Gerenciar júris de concursos pode rapidamente se tornar um problema para as escolas. Como garantir que tenham os avaliadores certos no momento certo, ao mesmo tempo que lhes proporcionam as melhores condições de trabalho? Uma plataforma digital como a Emundus oferece soluções concretas para esses desafios, centralizando informações, automatizando tarefas demoradas e personalizando a experiência do júri. Descubra neste artigo 5 dicas para otimizar a gestão de seus júris usando ferramentas digitais.

Resumo :

1. Centralizar as informações dos jurados em um único espaço

2. Permitir que os jurados gerenciem sua própria disponibilidade

3. Para agilizar a comunicação com os jurados

4. Personalizar a gestão logística de acordo com os requisitos específicos das competições

5. Otimizar o trabalho dos jurados no dia do evento

1- Centralizar as informações dos jurados em um único espaço

Crie perfis de jurados com suas especialidades e experiência

O Emundus permite criar perfis completos de jurados, incluindo suas áreas de especialização e histórico profissional. Essas informações facilitam a formação de júris relevantes e equilibrados, garantindo que cada candidato seja avaliado por especialistas em sua área.

Ao centralizar esses dados em uma única plataforma, os organizadores do concurso podem identificar rapidamente os jurados mais adequados para cada situação. Isso garante uma avaliação de alta qualidade e uma experiência positiva para os candidatos.

Tomemos como exemplo uma escola de negócios de renome que organiza um exame de admissão. Graças aos perfis detalhados dos avaliadores na Emundus, o responsável pelas admissões pode selecionar facilmente profissionais experientes em marketing, finanças e empreendedorismo para avaliar os candidatos de forma eficaz.

Conceder aos jurados acesso apenas às competições que lhes dizem respeito

Para manter a confidencialidade e otimizar a organização, é essencial dar aos jurados acesso específico às competições em que estão envolvidos. Graças ao Emundus , cada jurado tem um espaço pessoal onde pode encontrar apenas as informações relevantes para ele.

Essa abordagem segura evita qualquer confusão e permite que os jurados se concentrem em sua missão de avaliação. Com apenas alguns cliques, eles podem acessar os dossiês dos candidatos, as instruções e os documentos relevantes sem serem sobrecarregados por dados supérfluos.

Imagine uma escola de engenharia que administra vários exames de admissão simultaneamente (admissão pós-bacharelado, admissão paralela, etc.). Ao configurar acessos específicos no Emundus, cada membro da banca examinadora acessa sua conta e visualiza diretamente as informações relacionadas ao(s) exame(s) em que está envolvido. Isso simplifica a participação de cada um.

Você sabia que a plataforma Emundus representa uma melhoria significativa em relação às dezenas de planilhas do Excel normalmente usadas para gerenciar júris de competições? Uma verdadeira revolução!

2- Permitir que os jurados gerenciem sua própria disponibilidade

Conceda acesso permanente ao perfil para atualizar as informações logísticas

A Emundus oferece aos jurados acesso ilimitado aos seus perfis, permitindo-lhes atualizar as suas informações pessoais e requisitos logísticos (alojamento, transporte, necessidades alimentares específicas, etc.) a qualquer momento. Esta flexibilidade é uma mais-valia para se adaptar a circunstâncias imprevistas e garantir uma organização impecável.

Ao capacitar os jurados a gerenciar esses aspectos práticos, os organizadores da competição podem se concentrar em tarefas de maior valor agregado. Eles economizam tempo valioso e garantem que sempre tenham informações atualizadas para planejar da melhor forma a experiência dos jurados.

Vamos considerar o caso de um jurado que, poucos dias antes da competição, percebe que segue uma dieta sem glúten. Graças ao seu acesso permanente ao Emundus, ele pode atualizar imediatamente essa informação em seu perfil. A escola poderá, então, oferecer-lhe refeições adequadas no dia da competição, para seu maior conforto.

Ofereça um formulário personalizado para cada seleção de data

Quando um jurado seleciona uma data de participação no Emundus, ele é automaticamente solicitado a preencher um formulário especificando suas necessidades. Este formulário é personalizado de acordo com as particularidades de cada competição e campus, coletando assim todos os dados necessários para uma organização sob medida.

Em poucos minutos, o jurado pode indicar suas preferências de acomodação, horários de chegada e partida, eventuais alergias, etc. Essas informações são imediatamente centralizadas na plataforma, permitindo que os gestores se antecipem e planejem nas melhores condições.

Vamos ilustrar isso com o exemplo de uma universidade com vários campi. Quando um membro do júri seleciona uma data no Emundus, o formulário que aparece é automaticamente personalizado com as opções de acomodação e transporte específicas para o campus em questão. Extremamente conveniente tanto para o membro do júri quanto para o organizador!

Para otimizar a gestão da disponibilidade dos jurados, seguem algumas boas práticas a serem adotadas:

1. Faça acompanhamento regular com os jurados que ainda não indicaram sua disponibilidade

2. Utilize os painéis do Emundus para visualizar as taxas de resposta e antecipar lacunas

3. Permitir que os jurados alterem suas próprias datas em caso de circunstâncias imprevistas

3- Para melhorar a comunicação com os jurados

Confirme as datas escolhidas e convide-os a adicioná-las ao seu calendário pessoal

Como Emundus destaca, "a cada validação, seus jurados recebem e-mails resumindo as escolhas que acabaram de fazer, bem como um convite para adicionar as datas selecionadas ao calendário". Essa comunicação automatizada evita qualquer descuido ou mal-entendido.

Em poucos segundos, o jurado é tranquilizado quanto ao seu cadastro e pode reservar horários em sua agenda. Isso economiza um tempo considerável tanto para os jurados quanto para os organizadores, que não precisam mais entrar em contato com cada participante individualmente.

Tomemos como exemplo um jurado ocupado que tende a esquecer seus compromissos. Ao receber sistematicamente um e-mail de confirmação após cada data escolhida no Emundus, com um arquivo .ics para adicionar ao seu calendário, ele pode se organizar com tranquilidade. Sua presença no dia fica, assim, garantida!

Facilite a comunicação com modelos de e-mail pré-escritos na plataforma

Para aumentar a eficiência, a Emundus oferece uma biblioteca de modelos de e-mail personalizados para cada etapa da gestão de júris. Convites, lembretes, instruções, agradecimentos... os administradores podem personalizar esses modelos com apenas alguns cliques e enviá-los diretamente da plataforma.

Chega de trocas de e-mails dispersas e demoradas! Todas as comunicações são centralizadas e acessíveis a qualquer momento. Os jurados apreciam essa abordagem profissional e ágil, que fomenta uma relação de confiança.

Imagine uma escola que precisa enviar convites para cerca de cem membros da banca examinadora. Em vez de escrever e enviar cada e-mail individualmente, o administrador usa o modelo "Convite" do Emundus. Ele personaliza alguns elementos (data, horário, campus etc.) e envia tudo com um único clique. Uma grande economia de tempo!

Para uma comunicação otimizada com os jurados:

4- Personalizar a gestão logística de acordo com os requisitos específicos das competições

Ofereça diferentes tipos de acomodação e acompanhe a disponibilidade em tempo real

Cada competição tem suas próprias restrições, principalmente em relação à acomodação dos jurados. Com o Emundus, é possível oferecer diferentes opções (hotel, residência universitária, quarto em casa particular, etc.) e acompanhar a disponibilidade em tempo real.

O júri pode então selecionar a solução que melhor se adapta às suas necessidades, com base em critérios como localização, conforto ou orçamento. Por sua vez, os gestores acompanham as reservas e podem ajustar a capacidade, se necessário.

Tomemos como exemplo uma escola com alojamento no campus e parcerias com hotéis próximos. Na plataforma Emundus, os membros do júri têm acesso a estas diferentes opções e fazem a sua escolha com base nas suas preferências. A escola monitoriza as reservas e pode disponibilizar quartos adicionais, se necessário.

Adapte as medidas de acolhimento dos jurados a cada competição e local

Além da acomodação, a recepção dos jurados deve ser planejada nos mínimos detalhes: crachás, alimentação, transporte, etc. O Emundus permite ajustar todos esses aspectos de acordo com as necessidades específicas de cada competição e campus.

Essa granularidade permite que os gestores ofereçam uma experiência personalizada a cada jurado, levando em consideração as restrições locais. Essa atenção ao bem-estar deles é um fator essencial para fomentar seu engajamento e motivação.

Vamos ilustrar isso com o exemplo de uma escola que organiza uma competição em dois campi separados por 50 km. Os juízes designados para o campus A têm à disposição um serviço de transporte da estação de trem, enquanto os do campus B contam com estacionamento gratuito. Essas configurações são facilmente personalizáveis ​​no Emundus para uma gestão sob medida.

Aqui estão algumas sugestões para personalizar a recepção que seus jurados receberão:

• Forneça-lhes um guia prático que resuma todas as informações úteis (mapa de acesso, contatos, programa, etc.)

• Prepare um kit de boas-vindas com alguns itens nas cores da escola

• Designe uma pessoa de contato que será o principal ponto de contato durante toda a competição

5- Otimizar o trabalho dos jurados no dia do evento

Crie crachás com nome, foto e código QR para identificação rápida dos jurados

No dia da competição, cada minuto conta. Para facilitar a identificação dos jurados e agilizar o acesso às diferentes áreas, a Emundus oferece a opção de impressão de crachás personalizados. Com nome, foto e um código QR exclusivo, esses crachás permitem uma verificação rápida e eficiente.

Chega de filas intermináveis ​​e verificações tediosas! Os jurados podem se dedicar integralmente à sua missão, em condições ideais. E, se necessário, todas as informações indispensáveis ​​estão disponíveis instantaneamente.

Vamos considerar o exemplo de um jurado que chega ao campus na manhã da competição. Graças ao seu crachá, emitido pelo Emundus, ele é imediatamente identificado e direcionado ao prédio correto. Na entrada da sala de deliberação, seu código QR é escaneado para confirmar sua presença. Uma maneira rápida e sem estresse de começar com o pé direito!

Disponibilize acesso a informações e documentos importantes em um aplicativo móvel

Para simplificar ainda mais o trabalho dos jurados, a Emundus desenvolveu um aplicativo móvel específico. Com ele, os avaliadores podem encontrar tudo o que precisam em seus smartphones: cronogramas, listas de candidatos, tabelas de avaliação, documentos de referência e muito mais.

Chega de ficar alternando entre vários dispositivos ou correndo atrás de informações! Tudo está ao seu alcance, para uso intuitivo. Os jurados ganham autonomia e tranquilidade, o que contribui para a qualidade de seu desempenho.

Imagine um jurado no meio de uma entrevista com um candidato. Com um simples toque no smartphone, ele pode acessar a grade de avaliação e preenchê-la ao vivo, sem interromper a conversa. Ao final do dia, ele pode conferir sua agenda para o dia seguinte e baixar os documentos para revisar à noite no hotel. O aplicativo Emundus realmente simplifica a vida deles!

Para maximizar a eficácia dos seus jurados no grande dia:

1. Envie-lhes um briefing completo com antecedência (instruções, critérios de avaliação, etc.)

2. Agende uma sessão introdutória para apresentar as ferramentas e responder às suas perguntas

3. Disponibilize uma equipe de suporte ágil para lidar com imprevistos

4. Ofereça-lhes espaços para relaxar e socializar, para ajudá-los a descontrair

"Graças ao Emundus, nossos professores realmente apreciam suas funções como bancas examinadoras. Eles têm todas as ferramentas necessárias para trabalhar com eficiência, em condições ideais. É um verdadeiro conforto para eles... e para nós!" - Pierre, Coordenador de Exames de Admissão em uma Escola de Engenharia

Aqui estão alguns exemplos de escolas que já utilizam o Emundus para otimizar a gestão de seus exames de admissão:

Em resumo, a digitalização oferece inúmeras soluções para simplificar e otimizar a gestão de comissões examinadoras. Ao centralizar informações, capacitar os membros da comissão e automatizar tarefas demoradas, uma plataforma como a Emundus permite maior eficiência e tranquilidade. As instituições de ensino podem, então, concentrar-se no que realmente importa: proporcionar a melhor experiência possível aos membros da comissão e garantir avaliações de alta qualidade. Uma abordagem vantajosa para todos, que fomenta a excelência nos processos de admissão.