CRM School: 5 хороших практик для оптимального использования

Создание CRM в своем высшем учебном заведении является крупным проектом, который требует хорошей подготовки вверх по течению. Каковы цели и должны быть определены? Как хорошо выбрать свой инструмент и обучить свои команды? Каковы хорошие методы для оптимизации качества данных и ежедневного использования? Откройте для себя 5 ключевых советов по успешной реализации вашей школы CRM и эффективного управления вашим набором, маркетингом и деловыми отношениями.

Краткое содержание :

1. Четко определить цели и потребности

2. Выберите CRM, подходящий для высшего образования

3. Команды поезда и поддержка

4. Оптимизировать качество данных

5. Измерить и оптимизировать использование CRM

Четко определить цели и потребности

Проанализируйте существующие процессы

Чтобы определить точки улучшения, важно отобразить текущие школьные процессы:

1. Перечислите различные ключевые процессы (регистрация, мониторинг приложений, управление поступлением и т. Д.)

2. Для каждого процесса подробно опишите шаги, заинтересованные стороны и используемые инструменты. Это позволит четкое представление о текущей работе.

3. Определите точки блокировки, задачи, требующие времени, и риск ошибки. Применение команд на их ежедневные трудности драгоценны для этого анализа.

4. Определите показатели эффективности для каждого процесса (время обработки, частота ошибок, удовлетворение кандидатов и т. Д.), Чтобы объективно измерить прогресс.

Эта картография предложит прочную базу для нацеливания на улучшения, которые должны быть сделаны с помощью реализации CRM, в соответствии со стратегическими приоритетами школы.

Включать различные услуги

Для определения соответствующих потребностей важно включить все отделы, заинтересованные в CRM, такие как прием, маркетинг или даже деловые отношения. Каждая служба будет иметь особое использование и ожидания в отношении инструмента.

Тем не менее, вовлечение многих собеседников также может усложнить сбор потребностей или даже привести к противоречивым запросам. Затем необходимо будет расставить приоритеты и арбитраж, учитывая стратегические цели проекта CRM.

Ключ должен назначить менеджера проекта, который будет координировать и суммировать потребности различных услуг. Регулярные семинары позволят продвигать отражение в совместном и согласованном образом, чтобы определить четкие и общие спецификации.

Выберите CRM, подходящий для высшего образования

Основные особенности

CRM для высшего образования должен включать ключевые функции для удовлетворения конкретных потребностей сектора:

• Управление приложениями: следуйте -ОБЩЕСТВЕННОЕ процесса подачи заявки -от получения файла до окончательного решения о приеме. CRM должен позволить централизовать данные кандидатов, управлять напоминаниями и коммуникациями.

• Управление мероприятиями: планирование и мониторинг студенческих ярмарок, JPO, семинаров и т. Д.

• Мониторинг бизнес -отношений: управление контактами и партнерские отношения с компаниями, необходимые для профессиональной интеграции студентов (стажировки, работа -Study, занятость). CRM должен дать возможность развивать и поддерживать эти отношения с течением времени.

• Управление студенческими отношениями: следить за путешествием студента на протяжении всего его обучения, его регистрация на диплом. CRM должен централизовать академические данные, примечания, отсутствие для 360 ° видения каждого студента.

Масштабируемость и интеграция

При выборе CRM для школы определенные характеристики оказываются решающими:

1. Эволюция: CRM должен адаптироваться к новым требованиям и расти с заведением. Это избегает затрат, связанных с миграцией в новый инструмент, и обеспечивает важную гибкость для удовлетворения эволюции потребностей.

2. Интеграция: его способность интегрироваться в другие существующие школьные системы облегчает централизацию данных. Это гарантирует согласованность в информации, передаваемой между службами, что повышает эффективность работы.

Команды поезда и поддержка

Подходящий план обучения

Для разработки персонализированного плана обучения CRM в соответствии с профилями:

1. Определите роли и обязанности каждого типа пользователя (администраторы, продавцы, маркетинг, обслуживание клиентов и т. Д.)

2. Оцените их текущий уровень знаний о CRM и их конкретных потребностях в соответствии с их ежедневными задачами.

3. Пользователи сегмента в группах уровня (начинающие, промежуточные, продвинутые), чтобы адаптировать контент и темпы обучения.

4. Определите конкретные цели обучения для каждой группы, сосредоточив внимание на предметах первой необходимости для их деятельности.

5. Изменяйте образовательные форматы (личное, электронное обучение, практические семинары, индивидуальное обучение), чтобы адаптироваться к предпочтениям каждого.

Выдвигать

Привлечение представителей каждой услуги в проекте CRM имеет важное значение для успешного принятия. Эти ссылки станут послами инструмента в своих командах.

Настоящие эксперты и двигатели перемен, они смогут:

• Установите конкретные потребности их обслуживания

• Сопровождать своих коллег в обработке

• Убедитесь, что эстафета с командой проекта

Результат: усиленное членство в пользователях и развертывание, облегченное в масштабе истеблишмента. Не стесняйтесь улучшать эту ключевую роль в призвании среди ваших самых преданных сотрудников.

Оптимизировать качество данных

Определите правила входа

Чтобы гарантировать надежную и полезную базу данных CRM, важно определить конкретные правила записи:

• Стандартизируемые форматы: принять унифицированные форматы для ключевых полей, таких как телефонные номера, адреса электронной почты, почтовые коды. Это будет способствовать будущим исследованиям и сегментациям.

• Сделайте определенные поля обязательные: определить минимум информации, необходимой для создания контактного или бизнес -листа. Это будет избежать неполных дубликатов и записей.

• Используйте предопределенные списки -падающие списки: для полей, которые придаются им (сектор деятельности, функция, статус контакта ...), предлагают предопределенные значения через списки -падения. Вы будете ограничивать ошибки входа и облегчить анализ данных.

Руководство пользователя с этими хорошими практиками и регулярным обучением гарантирует, что эти правила хорошо применяются всеми ежедневно для качественных данных CRM.

Регулярно чистить основу

Чтобы гарантировать надежную и эксплуатационную базу данных CRM, настройте регулярные действия по очистке:

• Удалить дубликаты: контакты или компании, записанные несколько раз, создают путаницу. Используйте автоматические инструменты дедупликации или выполните сложные случаи.

• Архив неактивные контакты: отложите профили без взаимодействия в течение долгого времени, не удаляя их. Вы сможете уменьшить размер вашей активной базы, сохраняя при этом историю.

• Заполните отсутствующую информацию: карты с пустыми полями уменьшают объем ваших действий. Заполните эти отверстия целевыми исследованиями, непосредственно связавшись с определенными профилями или через формы.

Частая очистка, с конкретными целями, позволит вам постепенно улучшать общее качество вашей базы CRM. Ваша задача: надежные данные для соответствующего решения -применение!

Измерить и оптимизировать использование CRM

Определите соответствующие KPI

Чтобы оценить эффективность вашего CRM, следуйте этим ключевым показателям:

• Уровень принятия: измерьте процент активных пользователей среди развертываемых лицензий. Низкая ставка показывает необходимость в обучении или неадекватности инструмента.

• Качество данных: регулярно проверять вашу базу данных не позволит вам принимать решения о ошибочной информации. Следуйте проценту полных и очищенных листов.

• Коммерческая производительность: проанализируйте эволюцию количества квалифицированных потенциальных клиентов, возможностей или контрактов, полученных благодаря CRM. Цель: определить рычаги роста.

• Удовлетворенность клиентов: через опросы, отправленные из CRM, оцените воспринимаемое качество отношений с клиентами и предвидят начальные риски.

Соберите отзывы пользователя

Чтобы постоянно улучшать ваш CRM, важно учитывать опыт тех, кто использует его ежедневно: ваших сотрудников. Вставьте выделенные каналы, чтобы собрать их комментарии, будь то позитивные или отрицательные.

Регулярные опросы удовлетворенности позволят вам иметь обзор уровня членства в инструменте и определить точки трения. Заполните эти опросы с отдельными интервью, чтобы выкопать определенные предметы и собрать предложения для улучшения.

Что касается технической стороны, анализ использования данных CRM (скорость принятия, наиболее используемые функции, пользовательские маршруты ...) даст вам ценную информацию. Эта полевая обратная связь, пересеченная с вашими первоначальными целями, станет компасом, который будет направлять будущие события вашего инструмента и усилить его влияние на бизнес.

В заключение, реализация CRM для вашего высшего образования является крупным проектом, который необходимо тщательно продумано. Важно определить ваши цели и нуждаются вверх по течению, выбрать инструмент, адаптированный к вашим специфическим показателям, для обучения и поддержки ваших команд в этом переходе. Оптимизация качества ваших данных и ежедневное использование CRM позволит вам максимально использовать эти инвестиции. С помощью CRM в качестве Emunds вы можете упростить и оптимизировать управление вашими приложениями и приемами, предлагая при этом персонализированный опыт своим потенциальным клиентам и студентам, для повышения прибыльности и роста вашего учреждения.