Подача заявок студентами — ключевые советы для упрощения процесса
Бесперебойный процесс приема студентов крайне важен для любой образовательной организации, особенно в эпоху, когда цифровой пользовательский опыт стал новой нормой практически во всех аспектах жизни и постоянно устанавливает новые стандарты.
К счастью, существует несколько способов, которые помогут вам произвести хорошее впечатление на кандидатов, одновременно упростив работу тем, кто обрабатывает их заявки.
В этой статье мы рассмотрим ключевые советы, которые могут улучшить процесс поступления в университет штата Аризона.
1. Проведите предварительную оценку кандидатов с помощью анкеты
Предварительный тест позволяет представить кандидатам ряд вопросов, на которые они должны ответить, чтобы завершить оформление своих заявок.
Это помогает убедиться, что кандидат соответствует необходимым критериям для подачи заявки, и препятствует отправке заявок неквалифицированными кандидатами, которые все равно должны быть обработаны.
2. Централизуйте свои приложения в одном месте
Внедрение платформы для подачи заявок, которая централизует все данные и этапы, связанные с процессом подачи заявки, является одним из лучших способов упростить процесс приема.
Подобная платформа приложений может удовлетворить все основные потребности:
- Портал для демонстрации ваших звонков
- Область приложения с онлайн-формами
- Область управления файлами
- Пространство для оценки
- Пространство для принятия решений
Такая централизация позволяет легко анализировать всю информацию с помощью информационных панелей , которые показывают, на каком этапе находятся ваши кандидаты и есть ли какие-либо общие слабые места или узкие места в ваших процессах.
3. Предложить интуитивно понятный и всеобъемлющий портал для кандидатов
Еще совсем недавно сотрудникам приемных комиссий или представителям учебных заведений приходилось посещать бесчисленные ярмарки, чтобы привлечь потенциальных студентов, арендовать оборудование и выплатить зарплату своим сотрудникам.
Теперь кандидату достаточно иметь доступ к интернету, чтобы найти программу и отправить заявку.
Однако, чтобы в полной мере извлечь выгоду из этой цифровой трансформации, образовательное учреждение должно предугадывать все потенциальные потребности, оставаясь при этом простым в навигации для выполнения всех задач, необходимых для подачи заявок.
Например, это онлайн-пространство должно позволять:
- Чтобы сохранить введенную информацию
- Отправьте заявку, заполнив все необходимые поля
- Приложите необходимые документы
- Чтобы получить подтверждение того, что его заявка была успешно отправлена и получена.
При выборе портала для кандидатов следует учитывать несколько факторов:
Оптимизировано для мобильных устройств
В последнее время кандидаты все чаще отправляют свои заявки непосредственно с мобильных телефонов, а это значит, что крайне важно обеспечить интуитивно понятный мобильный интерфейс на каждом этапе подачи заявки.
Включает раздел часто задаваемых вопросов (FAQ), где даны ответы на распространенные вопросы
Раздел часто задаваемых вопросов (FAQ) помогает кандидатам завершить процесс, позволяя вашим сотрудникам тратить время на более важные задачи, вместо того чтобы отвечать на каждый запрос.
Соответствует имиджу вашего заведения
Представленный таким образом, чтобы с эстетической точки зрения портал для подачи заявок максимально соответствовал идентичности организации, он подкрепляет ее уникальный имидж и демонстрирует, что высокие стандарты пронизывают всю организацию независимо от контекста.
4. Разрешить электронные подписи
Разумеется, предоставление кандидатам возможности подписывать документы в электронном виде непосредственно на вашей платформе для подачи заявок ускоряет и упрощает процесс приема.
Это позволяет быстро подтвердить личность кандидатов без необходимости оформления дополнительных документов и решения логистических задач.
5. Автоматизируйте как можно больше процессов
Планирование рассылки электронных писем экономит ваше ценное время, позволяя оперативно оповещать кандидатов о недостающих документах, завершении кампании по приему заявок или пропаже какого-либо документа.
Наиболее распространенные случаи в данном контексте:
- Когда меняется статус дела
- Напоминаем, что для завершения ввода информации/отправки файла необходимо..
Эти электронные письма можно персонализировать, например, указав соответствующее имя получателя.
Если вы используете комплексную платформу приложений, то можете автоматизировать отправку электронных писем, используя ее почтовые функции.
6. Интегрируйте ваших кандидатов в CRM-систему
Вся информация, предоставленная, введенная или обновленная в процессе приема, должна быть централизована в CRM-системе.
В то время как платформа для подачи заявок позволяет централизовать все действия, связанные с процессом приема, CRM-система централизует информацию о кандидатах для последующего стратегического использования .
Ключевое преимущество CRM-системы (например, Salesforce или Pipedrive), подключенной к вашей системе обработки заявок через API, заключается в том, что после завершения процесса приема вы можете без проблем перейти к следующему этапу взаимодействия со студентом.
7. Используйте календарь для организации собеседований с кандидатами
Интегрировав календарь в свою платформу для подачи заявок, вы сможете управлять собеседованиями с кандидатами в рамках нескольких программ.
Кроме того, вы можете определить доступные временные интервалы для собеседований по каждой программе и назначить комиссию для каждой из них, чтобы исключить любую неопределенность как для ваших кандидатов, так и для ваших административных команд.
8. Добавьте комментарии о ваших кандидатах
Поле для комментариев, связанное с каждым файлом на протяжении всего процесса подачи заявки студентом, позволяет всем вашим сотрудникам быть в курсе событий, касающихся файла, без необходимости дополнительной внутренней коммуникации.
9. Обеспечьте безопасность своих данных
Независимо от используемой вами системы приложений, несколько основных мер предосторожности позволят вам значительно снизить риск катастрофы:
- Убедитесь, что у вас есть регулярные резервные копии ваших веб-папок и базы данных
- Создавайте различные профили пользователей для управления правами доступа в соответствии с определенными ролями пользователей.
- Просмотрите журнал подключений
- Убедитесь, что брандмауэр фильтрует доступ к серверу
- Зашифруйте свои резервные копии
- Безопасный доступ к административной панели на уровне сервера
- Блокируйте опасные IP-адреса
- Автоматически блокировать пользователей, пытающихся осуществить взлом
10. Предложить онлайн-оплату
Чтобы ваши кандидаты могли оплатить регистрационные, регистрационные или перерегистрационные сборы, онлайн-оплата экономит время, упрощая процесс.
Однако важно предлагать разные суммы оплаты в зависимости от предоставленной информации, если таковая имеется.
eMundus | Онлайн-платформа для приема заявок
eMundus — французский стартап из Ла-Рошеля, предлагающий онлайн-платформу для приема заявок и подачи проектов под собственной торговой маркой, что позволяет более эффективно управлять кампаниями по приему заявок.
Благодаря своей высокой гибкости, эта платформа адаптируется к любым потребностям!
