотрения заявок на каждом этапе процесса.

Время обработки заявок, коэффициенты конверсии по каналам набора персонала, стоимость приема... Эти подробные статистические данные помогают выявить области для улучшения и сосредоточить усилия там, где эффект будет наибольшим. Оценка отдачи от инвестиций в предпринятые действия становится проще, что позволяет принимать более обоснованные решения.

Рассмотрим пример бизнес-школы, которая проводит целенаправленную кампанию в социальных сетях для продвижения новой магистерской программы среди иностранных студентов. Благодаря панели управления, интегрированной в систему отслеживания заявок (ATS), она может еженедельно отслеживать количество заявок, полученных в результате этой кампании, стоимость привлечения потенциального клиента, коэффициент конверсии в зачисление и так далее. Если показатели недостаточны, она может оперативно отреагировать и скорректировать свой подход.

Опросы кандидатов для оценки их опыта

Лучший способ улучшить опыт кандидатов — это по-прежнему спрашивать мнение тех, кто больше всего заинтересован в этом! Программное обеспечение позволяет автоматизировать рассылку анкет удовлетворенности как принятым студентам, так и тем, чьи заявки были отклонены.

Сбор и анализ этой обратной связи бесценны для адаптации методов работы к конкретным ожиданиям целевой аудитории. Это также способ показать студентам, что их мнение имеет значение, и вовлечь их в процесс непрерывного совершенствования. Это ценный ресурс для формирования имиджа учреждения, которое прислушивается к мнению студентов и ориентировано на будущее.

Представьте себе инженерный вуз с длительным и сложным процессом подачи заявок. Систематически опрашивая абитуриентов после их зачисления, руководство вуза понимает, что многие из них почти сдались на этом этапе, разочаровавшись в многочисленных этапах. Они предлагают упростить процесс подачи заявок и обеспечить большую прозрачность в отношении сроков. Это конкретные способы пересмотреть процесс и избежать потери перспективных кандидатов!

Ниже представлен обзор ключевых данных, которые следует отслеживать для оценки эффективности приема абитуриентов:

Сочетая аналитический подход и качественную обратную связь, организации могут сформировать всестороннее представление об эффективности своей работы по подбору персонала и сосредоточить усилия на наиболее результативных действиях.

Заключение:

Программное обеспечение для отслеживания заявок, такое как Emundus, становится бесценным активом для высших учебных заведений, позволяя им оптимизировать привлечение, отбор и конверсию студентов. Автоматизируя трудоемкие задачи, оптимизируя командную работу и предлагая персонализированный опыт для абитуриентов, оно способствует более качественному и эффективному набору студентов. Это ценное преимущество в условиях усиливающейся конкуренции между программами и постоянно растущих ожиданий студентов в сторону цифровизации и оперативности.