Retrouvez toutes les définitions des termes utilisés à propos de la plateforme eMundus. Vous pourrez ainsi comprendre le vocabulaire du Site et du Centre d'aide sans difficulté.
- Calendrier : Le calendrier sur votre plateforme correspond au planning pour planifier des entretiens avec vos candidats. Si vous avez plusieurs programmes, vous avez donc plusieurs calendriers qui se différencient par un nom et une couleur. Il est possible d’avoir plusieurs calendriers par programme pour faciliter l’organisation des évaluateurs. Le calendrier est basé sur Google Calendar, mais vous n’êtes pas obligé de posséder un compte Google pour y accéder. Il est possible de synchroniser votre calendrier avec une autre application pour plus de praticité. Pour planifier vos entretiens, vous devez ajouter des plages de disponibilité.
- Campagne : Une campagne correspond à une période de temps définie pendant laquelle des candidats peuvent soumettre un ou des dossiers de candidature pour un ou des programmes. Une campagne est toujours associée à un programme. Sur la plateforme, elles sont généralement appelées « Période de dépôt de dossiers ». Vous pouvez avoir plusieurs campagnes de candidature en cours en même temps si vous possédez plusieurs programmes.
- Catégorie du programme : Si vous possédez plusieurs programmes, vous possédez sans aucun doute des catégories de programme. Ces catégories vous permettent de mieux vous y retrouver dans votre gestion. Elles sont définies au préalable lors du développement de la plateforme. Par exemple, elles peuvent être les suivantes : Formation ; Recherche ; Vie étudiante ; International.
- Code du programme : Le code d’un programme correspond au sigle du programme en question. Il se constitue d’un nom sans espaces et sans caractères spéciaux. Il vous permettra de mieux retrouver votre programme si vous en possédez beaucoup.
- Connecteur : La plateforme peut s’interconnecter avec de nombreux logiciels. Le terme « Connecteurs » correspond aux interconnexions disponibles avec votre plateforme. Pour connaître si l’interconnexion avec un logiciel spécifique est possible, n’hésitez pas à nous contacter.
- Critère d’évaluation : Les critères d’évaluation sont propres à un programme et sont définis lors du développement des formulaires de la plateforme.
- Critère de décision : Il en est de même avec les critères de décision.
- Déclencheur d’email : Un déclencheur d’email correspond au paramétrage d’envoi d’email. Il va permettre d’envoyer un ou des emails automatiques, préalablement définis, à des utilisateurs de la plateforme. Ces emails peuvent être adressé aux candidats ayant postulé pour un programme spécifique mais aussi à des utilisateurs de la plateforme comme les évaluateurs par exemple. Le formulaire pour paramétrer le déclencheur d’email est scindé en deux parties : les informations concernant le message à envoyer et les informations concernant les destinataires qui vont recevoir le message en question. Prenons un exemple : il est possible d’envoyer automatiquement un email pour le programme de formation A lié à la campagne de candidature A avec le template d’email A à destination des candidats lorsque leur statut change de « Brouillon » à « Envoyé ».
- Dossier candidat : Un dossier candidat correspond aux informations données par le candidat lorsqu’il commence à compléter le formulaire de candidature d’une campagne associée à un programme. Ainsi, vous pouvez retrouver dans ce dossier une partie ou toutes les informations demandées du formulaire.
- Droit d’accès : En fonction du profil utilisateur et du groupe d’accès auquel il appartient, l’utilisateur pourra accéder à certains espaces et effectuer certaines actions pour une campagne de candidature. Il existe évidemment un « super utilisateur » qui peut accéder à tous les espaces de la plateforme.
- Étiquette : Vous pouvez attribuer une étiquette à un dossier candidat pour faciliter votre gestion des candidatures.
- Évaluateur : Un évaluateur correspond à un profil utilisateur qui peut accéder aux dossiers candidat qui lui sont assignés et remplir le formulaire d’évaluation. Selon ses droits d’accès, il peut évidemment effectuer d’autres actions.
- Export : Vous pouvez exporter des documents, des évaluations, des éléments du formulaire, des données et d’autres documents comme vous le souhaitez. Ces exports sont possibles sous le format ZIP, CSV (Excel) et PDF. De cette manière, vous pouvez conserver les fichiers dont vous avez besoin sur votre ordinateur ou votre serveur.
- Filtre : Les filtres vont vous servir à retrouver plus facilement un dossier candidat par exemple. Vous pouvez, par défaut, filtrer les dossiers par Campagne, Années, Programme, Statut, Publication, Étiquette ou d’autres éléments du formulaire. Mais vous pouvez également enregistrer vos propres filtres.
- Formulaire : Un formulaire est composé de plusieurs champs, obligatoires ou non, avec une bulle d’aide si besoin et un nombre de caractères défini. Ces champs demandent des informations. Les formulaires peuvent concerner la partie candidature mais aussi évaluation, décision ou encore admission.
- Groupe d’utilisateur : Un groupe d’utilisateur correspond à plusieurs utilisateurs ayant les mêmes droits d’accès. Ils vous permettent de mieux vous y retrouver dans la gestion des utilisateurs de la plateforme.
- Indicateur : Un indicateur est une représentation visuelle de données générées dans la plateforme. Vous pouvez alors évaluer vos performances. Vous pouvez également exporter les données des graphiques. Bénéficiez de toute sorte d’indicateurs en nous contactant.
- Invitation d’expert : L’invitation signifie que le client souhaite faire évaluer un dossier candidat par un évaluateur extérieur appelé « expert ». Cet expert peut au choix accepter ou refuser l’évaluation. S’il accepte, il pourra évaluer selon les critères d’évaluation seulement le dossier candidat qui lui a été confié.
- JCRM : Le terme « JCRM » correspond à la liste des personnes de référence. Ces contacts ont été collectés grâce aux lettres de référence des candidats.
- Liste de contact LDAP : Cette fonctionnalité est utile pour vous faire gagner du temps en important un profil utilisateur de votre liste LDAP et ainsi créer un utilisateur sur la plateforme.
- Méta-tags : Les méta-tags servent à personnaliser vos emails. Ils se présentent sous cette forme : [META_TAG]. Ils vont ensuite se transformer en l’information souhaitée (numéro du dossier candidat, nom du candidat, nom du programme…). Les méta-tags sont utiles dans le cas où vous souhaitez envoyer en masse un email tout en le personnalisant à chaque destinataire.
- Modèle de courrier : Un modèle de courrier est un document qui sera envoyé. Il peut être statique et donc être ajouté en pièce jointe. Il peut être construit directement sur la plateforme ou depuis Word et être personnalisé avec les méta-tags.
- Multi-campagne : Le multi-campagne permet de créer plusieurs campagnes de candidature pour un programme au cours de la même année.
- Plage de disponibilité : Une plage de disponibilité correspond à une date, un horaire et un calendrier en lien. Cette plage va servir à trouver des créneaux horaires pour vos entretiens avec vos candidats.
- Profil d’utilisateur : Le profil d’utilisateur va déterminer les accès et espaces attribués à un type d’utilisateur. Pour chaque campagne de candidature, un profil candidat doit être créé.
- Programme : Un programme se définit par une année, une campagne de candidature, par un nom et un profil candidat associé. Les candidats vont soumettre leur dossier de candidature pour un programme.
- Statut de dossier : Un statut de dossier permet de tenir au courant tous les utilisateurs de la plateforme de l’avancée du traitement du dossier. Par défaut, il y a 2 statuts sur la plateforme : « Brouillon » et « Envoyé ». Le statut « Brouillon » correspond à un dossier de candidature créé. Quant au statut « Envoyé », il signifie que le candidat a finalisé son dossier et l’a envoyé. Il est évidemment possible d’ajouter vos propres statuts.
- Template d’email : Il s’agit d’un modèle d’email défini à partir des paramètres d’un email. Il peut être utilisé dans le cas de déclencheur d’email ou simplement réutilisé lorsqu’il y a besoin.
- Utilisateur de la plateforme : Un utilisateur de la plateforme est une personne ayant créé un compte et donc en possédant un, auquel il peut se connecter.