Gestionar los jurados de las competiciones puede convertirse rápidamente en un dolor de cabeza para las escuelas. ¿Cómo pueden garantizar que cuenten con los evaluadores adecuados en el momento oportuno, a la vez que les ofrecen las mejores condiciones laborales? Una plataforma digital como Emundus ofrece soluciones concretas a estos desafíos centralizando la información, automatizando tareas que consumen mucho tiempo y personalizando la experiencia del jurado. Descubra cinco consejos en este artículo para optimizar la gestión de su jurado con herramientas digitales.

Resumen :

1. Centralizar la información del jurado en un solo espacio

2. Permitir que los jurados gestionen su propia disponibilidad

3. Para agilizar la comunicación con los jurados

4. Personalizar la gestión logística según los requisitos específicos de las competiciones

5. Optimizar el trabajo de los jurados el día del evento

1- Centralizar la información del jurado en un solo espacio

Crear perfiles de jurados con sus especialidades y experiencia

Emundus permite crear perfiles completos de jurados, incluyendo sus áreas de especialización y trayectoria profesional. Esta información facilita la creación de jurados relevantes y equilibrados, garantizando que cada candidato sea evaluado por expertos en su campo.

Al centralizar estos datos en una única plataforma, los organizadores del concurso pueden identificar rápidamente a los jurados más adecuados para cada situación. Esto garantiza una evaluación de alta calidad y una experiencia positiva para los candidatos.

Tomemos el ejemplo de una prestigiosa escuela de negocios que organiza un examen de admisión. Gracias a los perfiles detallados de los jueces en Emundus, el responsable de admisiones puede seleccionar fácilmente a profesionales con experiencia en marketing, finanzas y emprendimiento para evaluar eficazmente a los candidatos.

Conceder a los jurados acceso únicamente a las competiciones que les conciernen

Para mantener la confidencialidad y optimizar la organización, es esencial dar a los jurados un acceso específico a las competiciones en las que participan. Gracias a Emundus , cada jurado dispone de un espacio personal donde puede encontrar únicamente la información que le interesa.

Este enfoque seguro evita confusiones y permite a los jurados centrarse en su evaluación. Con solo unos clics, pueden acceder a los expedientes de los candidatos, las instrucciones y los documentos relevantes sin verse abrumados por datos superfluos.

Imagine una escuela de ingeniería que gestiona varios exámenes de admisión simultáneamente (admisión post-bachillerato, admisión paralela, etc.). Al configurar un acceso específico en Emundus, cada miembro del jurado inicia sesión en su cuenta y accede directamente a la información relacionada con el/los examen(es) en el/los que participa. Esto simplifica su participación.

¿Sabías que la plataforma Emundus supone una mejora significativa respecto a las docenas de archivos Excel que se suelen usar para gestionar los jurados de los concursos? ¡Una auténtica revolución!

2- Permitir que los jurados gestionen su propia disponibilidad

Otorgar acceso permanente al perfil para actualizar la información logística

Emundus ofrece a los jurados acceso ilimitado a sus perfiles, lo que les permite actualizar su información personal y requisitos logísticos (alojamiento, transporte, necesidades dietéticas específicas, etc.) en cualquier momento. Esta flexibilidad es una valiosa ventaja para adaptarse a circunstancias imprevistas y garantizar una organización fluida.

Al capacitar a los jurados para gestionar estos aspectos prácticos, los organizadores del concurso pueden centrarse en tareas de mayor importancia. Ahorran tiempo valioso y se aseguran de contar siempre con información actualizada para planificar mejor la experiencia del jurado.

Tomemos el caso de un jurado que, unos días antes de la competición, se da cuenta de que sigue una dieta sin gluten. Gracias a su acceso permanente a Emundus, puede actualizar esta información inmediatamente en su perfil. La escuela podrá ofrecerle comidas adecuadas el día de la competición, para su mayor comodidad.

Ofrecer un formulario personalizado para cada selección de fecha

Cuando un jurado selecciona una fecha de participación en Emundus, se le solicita automáticamente que complete un formulario especificando sus necesidades. Este formulario se adapta a las particularidades de cada competición y campus, recopilando así todos los datos necesarios para una organización personalizada.

En tan solo unos minutos, el jurado puede indicar sus preferencias de alojamiento, horarios de llegada y salida, posibles alergias, etc. Esta información se centraliza inmediatamente en la plataforma, lo que permite a los gestores anticiparse y planificar en las mejores condiciones.

Ilustremos esto con el ejemplo de una universidad con varios campus. Cuando un miembro del jurado selecciona una fecha en Emundus, el formulario que aparece se personaliza automáticamente con las opciones de alojamiento y transporte específicas del campus en cuestión. ¡Extremadamente conveniente tanto para el miembro del jurado como para el organizador!

Para optimizar la gestión de la disponibilidad del jurado, aquí se presentan algunas prácticas recomendadas a adoptar:

1. Realizar un seguimiento periódico de los jurados que aún no hayan indicado su disponibilidad

2. Aproveche los paneles de Emundus para visualizar las tasas de respuesta y anticipar las brechas

3. Permitir que los jurados cambien sus fechas ellos mismos en caso de circunstancias imprevistas

3- Mejorar la comunicación con los jurados

Confirme las opciones de fecha e invítelos a agregarlas a su calendario personal

Como señala Emundus, «con cada validación, los jurados reciben correos electrónicos con un resumen de las decisiones que acaban de tomar, así como una invitación para añadir las fechas seleccionadas a su calendario». Esta comunicación automatizada evita descuidos y malentendidos.

En tan solo unos segundos, el jurado queda seguro de su registro y puede reservar franjas horarias en su agenda. Esto supone un ahorro considerable de tiempo tanto para el jurado como para los organizadores, que ya no necesitan contactar a cada participante individualmente.

Tomemos el ejemplo de un jurado ocupado que tiende a olvidar sus compromisos. Al recibir sistemáticamente un correo electrónico de confirmación después de cada fecha elegida en Emundus, con un archivo .ics para añadir a su calendario, puede organizarse con tranquilidad. ¡Así, su asistencia está garantizada!

Facilite la comunicación con plantillas de correo electrónico preescritas en la plataforma

Para mejorar la eficiencia, Emundus ofrece una biblioteca de plantillas de correo electrónico adaptadas a cada etapa de la gestión del jurado. Invitaciones, recordatorios, instrucciones, notas de agradecimiento... los administradores pueden personalizar estas plantillas con solo unos clics y enviarlas directamente desde la plataforma.

¡Se acabaron los correos electrónicos dispersos y que consumen mucho tiempo! Todas las comunicaciones están centralizadas y accesibles en cualquier momento. Los jurados valoran este enfoque profesional y receptivo, que fomenta una relación de confianza.

Imagine una escuela que necesita enviar invitaciones a unos cien miembros del jurado. En lugar de escribir y enviar cada correo electrónico individualmente, el administrador usa la plantilla "Invitación" de Emundus. Personaliza algunos elementos (fecha, hora, campus, etc.) y envía todo con un solo clic. ¡Un valioso ahorro de tiempo!

Para una comunicación óptima con los jurados:

4- Personalizar la gestión logística según los requerimientos específicos de las competiciones

Ofrece diferentes tipos de alojamiento y realiza un seguimiento de su disponibilidad en tiempo real

Cada concurso tiene sus propias restricciones, especialmente en lo que respecta al alojamiento del jurado. Con Emundus, es posible ofrecer diferentes opciones (hotel, residencia universitaria, habitación en casa particular, etc.) y consultar su disponibilidad en tiempo real.

El jurado puede entonces seleccionar la solución que mejor se adapte a sus necesidades, basándose en criterios como la ubicación, la comodidad o el presupuesto. Por su parte, los gerentes supervisan las reservas y pueden ajustar la capacidad si es necesario.

Tomemos el ejemplo de una escuela con alojamiento en el campus y colaboraciones con hoteles cercanos. En Emundus, los miembros del jurado tienen acceso a estas diferentes opciones y eligen según sus preferencias. La escuela supervisa las reservas y puede liberar habitaciones adicionales si es necesario.

Adaptar los mecanismos de acogida de los jurados en cada competición y sede

Más allá del alojamiento, la recepción de los jurados debe planificarse hasta el más mínimo detalle: credenciales, restauración, transporte, etc. Emundus permite afinar todos estos aspectos en función de las exigencias específicas de cada competición y campus.

Esta granularidad permite a los gestores ofrecer una experiencia personalizada a cada jurado, teniendo en cuenta las limitaciones locales. Esta atención a su bienestar es clave para fomentar su compromiso y motivación.

Ilustremos esto con el ejemplo de una escuela que organiza una competición en dos campus separados por 50 km. Los jueces asignados al campus A reciben un servicio de transporte desde la estación de tren, mientras que los del campus B disfrutan de aparcamiento gratuito. Estos ajustes se configuran fácilmente en Emundus para una gestión personalizada.

A continuación se ofrecen algunas sugerencias para personalizar la bienvenida que recibirán sus jurados:

• Proporcionarles una guía práctica que resuma toda la información útil (mapa de acceso, contactos, programa, etc.)

• Prepara un kit de bienvenida con algunos obsequios en los colores del colegio

• Designar una persona de contacto que será su principal punto de contacto durante toda la competición

5- Optimizar el trabajo de los jurados el día del evento

Cree insignias con nombre, foto y código QR para una rápida identificación del jurado

El día de la competición, cada minuto cuenta. Para facilitar la identificación del jurado y agilizar su acceso a las diferentes áreas, Emundus ofrece la opción de imprimir credenciales personalizadas. Con su nombre, foto y un código QR único, estas credenciales permiten una verificación rápida y eficiente.

¡Se acabaron las colas interminables y los tediosos controles! Los jurados pueden dedicarse plenamente a su misión, en condiciones óptimas. Y, si es necesario, toda la información necesaria está disponible al instante.

Tomemos el ejemplo de un jurado que llega al campus la mañana de la competición. Gracias a su credencial, emitida a través de Emundus, se le identifica inmediatamente y se le dirige al edificio correcto. Al entrar en la sala de deliberaciones, se escanea su código QR para confirmar su presencia. ¡Una forma rápida y sencilla de empezar con buen pie!

Proporcionar acceso a información clave y documentos en una aplicación móvil

Para simplificar aún más el trabajo de los jurados, Emundus ha desarrollado una aplicación móvil específica. Con ella, los evaluadores pueden encontrar todo lo que necesitan en sus teléfonos inteligentes: horarios, listas de candidatos, tablas de evaluación, documentos de referencia y más.

¡Se acabó el malabarismo con diferentes dispositivos y la búsqueda intensiva de información! Todo está al alcance de la mano, para un uso intuitivo. Los jurados ganan autonomía y tranquilidad, lo que contribuye a la calidad de su actuación.

Imagine a un jurado en medio de una entrevista con un candidato. Con un simple toque en su smartphone, puede acceder a la plantilla de evaluación y completarla en directo, sin interrumpir la conversación. Al final del día, puede consultar su agenda para el día siguiente y descargar los documentos para revisarlos por la noche en su hotel. ¡La app de Emundus les simplifica la vida!

Para maximizar la eficacia de sus jurados en el gran día:

1. Envíeles previamente un informe completo (instrucciones, criterios de evaluación, etc.)

2. Programe una sesión introductoria para presentar las herramientas y responder sus preguntas

3. Bríndeles un equipo de soporte receptivo para manejar eventos imprevistos

4. Ofrézcales espacios de relajación y socialización para ayudarlos a relajarse

Gracias a Emundus, nuestros profesores disfrutan mucho de su labor como jurados. Cuentan con todas las herramientas necesarias para trabajar eficientemente y en condiciones óptimas. Es una verdadera comodidad para ellos... ¡y para nosotros! - Pierre, Jefe de Exámenes de Admisión en una Escuela de Ingeniería

A continuación se muestran algunos ejemplos de escuelas que ya utilizan Emundus para optimizar la gestión de sus exámenes de ingreso:

En resumen, la digitalización ofrece numerosas soluciones para simplificar y optimizar la gestión de las juntas examinadoras. Al centralizar la información, empoderar a los miembros de las juntas y automatizar tareas que consumen mucho tiempo, una plataforma como Emundus permite una mayor eficiencia y tranquilidad. Las escuelas pueden así centrarse en lo más importante: brindar la mejor experiencia posible a los miembros de las juntas y garantizar evaluaciones de alta calidad. Un enfoque beneficioso para todos que fomenta la excelencia en las admisiones.